浅谈新时期如何做好机关事业单位档案管理工作

摘 要：聚焦“四个好”“两个服务”，深入学习和贯彻新时期档案工作管理的要求，是新时期机关事业单位档案管理的重要导向。“十四五”期间，机关事业单位档案事业肩负着重要任务，怎样利用管理职能来促进档案体系的完备、加快相关资源的利用速度、提升档案信息化引领作用，进而驱动档案高质量发展，是机关事业单位档案管理工作者必须深入探讨的重要问题。本文立足“十四五”档案事业发展的总体目标，结合机关事业单位档案管理工作实际，探讨提出助推机关事业单位档案管理工作水平提升的具体策略。

关键词：档案管理；档案资源建设；档案数字化；档案保护；事业单位

机关事业单位档案工作是“档案管理”的根本性工作，作为国家档案管理大分类的重要“版块”，其有力助推了档案学科的规范管理，丰富了国家档案资源。

在新的时代机遇下，机关事业档案工作也迎接着新一轮的机遇与挑战，机关事业单位在未来的发展中，要紧跟时代趋势，着力发展档案专业化建设，以新的管理思想开辟档案管理新路径。

一、新时期机关事业单位档案管理面临的新形势

机关事业档案是我国档案管理体系重要组成部分，是国内市场经济发展的重要一环。近年来，国内外档案管理的发展思路与实施办法都产生了转变，特别是新档案法实施以来，档案事业战略转型的具体目标愈发清晰，深化机关事业单位档案管理势在必行。

1.机关事业单位档案工作面临的新趋势

（1）机关事业单位档案事业发展逐步法治化

提升依法“管档治档”能力是新时期促进档案转型升级的重要办法，同时也是实施“全面依法治国”的重要载体。治理档案的根本性原则是要在法律的框架内实施，这是时代所赋予的重要趋势。近年来，法律不断增加新的档案类法条，同时积极优化档案法规体系，大力进行档案普法宣传，使“有法必依”从口号转化为行动，为机关事业单位档案管理工作的具体实施提供了准则和依据。

（2）机关事业单位档案管理实现信息化

信息化是机关事业单位档案工作最为重要的发展趋势，是随着技术变革和效率变革所兴起的新的档案形态。档案信息化的趋势可以归纳概括为四个主要方面，一是业务信息化驱动档案信息化发展，二是档案载体电子化，三是档案具有更高效的利用需求，四是档案工作信息本质的需要。

（3）机关事业单位档案凸显集中化和共享化

档案的集中化和共享化是档案工作的重要趋势，而档案管理效率的重要特征是“集中化”，这也是档案工作规范化的重要体现，机关事业单位只有把握共享化的管理方向，才能发挥出档案管理协调和处理的职能。共享化是档案信息利用的重要手段，兼顾机关事业单位发展需求、内部管理需求和社会服务需求，其核心目标是为了向社会提供更高质量的档案利用服务。集中化和共享化是档案事业发展到一定程度的必然选择，与时代发展相呼应。

（4）机关事业单位档案管理努力实现知识化

档案的知识属性在时代的发展背景下愈发显现，以知识化方法解决档案管理问题在当前社会发展下尤为重要。档案的知识化并不是一种服务或者模式，而是在传统档案信息服务的基础上，进行深化与补充，是基于档案的知识属性而做出的管理调整。

2.机关事业单位档案工作面临的新挑战

在新的发展时期，加大档案管理职能与完善体制建设是机关事业单位的重要任务。其在合理配置档案资源结构，加大档案资源利用服务功能的同时，机关事业单位还要加强档案安全管理，推进档案信息化建设引领档案管理现代化。机关事业单位档案工作面临的最大挑战来自数据业务以及信息技术，特别是在信息查找便捷性大幅提升的情况下，档案工作的核心作用被弱化。此外，社会档案意识不强、机关事业单位自身发展不足等问题，也制约着档案工作的开展。

3.机关事业单位档案工作面临的新机遇

新时期机关事业单位档案工作面临着挑战，也迎接着机遇。一方面，以区块链、互联网、大数据等先进技术的应用，使原始记录大量产生，需要通过档案管理来进行管理和维护。另一方面，新时代具有中国特色社会主义理论给档案工作带来了巨大机遇，加强党对档案工作的领导，引导了档案工作的正确方向，响应了治理体系能力现代化的要求，进一步满足了人民对于文化的旺盛需求。

二、机关事业单位档案管理工作开展的新思路

1.切实提高政治站位，加强档案工作组织领导

档案工作是一项利国利民，惠及千秋万代的崇高事业。把新时代党领导人民实现中华民族伟大复兴的奋斗历史记录好、留存好，更好地服务党和国家工作大局，服务人民群众，是新时期机关事业单位档案管理工作的重要使命。机关事业单位要切实提高政治站位，将档案管理工作放在重要位置，找准围绕中心服务大局的结合点和主力点，自觉把讲政治的要求落实到档案工作的各个方面。

一是强化档案组织体系优化。例如，可以设立档案室（处级、科级）、独立档案机构、档案资料信息中心。而一些相关业务较少的单位，也可以指定机构承担档案管理的职能，确保机关事业单位档案组织职能完备。

二是加强档案工作领导。应分层确定档案工作的负责人，即明确档案工作的分管理领导，明确各内设机构具体档案管理人员，确保自上而下领导体系完整，责任落实到位。

三是加强档案人员配置。档案人员配置是档案工作开展顺利与否的重要条件，机关事业单位应配置专职档案人员，各内设机构配置专职或兼职档案人员。机关事业单位可以参照每2万～7万卷档案配置1名专职保管人员的标准进行人员配置。

2.全面加强基础保障，建立健全檔案规章制度

加强档案管理基础业务、建立健全档案规章制度是机关事业单位档案管理工作得以有效运行的重要保障。相关单位要从根本做实档案的基础性工作，并重点完善优化档案管理基础体系，建立健全档案规章制度。新《档案法》中明确提出应修订完善的规章制度，机关事业单位要紧密跟随相关制度的调整，及时对于内部不适应的制度进行完善，确保制度全面、准确、可用。单位档案管理工作制度应从三个方面进行约束，即业务规范、管理制度内容、工作管理规章。这三个层面是组成机关单位档案管理体系的核心，从不同角度、不同方向架构了体系的原则性内容。

档案基础工作主要包括档案范围、分类、鉴定和保管处置等内容，推动标准规范的落地应用，是加强机关事业单位档案基础标准化的重要手段，应立足以下三个方面的原则：一是面向实施，加强标准之间的衔接；二是面向需求，加强对标准的理解；三是面向场景，强化标准的实施。在档案基础工作中，“归档”是重点也是难点。尤其是国家出台的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，文件中更是对“文件材料”的保管年限、归档范围划分原则等内容进行了详细说明，更加突出了适合新时期任务的条款，对于机关事业单位开展档案工作具有重要规范引导作用。在解读机关单位档案管理的“归档范围”时，应更加科学规范。一是要求归档的各类文件必须完整、精要，为后续工作做好基础；二是归档的各类材料必须精准反映出单位的核心职能与基本的单位特点；三是要使归档文件材料能够满足机关各项工作查考利用的要求。

3.努力加快档案转型，推进档案数字化建设

人类已迈入数字社会，经济发展、科技进步以及社会治理都需要以数字驱动与数据分析作为基础，档案资源也同样需要从传统方式向数据服务方式转变。深化档案信息化战略转型是“十四五”国家档案事业发展的方针大略，伴随新时代信息技术的成熟，档案管理工作与“信息化”的有机融合变得更为频繁，有效提升了机关档案的专业性。各单位要紧抓信息时代的浪潮，加快档案信息化转型，推进档案数字化建设工作。

一是在理念方法上加深理解，从文件电子化归档、数字档案资源开发和档案管理决策智能化三个角度加深对于信息化手段的管控和利用。将档案信息化建设融入数字中国建设，使机关事业单位职能与档案信息化建设高度融合。通过打造来源可靠、程序规范、要素合理的电子档案单套制来实现技术方法的突破。

二是加速档案技术的应用，研究打造基于真实性保障技术、完整性保障技术、可读可用性保障技术、安全性保障技术和综合性保障技术的全面技术体系，多方位、多角度实现档案信息化建设。数字信息化技术是机关单位档案管理优化转型发展的有力支撑，而业务的转型升级才是根本性问题，因此，档案技术的应用必须立足于机关事业单位业务的转型。

三是做好档案信息资源的整合。继续推动文档一体化，利用数字档案信息资源建设和共享的创新模式，实现档案信息传播、共享，完成文化资源的整合服务。

四是以需求为导向，完成传统档案数据化建设。传统档案数据化建设应从确定数字化工作组织、模式以及确定数字化对象三个环节入手，完成对于纸质档案内容信息数据化、载体信息数据化。机关事业单位要从以上几个方面入手，逐步实施完成对于传统档案的数据化建设工作。

4.做好档案资源建设，提高档案资源利用水平

全面加强档案资源的建设和利用是当前档案管理工作的重要任务。在档案建设与资源利用层面，各级单位要着力落实《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》中的各项要求，切实根据“规定”中的内容，划分好归档及不归档的范围，优化合理保管年限，确定“保管期限表”及归档范围的相关制度。在此项工作中，要秉承“以我为主，突出重点”“以人为本”“宜细不宜粗”“集中统一管理”“申报审批”五个原则，注重本单位文件材料的整体性，突出单位特色，这是档案资源建设的基础。针对具有向下覆盖职能的机关事业单位，还要明晰其业务档案的管理权限，督促指导好下属单位具体的工作。

在提高档案利用水平方面，除常规对外信息公示和查询功能外，机关事业单位创新利用模式，通过举办展览、出版档案编研成果、制作专题片和微视频、参加创新案例评选等多种方式，促进本单位或权属单位的档案利用工作，不断扩大档案资源利用推广范围，实现激活档案的目的。在档案利用的过程中，机关事业单位要坚持档案的保密原则，严格遵守相应法律法规，在履行保密义务的同时，最大限度地满足利用者的需要。

5.坚决守住档案底线，深化改进档案安全工作

新时期，国家档案局先后印发了《关于进一步加强档案安全工作的意见》《关于进一步筑牢安全防线确保档案安全的通知》，各级档案管理部门都必须压实责任，杜绝安全事故发生。新时期机关事业单位必须筑牢档案安全防线，抓好档案安全工作。

一是落實安全责任制，树立安全管理意识。机关事业单位档案是机关事业单位的重要资产，要自上而下提高对于档案安全的重视，明确各级档案安全责任人，建立档案安全追责制度，确保大家明责知责，主动担负起安全责任。

二是加强安全规范化管理，提高安全业务能力。档案业务是否规范、档案基础是否扎实都关系着档案安全。加强档案基础建设是筑牢档案安全的第一道防线，严格按照档案存档要求，规范化做好相关管理工作。例如，归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品，避免对归档文件造成潜在危害。

三是做好安全风险防范，及时弥补安全漏洞。机关事业单位要构建隐患排查治理和风险分级管控双重预防机制，及时排查安全隐患。一方面，机关事业单位要抓好档案安全事故的隐患排查治理，定期开展专项排查工作。另一方面，要加快建立档案安全风险分级管控机制，从源头上防范和遏制事故，提高安全防控的水平。

四是关注重点设备设施，解决易发频发问题。机关事业单位在实际档案管理工作中，有四个方面极易存在安全隐患，分别为档案库房承重问题、用电设施设备安全问题、库房防水防潮问题以及档案信息安全问题。档案管理人员要重视这些易发频发问题，提前进行风险评估和预警。

6.利用多重保护手段，践行档案保护责任使命

档案保护是档案工作的重要内容，也是机关事业单位档案管理工作开展过程中所不能忽视的重要问题。档案保护的对象是记录和反映档案内容的物质材料，基于物质载体材料特点，进行档案的修护和保护。一方面，档案保护的原则是“以防为主，防治结合”，所以要以预防性保护技术的应用为重点，结合进行治疗性保护技术和再生性保护技术的应用。另一方面，档案保护的技术方法并不局限于科学技术，行政和法律手段的应用同样重要。机关事业单位要强化档案保护责任意识，提升档案保护的能力水平，切实践行档案保护的使命。

三、结语

在新的历史变革机遇下，各单位担负着档案工作转型与高质量、高技术发展的多重任务压力，我们更应当着力调整发展思路，力争做到“向改革要动力”，并借助改革的契机，因地制宜解决改革中面临的“重症难疾”，始终把优化创新贯穿于整个工作中。同时，各级单位的档案管理工作要立足实际、着眼未来，从加强组织领导、夯实基础工作、推进数字化转型、强化资源开发利用、筑牢安全底线以及践行档案保护使命等方面，深耕内容、业务赋能，切实做好新时期档案管理工作。

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（作者单位：单县人力资源和社会保障局）

作者简介：王俭奎（1984—），男，汉族，山东菏泽人，本科，馆员，研究方向：档案管理。