新形势下企业档案信息资源开发研究

侯雪川、杜晴、吴俊杰 /航天科工防御技术研究试验中心

保存大量的档案资料是档案业务部门最显著的特色之一。档案作为一种原始的基础性记录，包含各种信息与知识。在蓬勃发展的信息时代，信息已成为一种资源。如何根据社会或企业的需要，借助现代化手段和专业方法，分析、挖掘档案资料中所蕴含的大量有价值的信息，已成为档案资源开发利用的重点方向。档案资源的开发主要包括编目、检索、编辑与研究等，随着互联网、大数据、云计算等信息技术与各项事业加快融合，“中国制造2025”和“互联网+”行动持续推进，档案信息化与档案信息资源集成、整合、利用成为发展趋势，深刻影响档案工作的理念、技术、方法和模式。如何确保档案属性的完整，保证档案业务的嵌入，如何再造档案工作流程使其满足数字化、网络化、智能化环境下的工作需求，如何创新思路，使档案工作提供更加全面的信息、更加精准的服务、更加可靠的数据，是各单位转型升级发展对档案工作提出的迫切需求。同时，根据现实需要，系统、有效开发档案资源，产生新的生产力、新的知识、新的社会效益、经济效益，是档案部门提高自身价值和专业水平的必经途径。

本文结合某企业档案管理工作中存在的难点和堵点，梳理、分析档案管理信息化建设，选取元器件质量专题归档数据作为研究对象，对档案信息资源开发利用进行了尝试。

一、存在的主要问题

通过对档案信息资源现状进行梳理与分析发现，受到档案资源分散性、历史性和原始性的影响，与国内许多企业情况类似，该企业的档案资源利用过程中主要存在以下问题。

深入开发档案信息的前提条件是档案信息资源必须进行一定程度的数字化、结构化以及资源有序化。许多企业对馆藏档案存量陆续开展实施数字化扫描。一方面促进了档案资源的结构优化，另一方面增强了档案资源的利用效率和服务水平。随着企业或利用者对档案服务要求的提高，档案资源服务已无法局限于阅览、凭证。单纯的数字化扫描或著录、标引等处理方法的数据加工途径，已无法充分挖掘档案中有用的潜在信息，进而有效发挥档案的更大效能和价值。

1.数据资源存储分散，格式多元，知识共享与复用困难

档案存储位置分散，有些存储在信息系统中，有的则分散到传统声像载体中，大部分领域由于历史及客观原因，受制于当时较为有限的信息化支撑程度，档案资源以纸质文件形式进行存储。档案信息类型可分为结构化数据和非结构化数据。其中，结构化数据主要为各个工程或应用系统中归集的业务数据。非结构化数据主要包括各类归档的工程试验报告、管理类文件、科研实验过程中产生的各类图片等。随着企业智能化改造的不断推进，大量音频、视频数据也在不断生成并纳入到档案资源范畴中。位置分散、格式多元，无法进行高效统一的资源管理，对信息的沉淀、应用、共享、利用等工作造成很大困扰。

2.数据资源结构化处理效力有待加强

深入开发档案信息的前提条件是档案信息资源必须进行一定程度的数字化、结构化以及资源有序化。许多企业对馆藏档案存量陆续开展实施数字化扫描。一方面促进了档案资源的结构优化，另一方面增强了档案资源的利用效率和服务水平。随着企业或利用者对档案服务要求的提高，档案资源服务已无法局限于阅览、凭证。单纯的数字化扫描或著录、标引等处理方法的数据加工途径，已无法充分挖掘档案中有用的潜在信息，进而有效发挥档案的更大效能和价值。

3.缺乏统一的档案资源管理平台，难以发挥规模效益

随着信息技术的飞速发展，各单位信息化建设不断走向纵深。多类管理、工程信息系统建立，与档案管理的系统集成，对档案信息资源进行了有力的充实与提升。信息系统的不断完善带来了档案业务数据量的激增，数据资源呈现出数据量大、结构多元化、数据增长速度快等特点，传统的档案信息资源管理平台已经难以应对。早期信息化建设缺乏统一的规划，多以迅速实现功能为主要目的，缺乏全局考虑，造成了原始数据分散、标准不一、数据广度不够和颗粒度较粗等问题。

4.档案资源管理运营机制、配套条件尚待完善

在传统概念中，档案业务属于相对封闭、独立的状态。在大部分企事业单位的机构配置中，档案部门多被赋予基础、保障职责，档案信息资源的积累环节通常置于业务流程的末端，而档案资源开发利用意识的不断深化，归档过程中的“前端控制”势在必行。这就需要在前端嵌入档案相关标准，制定业务性规范，将档案信息资源管理的顶层方案提前纳入单位信息化建设总体规划当中。同时，企业档案信息资源管理工作的规章制度，各级职责的分配、协调，高素质专业人员的配置，配套条件的落实等距离实际需求均尚有差距。

二、主要解决措施

1.建立完善档案信息资源管理平台（见图1）

图1 档案信息资源管理平台功能架构示意图

一是依靠现有档案信息化基础设施，引入先进的信息技术手段。建立完善档案信息资源管理平台；持续完善数字档案资源建设，将电子文件接收、传统载体档案数字化转换、信息资源有机整合、各类专题资源库建立等纳入例行常规性业务，不断升级、丰富企业元数据库和档案全文数据库，促进企业数字档案资源体系深入、完整。

二是全面整合分散的电子信息资源，消除数据孤岛现象，实现档案的收、管、存、查、用自动化管理。建设数据资源集中、集约的管理模式；加快档案信息化步伐，将档案信息化纳入单位信息化建设总体规划及智能化改造专项建设，尽快解决档案管理系统与办公系统、业务管理系统、工程应用系统等的对接集成与资源整合，着力推进新增档案结构化、数字化，加强数据关联分析与集成化利用。

三是建立完善的数据协同方式，加强应用系统之间的数据融合。以数字档案信息资源网络化管理为手段，不断拓宽信息资源利用的渠道，不断提升信息资源共享服务的水平。

2.完善档案信息资源运营管理机制

结合企业特点，对档案信息资源进行整体梳理，形成一体化数据收集。明确各类信息资源重要程度、分类、内容、形式、颗粒度、来源，综合考虑利用价值、数据完整性、收集工作量、关联性等因素，准确定义各相关信息字段的含义、类型、长度，针对各个数据项的表述方式做出规定，统筹研究制定数字档案数据采集规范、工作方法和实施细则。

以利用需求为依据，按照先进性、完整性和可调整性的原则，借鉴和采用成熟、相关的标准规范，着眼于档案工作的发展，研究制定符合业务需求、利于后续开发利用、切实可行的标准规范体系，例如《档案数字资源加工规范》《电子文件元数据标准》等。通过一系列规则的贯彻与实施，为各类档案信息实体的科学收集、有效整理和规范加工提供指导，同时促进多元化档案信息资源的组织协调。

健全档案信息资源开发机构，突破传统观念，灵活优化档案业务队伍知识结构、技术技能。以单位实际应用场景需求为导向，补充具有信息化、专业知识等背景的信息资源开发人才力量，配套以制度保障、激励措施，为档案信息资源开发注入新活力，加速档案信息增值。

3.深化档案存量信息数据结构化处理

在实际馆藏存量档案数字化过程中，应结合专业背景，以实际利用需求为切入点，多方式引入信息技术手段对存量档案进行数字结构化处理，以期优化档案信息资源的挖掘、加工、处置、存储和利用。数字化加工、转换的对象包括各类信息系统中形成并归档的电子文件、多媒体文件、纸质文件等多元格式载体。不同的数据格式运用不同的信息加工手段，并以数字形式进行存储，尽可能地将档案中的信息单元与数据分解，单独析出、数据清洗，最大限度地提出档案中的信息。建设丰富、集中、系统而有序的档案数字信息资源库，成为数字档案平台、搜索引擎的基础。

4.强化增量数字化过程中集成规范的执行

对档案信息资源增量实施数字化、结构化采集过程中，统一对各类数据的理解和使用，进一步推动数据的规范化和标准化。通过智能化改造、信息化层面的建设与升级，打通应用信息化系统间的壁垒，为知识数据收集、管理及后续应用提供基础。由于档案管理系统与工程应用、业务管理系统的陆续集成，电子文件归档已成为趋势，标准规范的建设对于档案数据集成至关重要。企业进行各类型数据集成过程中，需要采用通用性强、应用广泛的集成协议，包括集成协议、集成接口设计、数据交换规范、异常处理规范等，避免个性化集成协议造成集成接口不通用、后期维护和使用困难。

三、实际利用案例及分析

某单位为元器件可靠性试验检测机构，试验检测档案是该类型企业的主营业务活动产物中最重要的部分。元器件种类繁多、专业性强、涉及多个工程应用项目，其数据信息呈现“基数大”“类型多”“分布散”的特点。数10年积累的历史试验检测资料所含信息极为庞杂，

某单位为元器件可靠性试验检测机构，试验检测档案是该类型企业的主营业务活动产物中最重要的部分。元器件种类繁多、专业性强、涉及多个工程应用项目，其数据信息呈现“基数大”“类型多”“分布散”的特点。数10 年积累的历史试验检测资料所含信息极为庞杂，如何根据目前单位的实际利用需求，对历史档案信息进行系统的、针对性的采集、梳理，依托大数据等技术分析手段进行数据关联、数据挖掘，支撑智慧决策，助力企业发展，成为该单位面临的问题。为此，企业依据物资装备、供应链物资编码规范，设计电子元器件质量可靠性信息管理规范等，建立了元器件可靠性试验工程试验系统，并已完成与档管理系统的系统集成，数据收集的范围、质量及管控能力得到保证；依据前期统筹策划，档案部门有计划性地针对一部分库存档案进行了有效数字化处理，实现了潜在信息的分解与结构化。该业务数据资源已经具有结构有序化、系统化、规模化等特点，同时兼有较高的数据广度和更细的粒度，具备较好技术的支撑条件；通过资源调配，档案、信息化和质量与可靠性专业有机融合，以围绕专业能力主线、挖掘内部专业数据价值、推进数据价值转化为研究目标，结合实际应用场景，对元器件可靠性试验档案信息资源应用及利用进行了尝试性研究工作。

具体应用案例：以积累大量的元器件复验、筛选、DPA、失效分析、质量问题等数据资源，以及元器件新品替代信息、颜色信息、供货稳定性信息、合格供应商/制造商认定信息等数据为基础，建立元器件质量数据检测分析专题数据库；同时对数据信息进行有效分析，建立供应商评价模型，初步建设甄选机制，如图2、图3 所示。

图2 元器件质量数据检测分析阶段数据流示意图

图3 供应商评价体系示意图

传统历史档案中分散、庞杂、原始的现实状态与集中、规范、系统分析利用的要求仍存在巨大的差距。实际在具体实践过程中，仅为归档数据单一专题业务领域的初步探索，数据分析通常是较为片面的、简单的统计或多维分析，数据背后隐藏的大量信息未得到充分的发掘和利用。信息时代下赋予档案管理更多开发与利用的职责是档案部门面临的新任务、新挑战，将引导企业今后在信息化建设顶层设计、专业能力配置、知识资源统筹、制度保障和激励措施配套等方面重新进行考量。