流动人员人事档案数字化管理探析

文/重庆市南岸区人力社保档案管理中心 柏雪

随着我国经济社会的发展，社会流动人员的档案存管、流转等问题引发讨论。传统纸质档案虽然存在安全性高、存储时间久等特点，但在档案保管转接等方面流程复杂、效率较低，且易造成档案遗失，因此流动人员人事档案数字化管理势在必行。目前，部分地区已实现流动人员人事档案数字化管理，笔者所在单位已完成4.4万余卷人事档案的数字化工作，但在数字化管理过程中仍存在档案信息不完整、转接不畅、平台建设滞后等各类问题，本文拟就这些问题展开讨论。

一、流动人员人事档案数字化管理概述

流动人员人事档案数字化管理主要指运用扫描、计算机、大数据等技术，将传统纸质档案转化为数字媒介，以实现数字化管理。随着我国人才流动愈加频繁及信息化发展不断深入，将流动人员人事档案管理工作及时纳入数字化信息管理服务系统中，并开展相应技术创新和管理创新，是适应新时代档案管理工作发展趋势的必然要求。

二、流动人员人事档案数字化管理的问题

（一）流动人员人事档案信息不完整。电子个人档案通常以纸质档案为基础，建立起一系列复杂的个人档案信息数据库。由于流动人员工作不稳定、流动性大、档案意识薄弱等原因，流动人员人事纸质档案本就存在着因未及时归档而导致部分内容缺失等现实问题。而基于纸质档案建立的电子档案，其信息内容不完整的问题较为突出。同时电子档案主要以电子图片形式存在，质量参差不齐，存在缺项、信息缺失、图像歪斜失色、分辨率低等问题，不能够全面有效反映个人工作业绩水平、专业技术成就等基本信息，从而影响流动人员人事档案的综合管理和利用。

（二）流动人员人事档案数字化流转不畅。当前流动人员人事档案数字化已取得一定成效，部分人事档案管理机构为流动人员提供了相应的人事档案数字化管理服务，但通常仅局限于人事档案查阅、档案相关证明出具等方面。因为技术限制、数据壁垒等，流动人员人事档案在不同省市间的转接仍主要通过传统线下渠道，跨区域电子档案转接服务工作进展缓慢。由于档案信息输入延迟、信息检索提取效率低、数据库更新不及时等问题，线上线下档案流转不同步等问题长期存在。

（三）流动人员人事档案数字化平台建设滞后。目前，为规范档案数字化管理，国家档案管理部门已制定出台《流动人员人事档案管理服务规定》《干部人事档案数字化技术规范》《电子文件归档与电子档案管理规范》等相关文件，推动各地区实现流动人员人事档案数字化、规范化、标准化管理。但部分地区档案数字化平台建设滞后，系统功能不完善、安全措施不到位等问题依然凸显。由于缺乏统一的管理规划战略，各地区档案管理机构的应用软件系统在数据库、平台、接口等方面存在较大的差异，运行的各个应用软件系统无法适应整个人事档案数字化管理网络的配合需要，导致流动人员档案信息得不到综合利用和全面共享，信息出现严重“孤岛化”。

三、流动人员人事档案数字化管理的意义

（一）促进流动人员人事档案管理提效。相较于传统纸质档案查找过程花费时间较多的情况，流动人员人事档案数字化通过扫描上传纸质人事档案，创建与纸质档案相匹配的电子档案，并对人事档案中的信息数据进行分类，通过数字化信息检索，能够实现快速查阅人事档案、直接打印档案资料、开具存档证明、调函、统计档案数据等功能，从而极大地提高了流动人员人事档案管理效率。同时，对于社会流动人员，特别是各省市不同区县间流动人才的档案调动等服务事项，也能提高办事效率，最大限度地方便办事群众，做到“让数据多跑路、让群众少跑腿”。流动人员人事档案数字化管理，将使社会流动人员、用人单位和人事档案管理机构都能够充分利用档案人力信息资源，共享数字化服务成果。

（二）促进流动人员人事档案流转提速。区别于传统纸质人事档案流转时易出现档案遗失、私自篡改档案内容等问题，流动人员人事档案数字化管理转接存在明显优势，即档案信息传输的快速、准确和安全性。依托全市统一的流动人员人事档案数学化管理平台，开展档案服务事项“一网通办”，可推动实现市区数字人事档案信息库共建共享，让流动人员人事档案查询更加便利、流转有迹可循，使档案转递步入“快车道”、跑出“加速度”。虽然目前不同省市尚未实现人事档案网上“一键转接”，但网上直接出具调函等功能的实现提高了档案流转效率。随着数据共享进一步发展，流动人员人事档案数字化服务功能更加完善，人事档案流转效率也必将进一步提高。

（三）促进流动人员人事档案利用提质。在人事档案系统管理服务领域积极运用优质的数字化管理理念和数字化工作模式，打破了原有的时空限制，通过数字化管理，可以确保人事档案管理系统能够在满足社会各行业领域的人事管理和调配需求的基础上，为社会流动人才就业和个人发展提供便利的服务条件，并及时将人才资源的工作经验、职业选择等个人信息纳入人事档案信息系统中，保障社会流动人员的相关权益，有效促进流动人员人事档案利用全面提质。

四、流动人员人事档案数字化管理的实践探析

（一）健全完善流动人员人事档案数字化管理制度。目前，我国档案管理法律法规及各地档案管理制度主要针对实体档案，因流动人员人事档案数字化工作起步稍晚，对收集、存储、管理、利用等相关制度尚不完善。2020年6月修订通过的《中华人民共和国档案法》新增“档案信息化建设”一节，为档案数字化提供了根本遵循并产生了积极影响。基层档案管理机构应参照《中华人民共和国档案法》及我国其他法律法规和有关政策，建立流动人员人事档案数字化管理制度，不仅应包括人事档案的数字化扫描、电子档案保管及利用服务、档案数据库管理等方面，还应对电子档案信息安全管理做出详细明确的规定，全面保障档案信息安全。

首先，笔者所在单位根据《流动人员人事档案管理服务规定》《干部人事档案数字化技术规范》《电子文件归档与电子档案管理规范》等相关文件，结合工作实际，研究制定了流动人员人事档案数字化管理工作制度，作为所有档案数字化管理工作的基本遵循。其次，根据日常工作中遇到的人事档案管理问题，不断健全完善数字化管理工作细则，保证能更好满足日常档案管理的实际需要。严格按照具体的制度细则，规范日常中的流动人员人事档案工作，做好档案的源头管理和过程管理，即做好单位现存流动人员人事档案中年龄、学历、工作经历等重要信息的核对，认真审核档案增补资料，确保档案无涂改、真实有效。在档案查询、流转等环节，保证审批手续齐全，认真做好登记，保证信息安全。最后，研究制定针对性的数字平台具体业务操作规则。根据该规则，档案工作人员运用数字化档案管理系统对单位管理区域内流动人员的电子版人事档案进行管理工作，配备相应人员进行数字档案的数据核查和存储，协同查缺补漏与整理。按照工作制度规则，基本完成了管理的所有流动人员人事档案数据整理与核查工作，助力人事档案数字化管理的推进落实。

（二）建设流动人员人事档案管理的信息网络平台系统。当前，在大数据、人工智能、区块链等信息技术快速发展时期，流动人员人事档案管理部门应积极运用信息技术，开发建设人事档案数字化管理系统。面向内部的档案管理工作人员，开发局域网应用平台来完善现存流动人员人事档案归档、流转等功能，促进工作人员在人事档案管理和服务上的完成质量、办事效率“双提高”；面向所管辖区内的所有群众，开发互联网应用平台，开展“零次上门”档案服务，方便群众“一键查档”。在确保档案信息安全保密的前提下，开发“跨区域”流动人员人事档案管理系统，使全国各地区的人事档案管理机构能够加强工作联系，高效协同合作，快速安全地转接相关流动人员人事档案，推动多地关联共享，从而助力流动人员人事档案管理全国一体化的实现。

在信息网络系统高效运行的基础上，双向畅行的数字化平台有利于对社会流动人员以及广大用人单位进行档案管理与服务。面向内部档案管理工作人员，笔者所在省市已开发流动人员综合服务平台等线上管理服务系统。在此平台上，档案管理工作人员可开展档案查询、档案转递、档案证明开具等一系列服务，核对订正年龄、工作劳动关系、表彰奖励近况、岗位职务变化、相关学历更新等基本信息，极大地提升了档案管理服务效率。同时，打破不同地区间信息壁垒，通过统一集成门户网站，实现全市档案转递网上经办。笔者所在单位已完成4.4万余卷的档案扫描上传工作，开展档案查询、转递等各类线上档案服务1万余次。面向广大群众，运用大数据、智能化等技术手段，上线人力社保网上办事大厅、人才公共服务网上办事大厅、人力社保APP、人才APP等一系列网上服务平台，方便群众办理档案相关事项。流动人员可通过手机、电脑等终端设备，直接查询个人档案存档机构、进行档案转入和转出申请、开具调档函、开具存档证明等，实现足不出户享受档案管理服务。

（三）提升流动人员人事档案管理人员的专业能力。据中国档案局公布的数据来看，截至2019年底，各级档案行政管理部门和综合档案馆现有专职人员中，硕士研究生以上学历占比5.4%，本科占比63.9%，大专占比23.8%。人事档案管理机构招聘录用的档案专业对口人员占比较小，计算机和网络应用技术人才更是凤毛麟角，档案复合型人才缺乏，档案专家较少，大部分数字化工作采取了外包的形式。因此，提升档案管理人员的专业素养和能力迫在眉睫。首先，要完善档案专业人才培养体系。对于档案专业的学生要增设大数据、智能、云计算相关的专业课程，提高信息化档案管理工作能力。其次，档案管理机构应招聘引进不同知识结构的人才，不仅应提高档案专业人员的占比，还应引进计算机网络等技术人才，助力流动人员人事档案数字化工作提质增效。最后，要加强档案管理人员的业务培训。定期开展专家讲座、专业实操等培训，采取在岗学习和脱岗培训相结合的方式，普及档案管理及大数据知识与技术，切实提升人事档案管理人员数字化管理能力。

笔者所在单位从以下几方面来提升管理人员数字化工作业务能力：一是优化工作人员结构。通过提前拟定工作人员招聘计划表，提高档案专业及复合型人才招聘比例，从根本上解决工作人员业务能力素质欠缺等问题。二是参加内部业务培训。邀请档案专业人才开展业务培训讲座，单位内部业务骨干以“传帮带”的方式，通过工作实操，提升业务能力。三是派遣员工外出学习先进经验。单位应派遣员工学习借鉴先进档案管理中心推动档案数字化工作的各项理念和创新做法，并重点派遣业务骨干到市人才服务交流中心观摩学习，就档案数字化建设工作所需的基础设备和人员配置、数字图像扫描处理技术、图文影像标准化处理环节和质检环节重点事项、档案数字化服务外包工作规范等多方面展开交流探讨，为单位更好地开展档案数字化工作积累了宝贵的实践经验，助力提升单位人事档案管理和服务水平。

五、结语

数字化时代，社会人才流动越发频繁，流动人员人事档案数字化管理已成为时代必然趋势。随着分类明晰、材料透明、数据真实的数字化人事档案管理服务平台的建立及管理制度的逐步完善，人事档案管理机构、流动人员和用人单位有效沟通交流的渠道将进一步扩展，档案管理将更加现代化、科学化、规范化，推动流动人员人事档案数字化管理高质量发展，真正实现人事档案管理的服务意义和实践目的。