论我国历史档案的分级管理——以清代历史档案为例

文/奥 曼

1 历史档案分级管理的重要性

档案是国家的财富，是人类记忆的重要载体。一个国家保存的档案年代是否久远、数量是否浩瀚，内容是否丰富，是这个国家文明程度的重要标志之一。档案是历史的真实记录，具有重要的参考价值和科研价值，为我们了解、研究历史提供了详细的第一手资料。

1.1 破除传统档案管理方法弊端的需要

各级档案馆的主要工作无疑是档案管理，能够达到高效、细致、完备、科学的管理模式，是档案部门及其工作者不断探求和追求的目标。档案行业传统的实体管理模式是将档案分为永久保存和定期保存两种类别，但随着社会发展，这种传统模式越来越不符合我国档案管理现状的需求。这种管理方法造成了历史档案管理工作普遍缺乏深度和针对性，不利于珍贵历史档案的科学保管及高效利用。解决目前历史档案管理的弊端，关键在于历史档案的分级管理并形成制度，这种分级管理制度无疑兼具了全面、细致和重点管理的要求。

1.2 档案法律法规的要求

《中华人民共和国档案法》是我国规范档案工作的重要法律，它的修订标志着我国档案工作法制化迈上新台阶。《中华人民共和国档案法实施办法》对于档案管理工作中，有关各级国家档案馆永久保存档案的管理等重大问题做出进一步规定，明确提出：各级国家档案馆对其馆藏永久保管的档案要实行分级管理制度。这是针对我国档案管理顺应时代发展提出的新举措。历史档案的性质注定各个档案形成的情况差别较大，价值不在同一水平线上，每一卷档案蕴藏的底蕴、所代表的历史使命、档案形成的时间、档案自身能展现和反映的社会活动的内容不同等种种，导致了彼此价值差距的悬殊，如果只是按照形成时间或者形成单位简单粗浅地归类，很大程度上会影响档案利用价值的发挥。

1.3 开发利用历史档案资源的需要

我国历史档案资源尤为丰富，但由于目前资金、技术、新观念等方面的限制，一些地方对社会文化保护的重视程度和投入力度不够，开发利用明显不足。因此，如何开发利用历史档案资源，便成为档案部门及工作者面临的一项重要课题。分级管理制度的应用，可以使最有价值的档案得到“重点关照”，从而最大限度地发挥其社会价值。

1.4 有利于稀有、珍贵历史档案的重点保护

实行档案分级管理制度，可以依照历史档案价值大小对其进行分类、分级别管理，区分具有不同价值历史档案的归属和范围，使得稀有、珍贵的历史档案得到重点保护。同时，在利用这些重点保护的历史档案时，也可以“有规可依”“有价可依”。比如，在付费获取历史档案资料的过程中，通过划分档案价值等级，便可以制定出各级别历史档案的不同收费标准，做到按规收取，按价收费。

根据以上分析，实行历史档案分级管理是十分迫切和必要的，应当引起各级历史档案管理部门的高度重视和关注，并在实际工作中加以实践。

2 历史档案分级管理的主要内容

2.1 做好历史档案价值鉴定工作

一是明确历史档案价值鉴定的原则。历史档案分级管理的首要任务，就是做好历史档案价值的鉴定工作。价值鉴定的目的，是确定某历史档案的价值和存毁。决定历史档案的存毁，需要用长远的眼光看问题。某些历史档案在此时无足轻重，但随着未来社会的发展可能会需要这方面的历史档案，这就要将其保存下来。对那些经过鉴定后，认为不需要继续保存的历史档案和部分具有价值但重复了的历史档案，需重新造册登记，妥善处理。在历史档案鉴定工作中，删减、销毁无需保存的档案虽然是工作内容之一，但并不是价值鉴定工作的主要目的。历史档案价值鉴定环节的主要任务是确认部分需要被稳妥保存的档案数量及不同价值。

二是明确历史档案价值鉴定的方法。历史档案的价值鉴定，目前主要有以下两种方法：直接鉴定法、选样鉴定法。“直接鉴定法”，是直接对每一卷每一张档案进行鉴定。这种方法要求鉴定工作人员依据一定原则、标准和档案的实际情况来判断档案的价值大小。直接鉴定法要求通过直接审查档案材料的内容及各种特征来鉴定档案的保存价值，而不能只根据文件题名、名称、文件目录、案卷题名、案卷目录等确定档案的价值。直接鉴定法是保证历史档案鉴定工作质量的重要方法，应加以充分运用。通常情况下，档案目录等本应正确体现文件的内容，但有的文件存在文件名称使用不当等不足，名称与内容不一致，如果仅仅根据它们去判定文件的价值，就会失去准确性。所以，为了达到鉴定工作的应有效果，实际工作中一般采用“直接鉴定法”。但直接鉴定法的缺陷也非常突出，比如进展缓慢，有些保存历史档案较多的档案馆或规模较大的历史档案馆（如中国第一、第二历史档案馆）可能无法运用直接鉴定法高效开展工作。

“选样鉴定法”，是从所要鉴定某一类型的所有档案中选出部分具有代表性的“样本”进行鉴定。这种方法的本质，是用少量的样本档案来呈现历史概貌、内容和特征，比较适用于出现频率较高的和例行性的历史档案文件。选样鉴定法的好处在于，既可以减少需要鉴定的馆藏档案文件的数量，又从整体上不影响历史档案价值的鉴定工作。“选样鉴定法”适宜于保存历史档案较多的档案馆或规模较大的历史档案馆采用，这种鉴定法可以大大提高鉴定工作效率。如果要对历史档案施行分级管理，那么采用选样调查法进行鉴定，应该是较为恰当和合适的。就是说有选择地对那些具有永久保存价值的历史档案进行二次鉴定，并对它们进行分级。现有保存历史档案的档案馆可以参照国家已发布的有关规定，逐步采用选样鉴定法对历史档案开展鉴定工作。

2.2 历史档案分级的划分标准

《档案法实施办法》第三条规定：“各级国家档案馆馆藏的永久保管的档案分一、二、三级管理。”就是说，档案分级的对象是各级档案馆保存的永久档案，级别分为一、二、三级，再根据档案的不同等级，采取有效措施加以管理。依据上述标准，档案分级管理具备两个层次的内涵，第一，把各级档案馆馆藏的价值高的珍贵档案，分别再细化为一、二、三级，价值较低的普通档案不做级别划分，所以也可将其称之为级外档案。第二，对于珍贵档案，按级别采取不同的保护措施，级别最高的应采用特别的措施予以保护，可将这部分档案称为特藏档案。

永久档案一级至三级的划分，应有可行且确切的标准，初步认为：一级档案事关党和国家的重大利益和全局；二级档案事关党和国家的重要利益和局部；三级档案事关某些地区和行业的重大事项。地方历史档案的分级标准可参照这一标准制定。永久保存的一级档案在总量中只是极少数，同样，二级档案的数量也只是一小部分，三级档案的数量庞大。因此，在档案工作者进行级别划分的具体操作时，可以运用“优先选择法”来解决问题，以便提高工作效率。即先抽选一、二级档案，剔除掉少量已经没有保存价值的档案，余下的便是在总数中占绝大多数的三级档案。在具体应用中，对馆藏中价值越高的历史档案，实施更严格的保护手段。档案特藏室的建立，就是对珍贵档案特殊保管的一种有效尝试。上述说明，档案（包括历史档案）分级管理标准的确立，是根据我国各级各类档案馆保管的档案实际情况来确定的，对于历史档案而言，可以依据其级别差异采取不同的保管措施，有的放矢，确保稀有、珍贵的历史档案得到重点保护。

3 分级管理在清代中央档案中的应用思考

3.1 分级管理在清代中央档案中的应用初步考虑

可以以全宗为单位，对中国第一历史档案馆馆藏的74个全宗进行级别划分。

全国性重要职能机构所形成的档案涉及朝庭的重大决策、全国性战事处理、全国人口管理等国家重大事项和全局，其价值要比一般职能机构形成的档案高，所以该类机构形成的全宗建议归类为一级。如内阁、军机处、户部、兵部等。

对于那些同样反映了全国性活动的全宗，反映的是朝庭重要事项和局部事项，但是其形成机构的重要性相对重要职能部门要低一些的，可划分为二级。如理藩部、督察院、军谘府、资政院等。

对于反映各省市或地区活动的档案，划分为三级较为合适。如山东巡抚衙门、黑龙江将军衙门、宁古塔副都统衙门、珲春副都统衙门档案等。

级别划分会有交叉的情况：一级全宗中部分档案达不到一级的标准，属于二级或者三级；二级档案中可能有一级或者三级档案；三级档案中可能有一级或者二级档案。如军机处其僚属机构档案达不到一级；三级档案若其内容事关边防要务，涉及国家重大利益，可提级为一级或二级。介于两个级别之间的，一般划分为高一级。

3.2 分级档案应采取的保管方法

划分为一级的档案，均应按规定制作成光盘和缩微胶片加以保存。二级的，仅需制作成光盘保存即可。三级的，只需进行简单的整理和修复，尽量恢复原状。二、三级档案也需妥善保管，不能忽视对它们的日常保护。

这种做法基本上把档案分级管理工作落到了实处。通常来说，具有最高等级的档案必然表明其日常利用率以及蕴含的查考价值也最高，制作成光盘或者缩微胶片等复制替代品，不仅充分保护了高价值的档案原件，同时档案副本、替代品的使用也给社会利用档案提供了很大便利。在整个过程中，注意把传统的档案整理方法与现代高科技手段相结合，通过良好的管理，把档案分级鉴定、编目、分类标引、扫描、光盘刻录、缩微胶片制作、修裱、质检、史料汇编、专题研究等一系列工作有机贯穿起来，进行多部门互相协作。

3.3 分级保护与开发利用

对不同级别的档案应采取不同的保管与开发利用方法。

一级档案的保护与开发利用。一是采取多种手段来加强馆藏一级档案实体的保护，比如进行原件的纸张脱酸，移入特藏室来保管，制作原貌复制件提供展示，用微缩品或全文数字化信息提供阅览；二是通过举办陈列和网上珍档介绍等有效形式，使珍贵的馆藏一级档案信息资源为社会所共享；三是从一级档案文件级机读目录建立做起，逐步加强对馆藏一级档案的深度挖掘和数字化加工，开发高质量的档案编研精品。

二级档案的保护与开发利用。一是有计划地开展二级档案的修复工作，尽可能地改善保管条件，延长寿命；二是加大馆藏二级档案信息资源的开发力度，实现其价值的最大化。

三级档案的保护与开发利用。一是对馆藏三级档案的利用服务可以原件为主要形式，但应尽量减少对三级档案原件的损毁；二是积极推进三级档案数字化，将其中对国家和社会有广泛而长久参考作用的档案作为全文数字化的范围；三是根据社会需求，通过编制一些常用的专题目录、举办档案陈列、专题史料等形式，做好三级档案的信息开发工作，更好地发挥其价值。

4 分级管理应注意的几个问题

4.1 销毁历史档案应慎之又慎

历史档案是不可再生资源，一经销毁则无法复原，如处理不好，很可能造成不可挽回的重大损失。由于中国近代连年战乱，现存历史档案数量较少，大都具有保存利用价值。因此，在进行分级管理时遇到档案销毁问题，需慎之又慎。

4.2 分级具有相对性

由于特定需要的不同和鉴别人员判定能力的差别，历史档案的等级划分具有相对性，一二三级档案的划分应是一个动态调整的过程，随着时间的推移，有些全宗及档案的重要性可能会被重新评估。所以，在进行档案价值鉴定时，应了解历史、考古研究等方面的需要，提高鉴定人员业务水平，尽量准确。

4.3 提升分级管理的数字化程度

对历史档案实施分级管理，需要做大量的档案调取、归卷、监管等项工作，如果实现这些档案数字化，即可以提高日常分级管理的工作效率，也能有效地减少对档案原件的磨损，延长档案寿命，同时提高档案的利用能力和水平。应将数字化纳入历史档案分级管理方案中，有机结合推进。

4.4 保证历史档案实体及信息安全

分级管理的目的，是为了更好地保护历史档案。因此，应按不同级别采取不同的安全保护措施，使各级别历史档案得到相应的安全保护。同时应加强对数字、缩微历史档案信息、存储管理系统、存储载体的安全保护，确保其安全。

4.5 保证必要的资金投入

分级管理的基本实现途径是采取不同的管理保护措施，而这些措施都需要一定的装备技术及系统软件投入。应根据分级管理的实际需要和财力可能，科学地确定资金投入的力度和步骤，保证分级管理的经费需要。

综上所述，实行历史档案分级管理十分必要，应引起有关方面足够重视。对于清代历史档案而言，实行分级管理，有助于更好地保护和利用。应充分认识历史档案分级管理的重要性，准确地划分历史档案的级别，相应采取不同的管理措施，更好地保护和利用。