高职院校二级单位预算管理优化研究

周晓英 四川工商职业技术学院

引言

目前，很多高职院校在自身的发展中都建立了相关的二级单位，这些二级单位有自身的资金来源，也有对应的资金用途，且涉及的资金量很大，若不加强管理就可能造成严重的经济影响。而这些影响是二级单位本身以及高职院校不能接受的，因此高职院校二级单位为了避免这种影响，普遍采取了预算管理方法来控制资金运作。预算管理方法的融入确实起到了应有效果，但实际情况中管理效果与预期所想还有很大的差距，说明二级单位在预算管理方式上还有较大的待优化空间，因此有必要对预算管理优化问题展开相关研究。

一、预算管理的基本概念

预算管理是一种提前对接下来资金运作进行管理的方法，主要是结合接下来工作需要来计算工作各方面的资金需求，基于工作整体的资金需求，然后编制相关的预算方案，方案中要明确表示出整体工作的资金需求，还要对总资金需求进行合理分配，确定每个工作环节的资金上限，接下来即可按照这个预算方案向工作投入资金，实际工作中的资金消耗不可超过对应的资金上限要求，这样工作中的相关行为将得到合理限制，不能出现不规范行为，否则就可能导致实际资金投入超过相关预算要求。总体而言，预算管理是一种非常有效的资金管理方法，能够帮助相关组织实现成本最小化的目标，也不会导致资金投入不满足工作需求的问题发生，因此预算管理现已被社会各大组织广泛采纳，其中就包括了高职院校的二级单位。

二、高职院校二级单位预算管理中的现状问题

（一）过度追求成本最小化

不少高职院校二级单位认为，所谓成本最小化，就是用最少的资金投入去完成工作，因此在预算管理的预算方案编制当中，会尽可能排除所有非固定成本投入项目，将总资金要求降至最小，然后按照这种要求进行实际工作。这一基础上，因为实际工作会存在一些变动，或者在工作过程中可能会发生一些难以预测的突发事件，所以大部分情况下实际工作的成本需求会比想象中要高，而排除所有非固定成本投入项目，尽可能降低预算方案的总资金的做法，会导致预算方案总资金不包含工作变动、突发事件带来的额外成本，说明预算方案总资金低于实际工作的资金需求，按照这个预算方案执行工作很容易发生预算不足的问题，甚至会因为这个问题爆发工作风险，故高职院校二级单位应当正确理解成本最小化的目标，合理编制预算方案。

（二）预算信息支撑不足

实际情况中高职院校二级单位在信息采集方面存在问题，导致预算信息支撑不足，不利于预算管理作用发挥。导致高职院校二级单位信息采集出现问题的主要原因有两点：第一，单位内部没有设立专门的工作小组，导致信息采集工作人员经常变动，这样就可能造成信息采集重复、信息采集不完整的现象。如某高职院校二级单位就没有设立专门的工作小组，信息采集工作中相关人员经常对某个信息目标进行重复采集，或者相关人员认为某信息项目是其他人员负责采集的，因此不进行采集；第二，单位内部各部门之间的沟通不畅，导致其他部门的信息很难完整、快速传递给财务部门，过程中还无法保障信息本身是否准确，有可能因为其他部门失误导致某一项信息失准。受以上两大原因影响，高职院校二级单位很难给预算管理工作提供良好预算信息支撑。

（三）人员素质不足

预算管理使得财务部门相关人员要执行管理工作，但很多高职院校二级单位的工作人员都没有系统的学习过管理技能，也没有执行过相关管理工作，经验上比较欠缺，仅具备财务相关的能力，因此他们在预算管理当中只能做好预算方案编制工作，并不能有效根据预算方案对其他部门或项目工作进行管理，说明人员素质不足，这不利于预算管理的作用发挥。以某高职院校二级单位财务部门的会计人员为例，该会计人员是典型的传统会计，因此具有出色的会计专业水平，但随着单位引入预算管理，要求其执行管理工作之后，该会计人员对于工作就表现得非常不适应，不知道如何进行管理，遇到一些管理工作的问题也不能有效处理，说明其专业素质不足，不满足预算管理要求。诸如此类的现象在许多高职院校二级单位财务部门都存在，说明这是一个普遍问题，理应引起重视。

（四）缺乏信息审核机制

预算管理要求财务部门工作人员对工作过程进行管理，因此高职院校二级单位财务人员要不断了解工作过程的信息，根据信息判断工作是否能按照预算方案顺利进行，是否有可能出现成本超支的现象，以便及时发现问题，并加以解决，也避免过程中出现成本滥用等不规范事件。而实际情况中，虽然财务人员会要求其他部门的工作人员提交过程信息，但却无法识别其他部门工作人员提交信息的真实性，部分信息可能是虚假的，例如某部门工作人员因为自己的失误，导致现阶段工作的实际成本超出预算范围，这种情况发生会导致其受到处罚，所以该工作人员为了避免处罚，选择伪造信息，将虚假的合规信息提交给了财务部门，而财务部门在缺乏信息审核机制的情况下，不能有效识别信息真伪，导致其被虚假信息误导，认为工作还在按照计划执行，而当问题逐渐显露，再要寻找问题的根源就会非常困难。

（五）权责边界模糊

预算管理是一项专业性较强的工作，因此理应有专业的财务人员负责执行，但这样做就必须将管理执行权与管理决策权全部交给财务人员。这一基础上，现代许多高职院校二级单位在预算管理中仅仅将管理执行权交给了财务人员，而管理决策权则被单位领导把握，说明单位领导在职能上承担了一定的预算管理责任，其与财务人员之间的权责边界比较模糊。同时因为大多数高职院校二级单位领导并不是专业的财务人员，所以无法做好预算管理的相关决策工作，有可能会提出一些不合理、过于苛刻的要求，例如某高职院校二级单位领导就认为预算方案中的某个成本项目是不必要的支出，但事实上从专业角度上来讲，该项目是必要支出，故因为领导错误的判断，所以导致财务人员必须删除这个项目，最终的预算方案并不完整，工作中就出现了问题，带来了很多后续的麻烦。

三、高职院校二级单位预算管理优化策略

（一）正确理解成本最小化，合理编制预算方案

预算管理中对于成本最小化的解读为：在包含一切固定成本投入项目的基础上，增加合理的可变动资金空间，两者相结合既为最小化成本。根据概念解读了解到，虽然预算方案编制中确实要排除一些非固定成本投入项目，但并不是所有非固定成本投入项目都要排除，部分高概率出现的非固定成本也应当纳入预算方案编制当中，这一部分成本即可作为可变动资金空间来设置，诸如高职院校二级单位在工作当中遇到了一个新的问题，那么可能就要为此投入对应的资金来采购设备，或者新加入部分人员，这些现象是可能发生的，且概率比较高。因此，在预算方案编制中应当增设一定的可变动资金空间，只要实际工作中出现了这种情况，就能通过可变动资金空间向其提供资金支撑，避免成本超支等类似问题发生，说明具备可变动资金空间的预算方案更加合理。这一基础上，高职院校二级单位的财务人员一定要正确理解成本最小化，然后合理编制预算方案，保障预算方案有符合实情的总成本要求，也有对应的可变动资金空间。

（二）设立专门工作小组，夯实各部门沟通基础

预算方案编制要与实际工作所需完全匹配，因此编制之前要先对实际工作进行信息采集，采集所得信息必须完整、准确，否则预算方案就可能出现项目上的错误或漏洞，无法投入实际应用。从这里可以看出，预算信息支撑对于预算管理的重要性，因此高职院校二级单位应当做好预算信息采集工作，保障信息完整、准确。因此，为了给预算管理提供良好的预算信息支撑，高职院校二级单位必须设立专门的工作小组，同时要让该小组成员采用正确的方法来采集信息，即该小组专门负责信息采集工作，而为了能够采集到完整、准确的信息，就必须掌握正确的信息采集方法，该方法有很多种，本文主要列举其一以供参考：首先，该小组在信息采集之前，先要分析预算方案编制的信息需求，然后根据信息需求设计信息采集报表，其次，将报表发送给其他部门，让其他部门根据报表要求填写相关信息，完成后将信息返回给工作小组，再由工作小组提交给其他财务人员，促使其他财务人员能够更好地进行预算方案编制工作，并根据方案执行预算管理工作。这种方式能够更好地保障信息完整性与准确性，不会发生信息遗漏、重复等问题。另外，如果高职院校二级单位发现内部各部门之间的沟通不畅，那么就要着手采取措施予以优化，夯实各部门沟通基础。通常情况下，各部门之间沟通不畅的原因是各部门工作内容不同，所以在现实因素的限制下，无法及时交流，采用常规的线上沟通渠道，也无法保障沟通质量，因此建议高职院校二级单位开发专门的信息平台，借助平台让信息采集小组能够在线上进行信息采集报表设计、发送等工作，也借助平台将报表传递给其他工作人员，这样就能保障各部门沟通顺畅，全面解决问题。

（三）明确人员转型目标，展开培训及激励工作

目前，人员素养不足的问题在很多高职院校二级单位的预算管理中都得到了重视，这也让人们意识到传统会计需要转型，否则预算管理就不能很好地发挥作用。从这一角度出发，高职院校二级单位应当明确人员转型目标，然后展开培训及激励工作，推动传统会计及其他人员开始转型，尽早让人员素养满足预算管理要求。首先是人员转型目标，以会计人员为例，满足预算管理要求的会计人员被称为“管理型会计”，这种会计人员同时具备良好的会计专业水平与管理专业水平，因此高职院校二级单位可以针对会计岗位进行职能改造，增加岗位管理职能，促使传统会计人员有意识的以“管理型会计”为目标开始转型。其次，因为单纯地依靠会计人员本身可能很难快速实现转型，所以高职院校二级单位要对他们展开培训及激励工作，培训中要让会计人员了解到传统会计与管理型会计之间的区别，然后介绍一些技术概念、管理方法等，可以通过绩效激励等方式让会计人员积极学习管理方法、积累管理经验，以强化自身素质，快速实现人员转型目标。

（四）建立信息审核机制

为了避免财务人员在预算管理中被虚假信息误导，也为了打击伪造信息来掩盖不规范行为及后果的不当做法，高职院校二级单位必须建立对应的信息审核机制。信息审核机制建设主要内容有：第一，应当要求财务人员定期或不定期地对实际工作情况进行自我检查，以便更好地了解实际工作中的相关信息，然后根据实际信息与之前提交的信息进行对比，如果没有完全匹配，就要继续深入追查，同时要锁定责任人，查明信息没有完全匹配的原因，再根据实际原因对责任人进行处罚；第二，考虑到一些虚假信息造成的影响比较大，定期或不定期的检查依然无法对其影响力进行控制的问题，建议高职院校二级单位严格要求财务人员，每日展开信息分析工作，即如果其他工作人员伪造了虚假信息，那么这一部分信息就会与其他信息出现逻辑上的差异，因此根据信息逻辑关系能够判断信息当中是否存在虚假信息，而只要发现信息逻辑关系无法对应，就应当按照存在虚假信息的问题来处理，诸如要求相关人员重新提交信息，多次无果可以考虑对其进行处罚。

（五）优化权责边界

为了能够让专业财务人员全权负责执行预算管理工作，高职院校二级单位必须将管理决策权交给财务人员，而考虑到该权利交给财务人员，确实可能导致财务人员滥用权利作出不规范行为的问题，高职院校二级单位要对高层人员的权责范围也进行改造，即高层领导应当负责对财务人员的预算管理工作进行全过程监督，这样能够发挥领导丰富的经验来保障预算管理工作不出现问题，也避免财务人员滥用职权。这一基础上，财务人员能够全权负责预算管理工作，高层领导也能更好地了解预算管理工作情况，只要没有发现问题，就不会对预算管理工作进行干预，说明两者权责边界得到优化，以便财务人员发挥自身专业能力，做好预算管理工作。

结语

综上所述，预算管理具有很强的成本控制作用，因此在高职院校二级单位中得到了广泛应用，而为了充分发挥预算管理作用，高职院校二级单位要直面现状问题，并积极优化、改进。优化、改进后的预算管理工作能够帮助高职院校二级单位合理实现成本最小化目标，避免各种经济风险影响。