医院病案管理中应用数字化病案管理系统的效果观察

文/湖南省人民医院病案室 谷洁琼

病案管理一直是医院管理的重点，反映了整个医院的管理水平和医疗水平。相关研究显示，科学有效的病案管理方法，可为临床工作提供坚实的基础。医务人员对病案进行调用，对患者疾病的治疗具有积极意义。因此，发展病案管理是非常重要的。传统的病案管理方法较为落后，容易在应用过程中造成病案的丢失、损坏、错误，对患者病情分析以及后续相关治疗产生阻碍作用。因此，及时引入数字化病案管理系统，成为减少病案管理错误发生率的重要途径。本文主要是对2021年01月21日～2022年05月21日200例病案进行分析，对实施后的病案管理质量情况进行分析，旨在为今后的相关管理工作提供科学依据。

一、资料与方法

（一）一般资料。以200例病案为研究对象（研究开始、结束时间分别为2021年01月21日、2022年05月21日），分为研究、对照两组（随机数表法）。

前者100例：病案患者年龄10岁～80岁，平均（45.09±1.18）岁；男60例、女40例。后者100例：平均年龄（45.10±1.19）岁（年龄12岁～79岁）；男58例、女42例。纳入SPSS22.0统计学：P〉0.05，结果无意义。

（二）方法。对照组实施传统纸质病案管理，具体落实方案为：对病案信息进行收集（档案管理人员），做好装订工作、编号工作以及整理工作，最后将病案资料归档。

研究组：数字化病案管理系统，主要管理措施为：使用来自日本松下电器产业株式会社的管理设备，选取高速连续扫描仪（型号：KV-S7065CCN），若干计算机终端、500万像素数码照相机。病案管理人员经由数字化病案管理系统完成病案编目工作、建立同时备份病案资料工作、图像处理工作、质量检查工作、整理工作、扫描工作、收集工作、数据录入工作，确保医院各个科室都配备有电脑终端，相关医护人员对数据进行打印，并充分利用这项技术对病案资料进行调阅，做好相关数据的统计工作。

（三）观察指标。对两组病案管理质量进行分析，主要研究指标包括管理满意度（发放管理满意度调查问卷，分值区间设置为0～100分，分数越高，表示满意度越高）、病案资料调阅时间；对两组归档错漏发生情况进行分析，主要评估指标包括：内容缺失、资料错误、病案丢失、病案损坏，计算错漏率。

（四）统计学分析。SPSS22.0统计学软件（P值评估：P〈0.05，表示对比有意义）：56例数据资料｛计量资料（病案资料调阅时间、管理满意度）：T检验；计数资料（归档错漏发生情况）：X2检验，表现形式：±S、%｝。

二、结果

（一）两组病案管理质量统计学差异分析显示：对照组管理满意度低于研究组，病案资料调阅时间长于研究组，统计学数据差异大，对比有意义（P〈0.05）。具体见表1。

表1 两组病案管理质量统计学差异对比

（二）两组归档错漏发生情况统计学数据分析结果显示：对照组归档错漏发生率高于研究组，数据差异对比有意义（P〈0.05）。具体见表2。

表2 两组归档错漏发生情况统计学数据对比

三、讨论

病案是医院病人诊疗的原始记录，包括医疗意见、护理记录、检查结果等。医生可以通过回顾过去的病案，为临床治疗提供依据，在患者临床治疗中发挥作用；病案可以作为医疗案件诉讼的重要文件。因此，病案管理一直是医院工作的首要任务。以往，在病案管理过程中，主要采用传统的病案管理方法（包括病案的整理、收集、归档等）。但该方法的效果并不理想。这是因为病案数量相对较大，病案都是纸质资料，难以管理。在各项法律、法规的实施情况下，医疗记录也可以作为与医疗案件有关的法律文件使用（医疗记录必须保存不少于30年）。当患者与医院相关医务人员发生纠纷时，病历管理人员需要为公安机关、病人、保险公司提供病历复印件。近年来，病案管理过程中，将数字病案管理系统及时应用于病案管理成为可能。

（一）传统纸质病案管理的缺点。相关研究学者将传统纸质病案管理的缺点总结为以下几个方面的内容：1.纸质病历保存困难。纸质病历在应用过程中往往容易损坏（受自身条件影响），如磨损等现象，如果医院病历存储条件不够好，特别是在潮湿的环境中，墨水或其他书写时间过长后也会出现模糊等现象，病历损坏的速度往往更快。2.纸质病历难以查阅和复制。纸质病历必须能够找到医疗记录本身，需要复制或查阅，如果其他医疗人员、病人、病人家属需要阅读，医疗记录者需要复制医疗记录后才能共享，此时查找或获取医疗记录需要更长的时间。3.纸质病历管理所需的大空间。随着患者数量的增加，病历的实际数量随后也呈现上升趋势，如医院病历越来越多，会增加对病历存储的需求。近年来，在科技信息技术的快速发展引领下，在数字病历管理中引入病历管理系统，可以有效弥补传统纸质档案保存困难、故障、占用空间大等问题，为病历管理注入了新的活力，为各部门的病历进行阅读优化。4.纸质病历归档错误率高。在传统的纸质病历归档过程中，具有随机数和病历利用率较高的优势，一旦病历管理过程中的操作人员每个环节都不熟悉或出现问题，如病历错位等，严重的影响医院病历管理的高质量和效率。

（二）数字技术的应用价值。近年来，我国在数字技术领域取得了长期发展，数字技术在医学领域得到了广泛的应用。1.可以实现病案的备份、存储，通过应用扫描仪器的数字化病案管理系统对病案进行扫描，进而确保病案的数字化管理。2.数字病案管理系统的应用也及时改善了文件存储空间、损失、损失风险等问题，解决了纸质档案管理需要面临的问题。此外，在数字病案管理系统应用后，医务人员还可以通过系统登录实现病案的远程检索，避免了病案的周转丢失，提高了病案信息的利用率。数字病案管理系统有效降低了各种文件管理错误发生的可能性，其应用也有助于病案的长期保存。因此，数字病案管理系统的应用可以有效弥补传统病案管理方法的不足，显著提高管理效果，降低病案管理错误的可能性，提高病案管理工作质量，对病案管理的发展具有积极的意义。

（三）数字病历管理的优点。1.减少医疗记录占用的空间。管理人员扫描后，相同的货物架或密集架可放置更多的医疗记录，不再占用其他活动空间，可按照良好保存顺序放入包装箱。同时，由于病历扫描速度较快，便于病历管理人员及时入库，减少了病历丢失和损坏的可能性，有效缩短病历在仓库外停留时间，有利于提高病历管理质量。2.提高病历的利用效率。数字病历管理系统的应用可以成功实现病历数据共享的有机集成，更有利于档案工作的读拷管理，应用该模式后，相同的病历数据可以方便患者、患者家属、不同医务人员一起阅读，打破了传统的病历管理模式，对于条件较好的医院，甚至可以在多家医院之间实现病历信息共享。3.帮助降低病历备案错误率。病历管理人员在扫描过程中，操作也相当于病历复核，逐页进行扫描的过程中，有效减少病历分类问题。数字病历管理系统应用后，按时间进行排序，为扫描后的病历粘贴条形码，可以有效减少人工分类和错位的风险，在短时间内找到所需的病历。与传统的纸质档案管理相比，该系统的应用可以大大缩短病历的查找时间、降低人工绑定错误概率和排序，病历录入可以缩短时间，为相关医务人员、病历患者家属、法院、检察机构、公安阅读工作创造了有利条件，有助于提高病历管理质量，有利于减少医疗纠纷事件。

（四）数字化病案管理系统的应用效果。本文研究结果显示，研究组归档错漏发生率低于对照组（P〈0.05）；研究组管理满意度高于对照组（P〈0.05）。由此可以看出，数字化病案管理系统推广及应用价值较高，通过数字化病案管理系统的应用，对管理满意度以及管理效率的提升具有积极意义。数字化病案管理系统具有以下应用效果：1.该系统可以有效解决病历放置的问题，从而减少了病历放置的工作量。减少了仓库的占地面积，保证了病历的及时性。因此，数字病历管理系统的应用，可以最大限度地确保原始病历的完整性，有效地减少人为因素、自然因素造成的损害。2.有效提高了阅览室的工作效率。数字病历管理系统的应用，可以使病历数据具有更强的法律效力，与原始病历的一致性充分呈现。数字病历管理系统可以与医院的HIS系统高度协调，包括检索和打印系统，实现病历数据的共享。在原始病历阅览室，传统管理措施需要花很长时间查阅病历信息，但该系统可以同步实现相关工作，在最短的时间内完成查阅，减少寻找病历的困难，缩短不必要的工作时间，降低病历丢失率。与传统的工作模式相比，该系统使整体工作效率得到了显著提高。3.数字病历管理系统实施后，病历的状况得到有效改善。避免未激活档案病历的发生，在实现了对病历的逐一扫描后，这种情况已经完全消除。此外，该系统还可以减少人工绑定和排序造成的错误，防止病历找不到的状况，节省查找和放置的时间，从而确保病历管理的有序发展，大大减少医患纠纷的发生。4.病案资料有效备份。数字病历管理系统的应用可以充分反映医院病历本身的实质价值，其数字持有特征促进了多部门需要的各类信息。这是最重要的体现病历信息有效备份，如经过特定的病历存储安全验收、记录的图像、一系列数据备份后，可以将相关系统管理做成相应的成绩单保存，即使遭遇各种紧急、自然灾害或人为灾害，也不会影响医院病历信息。相关研究学者表示，应用数字化病案管理系统不仅可以缩短病案的调用时间，而且可以降低病案管理错误的发生率，对管理工作的顺利进行具有积极意义。所以，在病案管理工作开展的过程中，为进一步提高病案管理工作开展的效率，相关部门需及时引入数字化病案管理系统。

四、结语

综上所述，数字化病案管理系统的实施价值较高，可以有效降低病案管理错误发生率，对缩短病案资料调阅时间具有积极意义，进一步确保管理工作的质量，应用价值较高。