医院人事档案管理中的PDCA实践探索

摘 要：社会的进步和发展，给人们思想带来很大转变，尤其是在医院管理工作中，人们越来越重视人事档案管理工作，将PDCA循环法则使用在医院人事档案管理工作中，不仅可以提升医院的整体管理水平，对医院未来发展也有着一定的积极作用。基于此，本文主要对PDCA循环的相关概念进行阐述，说明医院人事档案管理中的PDCA实践意义，探索医院人事档案管理中的PDCA实践应用，希望对相关人员提供指导和帮助，进一步增强医院管理工作水平。

关键词：医院；人事档案管理；PDCA；实践；探索

信息化水平提升，给医院发展带来一定的挑战，标准化建设已经成为大势所趋，为了及时顺应时代发展潮流，医院管理人员要重视精细化管理方式，提升医院管理质量。人事档案管理在医院管理中扮演着重要角色，其中涉及教学、历史数据和科研工作等内容，对于人才选拔和考核有着一定的借鉴价值。然而，任何事物都具有双面性，医院人事档案管理中也存在管理不规范的问题，这就需要将PDCA法则应用到具体的实践中，进行重点研究。

一、PDCA循环的相关概念

PDCA循环最早是由美国的质量管理专家沃特·阿曼特·休哈特提出，最后由戴明采纳和宣传，在全世界获得了普及和应用。PDCA作为全面质量管理的方法依据与思想前提，发挥着重要作用，它将质量管理分为四个阶段，分别是“P”“D”“C”和“A”，这四个字母分别是“Plan”“Do”“Check”和“Act”的英文缩写，代表的意思是“计划”“执行”“检查”以及“处理”。“计划”主要是对目标和方针的确定，通过活动规划加以制定；“执行”是在信息基础上，对方案、计划和方法进行布局设计，进行实践操作，将计划内容加以实现；“检查”是对执行计划结果进行概括和总结，判断其正确与否，并找出问题所在；“处理”是将检查的总结结果加以处理，肯定成功经验，总结失败教训，将没有实现解决的问题，再次进入下一个PDCA循环中进行解决。以上过程并非一蹴而就，是不断循环和阶梯式上升的趋势，贯穿于质量管理的整个过程，对医院人事档案管理有着一定的促进作用。

二、医院人事档案管理中的PDCA实践意义

1.有利于为工作查考提供有效依据

医院人事档案管理中应用PDCA循环，有利于为工作查考提供有效依据。档案是对过去工作的一种记录，是历史情况的真实凭证。作为管理工作中第一手资料，有着重要意义。一方面，是在社会实践中不断形成，对历史情况进行了客观记录，这种凭证最为可靠和真实。另一方面，还能将真实的历史痕迹进行保留。比如，部分材料属于当事人亲手所写，还有一些材料是由领导签署和批示的，对于部分印信和文件都有制发机关，还有一部分材料是以录像、照片以及录音带的形式保留的，加之合同和契约等资料。这类档案作为历史凭证发挥着重要作用，可以为后期工作查考提供重要依据。

2.有利于满足现代社会发展要求

大数据时代的到来，医院人事档案管理也逐渐朝着信息化发展。PDCA实践对医院信息化建设有着一定的促进作用，可以解决档案管理中杂乱无章的现象，也可以依靠现代科学技术，实现人事档案管理朝着无纸化发展，将相应的档案信息数据纳入信息化系统中，防止档案出现丢失等现象，有利于简化医院人事档案管理流程，實现有序发展。同时，还能将档案查询过程加以简化，通过对某一阶段进行查询和了解，就可以掌握相应数据信息，在一定程度上可以提升医院人事档案管理的工作效率和工作质量。另外，将PDCA应用在医院人事档案管理工作中，可以为其他部门的管理工作提供重要保障和管理依据，对医院整体发展有着促进意义。

3.有利于推进档案数据资源的有效利用

医院人事档案管理相关数据信息，只有将最大应用价值体现出来，才能为医院的整体发展创造有利条件。PDCA应用在医院人事档案管理过程中，通过不同阶段的管理工作，能够实现资源的有效利用。由于信息化的发展，给医院管理带来一定的发展机遇，部分医院面临管理转型，将PDCA循环与信息化技术进行有机结合，在确保医院人事档案信息数据安全的同时，还能实现数据资源的有效利用，促进医院人事档案资源共享，实现安全存储。此外，还能对医院人事档案数据资源各个管理环节进行优化和完善，节约更多的时间和成本，从而让工作人员致力于有价值事务中，避免医院管理失误对决策造成的不良影响，从而将医院人事档案管理工作的价值发挥到最大。

三、医院人事档案管理中的PDCA实践探索

1.制定医院人事档案管理计划

在对医院人事档案管理计划进行制定过程中，应明确这几点：（1）为什么要制定这种管理措施？（2）为了达到什么样的目的？（3）在哪里进行？（4）由谁负责？什么时候完成？怎样完成？在计划编制时，不但要涉及原因和目的、时间与地点，而且应重视负责人和方法措施等内容，这样能够确保计划具有可操作性和实践性。在人事档案管理工作中，将管理计划的制定作为工作起点，这就需要对当前医院人事档案管理中的问题，进行仔细研究和探讨，找出科学有效的管理方法。

比如，某医院在人事档案管理工作中，组织人员共有8人，其中主持人和记录者各一人，其他成员可以利用“头脑风暴”进行讨论，将医院人事档案管理中存在的问题进行总结和概括，经过讨论之后，发现主要问题有：（1）重视程度不够。（2）缺乏完善的规章制度。（3）人事档案管理工作者专业性不足，缺乏管理经验。对于以上问题进行详细分析和讨论，得出问题最重要原因是，人事档案管理出现混乱包含三个方面，分别是“管理层面”“档案保管人员”“硬件条件”，最为主要的原因是医院管理者对人事档案管理的重视程度不足，得到问题的原因之后，就可以对解决方法进行探讨。

首先，面对重视程度不足这一问题，就需要成立专业问题清理小组，分配组长以及副组长，并且在各个科室安排相应负责人，从而将医院人事档案管理的工作重视起来。

其次，面对管理层面出现的问题，就要发挥领导人员的监督作用，对管理者进行有效监督，让其在规定时间内进行工作整改，整改期限可以设置为3个月。

最后，面对档案管理工作者，不仅要选派专职人员进行指导和帮助，还应定期对其进行业务培训，让其掌握扎实的理论基础和实践技能，为医院人事档案管理工作提供人才支持。

此外，面对职工问题，可以定期开展相应的讲座，组织专业人员来院宣传关于档案知识的相关内容，对职工进行全面培训教育。同时，还需要完善基础设施建设，根据医院实际情况，引入档案信息系统等，如利用计算机建立人事档案不同类型的数据库，通过信息统计，对个人政绩、业绩的评价提供量化依据，实现计算机对人事档案完整、准确和动态、立体的管理体系，可以及时准确、全面地提供人事资料和相关数据，从而极大地提高组织人事部门的工作效率。确定好目标和具体措施之后，就需要安排相应的负责人，在规定时间内采用有效的方法进行落实。

2.医院人事档案管理计划的有效实行

在实行计划这一过程中，应根据计划实际情况，建立专业组织机构负责该项工作，不仅要明确相应的制度和工作流程，还要确保各项工作顺利开展。一般来说，医院人事档案管理出现的问题，在改进过程中责任部门是档案管理部门，为了实现管理更加科学有效，就要实现统筹兼顾，将责任划分到个人，促进分工明确，一旦出现问题就可以找负责人进行询问，找出原因，并及时解决和处理。在这个过程中，想要确保工作人员能够高效完成任务，应對现有工作人员进行培训教育，通过专业培训，让工作人员把握相应的知识和技能。

首先，工作人员要具备高尚的职业责任感，树立正确的政治立场，提升工作人员综合素养。比如，工作人员具备熟练的信息技术操作能力，就可以熟练运用人力资源管理的相关软件，规范地将各类人员信息录入系统中，确保各项工作有效进行，从而将人员组织和队伍建设工作做好。

其次，完善档案管理制度。确保工作人员在工作中，能够根据相应流程和规范进行。比如，在信息录入过程中，保证工作人员能够按照步骤进行，将各类档案信息数据全面而系统地录入软件系统中。同时，站在归档管理角度，应不断优化制度，综合考虑人事档案管理的影响因素，将组织以及个人提交的材料加以明确规定，不仅要包含任免、考核以及工资材料，还要涉及进修和学籍材料等，根据实际管理制度中的要求，进行检查和审核，如果发现材料不规范或者不完整，应及时解决和处理，并且开展相应的责任追究活动，从而对问题的产生进行准确预防。由此可见，将档案管理制度完善和优化，不仅可以确保档案材料能够有效收集和整理，还能为各项活动的有序开展创造有利条件。

最后，建立激励机制和考核机制。在对工作人员进行教育培训之后，要对其进行适当考核，符合考核要求的人员才能进入工作岗位，面对考核不通过的，应继续学习，直到考核达标为止。对于考核优秀者或者在工作中表现优异人员，应适当给予一定的物质和精神奖励。比如，表扬或者增加薪资待遇，从而将工作者的积极性加以提升，为医院人事档案管理工作计划的落实提供有效支持。

3.检查医院人事档案管理的实际效果

医院人事档案管理工作，在完成实际计划执行工作后，就要开展相应的检查工作，确保管理效果更加科学合理。通常情况下，可以进行不定期抽查，对工作进度重点掌握，如果在检查时，发现实际信息与录入信息不一致，或者格式出现不规范等问题，要对其原因进行分析，并做好相应记录，为下一步改进工作奠定坚实基础。在实际人事档案管理中，我们可以发现，检查出现的大部分问题，都是因为工作人员缺乏对档案的正确认识，以及工作态度不认真，导致部分档案材料填写或录入出现错误，还有一部分材料积压时间过长，没有及时入档。

因此，在对医院人事档案管理效果进行检查和监督时，既要从硬件配备方面入手，又要重视制度建设和人员培训工作，综合考虑各个方面影响因素，进而开展相应的检查工作，确保计划能够得到完全落实。

同时，在总结相应的问题时，还应进行书面材料编写，为考核机制的制定创造良好依据，让工作人员全身心投入到人事档案管理工作中，面对档案管理的具体策略，为了促进管理朝着科学化、合理化以及高效化发展，就应重视效果评价，将考核指标与计划实施的现实成果进行对比，对计划落实情况进行分析，总结经验教训和实际问题。

4.促进医院人事档案循环改进处理工作的有效开展

在完成一个阶段的医院人事档案管理工作后，为了实现管理工作的进一步提升，医院还应组织相应的会议，对下个阶段管理工作加以制定，如果计划目标能够顺利完成，就要对前期工作中的经验进行重点概括和总结，如果部分目标没有及时实现，在考虑问题时，就要从多个角度进行分析，探讨是否目标过高，或者在执行过程中出现问题。在会议讨论工作中，相关科室和部门应及时交流和沟通，分享自己的建议和意见，在系统的讨论基础上，对下一步工作进行有效计划，再次将存在疑惑的问题进行核实，构建与医院自身情况发展相适应的工作程序，实现人事档案管理工作者的合理分配和有效协调。面对遗留问题，可以放在下一阶段PDCA循环工作中，与之前一样，还要配置相应的工作和管理人员，为管理活动提供重要支持和保证。

比如，面对有些档案缺失，除了考虑职工个人原因导致，在后续管理过程中，还应制定相应的职工教育宣讲活动，进一步提升职工对档案材料填写的认识，让其在工作中遵循认真填写和核对的原则，利用循环改进这种方式，能够从根本上将医院人事档案管理中面临的问题加以解决。

四、结语

综上所述，在医院人事档案管理中，为了实现PDCA的有效应用，将其有效进行实践，相关人员应正确认识医院人事档案管理的重要性，对PDCA进行充分了解和掌握，对当前医院人事档案管理中面临的问题进行探索分析，找出科学合理的解决措施，促进医院人事档案管理中的PDCA实践应用，为医院管理工作奠定坚实基础，为社会主义现代化发展提供源源不断的动力支持。

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（作者单位：桂林市口腔医院）

作者简介：韦丹丽（1978—），女，汉族，广西灵山人，本科，馆员，研究方向：专科医院人事档案管理、文书档案信息化管理。