“数字中国”背景下高校档案编研工作创新研究

文/苏州科技大学 程熙

自2017年习近平总书记在党的十八大报告中提出“数字中国”的举措后，五年来，党中央、国务院围绕数字中国建设制定了一系列战略规划，相关部门扎实有力推动各项规划实施落地，数字中国建设取得了新的重大进展。如何在“数字中国”背景下创新档案编研工作，以适应数字中国对高质量档案编研成果的需求，成为高校档案编研工作实践发展的题中之意。

一、高校档案编研工作的有利条件

（一）档案馆藏不断丰富。馆藏是档案编研工作最重要的材料积累与素材基础，高校有党群、行政、教学、科研、外事等11类档案，部分高校将学生档案、干部人事档案纳入档案馆的日常管理中，为档案编研工作添砖加瓦。随着“数字中国”“高校记忆”等观念深入广大师生心目中，师生档案意识不断增强。配合学校校史的编写工作与名人档案的建设，高校逐渐重视并加大档案征集与收集力度，档案馆藏不断充实、完善与丰富，档案馆藏逐步实现质量与数量的同步提升。

（二）档案人员素质不断提升。近些年，高校新进档案人员的学历普遍在硕士研究生层次及以上，原有档案人员通过持而不懈地继续教育、终身学习等方式努力提升学历层次，以笔者所在的省属本科院校档案馆为例，档案人员的学历达到本科率100%，硕士学历人员占比75%。高校通过绩效改革、聘期考核、科研奖励等多种方式及渠道鼓励档案人员积极申报各级各类科研项目，以科研创新倒逼业务工作深度开展，以业务工作不断提升促进科学研究深入钻研，两者相辅相成、良性循环。

（三）软硬件条件不断改善。各高校高度重视并不断完善“数字校园”“智慧校园”建设。作为高校数字资源重要组成部分的档案资源，越来越受到学校的重视，并对档案资源的数字化建设工作给予大力支持。国家、省级档案工作星级评定工作对馆藏数字化率的硬性指标要求，也为高校档案部门软硬件条件的改善提供了重要契机。以笔者所在的省属高校档案部门为例，学校以星级档案工作建设为依托，增加数字化设备，设立数字化服务外包专项经费，分阶段对库藏档案进行数字化加工，以实现馆藏数字化率的不断提升。

二、当前高校档案编研工作的困难与挑战

（一）编研人员力量不足。随着事业单位分类改革的深入推进，高校人事管理由身份管理向岗位管理转变。一方面，为激发高校工作人员干事创业的活力与激情；另一方面，减轻单位财政压力尤其是人员支出成本攀升带来的压力，部分高校不断缩减编制、精简人员。以笔者所在的单位为例，学校分别于2018年、2020年实施了两轮组织机构改革，在岗位总量控制的基础上，管理人员编制不断减少，尤其是作为非教学岗位的档案部门更是存在一人多职的情况。在档案部门人员数量减少或是人员数量不变但工作量不断增加的前提下，部分高校档案人员将更多的时间、精力放置于基础业务工作上，档案编研工作在广度拓展与深度挖掘方面势必会受到较大程度的影响与制约。

（二）编研环境不确定性加大。数字时代，人们获取信息的渠道不断拓宽，获取信息的速度不断加快，互联网环境为信息受众提供方便、带来巨大便捷的同时，也为信息内容带来相当程度的安全隐患。一方面，信息安全及真伪无法确定；另一方面，信息公开的过程与手续较为繁琐。近几年，国家逐步加大信息公开力度，但必须履行相应的申请、审批手续，部分编研人员囿于种种限制止步于初始阶段。一边是便捷但不安全的信息，一边是安全但不便捷的过程，两者之间的相互矛盾为档案编研人员带来种种藩篱，制约编研人员的编研工作。

（三）编研成果层次较浅。重“藏”、重“编”而轻“用”、轻“研”，是目前包括高校档案部门在内的基层档案工作部门面临的共性问题，产生这种共性问题的原因，与上文提到的编研人员力量不足、编研环境不确定性加大关系密切。当前，大多数高校档案编研成果局限在浅层次的资料整理汇编，以笔者所在的高校为例，每年常规的信息资源开发成果主要有文件级目录、案卷级目录、校内发文汇编、大事记、组织机构沿革、先进集体和先进个人索引、处级以上干部任免索引、学校年鉴等，除《学校年鉴》为公开出版发行物外，其余编研成果均为内部资料汇编，受众面较小。

三、高校档案编研工作的创新发展路径

（一）聘请编研顾问，吸纳学校优秀人才参与编研工作。一方面，充分发挥离退休老同志“活历史”的作用。以笔者所在的省属高校为例，建校40余年，很多教职员工参与了学校的成立、组建、大学更名、高质量发展的全过程，对于学校的文化事业建设有很多建设性的意见。学校在编研校史的过程中，成立了校史编纂小组，编纂小组成员也以建校初期即进校工作的老同志为主力军，不仅有利于重新梳理学校发展脉络，而且能够充分彰显建校之初历史的生动性与鲜活度。另一方面，吸纳高层次人才参与编研工作。高校是高层次人才的汇集地，吸纳具备高水平教学科研能力的教师以及高水平工作能力的业务骨干加入编研队伍，利用他们的研究能力、学术视野、业务资料，为档案编研工作提供强有力的人才支撑与丰富的资料基础。档案编研人员应建立专门顾问库，并实行动态调整机制，加强与高层次人才的交流互动，利用互联网搭建交流平台，不定期探讨业务工作，充分征求、听取、吸纳有益的意见建议，了解编研成果的受众需求，真正提升档案编研水平。

（二）加强与校内外单位的联系，充分利用网络信息资源。“数字中国”背景下，档案编研主体由单一主体向多元主体转变，以合作或协作的形式开展编研工作可达到共赢的局面。以笔者所在的高校为例，学校前身为原建设部直属高校，2021年，学校参与研究、编纂、出版了由中国建设教育协会牵头、中国建筑工业出版社支持、原建设部7所直属高校（重庆建筑大学、哈尔滨建筑大学、沈阳建筑工程学院、西北建设工程学院、南京建筑工程学院、苏州城建环保学院、武汉城市建设学院）共同合作的《部属建筑类高校发展与变迁》一书。在编纂过程中，笔者所在学校的各单位积极配合、密切合作，编写工作得到了学校的大力支持，党委办公室、党委宣传部、校长办公室、综合档案室、建筑与城市规划学院、环境科学与工程学院、土木工程学院及相关学院单位均为资料收集和信息核实做了大量工作。此项编研工作不仅有利于梳理、研究学校发展历程，而且有利于打开编研视野，加强校际、校内外各单位的合作与交流。

（三）拓宽编研视野，关注社会现实。其一，拓宽选题范围，拓展选题外延。选题一直是档案编研工作的重点，寻求一个好的选题不亚于一次创新冒险，不仅要承担相应经济成本、时间成本的增加，而且是对档案编研人员旧观念的挑战。遵循原有选题确实省时省力，但也难见新意。纵观学校发展历程，回望过去、正视现实、关注当下、展望未来，每一个发展阶段都有可供发现的新选题。其二，创新编研内容，全方位展示学校文化。在没有创新编研选题的情况下，在编研内容上下功夫，也可达到提升编研成果品质的目的。在具体编研过程中，积极将编研思维和触角延伸到学校工作最前线、延伸到师生第一线，找到最佳的切入口，在社会公众、本校师生员工最关心、最关注的内容上不断挖掘、持续深化、突出重点、彰显亮点，充分发挥高校档案存史、资政、育人的作用。

（四）更新编研理念，创新编研成果。一是由“文字”为主向“图片”为主转变。“数字中国”背景下，信息的传播速度不断提升，信息受众停留在某一信息上的时间不断变短，两者的冲突为单一文字表述的文本带来了巨大的挑战。与此同时，图片、短文本、视频逐渐占据人们的视野，由此，信息受众随着数字时代的全面到来进入“读图时代”。图像自古以来就是档案信息的重要表现形式，早期的文字、地图均由图像演化而来。搜集重要事件照片、加强图片处理能力、编制系列图片展览，成为高校档案编研工作的重要突破口。二是由“纸质”为主向“实物”为主转变。档案编研人员要更新编研观念，就要意识到编研成果的形式必须是多元化的，成果的展示不能仅局限在纸质材料上，档案网站、宣传展板、校史长廊、实物展台等等所有能够彰显学校文化、读取档案信息的有形、无形的形式，均能称之为编研成果。三是由“独有”为主向“共享”为主转变。借由上述两点举措，编研成果的共享共有水到渠成。在“互联网+”、微信、微博、实物展示的综合作用下，编研成果可以在任何时间、任何空间被任何受众接收，改变过去的单一传播渠道，形成线上线下互动、馆内馆外互联的共享格局，全方位提升档案文化的显示度。