试论电子发票对事业单位财务报销的影响

□ 吉林 李 越

互联网时代到来改变了以往经济发展模式，市场交易方式得到了创新，人们开始利用支付宝以及微信等移动支付平台进行交易，这使得电子货币成为了交易过程中所使用的重要货币类型，也给电子发票的推广和应用带来了重要助力。2009年开始，我国就已经针对电子发票的使用进行了探索，随着时代不断变化开始针对网络发票的使用进行试点。2015年税务总局提出了互联网+税务的工作计划，开始大力推广电子发票的使用。电子发票是由税务部门统一发放的发票类型，以虚拟化的方式展示出来，发票形式改变给财务报销活动的开展带来了影响，在一定程度上增加了报销风险的出现几率，需要事业单位能够对电子发票的应用意义和影响进行仔细分析和研究。

一、电子发票实施意义

电子发票在市场中的应用有着重要的意义和影响。第一，通过电子发票使用能够减少经营成本投入。信息时代下商品流通速度有所增加，以往的流通模式也有所调整，改变了以往的支付模式，也使信用载体出现了变化。特别是支付宝以及微信这一类第三方平台的出现，加快了电子货币支付体系的构建速度，为商品交易活动的开展提供了重要的助力。在这种交易模式下，电子发票的使用是极其必要的，可以避免大规模打印纸质发票所带来的资源损耗，例如纸张损耗、设备使用损耗等，可以减少经营成本。第二，对资源进行高效利用。电子发票可以以电子化的模式记录交易活动中的各项信息，让交易活动和数字化技术进行了紧密融合，能够在互联网系统上存储交易双方的各类信息，能够对发票管理的流程进行调整和优化。在信息技术的影响下，可以在网络平台上完成发票保管、发票流转、发票存储以及发票查询等工作。第三，对业务处理空间和处理时间进行了压缩。电子发票的管理系统和事业单位内部的其他系统能够进行有效的结合，能够对发票资料进行格式转化，使其从纸质化的形式转移到电子化形式，并对电子化的发票资料实施集中处理，可以提升账务处理的效率水平。第四，提升税务监管效果。电子发票在市场上的大范围推广提升了发票的安全性，可以将有关发票的信息记录在税务系统中能够管控假发票的使用行为，控制假发票贩卖活动，有利于加强税务监管质量，保证消费者的基本权益。

二、电子发票给事业单位财务报销带来的影响

1.转变了传统报销流程。通过对以往的财务报销活动进行分析，财务部门会针对纸质发票进行内容审核，分析其财务经费报销要求是否符合相关标准，在确定纸质发票真实性后予以报销。在具体审核过程中，需要针对纸质发票的真伪性进行辨别，了解费用发生情况，确保内容属实，同时还需要核对发票内的费用信息是否符合报销规定。在完成审核之后由财务部门的相关负责人签字，签字之后即可完成财务报销。电子发票的使用改变了发票的表现形式，这也使得以往的报销流程出现了一定变化。电子发票和纸质发票相比变得更加清晰，所包括的内容更加全面，能够展示出和发票相关的所有数据和内容，可以清晰的体现资金的使用情况。电子发票是由专门人员进行统一处理，对电子发票进行接收，接收后以纸质的方式打印出来，打印后的发票则可以作为财务报销的具体依据。但是在电子发票打印过程中没有对其具体次数进行限制，容易出现反复打印的现象，这也会使财务报销活动出现重复报销的问题，这对于事业单位财务管理活动的开展有着不利影响。

2.增加发票报销风险出现几率。电子发票和纸质发票进行对比其在制作方面存在着较大差异。以往使用纸质发票时所选择的发票都是由税务机关统一发放的，发票印制、发票领购、发票开具、发票保管以及发票缴销等环节管理均较为严格，由专门的工作系统负责打印发票。并且在纸质发票制作过程中所使用的纸张以及相应设备都是特别制作的，事业单位的会计人员在辨别发票时，可以通过触摸手感、发票印章以及发票打印质感对其进行辨别，可以提升发票真伪的辨别效率。当前电子发票都是由需要报销的人员自行进行发票下载和发票打印，在发票开具和发票报销过程中，不同人员之间的交易账号处于相链接的状态，其账号中涉及到了隐私信息以及财务安全信息。作为事业单位的财务工作人员无法针对这些信息进行核实，影响了电子发票辨别的质量和效果。电子发票具有数字化以及电子化的特点，专业人员可以利用个别软件对电子发票的金额或者发票抬头进行调整和修改，并且在修改过程中也不会使编码出现变化。在这种情况下，会计人员在核对过程中即使是利用查验平台对发票进行验证，也难以准确发现电子发票存在的错误，影响了电子发票的唯一性。当前网上能够做到对电子发票进行查询的系统，多数是由开票公司所设置的平台，平台不具备权威性，这使得电子发票报销出现了风险因素。

3.会计档案工作量提升。电子发票和会计工作有着极其紧密的联系，当前我国正在重点推广电子发票利益，力求能够使财务管理工作符合互联网时代的发展趋势，而在这一过程中也使得会计档案工作量出现了变化。在刚开始使用电子发票报销时，财务部门的工作人员会利用手工的方式对所报销的发票进行登记，在表格中记录有关发票的信息，在进行财务报销时会对电子发票的具体编号进行查询和核对，能够让相关人员了解电子发票报销过程中的具体情况，可以防止出现重复报销的现象。在这一流程中财务工作人员需要针对会计信息进行核算，由于核算手续的增加，使得电子发票的档案信息数据规模有所扩大。电子发票档案属于事业单位档案管理过程中所关注重点内容，这会增加档案管理的工作量，给档案管理员带来了较大的工作压力。当前电子发票已经在事业单位内广泛使用，以往的手工登记和核对模式已经无法应对现阶段的工作量，降低了财务工作效率，需要重点针对工作模式进行创新和改进，这样才能够保证事业单位的财务工作体系的稳定运行。

三、应对电子发票财务报销风险的措施

1.重视完善管理制度。要想能够确保提升财务报销工作的合理性，需要重点针对管理制度进行完善和改进，从理论角度出发对电子发票报销工作进行指导。第一，针对管理制度内容进行完善。在管理制度中需要明确电子发票报销的、要求和标准等，对电子发票报销工作进行细化处理，落实精细化管理理念，以此来让相关人员能够认识到新环境下财务报销工作的开展流程。相关人员需要结合国家所提出的制度要求针对电子发票报销管理方式进行明确，提出报销范围以及不同金额报销的审签要求。如果电子发票报销过程中所出现的金额过大，则需要提供其他的资料，例如合同资料、协议资料或者清单资料等。第二，在管理制度中制定明确的责任制度，确定不同工作人员的工作职责，让电子发票报销工作中的相关主体能够认识到自身所需要承担的工作职责。同时，针对职责落实不到位或者影响电子发票报销工作开展的人员进行问责，制定合适的奖惩制度，以此来强化责任主体的责任意识。

2.对电子发票报销流程进行规范。在电子发票报销过程中，为了能够提升报销规范性，需要对其报销流程进行规范，明确具体的报销流程。在财务报销过程中获取到电子发票之后，需要将其以纸质的方式打印出来，同时在报销过程中需要提供由国家税务总局发票查询平台所发布的真伪查询资料。在进行财务报销时，需要确定电子发票打印的具体次数，经过相关人员审核签字后，由财务部门负责对其进行报销。在获取电子发票源文件之后需要将其保存好，打印可以是彩色也可以是黑白。在针对电子发票进行报销的过程中，事业单位需要针对电子发票的传输环节采取闭环管理模式，针对经办环节、审核环节以及审批环节展开详细的数据记录，避免在传输时出现人为修改的现象，确保发票报销的规范性。在电子发票审核过程中需要经历验证以及查重两个环节，在发票审核时会选择人工审核或者工具审核两种方法。人工审核需要在国家网站上查询发票的相关信息，利用Excel表格进行查重，该种方式需要耗费的精力较多。当然信息技术的快速发展，可以利用各种不同工具进行审核，事业单位可以引进开发二维码扫描系统，通过扫描二维码即可自动完成发票审查。

3.转变传统工作理念。在信息时代下，电子发票的出现是极其必然的，这是时代发展过程中所产生的必然产物，顺应了信息化时代的发展需求。在新的社会环境下，人们每天工作过程中所产生的数据持续增加，人们已经开始利用信息化的方式进行工作，电子发票可以顺应信息化工作模式。因此，事业单位必须要改变传统的工作理念，认识到电子发票出现的必然性，了解网络技术以及移动支付平台的发展给电子发票应用所带来的有利环境，提升对电子发票的理解度和接受度。专业的财务工作人员应当对电子发票进行深入研究，分析在使用电子发票之后财务报销活动所产生的变化，并研究在经费报销过程中所出现的各种问题，能够及时利用相关的措施进行处理，打造以电子发票为核心的新型报销流程，为电子发票后续的使用以及管理工作开展提供重要帮助。

综上所述，事业单位的发展对于我国社会发展上有着重要的意义和影响，财务管理工作是事业单位运营效率提升的重要因素，而在财务管理工作中发票报销属于重点工作内容。现阶段电子发票的广泛使用给财务工作带来了新的影响，电子发票转变了事业单位财务工作的传统报销流程，增加发票报销风险出现几率和会计工作量，这给事业单位财务管理活动的开展带来了不利影响。为了能够应对电子发票财务报销风险，财务部门应当重视完善管理制度，对电子发票报销流程进行规范，转变传统工作理念，确保能够顺利完成发票报销。