科学事业单位财务信息化平台工资核算模块设计构想与功能实现

赵 旭

工资核算是科学事业单位财务管理工作中的重要组成部分，关系到每位职工切身利益和各类资金使用效率，业务流程繁琐，涉及面广且责任重大。然而目前很多科学事业单位工资管理分布于不同的系统软件中，人事、财务、科研管理系统各自独立运行，信息传递不畅，配合不协调，容易造成管理上的漏洞。同时，随着政府会计制度改革不断推进，会计核算的复杂程度日益增加。因此，探索构建适应政府会计制度的工资核算模块，对于提高单位财务核算效率、提升单位工资管理水平具有重要意义。

一、科学事业单位工资管理的特点

（一）人员类别组成多样

随着“放管服”改革的不断深入，国家出台多项政策扩大科研院所自主权，释放科研人员创新活力。科学事业单位职工数量持续增加并出现用工形式多样化的趋势，工资管理更加复杂。现阶段，科学事业单位工资发放对象通常涉及五大类:①在职在编人员；②在职博士后；③单位内部退休返聘人员；④离退休人员；⑤签订正式合同的劳务派遣人员。不同类别人员执行不同的薪酬管理制度、不同的经费发放渠道、不同的扣除事项标准等。本文关于工资核算模块的思考主要针对前三类发放对象。

（二）工资类别构成复杂

根据《政府会计制度》对“应付职工薪酬”的定义，科学事业单位的工资类别主要有基本工资、国家统一规定的津贴补贴、规范津贴补贴（绩效工资）、改革性补贴、社会保险、公积金等。根据《2022年政府收支分类科目》对部门经济科目的划分，在不考虑离退休人员的情况下，与科学事业单位工资类别相关的部门经济科目主要是工资福利支出，包含基本工资、津贴补贴、奖金、伙食补助费、绩效工资、机关事业单位基本养老保险缴费、职业年金缴费、职工基本医疗保险缴费、住房公积金、医疗费等。尽管上述两项规定的核算基础不同，但对工资类别的划分基本一致。本文按类别内容可将工资事项分为固定事项、变动事项、偶发事项和扣除事项。固定事项由基本工资、改革性补贴等构成，主要涉及在职在编人员，发放标准在月度之间保持不变或变化频率较低，主要因职工个人职称、职务变动而改变，具有延续性、批量性等特点。变动事项由津贴补贴、劳务费等构成，主要涉及在职在编人员、在职博士后、单位内部退休返聘人员，发放金额、发放对象在月度之间变化幅度较大，且不同发放对象工资类别的经费渠道、审批流程、核算逻辑都不相同。偶发事项由取暖费、防暑降温费、全年一次性奖金等构成，主要涉及在职在编人员，发放时间固定，一个会计年度可能仅涉及一次。扣除事项主要由“五险一金”、工会会费、个人所得税等构成，不同扣除事项的计算方法固定，但不同发放对象的扣除标准不尽相同。

（三）数据来源渠道众多

工资按时足额发放是提高职工科研、教学工作积极性，保证各项事业顺利运转的重要保障，工资管理不仅仅只是人事和财务两个部门的工作，在科学事业单位还涉及党办、科研、成果转化、研究科室等多个部门。不同的工资类别需要不同的部门申报，人事部门总体把控薪酬政策，负责固定事项的数据申报，变动事项一般由各科室或其他职能管理部门根据考勤信息、政策依据等确定发放数据。不同的申报主体需要不同的审核流程，所有的工资数据在经审核后最终汇总至财务部门，由财务部门负责数据汇总、扣除事项的代扣代缴及执行发放。工资管理不仅在流程上繁琐，而且资金筹措渠道也多样化，既有财政资金，也有自有资金，不同的资金来源又涉及不同的项目类型。

二、科学事业单位工资核算的难点

工资核算是科学事业单位财务部门日常重点工作之一，财务人员不仅要对大量的数据审核、计算、校验，而且还需要负责与国库系统对接完成资金执行、与代发银行对接完成实发工资的支付、与个税系统对接履行代扣代缴义务、与社保等系统对接完成“五险一金”的支付、与财务核算系统对接人工录入凭证、与财务报销系统对接实现工资条发放等事项。本文将从制度和执行两个层面分析科学事业单位工资核算过程中的难点问题。

（一）制度层面

1.政府会计制度。科学事业单位从2019年正式开始执行政府会计制度，全面引入权责发生制，确立了财务会计与预算会计适度分离又相互衔接的“双基础、双分录”平行记账会计核算模式。根据权责发生制原则，工资类别中的应发内容在发放当期全部确认费用；根据收付实现制原则，工资中扣除事项已计提未实际支付不能确认预算支出。因此，导致财务会计费用和预算会计支出确认的金额不等，增加了核算的复杂性。

2.成本核算。加强政府成本核算是贯彻落实党中央关于建立权责发生制政府综合财务报告制度、全面实施绩效管理决策部署的必然要求。为进一步规范科学事业单位成本核算工作，2022年，财政部研究起草了《事业单位成本核算具体指引——科学事业单位（征求意见稿）》，这对科研单位开展成本核算、提升内部管理水平和运营效率具有重要的指导意义。为准确反映单位成本状况，将人力成本进行合理分摊也是必然选择。目前我国科研单位成本核算尚处于起步阶段，相关基础较为薄弱。同时，近年来持续大力投入科研经费，激发科技创新活力，科研经费使用及其成本效益也成为各方关注的热点。“人才”是科研单位的核心构成要件，其工资作为科研成本的重要组成部分，要定期进行成本归集，提高人员类别精细化管理，这势必会对工资核算产生影响。

3.报表统计。科学事业单位财务工作经常会有各种各样的报表统计需求，不同报表有不同的核算基础，部门预算、决算以收付实现制为基础，政府财务报告、资产年报等以权责发生制为基础。不同的主管部门对统计数据的关注点也不相同，为更全面、准确地满足各种口径的统计需求，各单位在日常核算中设置了多种辅助核算项。但由于财务信息化相对滞后，很多单位的工资核算还无法实现自动制单，使得凭证录入效率大打折扣。

（二）执行层面

1.内控措施不完善。财务部门的工资核算通常由一人承担，可能存在出现非人为的数据改动或舞弊行为风险。配备多人，在操作层面可能造成数据处理重复或遗漏，无法分清责任，引发内控风险。财务部门需要对工资数据进行大量的二次加工，例如通过Excel文件导入数据，或手工将繁多的数据录入。二次加工、手工录入难免造成加工处理过程中的误操作，并且一些细微的误操作很难在事后发现，增加了一定的核算风险。各研究科室的纸质材料与工资系统生成的电子数据可能存在误差，虽然制度上要求各部门在纸质材料上审核，但实操上对大量明细数据逐条核对的可能性不大，各级审核并不能真正发挥作用。

2.数据共享不便捷。在工资管理过程中，一些基础信息在不同部门重复录入，难以保证一致性，如职工姓名、身份证号、部门名称、项目信息、金额等。造成这一问题的主要原因，各个部门管理系统都单独使用，形成了一个个“信息孤岛”，如人事、财务、科研三部门分别生成和维护一套数据。对于变动事项的工资内容通常需要从各研究科室自行管理的项目中支出，不同系统间项目信息、项目余额等数据无法实时共享，由于项目余额不足、经费开支范围或额度控制等原因，导致资金存在缺口，无法发放，进而重新修改调整，增加额外工作量。人事及其他管理部门无法访问最终工资支付数据，造成外报数据在部门之间、不同期间的脱节。

3.流程管理不规范。目前，大部分单位的人事管理系统仅涉及在职在编人员，在职在编人员与在职博士后、单位内部退休返聘人员的工资申报隶属于不同的管理系统，导致数据缺失。工资及时发放是国家法律法规的强制要求，发放时间必须严格执行单位规定，以免引发各种矛盾。但工资数据每个月都因多种原因发生变动，且均需要执行审批程序，因此可供工资核算人员发放准备的时间通常不足，如遇周末或节假日，实际可用时间更少。实际执行中，由于系统间彼此孤立，经常会出现财务支付时发现项目余额不足，为节省时间，通常会采取线下审批修改项目出处或先支付后调账的方式，过多的人为干预也影响着工资发放的准确性与及时性。

三、财务信息化平台工资核算模块的设计构想

财务信息化平台工资模块建设要以实现数据共享、流程管理、内部控制为主要目标，与账务核算系统、人事管理系统、科研管理系统、个税申报系统、国库支付系统形成数据接口，以减少中间环节，使工资录入、申报、审核、核算、执行、制单、个税申报、统计上报及基础资料维护一体完成，充分满足财务、人事及其他业务部门管理的需要。

（一）业务流程设计

结合单位实际工作情况，财务信息化平台工资核算流程详见图1所示。由人事部门开始，每月开放数据录入之前需完成人员信息库变动。在此基础上，申报各类工资事项的数据，人事部门负责扣除事项、固定事项、偶发事项的录入，业务或其他相关部门负责变动事项的录入，提交审核后，预算被占用，并同时将项目金额占用情况反馈至人事、科研、财务三个管理系统。各类工资事项数据直接由人事管理系统推送至财务管理系统，由财务部门从个税系统中导出专项附加扣除信息，与人事管理系统推送的数据合并计算工资发放金额。财务管理系统将专项附加扣除信息与个人所得税扣除金额推送至人事管理系统。数据审核无误后分别从自有资金账户和国库支付系统将资金支付至代发银行，由代发银行执行发放，由财务管理系统生成工资条推送给职工个人，并将工资条同步至人事管理系统。最后，按照核算要求将凭证信息推送至财务核算系统，一个完整循环的工资核算完成。

图1 工资核算模块流程图

（二）功能需求分析

为更好地执行上述业务流程，根据各环节内容提出如下功能需求。

1.基础信息库。基础信息库主要包含三套基础数据，人员信息库、项目信息库、工资类别信息库。人员信息库，主要涉及人员类别、人员信息等字段，包含在职在编人员、博士后、退休返聘人员的身份证号、联系方式、银行类别、工资卡号、医疗编号等信息。项目信息库，涉及财政项目和非财政项目。工资类别库，涉及固定事项、偶发事项、变动事项、扣除事项。

2.业务规则。根据政府会计制度的要求，结合科学事业单位工资核算特点，将工资核算账务处理细化分解，定义凭证模板，建立工资类别、会计科目、项目类型与经济分类科目之间的勾稽关系，详见图2所示。按照权责发生制原则，财务会计中通常在发放当期确认全部费用，而按照收付实现制原则，当期计提下期支付的个税、“五险一金”等不能确认预算支出，导致工资核算时费用与预算支出确认金额不等。本文通过构建工资代扣项目、工资结转项目、待处理科目来平衡。

财务会计与预算会计的差异，将当期计提的个税、“五险一金”等代扣事项归集至工资代扣项目计入待处理科目，下期实际支付时冲减待处理科目，相应减少工资代扣项目余额。将当期各项目的支出归集至工资结转项目计入待处理科目，当期实际支付时冲减待处理科目。

四、工资核算账务处理实例分析

基于上述工资模块的设计构想，本文模拟了相关业务事项，根据业务规则，以Excel展现自动制单的基本字段及逻辑过程，以期为完善科学事业单位财务信息化平台构建提供实务参考。

（一）工资计提

由业务规则图（图2）可知，当期财务会计与预算会计分录应以“个人应发合计+单位扣除部分”为基础计提费用和支出。工资计提时，财务会计借记“费用类科目”，贷记“应付职工薪酬类科目”，费用类科目根据项目来源、项目名称确定具体科目，应付职工薪酬类科目根据二级明细取值；预算会计借记预算支出类科目”，根据项目来源和名称确定具体科目，贷记预算支出类科目—待处理”，计入“工资结转项目”。为满足成本核算的要求，在费用类科目下可设置辅助核算项，按部门、人员类型等要素归集。

图2 业务规则图

工资事项中不同核算基础造成的差异体现在工资代扣项内，分为单位扣除事项和个人扣除事项。由于该环节个人扣除事项包含在“个人应发合计”中，工资计提不涉及个人扣除事项。但单位扣除事项需在该环节计提，并占用预算，以满足下期足额支付。单位扣除事项计提时，财务会计借记“费用类科目”，贷记“应付职工薪酬类科目”；预算会计借记“预算支出类科目”，贷记“预算支出类科目—待处理”，计入工资代扣项目。

（二）工资发放

个人应发合计与单位扣除部分之和为一个完整工资发放周期需要对外支付的所有内容，但由于扣除事项的支付滞后，导致对外支付需要分期完成。当期支付“个人实发合计”，下期支付“扣除事项”。当期工资支付时，需计提个人扣除事项，财务会计借记“应付职工薪酬类科目”，贷记“银行存款/零余额账户用款额度”科目，贷记“应付职工薪酬类科目”个人扣除事项；预算会计借记“预算支出类科目—待处理”计入工资结转项目，贷记“资金结存”科目，贷记“预算支出类科目—待处理”计入工资代扣项目。下期扣除事项支付时，财务会计借记“应付职工薪酬类科目”扣除事项合计，贷记“银行存款/零余额账户用款额度”科目；预算会计借记“预算支出类科目—待处理”计入工资代扣项目，贷记“资金结存”科目。

（三）凭证复核

在实际工作中，复核工资凭证通常流于形式。在“双基础、双分录”平行记账会计核算模式下，为工资凭证的审核提供了一些思路。预算会计中，工资结转项目当期余额应为零。财务会计中“应付职工薪酬”余额应与预算会计中工资代扣项目当期余额相等。工资事项涉及职工切身利益，单位应加强对工资的复核，关注系统内数据间的逻辑校验，减少人为干预，以更加高效完成工资核算。