城市建设档案管理现状及改善措施研究

文/济宁市住房保障和房地产发展事务中心 吴波

城市建设档案是城市建设中产生的一些数据信息，也是城市建设发展过程的真实记录，加强城市建设档案管理对城市规划发展、城市建设等方面有重要的意义，所以需要受到重视。当前，随着城市建设进程的加快，对城市建设档案管理工作提出了更多、更高的要求，需要不断提升管理水平。城市建设过程中的档案管理是工作发展需求，也是城市建设和社会发展的需求，我们应该认识到城市发展建设中档案管理的意义，并不断推陈出新，强化档案管理，提高工作效率，为城市的发展建设和社会的发展打下良好的基础。

一、城市建设档案管理的特点及意义

（一）城市建设档案管理的特点。城市建设中，产生的档案有很多，而且涉及到很多方面，所以城市建设档案管理工作任务较重，要求较高。对当前城市建设档案管理进行分析，具有以下3个主要特点：1.复杂性。城市建设中产生的档案，涉及城市建设的方方面面，不仅有各种各样的设施，还有建筑物的设置，管理方式，这就表现出了城市建设档案管理的复杂性。城市建设档案采用文字、图纸、照片、表格、视频等方式进行保存管理。2.动态性。在社会的不断发展过程中，城市建设在不断进行，而且城市建设发展越来越快，在城市建设中，产生的档案也在不断变化，记录着城市发展建设中的方方面面，所以城市档案建设管理具有动态性，需要及时将城市建设中产生的档案进行更新、收集、管理、利用，将城市建设中的各项变化进行保存记录，为以后的参考提供依据。3.准确性。在城市建设中，产生的档案具有真实性和准确性，在城市建设中会遇到各种各样的问题，产生的档案就是对这些问题进行准确、真实地记录，不管是各种设施的更改、添加，还是城市建设中因为建筑物产生的纠纷、事故等，都需要准确、真实的记录。如果城市建设产生的档案无法保证其真实性和准确性，那么城市建设会遇到较大的阻碍，发展阻滞，所以城市建设档案管理工作具有准确性、真实性。

（二）城市建设档案管理的意义。在城市建设中，提升档案管理水平，对城市建设和档案管理具有较大的意义，城市建设档案管理可以为城市的发展建设、管理科研等工作提供参考依据，而且城市建设档案管理现状，体现的是城市建设档案管理水平，也是城市建设档案管理的实际效果，加强城市建设档案管理，不仅可以提高城市建设档案管理水平，还可以为城市的规划发展等奠定良好的基础。在城市建设发展中，涉及的内容较多，需要对建筑施工场所等进行调查勘测，尤其是地下的管线之类的，还需要对周围的地质环境等进行勘测，此时进行城市建设档案管理，可以为城市建设提供主要的依据，并将城市建设档案管理的价值体现出来。除此之外，城市建设中，进行档案管理，可以对城市建设产生的档案进行长久保存，改善管理环境，便于查阅等。城市建设档案管理，为公众、单位、政府部门等提供信息交流、资源共享基础，通过城市建设档案管理，便于快速查找需求的档案资料等。所以在城市建设中，实施档案管理，在城市的发展建设过程中，有重要的意义。

二、城市建设档案管理的方法与成就

（一）加强理论学习，积极推进党支部规范化建设。今年以来，馆党支部注重加强支部自身建设，进一步完善了党建工作制度，严格组织生活，牢固树立“四个意识”，实行“一岗双责”制度，配合“三重一大”事项集体研究决定。一是认真落实“三会一课”制度。截至目前，共组织召开党员大会3次，支部委员会5次，主题党日活动13次，上党课3次，做到了有记录、有台账。创新了活动形式，举办了“济宁市建设工程电子文件接收归档系统”应用培训，加强了和工地一线档案资料员之间的合作与交流，收到了良好的效果。与党员干部一起，共同开展义务植树主题党日活动，为建设绿色美好济宁贡献自己的力量。清明节开展祭奠英烈主题党日活动，深切缅怀和哀思革命先烈。二是深入推进党员教育管理工作。充分利用“学习强国”“灯塔党建在线”学习平台开展学习教育。三是扎实开展精神文明创建活动，广泛开展文明教育，组织党员志愿者深入街道社区开展疫情值班、文明劝导、卫生清理、与交警共同维护交通秩序等志愿服务，努力营造积极向上的文明氛围。四是宣传、发动职工积极参与党风廉政教育学习，班子成员实行一岗双责，制定了《济宁市城建档案馆2021年党风廉政责任清单》，组织全体职工前往兖州区廉政教育基地进行廉政教育和体验，收到良好效果。

（二）提升城建档案管理水平，优化企业营商环境。深入贯彻落实省、市关于“放管服”改革、优化营商环境、推进工程建设项目审批制度改革工作部署，着力构建科学、便捷、高效的建设工程档案管理体系。精简了办事项目，压缩了办事流程，优化了营商环境，进一步提高为民服务的效率。实行了联合验收、容缺受理、告知承诺制等多项改革措施，多措并举，优化营商环境建设取得新成效。按照山东省住建厅紧急通知，对《关于规范全省建设项目审批“一窗受理”的指导意见（征求意见稿）》进行学习研究。认真学习研究《济宁市工程建设项目竣工联合验收实施细则（试行）征求意见稿》，根据我馆实际工作情况提出修改建议。认真学习新的《档案法》和新的《济宁市城乡建设档案管理办法》，学习了新修订的《建设工程电子文件和电子档案管理标准》《建设工程文件归档规范》等业务知识。积极开展城建档案课堂活动，2月份在馆内开展了一次题为《电子档案的管理》城建档案课堂活动，并多次深入工地开展城建档案课堂活动，收到良好效果。

（三）坚持一线工作法，做好城建档案指导、接收工作。坚持一线工作法，全程跟踪，贴近服务，加强对重点工程的指导。先后到北湖区文化产业园、济宁蓼河东方生态建设开发有限公司高新区生态水系综合治理及景观提升PPP项目、中国中铁内环高架桥等工地现场业务指导、查验档案资料，指导讲解竣工图的编制、竣工档案整理和报送。对前来我馆咨询学习的单位给予耐心指导讲解，通过电话、微信方式对嘉祥、鱼台等县市城建档案馆进行了业务指导，全年共接待业务咨询人员150人次，收到良好的指导培训效果。2021年核发《建设工程档案验收意见书》578份、签订《建设工程档案合格证》568份，接收了济宁龙翔房地产开发有限公司任城区李营街道史行·柏行宗地一棚户区改造项目、山东华硕置业有限公司华硕·天韵住宅小区、济宁锦鸿房地产有限公司中南瑞马樾府等83个建设单位578个项目的竣工档案。参加济宁市审批局组织九巨龙房地产公司孝养城B2区项目的联合验收工作。

（四）加强档案规范化和信息化管理，提升档案管理水平。根据库房九防要求，认真做好库房安全、维护、管理工作。截至目前，整理100个项目近19000卷，并完成了入库、上架工作。采取多种形式积极开展利用工作，共接待查、借阅档案人员512人次，调阅档案2458卷次，复印文字材料4736张、图纸1290张，出具档案证明1654份，接待查询地下管线图咨询人员13人次，经常加班完成应急查阅档案任务，为济宁市内环高架及连接线项目、火炬路连续流改造等重大工程建设提供了翔实的地下管线数据和资料。研发的建设工程电子档案接收系统，目前正式启动使用，为了更好地推广“济宁市建设工程电子文件接收归档系统”，5月份，举办了“济宁市建设工程电子文件接收归档系统应用培训班”，市区政府投资项目建设、施工、监理等共计95个单位、150余名建设工程档案工作人员参加了培训，培训收到良好的效果。6月11日，我馆完成了二期城建档案的整理及数字化验收工作。截至目前，济宁市城建档案馆已完成900多万张文字档案、40余万张图纸的数字化扫描，数据全部挂接入库并备份，极大地提高了城建档案查询检索效率和信息化管理水平。在现有资金紧张的情况下，积极沟通协调，完成三楼库房密集架的安装及四楼、五楼电气线路、消防改造项目，改造完成后库房面积增加，将有效改善档案保管条件，缓解现有库存压力。

（五）用镜头记录城乡变化，为城市建设搞好服务。紧紧围绕市住建局中心工作，我馆统筹部署，做好声像档案服务工作，拍摄留存城乡记忆，为城建事业做好积极服务。不定期地拍摄拆迁旧貌、重点工程、建设过程、工程新貌等，先后跟踪拍摄了共青团路北延工程、崇文大道跨宁安大道高架桥工程、内环高架工程、洸府河重点地段景观项目、济宁文化中心工程等。共拍摄城乡旧貌、新貌和城建工程照片3000余张。积极开展庆祝建党100周年系列活动，制作了各类展板和影视墙，选送照片参加山东省住建厅举办的庆祝中国共产党成立100周年书画摄影作品展，13人分别荣获一、二、三等奖及优秀奖。向市委、市政府、省建设厅、市挂图作战指挥部办公室、市住建局提供城建照片150余张。

三、城市建设档案管理的未来发展计划

在过去的几年中，政府加强了城市建设，不断推出各种政策和方案，大大提升了城市建设的质量，在党的领导下，不断推陈出新，制定并完善各种新的政策和制度，并加强环境优化，努力提升城市建设的质量和档案管理的效率与质量。当前，信息技术、网络技术等发展带动了城市发现的速度，提升了城市服务效率，结合信息技术、党的政策方针，城市的发展规划等，将办事项目精简，压缩办事流程，进一步提高为人民服务的水平。档案管理是城市建设中的重要工作，城市建设如火如荼地进行中，在城市建设中，各个项目产生的同时，也产生了很多的档案资料，要充分利用信息技术、计算机技术等，提高档案的收集、接收效率，提高档案的整理、保存、查阅等工作效率，实现对城市建设档案管理的规范化和信息化。

在市委、市政府的领导和支持下，城市建设取得了显著的成绩，为城乡建设、城市建设提供了便利。在之后的工作中，将会严格按照市委、市政府“争先进位，高质量发展”的目标任务，坚持“高点定位、干就一流”的工作要求，完善并改进工作。对这几点工作规划如下：1.进一步加强党建工作和廉政建设。学懂弄通习近平新时代中国特色社会主义思想，使党建工作更加规范化，廉政工作常态化，用实际工作实践“不忘初心、牢记使命”这一宗旨。2.向兄弟地市学习先进档案接收指导经验，转变工作思路，不断研究城建档案法律法规和政策，准确把握改革的方向和当前的形势，开拓创新，拓展知识面，在服务大局中去思考，认真学习新的工作理念，积极学习城建档案知识，针对即将实行的电子档案接收系统认真学习研究，积极探索新的城建档案接收模式，做好工程联合验收工作，把档案服务推向市场，在新模式下，确保提高工程档案进馆质量，进一步优化营商环境，进一步提高城建档案服务质量，使城建档案工作适应新形势发展，更好地为城市建设和社会服务。3.按照省委办公厅、省政府办公厅《关于加快推进县级国家综合档案馆建设的意见》和《山东省城建档案管理工作评价导则》的有关要求，积极完善馆库建设。

四、结语

城市建设在社会发展的过程中，不断加快，在社会发展的过程中，对城市建设的要求不断提升，使得城市建设档案管理要求也不断提高，为城市建设提供保障。在城市建设发展过程中，档案管理工作不断完善和改进，从技术上到设备上，都在不断地完善，大大提升了档案管理的质量，利用不同的技术和方法记录着城市发展的点点滴滴，也通过不同的方式为大众呈现城市发展的风貌，展现了城市的发展风采。档案管理涉及城市建设的方方面面，所以在今后的城市建设档案管理中，需要不断结合社会的发展需求，制定不同的城市建设策略，更新档案管理方法，为城市的发展建设提供保障，坚持“不忘初心，牢记使命”的宗旨，为城市建设服务，为社会发展服务，全心全意为人民服务。