企业电子档案管理与利用的几点思考

文/云南省少数民族语文指导工作委员会办公室 谈林青

档案有效记载了企业发展过程、管理细节、产品信息、企业战略部署等重要信息，是企业宝贵的信息资源。企业电子档案，是企业在运营过程中通过数字化设备进行存储，与纸质档案相对应、相互关联的电子文件与数据的集合。普通档案与电子档案最大的区别在于信息储存的方式不同，电子档案的储存方式，决定了企业电子档案的管理与利用效率高于普通档案。由此可见，管理利用好企业电子档案对企业发展、信息溯源、战略部署都有着长远且重要的意义。

现阶段，企业电子档案管理模式大多停留在机械化的电子档案信息录入环节，在面对电子档案数据信息的日常管理、业务流程结合与数据深度利用等问题时往往缺少明确的发展方向。将人工智能、云储存云计算、大数据挖掘等现代化信息技术融入企业电子档案发展中，能够实现电子档案资源的深层次整合共享，打破企业“信息孤岛”，加快企业档案资源的流动速度，为企业的可持续发展创造更多的经济效益。如何高效管理利用电子文件与电子档案是企业管理人员应该重视与思考的问题。

一、企业电子档案管理与利用现状

（一）档案制度存在缺陷。企业档案制度是企业档案管理的依据，是确保档案工作精确有序实施的保障。但是现阶段很多企业的档案管理制度只是套用通用制度，没有根据企业自身部门结构、工作流程等特性进行编制，这就导致企业即使存在档案管理制度也无法有效执行。而企业电子档案是企业档案中的一类，企业档案制度、实施细则等规范文件的缺失与无效执行将直接对企业档案、企业电子档案造成归档范围不明确、归档细节不明了、文件格式难统一、权责不清晰、管理困难等问题。

（二）信息化管理体系不完善。企业建立完善的信息化管理体系是企业电子档案有效管理与利用的前提。信息化管理体系的建设将为企业档案电子化提供基础数据，而企业电子档案又可以为信息化管理提供数据支撑，两者在企业管理中是相辅相成的关系。

从企业电子档案管理的角度来看，企业信息化管理体系不完善使得企业电子文件的产生到归档工作变得困难，出现电子文件来源不清晰、内容缺失、归档范围不明确、使用浏览权限划分不明确等问题；从企业电子档案利用的角度来看，由于电子档案在管理过程中主体文件缺失、标注信息缺失或错误等问题，直接影响到了电子文件的有效检索与数据分析。

（三）领导与管理人员意识薄弱。在企业电子档案管理与利用的过程中，管理人员自身容易受到传统档案管理观念的限制，造成电子档案管理制度及信息化管理体系建设不完善、缺乏电子文件安全概念、忽略电子文件价值等问题。

归根结底是企业领导与管理人员不重视，在云计算云储存、人工智能、大数据技术等高新信息技术的背景下，企业电子文件与电子档案的利用方式已经远远超出了储存与检索等传统利用方式，通过电子档案进行的数据分析与数据挖掘，更会成为企业管理、员工考核、战略制定的数据支撑来源。同时，企业领导与管理人员也没有意识到，在企业档案数字化后，其档案管理效果与成本控制都将有更好表现。

（四）存在信息安全隐患。结合多个企业电子文件储存与传输的方式来看，现阶段很多企业的电子文件与电子档案存在较大安全隐患，其具体表现有：

1.企业涉密文件在微信、QQ、钉钉等社交或管理软件中传输。2.对于电子文件的浏览与使用没有明确的权限划分。3.对于分布式储存的电子文件的传输没有使用VPN专网或没有对电子文件进行特殊手段加密。4.对于重要的电子文件（涉密等级较高、要求储存年限为10年以上）没有使用光盘或磁盘等可靠介质进行储存。5.对于已经归档的电子文件没有进行定期转存与数据迁移。6.购买云服务却很少购买云安全服务。

（五）存在“重藏轻用”的现象。电子文件的储存是企业电子档案最基本的功能，而检索电子文件数据标签、电子文件数据挖掘、企业数据预测、数据可视化是对企业电子案更“高级”的利用。

企业在电子档案的使用中存在“重藏轻用”的现象，从主观角度分析，企业管理人员对电子文件与电子档案的价值不重视、利用方法不清楚，对于电子档案管理的方式方法没有随着档案数字化进程和相关高新信息技术的发展而发生转变；从客观角度分析，企业电子档案的深度利用任重道远，电子档案管理制度、实施细则的缺失，信息化管理体系建设不完善，档案系统建设资金与人力资源不充足等都影响了对电子档案的有效利用，限制了电子档案的价值发挥。

二、现代信息化技术为企业电子档案管理与利用带来的机遇

（一）弹性云服务为企业电子档案管理与利用节约大量成本。众所周知，云服务具有弹性膨胀的特点。所谓弹性，就是云内可用资源可以根据用户需求灵活变化，自由升降，在业务高峰期或低谷期可以匹配适量的资源，既能满足业务硬件需求，也不过分浪费。一般来说，云服务器的“弹性”主要体现在资源调用的弹性、收费方式的弹性、业务管理的弹性上。

对于中小企业来说，大多面临着技术人员不足、运营成本有限等问题。如果继续大量购买或租用服务器资源，不仅会导致运维跟不上，还会让更多资源闲置；通过弹性云服务，企业只需为当前所需的定量资源付费，提高了资源利用效率，避免了不必要的浪费，优化了运营成本。其中，为了从容应对流量的“高峰”和“低谷”，云服务器还必须具备临时灵活和自由扩展的能力。比如电子档案定期归档或检查期间，企业档案管理人员需要大量访问服务器或上传文件至服务器储存。在正常情况下，服务器配置是完全足够的，但如果遇到上述情况，可能会出现系统卡顿、储存空间不足等情况。通过云服务的弹性特点，扩展CPU、储存、内存或者网络带宽可以使用最小成本满足特殊需求。

（二）优秀CMS的发展使得电子档案管理与利用高效化。内容管理系统（Content Management System,CMS），是一种位于WEB前端（Web 服务器）和后端办公系统或流程（内容创作、编辑）之间的软件系统。通过CMS内容的创作人员、编辑人员、发布人员使用内容管理系统来提交、修改、审批、发布内容。这里指的“内容”包括文件、表格、图片、数据库中的数据甚至视频等一切你想要发布到站点的信息。

电子档案的管理归根结底是内容的管理，使用优秀的内容管理系统。一方面，可以在开发电子档案管理系统的过程中减少重复功能的实现，提高开发效率减少开发成本；另一方面，优秀的CMS一般都带有数据标引、元数据收割、索引建立与流程管理，这些功能可以大大提高电子档案的管理效果与利用效率。

（三）RESTful API标准接口的普遍使用打破企业“信息孤岛”。网络应用程序，分为前端和后端两个部分。当前的发展趋势是前端设备层出不穷，如手机、平板、桌面电脑、其他专用设备等。因此，必须统一机制，方便不同的前端设备与后端进行通信。这导致API构架的流行。RESTful API是目前比较成熟的一套互联网应用程序的API设计理论。

REST（Representational State Transfer）表述性状态转换，REST指的是一组架构约束条件和原则。如果一个架构符合REST的约束条件和原则，我们就称它为RESTful架构。REST本身并没有创造新的技术、组件或服务，而隐藏在RESTful背后的理念就是使用WEB的现有特征和能力，更好地使用现有WEB标准中的一些准则和约束。

对于企业来说，在企业管理与运营的过程中可能使用了许多涉及市场管理、产品管理、人员管理等方面的WEB程序、微信小程序或者APP，而这些应用程序恰好是企业电子文件产生、转化、储存的地方。在RESTful API接口使用未普及的时候，将这些不同应用程序中的数据进行自动化统一管理是十分困难的。而当下RESTful API接口的普及使得市面中大多数应用程序与WEB程序都具备了提供标准接口的能力，这使得在企业管理与运营中产生的电子文件与相关数据可以通过标准接口进行统一自动化管理，打破企业管理流程中的数据“孤岛”，形成规范全面的企业电子档案。

（四）人工智能技术提高档案数字化效率。在电子档案管理过程中，电子文件往往有多种储存格式，包括图片、音视频、电子文档、电子表格等，现有的检索技术往往只能通过数据标引的方式检索到文件的分类信息、标题信息等，对于WORD、PDF等文件的内容是难以做到全文检索的，这就大大限制了电子档案系统检索的全面性和准确性。

同时，随着RNN（卷积神经网络）等相关衍生AI算法的不断运用，图像识别技术已成为较为成熟的人工智能技术。通过文字识别、图像识别技术，将PDF格式文件、图片文件、音视频文件提取并转化成为可检索的内容，将大大减少人工标引数据及人工转换的成本，提高电子文件检索全面性与准确性。

此外，在企业电子档案归档的过程中，管理人员一般存在着一人多职或为兼职人员的情况，造成很多企业档案管理员用于档案管理的时间精力不多，专业度不高等问题，在档案归档分类，信息标引等方面容易发生错误。通过使用机器学习中的决策树算法、贝叶斯算法等分类算法可以对电子文件进行智能归档，或为人工归档提供依据，减少企业档案管理人员工作量、提高企业电子档案管理效果。

（五）大数据算法进一步挖掘电子档案潜在价值。数据如果只是储存而不分析，价值将大打折扣。电子档案记录了企业日常管理、产品生产、市场情况等重要信息。随着企业信息化建设过程的推进，反映企业情况的信息量逐渐增多，如对其进行挖掘与分析，为企业需求做出数据区间预测，能够帮助企业更好地进行目标管理，为企业决策提供数据支撑。

同时，随着Tabule、Banber等数据分析挖掘、数据可视化等工具的不断完善，在其链接相关数据库及进行接口数据抓取后，便可以使用这些工具自带的分析与预测功能，这使得企业管理人员无须具备深厚的数学与编程知识就可以进行企业电子档案数据的分析与挖掘，并且可以通过多种形式的图表进行直观的数据分析结果展示，这为企业电子档案信息在数据分析、数据预测、数据可视化展示方面，提供了便捷而高效的途径。

三、改善企业电子文件管理与利用的措施

（一）制定符合企业自身的档案管理制度与实施细则。俗话说“没有规矩，不成方圆”，制定符合企业自身情况的档案管理制度与实施细则，是每个企业管理、利用好档案的先决条件，也是企业档案数字化的先决条件。在企业档案管理中，要通过不断积累档案管理经验，不断学习新的档案管理理念，不断了解档案行业新兴技术，结合企业使用的信息化管理软件，在档案管理制度的基础上，完善电子档案管理制度与电子档案实施细则，这样才能确保企业档案数字化道路走得长远。

（二）加快完善企业信息化管理体系的建设。企业信息化管理体系的建设是档案数字化建设的基础条件。在企业信息化管理体系中，产生的电子文件是电子档案的基本归档信息要素，只有企业信息化管理体系完善了，才能使得企业档案数字化管理系统建设随之完善，电子档案的电子文件来源、数据来源才能更加广泛、收集效率才能更高。

因此，在企业信息化管理体系建设过程中需要将电子档案管理体系一同考虑其中。一方面，需要站在整体的角度上考虑企业多个信息化管理软件与电子文件的无缝衔接，打破企业各部门或流程中的“信息孤岛”；另一方面，需要站在企业各个单一业务流程的角度上，考虑电子文件的生命周期与业务流程的关系。通过企业电子文件集成、电子文件生命周期与企业业务流程绑定，形成完备的信息化管理体系与完备的电子档案管理体系，从而提高企业管理效率，降低企业管理成本。

（三）重视档案数字化人力资源配置。企业电子档案的管理和利用涉及的学科知识多、专业性较强，企业经营管理者应当认识到企业电子档案管理的重要价值，要根据企业电子档案的建设需要，优化档案管理人力资源团队资源的配置，构建一支知识结构合理的电子档案工作队伍，确保企业信息化管理与电子档案管理正常运行。与此同时，企业还应积极引进档案管理方面具有丰富实践经验和专业知识的档案管理人才，为档案数字化管理模式的推进奠定坚实的基础。在日常的培训工作中，除了培养档案管理人员的软硬件设施的使用以及运维能力外的提升，还应当引导相关工作人员研究和探索档案数据治理的应用思路，从而做到对档案信息资源的精准分析。

（四）加强企业电子文件与电子档案信息安全建设。电子文件与电子档案的信息安全是企业电子档案管理的重中之重，直接关系企业信息安全。为使得企业电子文件与电子档案有一个较高安全等级的传输与储存环境。企业应当对相关档案管理人员进行信息安全意识培养，学习相关信息安全知识。同时，应该在企业内部制定相关信息安全责任制度与文件权限制度，明确权责，加强相关涉密文件的传输与储存安全；还应该定时进行数据备份并做好记录，提高数据容灾能力；并且在使用相关电子档案或信息化管理系统的同时购买相关云服务器安全服务，或相关防护墙、WAF等信息安全硬件。

（五）积极探索新的企业电子档案使用途径。企业在档案数字化转型的过程中，应当在相关专业人员的指导下，结合企业自身特点，积极进行企业电子档案利用途径探索，避免在数字化转型后陷入“重藏轻用”的困境。一方面，企业应当找寻自身日常管理运营中的痛点与难点，通过电子档案提供的数据支撑进行管理策略调整；另一方面，企业可以通过电子档案数据进行业务或产品数字建模，进行相关数据预测，并使用历年数据对建模精度进行评估与模型修正，通过修正后的预测结果为企业战略制定提供数据支撑。