试析煤炭建设项目档案管理工作

文/艾晓康

随着智能化技术与煤炭产业的不断融合发展，矿井智能化水平的不断提高，煤炭建设项目要求档案工作要充分发挥信息化技术及专业软件的优势，组建专职机构、配备以专兼职人员为基础的档案工作管理网络和制定符合基建项目特点的档案管理制度，实现档案精细化管理，达到档案专项验收、项目竣工及创优达标的要求，开创档案工作新局面

榆横矿区南区赵石畔煤矿建设项目隶属陕西投资集团，矿井设计生产能力6.0Mt/a，服务年限71.7a，建设总工期52个月，计划于2025年5月矿井联合试运转。赵石畔煤矿在项目筹备初期，针对档案管理工作进行了诸多探索和实践，但对标行业档案智能化管理的新要求，还存在一定的差距，现对新要求下如何做好煤炭建设项目档案管理工作进行分析，提出相应的对策。

一、形成统一管理、统一制度、统一标准的“三统一”的档案管理机制

统一管理：由于煤矿工程建设具有投资大、规模大、单位工程多、参建单位多、人员结构复杂等特点[1]，从立项到建成投产，时间跨度达十年之久，包含矿、土、安装工程的设计、审批、招标、预算、施工、竣工等一系列资料，所以在项目建设初期，必须建立档案工作岗位责任制，明确各级管理人员的档案管理职责。同时将监理、施工单位归入项目档案管理体系内，明确参建单位档案管理职责，形成建设单位、监理单位、施工单位三位一体档案管理体制，统一管理。

统一制度：项目筹备阶段，即成立档案管理专项工作小组，根据国家、行业有关要求，制定档案管理年度目标，部署项目档案日常管理工作，负责组织、协调基建全过程档案资料管理，并根据基建项目的特点，制定了《档案管理制度》《档案保密制度》《档案借阅管理制度》等十余项制度，确保建设工程档案管理有章可循。

统一标准：项目建设初期，依据《建设项目档案管理规范》（DA/T28—2018）、《科学技术档案案卷的一般要求》（GB/T 11822-2008）、《煤炭建设工程资料管理标准》（NB/T51051-2016）、《煤炭工业企业档案分类规则》（NB/T51065-2016）、《建筑工程施工质量验收统一标准》（GB50300-2013）、《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）、《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014）等标准、规范制定了适用煤矿基建特点的《赵石畔煤矿（6.0Mt/a）建设项目资料收集、归档管理规定》，涵盖煤矿基建期档案分类、检查与考核、竣工文件整编要求等全部内容，明确职责，落实责任，确保项目档案管理各项工作有效开展。

二、做到工程进度与档案的协调统一，确保工程档案质量

建设项目档案是指导、检查建设项目决策是否科学、合理的重要依据[2]，所以档案管理严格遵循“统一管理、科学规范、完整准确、有效利用”的管理方针，严格实行档案管理与工程建设“三同步”（竣工文件的编制与工程进度同步、竣工文件的积累、整编、审定与工程进度同步、竣工档案的提交与工程竣工同步）与“四统一”（统一领导、统一管理、统一标准、统一软件）原则，利用专业软件，以单位工程作为文件管理的基本单元，实行文件包管理，根据文件内容的多少组成一个卷册或若干个卷册，在施工过程中及时充实文件包中的各项记录。同时在项目建设过程中，根据施工进度不定期开展档案工作专题会议，对各参建单位档案工作进行梳理，提出不足，不断完善改进项目档案管理工作，并联合各技术专业人员及档案管理人员进行档案专项检查，检查各参建单位档案规范性、档案同步性、档案收集整理等各项档案工作是否符合规范，对不符合项进行通报并要求其按期整改，形成问题闭环，同时要求各单位对检查中发现的问题举一反三，提高档案管理水平，保证了档案更好地反映工程进度，实现工程档案的优质。

三、严格执行档案监督机制及档案移交验收审查程序，确保档案齐全、规范、系统

单位工程资料组卷、移交前，建设、监理及参建单位依据《煤炭建设工程资料管理标准》（NB/T51051-2016）、《赵石畔煤矿（6.0Mt/a）建设项目资料收集、归档管理规定》等相关标准、规定，细化档案组卷、移交工作，进一步明确档案组卷原则、组卷方法、文件排列、编目、装订、检索工具的编制、照片档案收集与整理、电子文件归档与整理。同时，加强落实档案监督、检查工作，严格执行档案移交验收程序，确保各类档案齐全、规范。一是项目前期文件、准备阶段资料、合同招投标文件移交时，需由经办人和相关负责人审核确认；二是工程档案移交无施工单位、监理单位、建设单位工程主管部门负责人签字审核，档案管理人员不得办理移交证书；三是工程款结算时无工程档案移交证书，不予结算，财务部门不予付款；四是设备仪器付款时，无设备资料移交清单，不予进行结算。通过严格执行档案监督、检查机制，完成各类竣工档案的归档工作。

四、运用计算机技术，实现档案数字化管理

随着计算机在社会各个领域中的渗透和应用，传统的档案管理方式已不能满足时下工作发展需要[3]，需充分利用现有智能化技术，推动企业档案数字化建设，为利用档案提供高效、便捷的服务。利用OCR等技术高质量完成档案数据库建设是实现智能化档案管理的基础，管理者运用计算机软件对档案进行辅助管理，档案系统与OA、MIS系统有效结合，对档案进行排序、整合、统计、保密等级上的划分，进而实行自动归纳整理保存，实现自动归档。同时开发手机APP，根据查阅权限快速检索到相关档案资料，提升档案利用效率。

综上所述，建设项目档案管理的内容繁多复杂，工程档案也是工程验收和工程评优的必要条件，所以必须层层夯实责任，推动档案管理各项举措顺利实施，实现智能化档案管理，为公司开发利用档案信息、服务生产经营工作提供有力保证。