事业单位会计档案管理信息化及发展趋势研究

文/段 卫

会计档案管理对于事业单位发展有重要作用，事业单位应在会计档案管理中适应信息时代发展趋势，加速推进事业单位会计档案管理信息化建设，持续提升会计档案管理水平。会计档案信息化有助于实现事业单位档案信息资源的合理开发和高效利用，是一种重要趋势。但部分事业单位会计档案管理信息化仍处于起步阶段，存在一些问题，需要采取措施，顺应这种趋势。

1 事业单位会计档案管理信息化现状及存在的不足之处

近年来，很多事业单位会计档案管理信息化有了较大进展，但仍存在一些问题。

1.1 会计档案管理信息化水平较低

目前部分事业单位对会计档案管理信息化建设重视不足，沿用传统的管理办法，由人工完成。部分事业单位没有形成专门制度机制支持会计档案管理信息化建设，基础设施建设落后，日常维护管理不到位，在很大程度上影响了财务档案管理信息化建设进程。在会计档案管理信息系统建设管理方面由于缺少专业人才，很多新技术、新手段难以运用到会计档案管理之中，对互联网病毒、黑客攻击缺少有效防范手段。加之部分会计档案管理人员安全意识薄弱，在一定程度上影响了事业单位会计档案的信息安全。

1.2 会计档案管理信息化保障机制有待完善

部分事业单位对会计档案管理信息化制度机制建设重视不足，将更多精力放在硬件设施堆砌和软件系统搭建之上。缺少制度机制，很容易使会计档案管理信息化建设走弯路。一方面，部分事业单位沿用原来的制度机制，不适用于新时代信息化建设发展需求，难以发挥应有作用。另一方面，事业单位会计档案管理信息化制度机制落实不到位，没有结合信息化建设实际需要对保障机制进行完善和创新，在落实过程中存在形式主义、走过场问题，很多有价值的制度机制只停留在会议和文件层面，难以发挥其应有作用。

2 事业单位财务档案管理信息化水平的提升与发展趋势

网络时代背景下，现代信息技术与各行各业融合得更为紧密，事业单位也不例外。当前事业单位在推进会计档案管理中应主动适应时代发展趋势，积极推进档案管理信息化。

2.1 会计档案信息化应用程度不断加深

事业单位会计档案管理信息化水平提升不是一朝一夕的事情，在具体实践过程中，一方面，要充分认识到事业单位会计档案管理信息化建设的重要性和必要性，并结合当前事业单位财务档案管理信息化建设存在的问题出台相应的政策机制，支持事业单位财务档案管理信息化推进。同时应组织事业单位相关部门，针对会计档案信息化应用存在的具体问题进行系统分析，既要为会计档案信息化应用提供必要的财力和人力，同时要求事业单位各个部门支持会计档案管理信息化工作，形成合力。应主动引进现代信息技术，融入会计档案信息化建设之中，进一步提升事业单位会计档案管理信息化建设水平。另一方面，对事业单位会计档案管理信息化未来发展趋势进行准确研判，增加人力物力财力投入，确保会计档案管理信息化建设与事业单位发展同向同行。特别是在信息技术应用方面，应敢于打破传统事业单位会计档案管理常规模式，通过先进技术应用，实现事业单位会计档案管理现代化转型升级，更好地发挥信息技术优势，实现会计档案管理现代化。

2.2 会计档案信息化管理流程不断规范

新时代，对事业单位会计档案管理信息化建设提出了新的要求。为进一步提升事业单位会计档案管理信息化水平，有必要加强事业单位会计档案管理信息化流程规范建设，更好地满足事业单位会计档案管理的现实诉求。为此，一方面，应完善会计档案信息收集制度机制。档案信息收集是会计档案管理工作的基础和前提，应明确收集范围、步骤和责任，确保会计档案信息收集的完整性、全面性，为后续会计档案信息化管理奠定坚实的物质基础。另一方面，建立和完善会计档案信息化管理制度，针对财务档案信息管理、调阅、销毁等环节，对相应制度机制进行完善，确保各个流程都符合相应制度规范。还应加强会计档案信息化管理制度机制落实力度。任何制度如果只停留在会议和纸面，就难以发挥其重要价值。在具体制度落实过程中，一方面，应组织事业单位全体人员对会计档案信息化管理制度机制进行系统学习，通过考核方式考察事业单位人员对会计档案信息化管理制度的掌握情况，对于成绩考核较差的还要进一步进行学习。另一方面，对制度机制落实中表现优异的人员给予一定奖励，通过奖励机制落实进一步激发事业单位有关人员落实会计档案信息化管理制度机制的积极性和主动性，真正发挥制度的引导和规范作用。

2.3 会计档案信息化管理安全性不断提升

新时代，很多事业单位在会计档案管理信息化建设中将信息安全问题放在了突出位置。更多的现代信息技术融入到会计档案管理之中，为事业单位会计档案管理提供了更为多元化的手段和方式，同时也不可避免地带来了一系列信息安全问题。如果事业单位在会计档案管理信息化建设过程中对信息安全重视程度不足，极有可能发生重要会计档案信息泄漏或损毁问题，轻则会影响事业单位会计档案管理工作的正常开展，重则会对事业单位发展产生重大影响。因此，事业单位应在推进会计档案管理信息化建设过程中将信息安全问题放在突出重要位置。一方面，主动引进更为先进的安全保障措施，保障事业单位会计档案信息安全。特别是参与会计档案管理人员应充分认识到网络信息系统的安全风险，一旦在操作过程中没有做好安全防护措施，有可能造成电子档案损毁或泄密。为此，事业单位在会计档案管理过程中应通过数字加密和电子水印等方式提升事业单位档案信息安全属性。同时设置相应的访问权限，尽量防止无关人员对于会计档案信息的接触。另一方面，会计档案管理人员应牢固树立安全意识，严格落实事业单位会计档案信息安全管理相关制度机制，严格按照操作规程进行规范操作，避免因人为因素导致会计档案信息泄密或损毁。同时要利用云存储技术、区块链技术，对重要的电子档案信息进行自动备份和云端存储，进一步提升事业单位会计档案信息安全属性，有效防范信息丢失、信息篡改等问题。事业单位会计档案管理人员还应定期对设备进行软件更新，做好病毒查杀，切实保障会计档案信息安全。

3 事业单位会计档案管理信息化建设的保障措施

事业单位应对会计档案管理信息化建设给予足够重视，夯实事业单位会计档案管理物质基础，搭建符合事业单位会计档案管理工作实际的数字化处理平台，主动引进大数据、云计算、人工智能、区块链等技术，实现会计档案信息管理智能化、信息化、科学化。

3.1 夯实事业单位会计档案管理的物质基础

新时期，网络信息技术不断发展，为事业单位会计档案管理工作提供了更为先进的技术手段。同时事业单位也生成了大量有价值的会计档案信息，增加了事业单位会计档案管理的工作量。因此，为了更好地适应新时代事业单位会计档案管理信息化建设实际需要，有必要对会计档案管理软硬件设施设备进行完善，夯实事业单位会计档案管理的物质基础，为后续工作开展奠定坚实保障。为此，一方面，事业单位应给予会计档案管理部门足够经费支持，根据会计档案管理信息化建设的实际需要，保证经费需要，确保事业单位会计档案管理部门软件系统能够得到及时的更新和完善，使会计档案管理软件系统符合相应标准和要求。有条件的事业单位可以将财务档案管理信息化建设所需要的经费纳入年度预算之中，切实保障事业单位财务档案信息化建设的资金需求。另一方面，为了更好地发挥事业单位财务档案管理信息化的优势和特点，除了要做好软件系统升级以外，还要为事业单位财务档案管理相关工作开展提供硬件设施设备和必要的空间，配备符合要求的系统服务器、网络系统、计算机等硬件设施设备，对档案管理工作区域进行升级改造，安装必要的监控设施，地面要选择静电地板，会计档案数字化处理平台内网和外网要实现物理隔离。只有夯实事业单位会计档案管理的物质基础，才能够更好地推进会计档案管理信息化建设。

3.2 搭建事业单位会计档案数字化处理平台

事业单位会计档案管理信息化建设需要搭建会计档案管理数字化处理平台，并将其作为信息化建设的重要载体。事业单位应按照国家关于会计档案管理的相关制度要求，结合本单位实际建立统一的会计档案数字化处理平台，并将其作为会计档案信息接收、传递、存储、利用的重要工具，进而为会计信息开发和共享创造有利条件，拉近事业单位各部门之间距离。通过会计档案数字化处理平台建设，能够实现业务系统与财务管理数字化处理平台深度联系，实现对会计档案全生命周期的管理，更好地满足事业单位会计档案从生成、采集、分类、整理、归档到移交、管理、鉴定、处置、保存、利用、开发、信息共享等多元化诉求，在保证事业单位财务档案信息真实性、完整性的基础之上，进一步提升事业单位财务档案信息管理质量。事业单位会计档案管理工作是一项专业性很强的工作，在搭建会计档案数字化处理平台过程中如果仅仅依靠事业单位自身的力量很难完成，需要事业单位通过招标方式寻找合适的外包公司，为会计档案数字化处理平台建设和管理提供相应的技术支持，协助做好会计档案信息化工作。在招投标过程中应选择信誉佳、有良好业绩、团队素质高、具有保密资质和行业口碑的优质公司，通过外包公司与事业单位的长期合作，进一步丰富事业单位会计档案数字化处理平台功能，更好地满足事业单位会计档案信息化建设实际需要。

3.3 培养事业单位会计档案信息化管理复合人才

新时代，现代信息技术与事业单位会计档案管理工作的深度融合，需要事业单位培养优秀的会计档案管理复合型人才，充实到会计档案管理队伍之中，更好地完成会计档案信息化管理相关工作。一方面，事业单位应针对现有的会计档案管理人员进行专业技能培训，制定会计档案管理人员培训方案，拿出专门资金用于会计档案管理人员培训。同时细化培训内容，从业务技能、档案管理、信息技术等三个层面入手，进一步提升事业单位会计档案管理人员的业务能力和信息化操作素养，更好地完成会计档案信息化管理工作。同时在培训过程中要将保密教育作为一项重要内容，拿出专门课程对会计档案管理人员进行培训，使他们认识到会计档案管理工作的复杂性、艰巨性和保密性，进一步增强事业单位会计档案管理人员的责任意识、敬业精神和保密意识，切实保障会计档案信息安全。另一方面，事业单位也应面向社会广纳贤才。在人才招聘过程中将信息技术作为重要考核内容，通过优中选优的人才选拔方式，将优秀人才引入到事业单位会计档案管理部门，增强人员力量。

总之，会计档案管理工作是事业单位管理工作的重要内容组织部分。为了更好地推动事业单位发展，有必要将事业单位会计档案管理信息化工作作为重要工作加以推进。应明确事业单位会计档案管理信息化的未来发展趋向，在思想意识上给予足够重视，树立大数据、互联网思维，加大对会计档案管理信息化建设的支持力度，从人力、物力、财力、制度机制等多个层面入手，支持事业单位会计档案管理信息化建设，更好地发挥会计档案信息资源的价值和作用，更好促进事业单位可持续发展。