基本建设项目档案管理工作的措施研究

杜伟坤

（广东电网有限责任公司汕头龙湖供电局，广东 汕头 515041）

0 引言

档案管理工作是一项服务性的条件工作，对于事业单位来说，档案信息包括全部门职能活动的珍贵记录，而研究档案的价值则在于可回查评估历史工作状况，同时也可以为日后开展工作提供一定的参考借鉴意义。近年来虽然各个事业单位在基建项目上投入的资金力度越来越大，建设活动的开展也越来越频繁，但同生产业务相比，基本建设项目档案管理还并未引起相应的重视，严重影响了基本项目建设的管理使用效益。

1 供电局基本建设项目档案的内容与重要性

1.1 基本建设项目档案管理的主要内容

对于供电局来说基本建设项目档案管理工作的主要对象，是包括供电局的办公楼、文化工程项目、服务工程项目、生产厂房、设备仓库等在内的非生产性项目建设期间，形成的各类具有信息保存价值的文件文档，例如项目的审批文件、施工合同、项目勘察报告、设计文件、施工图纸以及验收文件等[1]。除此以外，供电局单位在需要对已有基建项目进行改造扩建或维护时，形成的合同、文件、图纸以及相关物料采购单据等，也应一并整理到对应项目的档案文件中进行归档保存。

1.2 基本建设项目档案的主要用途

（1）反映供电局单位基建项目的已建、在建与拟建状况，为项目预算编制的统筹规划提供信息依据。非生产性基建项目多数属于配套性项目范畴，并不像生产性项目那样具有短期迫切需求，而供电局作为国资委管理的央企单位，需要在经营中兼顾社会效益与经济效益。因此通过基本建设项目档案中合同报价、定额预算等信息，来权衡基建项目的建设效益，从而更合理地配置项目资金，避免因项目建设的时机或方案不合理。除此以外，部分基建工程项目档案中会根据技术规范、设计参数、验收情况等对基建项目工程使用寿命进行合理预测，而这些对于基建项目的后期维护管理来说有着至关重要的参考意义。

（2）保证基建项目实体工程的质量，以供电局的设备仓库、办公楼等配套性项目建设活动为例，此类建筑工程项目除了结构安全质量以外，还对建筑物的功能质量具有一定需求，例如建筑物的防水防渗性能、保温隔热性能或外观性能等。而如今部分施工企业在承接施工项目后，往往通过在重要工序中“偷工减料”、用劣等材料“以此充好”等不当行径谋取额外的商业利润，给供电局基建项目工程的后期投用质量带来严重的不利影响[2]。所以供电局在基建项目建设期间必须要妥善保管施工合同、设计图纸等工程资料文件，督促施工单位如实履行工程质量责任，必要时还可作为供电局与施工企业纠纷维权的法律效益文件。

2 供电局基建项目档案管理的主要问题

2.1 记录载体手段与存储介质过于单一

第一点问题在于档案管理的硬件设施水平不高，如今多数供电局单位在进行基建项目档案管理时，大多使用的还仍然是纸质打印文件，这种档案管理环境下，不仅需要占用极大的空间用于当做档案室、档案馆的办公场地，且在提取档案以及归档整理等操作环节中，极容易出现原始文件损坏丢失的问题。另一方面在基建项目档案的信息记录方面，也多为文字报表或文件，与之相比声像档案的管理环境条件则比较匮乏，导致在重要的基建项目施工、质量验收环节，极容易因记录反映内容不全导致档案信息价值流失[3]。

2.2 档案管理时效性不强

第二点问题在于冗余档案数量过多，相比于主营生产业务来说，当前供电局对基建项目档案管理的重视程度仍然不够高，甚至多数单位在档案管理上形成了错误的认识：即认为“馆藏档案数量越多，档案价值就越高”。而从供电局基建项目档案的管理实际来看，这些不同时期形成的档案中不乏一些已经失去保存价值的文件资料。因此对馆藏档案重新进行鉴定时，就容易出现两个方面问题：①无价值档案的鉴定销毁工作不及时，使档案管理工作出现了冗余成本支出。②容易出现误鉴，导致一些无法再生的有价值档案被错误销毁，出现档案管理事故。

2.3 归档整编制度随意性过大

第三点问题是内部档案管理制度环境不严谨，供电局的基建项目大多需要数月甚至数年时间才能建设完工，期间自然会产生大量容易变动的记录信息，例如项目分管责任人、施工队伍、材料设备等，都会随着项目计划实施环节的变化而变化。但当前由于各地供电局还没有形成统一的档案整编口径，因此归档整理的资料往往杂乱无章，不仅未能按照基建项目性质种类分纲分目的整理归档，且极容易因变动信息的记录丢失，难以反映基建项目建设与投用的真实状况。

2.4 档案保密管理工作不到位

最后一点问题是档案信息安全的问题，当前部分供电局在档案保密管理工作上还存在一定的疏漏，例如档案提取权限的审批工作未能达到内部全覆盖，导致基建项目相关的档案文件可以在内部被随意传阅、借阅，除此以外涉及保密档案信息的本地计算器也没有安装任何安全防护软件，导致供电局档案在管理过程中极容易出现信息外泄的问题。以基建项目的招投标为例，无论是施工企业还是建设材料、施工物料的供货商选择，都需要在规范化的投标市场中进行，同时相关招标文件也应当被作为重要的基建项目档案文件进行留存，以确保与基建项目相关的市场竞争活动更加公开透明。但若是已获取的招标文件的潜在投标人、数量或其他信息外泄，就容易使外部其他投资人互相串通投标来哄抬招投标价格，导致供电局实际建设支出被大幅度拉高，给供电局单位带来额外的经济损失。

3 提高供电局基建项目档案管理能效的对策措施

3.1 加快信息化档案室的建设力度

首先应当配齐信息化档案管理的设施条件，例如可以在市面上的互联网技术公司专门针对供电局档案管理特点，定制软件技术服务以及配套的硬件设备。可以参考一些社会企业在档案管理工作上的做法，采用“互联网+云技术”的档案管理软件，此类技术产品既可以自成体系，用于基建项目档案的专项管理，也可以与单位OA办公自动化或MIS信息管理系统，系统架构如图1所示，进行数据对接，形成完整的信息化网络管理平台。借助外部接口连接的扫描仪等设备条件下，短短数秒就能够将纸质文件转化为本地数字档案成果，且可以在系统中为不同本地管理员分配不同的管理权限，避免本地记录档案信息被随意篡改更换。

图1 MIS信息管理系统架构

其次是要拓宽声像档案的应用渠道，在文字信息描述无法直观反映基本建设项目情况时，或者需要对档案记录信息的真实性进行考察验证时，就可以在现场通过拍摄、录音等方式形成多媒体档案文件，再一并录入本地计算机的电子档案库中。相比于文字档案来说，声像档案的信息更加翔实，容载信息量更大且后期修改难度极大。因此在供电局基建项目档案管理工作中应用声像档案，既可以确保档案信息的记录质量，又可以显著提高档案记录、归档与提取的管理工作效率。

3.2 区分档案保管期限，定期做好档案销毁工作

解决供电局档案数量与档案“库存量”之间的矛盾问题，就需要定期做好档案销毁工作。可以参考《城乡建设档案保管期限暂行规定》，可将现馆藏档案按照实际考察利用价值划分为以下两类。

第一类是永久保存期限，部分基建项目工程不仅要满足日常办公生产的配套场地需求，且在城乡规划管理、科学技术或历史研究等方面具有长久考察价值的档案文件[4]。例如供电局自筹资金建设的政治文化馆、供外部观摩学习的技术展厅等基建项目建设使用过程形成的档案资料，除此以外凡是中外合资建设性质的基建项目档案，也应列入永久保存期限类档案中。

第二类是长期与短期保管期限，在一定时期内具有考察利用价值的档案文件，档案归档期限分为10年、30年、短期保管期限为10年以下。此类档案多为供电局办公楼、仓库、生产车间等生产办公场所的工程竣工档案。被划分至短期保管期限的工程档案，应当随着实体基建项目工程的拆除而一同进行销毁。除此以外，部分经过鉴定合格的物料采购单据、经定额单价套用审查无虚报项的工程预算编制文件等不具备长期考察价值的文件，可以在工程项目竣工投产期间，在本地数字档案介质上进行备份转存后，再进行集中销毁。

3.3 制定完善的档案归档整编制度，提高档案管理规范性

首先要保证档案生成信息的完整性，例如在基建项目工程进行竣工验收结算时，相关负责人应当第一时间检查竣工上报的文件手续是否齐全；竣工图纸的编制规格是否与要求一致，图纸标注信息是否与实体工程细节相符；检验报告上监理单位、勘察单位、环保部门、消防部门等多方部门负责人签字是否缺漏。避免档案信息记录不全而给项目后期技改、扩建与维护工作埋下隐患。

其次是做好基建项目建设期间的变动信息记录，可以委托基建项目的监理单位按照工程开展的时间顺序积累收集相关的文件资料，定期与监理档案一并提交给供电局的档案部门。同时另一方面还应做好档案文件的审查核对工作，要求档案记录的时间节点与建设进度保持一致。例如在组织已完工段的验收工作时，为了避免相关质量文件因“补登记”出现信息失真，需要将所有上报档案资料进行笔迹核查，以确保试验人员、场地、时间、试验数据等档案信息的记录真实性。

3.4 完善保密安全制度，强化安全防护技术水平

（1）要完善基建项目档案的保密安全制度，应当定期在内部组织开展保密安全教育培训，明确档案泄密的危害性。在此基础上严格制定涉密档案的安全管理制度，例如规定凡涉密类的基建项目档案文件，在提取调用时必须提交由阅档人所在部门分管负责人签字的申请函，经过档案部门核实档案资料的用途与去向后，方可批准借阅。在档案提取时，阅档人还应签署保密安全责任书，一旦出现档案泄密可以第一时间追溯到相关责任人[5]。

（2）加大保密安全技术方面的资金投入力度，图2为一种基于网闸的内外网对接组网策略，可以在本地涉密计算机中加设网关、网闸、防火墙等软件硬件设施，做好供电局本地网与公网之间的数据隔离。同时还要在计算机上安装安全防护软件，避免外部的攻击指令、木马病毒导致本地档案信息失窃。除此以外，还可以在存放基建项目档案的计算机上安装行为监测软件，避免内部人员通过公用计算机泄漏档案信息。

图2 基于网闸的供电局内外网安全对接设计

4 结语

综上所述，基本建设项目档案管理是事业单位日常管理活动中的重要环节，它的主要管理对象是非生产办公设施以及场所的新建、维护，是事业单位管理公有资产建设工程项目的最终信息依据。因此需要应用信息化的档案管理技术、定期销毁冗余无用档案、完善档案规范性管理制度、提高安全保密意识，才能切实提高档案管理工作的规范性与实际成效，确保供电局单位的生产办公效率得到提升。