信息化背景下中小企业全面预算管理存在的问题及优化策略探讨

郑发强

（北京理工大学法学院，北京 100081）

全面预算管理，是一种已被广泛应用且被证实科学、有效的管理办法。从宏观经济角度看，全面预算管理是大势所趋，尤其是对中小企业而言，要想跟上时代前进的脚步就必须积极引入现代社会先进的管理理念；从中小企业微观角度来看，全面预算管理能够帮助其重整组织架构、优化人员配比、提高资金管理效率等，是中小企业提升自身实力的重要手段。无论从微观还是宏观角度来看，实行全面预算管理，对中小企业来说利远大于弊，具有重要的现实意义。

一、全面预算管理概述

所谓全面预算管理，就是结合企业战略目标，对企业当前和未来预计可调配的资源进行科学筹划，致力于提升企业资源利用率，提高投入产出比，用最小的成本换取最大的经济利润，其本质是为企业建立健全内部约束机制，规范财务行为和经营行为。在实施全面预算管理时，企业必须坚持以下几项原则：一是企业的经济业务活动必须全部纳入预算管理中，即全员、全面参与，综合平衡；二是预算管理必须以企业一定期间内的经营计划目标为根本出发点；三是坚持“量入为出”和“轻重缓急”相结合；四是坚持“自上而下”和“自下而上”相结合；五是必须符合真实性和准确性；六是实行重大事项、例外事项预算报告和开展预算执行情况分析。

二、中小企业实施全面预算管理的意义

（一）提升风险抵御能力

中小企业具有明显的规模小、人员少等特点，且大部分生命周期较短，在发展壮大的过程中，遇到的风险大小和抵御风险的能力远比不上大企业，再加上市场经济不断变化和市场竞争日趋激烈，不少中小企业很难承受外界环境的多重打击。因此，提升中小企业的前瞻性和预测市场的能力十分重要，而预算管理在该方面的作用是显而易见的。预算管理与企业资金深度联合，为了避免出现资金链断裂等恶劣影响，继而引起企业经营风险，预算管理会在事前对资金进行预判，尽可能地将风险控制在决策前，从而在一定程度上化解并转移风险。

（二）高效利用企业资源

中小企业在发展初期阶段，更加注重抢占市场份额、提升企业业绩，而在内部管理上较为粗放，很多细枝末节并未考虑到位。通过实施全面预算管理，则利用战略目标的定位，层层细分为部门量化工作任务，对企业内部资源进行全面的筹划，将企业的所有经济活动看成有机的整体，强调资源集中分配，可以根据产品类型和业务项目的实际需求，配置人员和资源，发挥出有限资源中“无限”的价值。

（三）帮助企业实现长期战略目标

中小企业的战略目标一般都是短期目标，为了维持眼下的生存，会更重视资金的快速回笼，对于长期发展规划则考虑较少，甚至不考虑。然而，长期的战略指导能够帮助企业健康发展，有条不紊地前进。全面预算管理则能够帮助企业将长期的战略目标与现有职员切身利益进行连接，提高全体人员对战略目标的关注度，以此增加职员与企业的黏性，助力企业持续进步，进而实现企业的战略目标。

三、信息化背景下中小企业全面预算管理存在的问题

通过对全面预算管理的分析和中小企业实践成果的研究，可以发现，中小企业虽然在全面预算管理实施中积累了一定的经验，但仍存在一定的问题和困难，这限制了全面预算管理作用的发挥，这些问题短期间无法解决，必须在企业的日常经营中不断摸索，通过技术或管理逐渐加以解决。其具体问题分析如下：

（一）全面预算管理认识问题

思维逻辑上的认知是决定全面预算管理能否在中小企业得到认可的根本，虽然其应用效果显著，但对于中小企业来说仍是有心无力。一方面，预算管理需要企业全员参与，而中小企业组织透明，人员构成简单，很多都是上级直接领导，而企业上层人员少、业务多，对于预算管理也只能当成普通的财务工作，且由财务人员兼任。实践表明，大多数的新事物在得到领导支持的情况下，成功率会明显提升，但目前中小企业领导层显然对全面预算管理缺乏足够的重视。另一方面，企业财务人员常兼任预算管理工作，而预算管理覆盖企业全方位、全方面，一定程度上导致财务人员既是“运动员”，又是“裁判员”，很难保证预算管理的独立性、公平性、准确性，预算效益自然降低。

（二）全面预算管理信息化建设问题

随着网络经济时代的到来，企业的经营模式和管理模式也有了不同程度的更新，企业的发展也是日新月异，但都离不开网络经济时代下的信息化产业。相较大企业而言，中小企业在财力、物力以及人力方面的投入都远比不上，更不用说满足全面预算管理的需求，主要表现在几个方面。第一，预算管理信息化窗口未打开。得益于现代信息技术的进步，智能化办公已经成为企业工作常态，但是信息化建设并非将线下工作转移到线上，而是需要其纵深运用，但中小企业尚未打开预算管理在信息化系统中的连接窗口。第二，财务人员专业能力有待提升。全面预算管理与信息化相连接，是经济市场发展的必然要求，而在全面预算管理信息化建设背景下所需的人才，除了财务专业知识和其他学科知识外，还要具备一定的计算机基础，能够熟练运用各项财务系统，以此进行数据筛选，形成支撑企业决策的内部报告，但既懂财务、又懂管理，还懂运用的复合型人才在中小企业十分稀缺。第三，系统硬件存在兼容性等问题。在中小企业引入全面预算管理时，并未考虑到系统的兼容性要求，全面预算管理无法嵌套到企业现行的管理系统中，数据并行会增加相关人员的工作量，同时也混淆了人员视听。

（三）全面预算管理执行问题

作为一种被认可的管理办法，全面预算管理具有一定刚性约束效益和权威性。但是，对于中小企业而言，要么没有制度，要么制度不健全，人为治理较多，主观随意性明显，不利于全面预算管理的执行。这集中表现为：第一，关于预算管理的规划不到位，从上层到基层，各层级未明确划分职责，缺少制度的实际约束，形式主义严重；第二，预算管理考评工作不到位，缺少严谨的考评标准，且考评过程缺乏公开，难以获得企业全员的支持，员工看不到预算管理带来的切身利益，逐渐产生抵触、懈怠情绪，参与度下降，不利于全面预算管理的长期发展。

四、信息化背景下中小企业全面预算管理的优化策略

为了更好地发挥预算管理作用，中小企业相关管理者一方面要对已有的理论文献加强学习，另一方面要注重汲取经验，还要将其应用在企业的短板上。本文针对中小企业预算实施中出现的问题，结合中小企业实际发展需求，置身宏观经济环境下提出了相应的优化策略。

（一）提高思想认识，促进预算管理持续深化

全面预算管理是一种企业管理办法的创新，更是思想上的大跃步。因此，对于中小企业相关人员的思想和能力，提出了更高、更多的要求，要始终保持创新、保持进步。一方面，必须改变企业管理层的逻辑思维，使其充分认识到预算管理的重要性，积极主动地在企业中带头宣传、学习，有了管理层的支持，预算管理工作的推进才有底气，可以通过印发宣传手册、公告栏等方式，将预算管理内涵深入企业人心；另一方面，完善企业培训体系，以财务人员为主，始终走在市场预算管理前列。对中小企业来说，其财务人员可能只有少数三五人，企业一是可以通过内训师的方式，一带一督促进步，其对企业工作流程已经熟悉，能够加快预算管理的融合应用；二是可以定期交流学习，与行业内其他企业保持良好的沟通，共同进步，合作共赢，促进全面预算管理的持续深化和应用。

（二）加速信息化建设，实现预算管理价值最大化

信息化建设不仅是企业与全面预算管理的沟通枢纽，更是现代企业生存和发展的引擎，简单的文档和表格形式已经无法满足企业工作的需要，电子商务与企业管理系统的结合，将企业拉入了发展的快车道，而企业预算则借助管理系统这一跳板，成为企业的重要管理资源。一方面，将全面预算管理嵌入企业现有的管理系统中，将系统上各部门数据进行导入，定期了解各部门的情况，通过网络实现网上审批、实时监控，一来可以及时预警，保证预算资金安全，二来简化超预算审批程序，保证正常的预算审批进度。另一方面，做好融入预算管理后的系统整合，发挥资源规模效应，预留预算管理的拓展空间。通过管理系统的功能延伸，最终形成资金流、物流、信息流一体的管理系统，将中小企业散落在各方的资源进行整合，积少成多，以静态的方式为企业创造更大的价值，发挥资源的规模效应，同时也是对资源的优化与节约，不断降低企业的运营成本，满足企业发展的需求和市场的需求。

（三）提高执行力度，加快预算体系建设

除了信息化的引进和思维逻辑的更新，中小企业的全面预算管理还需要在前端加强制度建设、中端加大执行力度、后端加强预算考评。首先，完善中小企业制度建设，搭建完善制度架构。无规矩不成方圆，制度是约束行为准则的根本要义，结合企业实际发展需要，具体可从以下方面改进：一是与第三方会计师事务所合作，以内部控制为视角，发现企业当前管理的问题，并加以整改，同时形成规范的制度准则；二是企业内部可成立临时审计小组，针对管理制度执行情况进行审计，评价其操作性并同时对内控进行评估；三是明确预算管理制度，在预算编制、执行、调整以及考评各环节均进行明确制度规定，同时在预算实施中也要汲取经验，反复完善制度建设。在企业实际运转中，很多时候都是“业务先行，制度跟上”制度也需要从实际中来，最终应用到实际中去，相辅相成，这样才能不断提高预算管理的实用性。其次，除了完善各环节的制度外，还要看预算执行，企业必须加大预算执行力度，提高目标预算的权威性，任何人不得以任何借口随意调整预算编制，必须在经过严格的授权审批后才可对预算进行调整，并做好记录，便于年终汇总分析。最后，强化预算考评，对预算管理的绩效考评，是对相关责任人的激励，督促其提高重视程度，以更高的要求规范个人行为。与个人的薪酬、绩效结合并非预算考评的最终目的。通过这种形式，判断职员在预算管理中的贡献值，确定个人所得，因此，必须秉持公正、公开的基本原则，及时兑现考评允诺，这样才能够以此达到促进企业进步、提高管理质量的目的。

五、结语

综上所述，全面预算管理已经成为企业资源管理的主要工具，以量化的方式对企业进行全面管控，结合企业战略目标的需要，提出具有较强操作性的预算配置办法，充分调动企业的人力、物力以及财力，尤其在信息化环境下，全面预算管理与信息技术的融合，已经成为企业管理创新的大趋势。同时，全面预算管理与企业其他管理方法并不冲突，具有较强的融合性和适应性，是企业提升内部管理能力的重要手段，有助于实现信息流、物流以及资金流的统一管理，三位一体，全面提高企业的内部管理质量。在中小企业的实际工作中，由于种种客观因素的限制，其预算管理应用和信息化理念的结合还不够深入，且存在颇多问题，本文从预算管理的思维认知、预算管理信息化建设以及预算全过程管理等方面分别提出了优化对策，希望能够帮助中小企业更好地实施全面预算管理方法，发挥其最大价值，助力企业的持续、稳健发展。