国有企业整合兼并后的档案交接工作

文/中化化肥有限公司 杜转珍

国有企业的整合兼并主要是指企业采用资产、股权收购等方式进行企业之间的整合，加强对企业整体结构的优化和完善，有助于企业资源的扩展，提高国有企业的经济效益。企业在经营过程中会产生各种形式的档案资料，档案对企业的发展历程进行最真实的记录。国有企业整合兼并后，为了适应企业的变动，会开展一系列的档案交接工作，而交接完成的档案资料将为整合兼并后的企业带来新的挑战。

一、国有企业整合兼并后档案交接工作的作用

国有企业的档案资料记录着企业的发展历程，相较于其他形式的记录方式，档案资料的记录更加具有真实、稳定性，无法被其他记录方式所取代。国有企业档案的合理交接，促进企业之间进行合理融合，能够有效推动整合兼并后的企业长远发展。不仅如此，档案管理工作是国有企业日常管理经营中的重要信息资源，为企业发展提供了参考依据。档案在企业日常经营中发挥的作用越来越明显，企业需要加强对档案工作的管理力度。档案的合理交接能够为整合兼并后的企业提供重要的参考依据，部分企业在整合后存在资产不实、产权不清等问题，这类情况的发生主要是由于国有企业在整合兼并过程中，没有对档案资料的交接工作给予足够的重视，无法发挥档案资料的关键作用。

二、国有企业整合兼并后档案交接问题

（一）交接工作不及时。国有企业在整合兼并时，没有将档案进行及时交接，导致档案的整体系统缺乏完整性。国有企业的整合和兼并关乎企业的长期发展，企业能否成功进行兼并，是企业所有人员共同关注的焦点内容。针对这一现状，国有企业会将过多精力集中于企业的整合和兼并中，而忽视了档案的交接工作，造成交接过程中，部分交接手续没有办理完善，导致档案数量存在差异却责任不明的情况。甚至部分企业管理人员认为档案交接工作只是将钥匙进行交接，并非重要工作。由于国有企业整合兼并后会出现办公地点、人员岗位变动等一系列变化，造成个别部门的人员出现消极怠工、散漫等现象，导致部分档案资料无法及时交接或在交接过程中遗失等问题，对国有企业的发展产生了重要影响。

（二）交接手续不严密。部分国有企业在整合兼并后的档案交接工作中，没有按照档案移交程序进行交接，对于档案资料信息的检查不够细致，只将其作为交接工作中的一项流程，造成档案交接工作过于形式化。由于国有企业在整合时，企业发展现状和发展需求等方面存在一定差异，部分国有企业缺乏严密的档案交接手续，在实际交接过程中，由于部分企业的档案资料缺乏完整性和规范性，导致整体交接进程缓慢。部分企业对于交接程序的认识程度不够，在档案资料交接过程中，需要签字证明的部门没有签字，导致国有企业整合兼并后需要用某档案信息时，发现档案资料遗失但无法追究具体责任的情况。国有企业兼并后进行档案资料交接时，没有采用严密的交接手续，忽视了档案资料交接中的实质内容，无法满足档案信息交接工作的根本需要。

（三）监交工作不严格。国有企业在兼并后进行档案交接时，企业管理层人员将档案资料交接工作看作是事务性的工作，认为是负责管理档案的人员进行工作业务方面的交接，对档案交接的整体流程和规范没有进行严格的监管，造成档案交接工作缺乏条理性和规范性。部分企业管理层人员在进行档案交接后，对交接工作的情况不进行询问和检查，没有对交接工作进行一定程度的监管，管理层人员的不重视导致档案管理人员存在侥幸心理，在交接过程中工作不严谨，且没有按照完整的档案交接程序进行，造成档案资料丢失或损坏。

（四）交接人员不严谨。国有企业部分档案管理人员受到企业整合兼并等变革的影响，整体工作状态较为消极，由于对工作岗位变化的过度担忧，导致在档案交接时受到一定影响。国有企业的整合是企业发展需要，将会为企业带来一定规模的经济效益，推动企业环境的变化。受到这一变更因素的影响，档案交接人员在交接中的不负责任行为和不严谨态度都会为企业带来不良影响。由于档案交接人员在实际交接环节中，没有将档案信息进行认真细致核对，没有对档案的完整性进行及时检查，导致部分档案资料在交接完成后缺乏完整性和条理性，对企业的长远发展带来一定影响。

三、档案交接问题解决对策

（一）及时进行档案交接。档案交接是国有企业整合兼并后的重要环节，企业管理层人员需要将档案交接工作纳入单位的议事日程中，并针对档案交接工作制定完整的工作程序和规章制度，保障档案及时进行交接。档案交接工作需要引起各企业的重视，作为企业管理层人员，需要督促档案交接工作及时进行，在档案资料的移交和收取方面严格把关。将档案交接工作作为国有企业的一项工作管理制度，并将交接的具体内容添加到相应人员的工作职责中。不仅如此，相应的档案行政管理部门需要对档案交接内容与交接环节进行监督，针对部分企业档案交接手续不完整，或随意进行档案交接的情况，需要对存在原因严格检查，明确落实具体责任，并按照相关法律条例进行处理，对于部分企业不及时进行档案资料交接的情况，也需查明原因，督促相应企业进行档案交接，从各个层面保障国有企业档案交接工作及时完成。

（二）制定严密的交接手续。国有企业在兼并后进行档案交接时，需要严格把控档案资料的移交和接受两方面工作。国有企业需要根据企业的自身情况，在档案资料交接前制定科学严密的交接手续。档案交接手续中需要包含的具体内容有：一是档案管理人员在档案交接前，对档案进行全面系统清点，确保准确掌握每项档案资料和数据的具体位置；二是针对接收的档案资料，需要进行及时检查，查看档案资料是否存在破损或数据资料不完整等情况，一旦发现档案存在问题，需要及时与对应企业进行沟通，保障接收到的档案完整和规范；三是在档案资料移交前对数据信息进行严密检查，避免档案退回后对资料重复整理。不仅如此，针对部分零散的档案文件需要进行分类存放，并对档案进行定期整理排序，在档案交接时，按照要求制定档案交接的相关文据和表格，并针对具体交接内容撰写交接说明。通过系统严密的档案交接手续，保障档案交接工作顺利进行。

（三）设立档案监交职位。针对档案交接的实践环节，企业的管理层人员需要设立档案监交职位，安排专业人员监管档案交接工作。档案监交职位能够有效督促和监管档案交接工作的进行，在档案交接过程中，无论是由档案机构的负责人进行交接，还是档案管理人员，都需要安排特定的监管人员对档案交接进行监督。档案监交人员需要坚持岗位原则，在监管交接过程中认真负责，始终坚持按照档案交接程序进行交接工作。国有企业进行档案交接时，需要在档案监交人员的参与和监督下进行档案的转交或收取，确保档案交接手续完整，并在交接说明中对交接具体时间、人员等信息进行详细注明。在交接完成后，需要在监交人员的陪同下，在交接书上签字确认，保障整个档案交接工作具有规范性。

（四）严格管理交接人员。针对交接人员的管理问题，国有企业在进行整合兼并前需加强对交接人员职业道德的培养，提高交接人员的专业素养。通过培训课程的开展，要求每名档案交接人员都能够牢记自身的工作职责，明确档案交接工作涵盖了道德和法律的责任。整合兼并是企业面临的重大变革，也是彰显档案交接人员职业道德的重要时刻。同时，企业需要针对档案交接环节，制定相应管理制度，明确档案交接中的奖惩原则，对档案交接人员实行严格管控，避免由于档案缺失影响档案交接进度。

四、结论

综上所述，档案资料对于国有企业来说是重要的资源，不仅能够为企业的发展带来一定的参考价值，还能促进社会进步。在国有企业整合兼并后，档案资料的交接工作对企业来说是一项繁琐、困难的工作，在档案资料的整合归纳过程中，要注重档案实体与档案信息的同步整合，这要求档案管理人员提高自身专业素养，掌握全新的档案信息管理手段，运用规范的档案管理交接制度，有序开展档案交接工作，保障国有企业稳定持续发展。