新时期档案信息化建设的策略研究

张 楠 河南理工大学

随着国民经济的不断增长，科学技术的不断创新，我国档案信息化建设发展水平得到了显著提升，传统档案管理工作模式已经无法适应新时期社会发展的要求。为了更好地为社会提供优质档案服务，有关部门必须主动加强档案信息化建设，结合自身发展规模和市场发展趋势要求，合理引进并应用先进的信息化技术，搭建起专业完善的档案信息化管理系统，以此来全面提升档案综合管理水平，推动我国档案信息现代化建设稳定持续发展。现进一步对新时期档案信息化建设的策略展开分析与探讨，旨在为同行提供参考。

信息化时代下，我国档案建设发展要与时俱进，跟上时代前进的脚步。档案管理人员必须及时更新自身的档案信息化建设与档案管理工作理念，注重提升自身的实践创新意识和能力，自主学习并掌握各种先进的信息化管理技术，完善档案管理的内容与方式，最大程度地提升档案信息化建设与档案管理水平，从而有效满足档案服务社会的发展要求，为广大用户提供优质可靠的档案综合服务。

档案机构要结合自身工作情况和要求，合理引进并应用各项信息化智能设备与技术，帮助员工掌握信息化管理手段，创建良好的信息化档案管理环境，使以往以档案保管利用为主的职能部门，转换为以信息采集整理、处理分析以及服务为主的职能部门。

新时期档案信息化建设的重要意义

全面提升档案管理综合水平

传统的档案管理模式，更多的是依赖人工管理的方式进行档案信息资源的收集整理与储存。该种方式需要消耗大量人力、物力资源，且整体工作质量和效率偏低。而通过加强档案信息化建设，合理规范采用信息化技术开展档案管理工作，不仅能够实现海量档案信息资源的安全高效传递和共享，还可以优化配置，利用好各项档案资源，为有关部门对外提供优质完善的信息化档案服务打下坚实的基础。

在档案信息数据库的搭建应用下，收集整理全面完善的档案信息，能为相关部门、管理层作出最佳管理决策提供科学准确的信息数据资源，同时还能够为科学普及、科研工作提供便捷的服务。传统档案管理模式会受到空间、时间等因素的限制，而信息化档案建设则能够有效打破该弊端，科学有效地解决传统档案建设管理中各项信息资源配置不足、利用实效性偏低的问题。

满足服务社会必然发展趋势要求

档案作为社会建设发展过程中极为重要的信息资源，与社会民众的学习工作生活有着密不可分的联系。档案管理部门最主要的职责就是为大众做好服务。

随着时间的不断推移，信息化技术不断创新完善，传统档案管理模式已经难以有效适应当下社会民众高效便捷获取档案信息的需求，也无法实现海量档案信息资源快速传递共享的目标，档案管理部门也存在管理无序、考核机制不健全等问题。

在档案信息化建设发展环境下，进一步完善档案工作实践的发展途径，构建管理科学、结构合理、服务水平高的档案信息资源管理利用新模式，有利于有效拓宽档案服务范围，优化改善档案服务的内容与形式，从而最大程度地贴合服务社会的必然发展趋势，让各项档案信息化服务更加满足现代社会民众的需求，使其在工作生活中快速获取自身需求的档案信息资源，从而赢得广大用户的认可和支持。

丰富档案信息存储量

在如今的档案信息化建设工作中，相关档案机构管理部门可以通过先进的信息化技术，进一步丰富完善档案信息存储量。

在档案信息化管理中，常用到的信息技术包括数字扫描技术、缩微技术以及光盘技术等。对这些先进技术进行创新并将其应用在档案信息管理工作中，能够促使海量的档案信息在极小的载体上得以容纳和保存。

与传统纸质档案相比，信息化技术支持下的档案存储密度有了极大的提升，同时，其还能最大程度地降低档案信息的存储管理成本。传统纸质档案更多的只是记录文字、图片、表格等数据信息，而信息化档案能综合记录文字、图像、视频以及音频等多元内容，且其实际占据的载体空间较小，不需要投入大量的人力、物力成本，可以创造出更多的社会经济效益。

实现档案自动化管理

在社会发展新形势下，电子档案系统的优化设计应用变得尤为重要，其能够辅助档案机构实现档案的自动化建设管理目标。因此，为了更好地满足现代化档案管理工作需求，方便用户高效查阅档案信息内容，可以对档案信息进行科学等级划分，并把能够对外公开的档案信息内容优化制作成电子档案，有效上传至档案官方网络平台中，指引用户进行检索，查询自身所需的档案信息。

电子档案系统的搭建是由机构主管部门的相关工作人员进行的，且其还需要加强对该系统的日常维护管理，使广大用户能够切身体验到优质便捷的电子档案服务。

除此之外，信息化技术辅助下的电子档案的建立，还能够有效减轻档案管理人员的日常工作量，避免因频繁翻阅纸质档案资料造成重要资料损毁，充分保障档案信息资源的安全。

新时期档案信息化建设的策略

革新档案管理意识，加快档案馆数据库建设

在信息化时代发展背景下，档案机构管理部门的工作人员要及时更新自身的档案管理工作意识，主动学习各类档案信息化管理技术与方法。档案机构高层领导要高度重视在内部有序开展档案信息化建设工作，努力创建出良好的档案信息化建设管理工作环境，并提供充足的人力、物力与财力资源。以公安局档案管理工作为例，档案管理部门必须努力实现海量档案资源的信息化建设，合理利用信息化技术完成对内部档案资源的科学分类整理与安全储存工作，以方便各部门警务人员随时调取使用所需的档案信息，最大程度地发挥电子档案资源的价值作用。公安局日常业务活动开展中会涉及大量重要的档案信息资源，如果将其信息化、数字化，就能有效提升公安局内部的档案信息资源管理质量和效率，实现其对档案资源的优化配置与利用。档案机构管理部门要想实现自身现代化建设，就必须注重利用先进的信息化技术搭建专业完善的档案馆数据库。

档案数据库的有效建立，能够使传统纸质档案资料全部转化为电子档案资料，这样一来，不仅能够节省更多档案资源存储空间和成本，还能方便用户随时随地地检索查阅电子档案信息资料。

档案管理技术人员要将有价值的档案资源全部录入对应的档案馆数据库中，使其以文字、图像以及视频等多种方式呈现在用户面前。由此，用户只需要在数据库中检索自己需要的信息资料，就能高效获取相对应的档案信息。

档案管理部门可以通过引进并应用专业的扫描仪器设备和技术，辅助内部搭建档案数据库，指导相关工作人员利用扫描技术和设备开展档案资源的优化整理与配置工作，并构建出一个科学规范的档案信息资源检索体系，让用户更为便利地检索和获取目标档案信息资源。

优化改善档案管理网络系统，强化电子文件管理

在信息化背景下，档案机构要注重完善内部档案管理网络系统，科学有效地搭建起数字化的档案综合服务应用平台，全面提升官方网站的服务效果，使其成为对外宣传和开展优质档案信息服务的重要窗口。信息化档案建设管理人员要结合市场发展趋势和自身情况，不断完善电子文件信息化标准建设工作，合理引进并应用各项必需的软硬件设备，以使其能够为科学开展档案信息化建设管理工作提供软硬件支持。在技术方面，则需要持续提升档案机构的信息化技术应用服务水平，实现电子档案信息的安全稳定传递共享与储存管理等工作目标。为了保障电子档案信息的安全可靠，避免重要数据信息在传递与存储过程中丢失或被破坏，必须主动加强对电子档案系统的网络安全建设，督促相关工作人员规范操作，合理设置安全应用网络防范技术与措施，以此来提升档案信息化网络管理系统的安全水平，确保各项档案资源的可靠性。除此之外，档案机构还必须主动强化电子文件的信息化建设，统一档案机构内部的电子文件格式。针对未能及时输入并保存至信息管理网络系统的重要电子文档资源，相关工作人员要对其展开优化整理工作，合理规范地采用信息化技术进行安全可靠的传输与存储工作。为了保证电子文件的完整性与可靠性，档案机构部门还要加强对各项电子文件的日常使用管理，专门建立起电子文件的归档网络专线，优化设计归档专用子系统，负责对各项电子文件进行自动化归档管理。

组建培养完善专业人才队伍，健全安全保障机制

现代档案信息化建设工作的稳定持续发展，离不开优秀专业人才的支持。因此，为了更好地推动我国档案信息化建设，创造出更多社会和经济效益，必须组建并培养专业完善的档案信息化管理人才队伍。档案机构管理部门要定期组织全体员工参与专业化的教育培训活动，不断提高他们的业务能力和综合素质，使其能履行好自己的岗位职责，自主学习并掌握最新的档案信息化管理技术与方法，加强对电子档案信息的采集加工处理与网络管理平台的设计维护工作。此外，档案机构也可以邀请社会信息化领域的专家学者到内部进行座谈交流，向档案管理人员分享最新的档案管理信息化技术与实践工作经验，指导他们在日常工作中合理规范地运用计算机、扫描仪等设备展开电子档案资料的归档整理与统计分析工作，为广大用户提供优质的档案信息查阅服务。档案机构在开展信息化档案管理工作的同时，还必须高度重视档案信息化建设过程中的安全风险防范控制工作。网络病毒、非法程序的入侵都会严重威胁到档案机构重要数据信息的安全可靠性，对此，档案机构需要健全网络安全保障工作机制，以有效防止网络黑客和病毒的非法入侵。比如，档案机构网络安全管理人员可以通过科学采用密钥管理、实名认证等方式，实现对档案信息化网络平台的安全管理，杜绝网络非法分子恶意更改平台程序数据；还可以合理设置计算机系统的防火墙，下载应用官方专业杀毒软件与漏洞扫描软件等，以此来有效完善档案信息资源安全保护工作体系，全面提升档案信息化建设的安全管理水平。

大力推动资源共享，科学实施自助式服务

档案信息化建设最重要的目的之一就是实现档案资源的共享利用。档案机构管理部门的相关工作人员需要利用信息化技术，将可以公开的档案信息资源上传至对应的官方平台，这样一方面可以满足社会民众对档案信息的获取需求，另一方面可以方便各部门业务工作的开展。档案机构可以通过合理设置中心服务器和数据交换机，科学有效地创立独立的电子文件数据管理中心，大力推动各单位间不同档案管理工作的相互联通，实现海量档案信息资源的传递共享利用；然后基于档案的远程查阅调取使用，最大程度地发挥档案信息资源本身的价值。如今，各行各业的信息化建设不断推进，自助式便捷服务逐渐进入大众的视野，其也成了档案建设管理为社会民众提供优质高效服务的重要形式之一。档案机构要科学采用信息化技术，实施自助式服务，帮助档案管理部门降低日常工作任务量，使其将更多精力用在如何提升信息化服务质量与效率上。比如，档案机构可以在档案馆查阅区设置自主档案查询机、叫号设备等智能化信息设备，以方便市场用户对自身需求的档案资料信息进行自助式查阅，使市民查阅相关档案资料变得更加便捷、高效和舒适。

综上所述，档案信息化建设是如今时代发展的必然要求。各地区档案机构管理部门必须高度重视信息化建设工作，创新完善档案管理模式。档案机构管理人员要及时更新自身的档案管理意识，加快档案馆数据库建设步伐，不断提升档案管理综合服务水平。此外，档案机构还需要优化改善档案管理网络系统，强化电子文件管理，努力组建培养完善的专业人才队伍，健全安全保障机制。只有这样，才能推动各个工作环节顺利地开展，为广大用户提供优质可靠的档案服务。