施工企业工程档案全生命周期监管浅析

文/张 伟

施工企业的工程档案从产生、收集、整理到移交是个漫长的过程，覆盖项目的全生命周期。各施工企业在工程档案管理中，普遍存在思想认识不到位、观念陈旧落后、人员频繁变动、考核机制不完善等问题，导致工程档案资料缺乏完整性、系统性、规范性，整编移交工作严重滞后，影响项目收尾结算、机构撤销等工作，造成企业利润无形流失。本文结合施工企业工程档案管理现状，围绕工程档案全生命周期监管进行浅析，期望对各施工企业具有现实的参考与借鉴作用

针对施工企业的特点，如何搞好档案管理工作，更好地为企业发展服务，本文进行一些分析与探讨，愿与同行进行切磋与交流。

一、施工企业工程档案管理现状及原因分析

工程档案是施工企业的无形资产与宝贵财富，是档案管理的重要组成部分，对企业发展具有重要的指导作用和借鉴参考价值，但受思想认识不到位、观念陈旧落后、人员频繁变动、考核机制不完善等因素的影响，工程档案的价值没有得到充分发挥，在一定程度上影响了企业效益和企业发展。

一是思想认识不到位。各施工企业从项目领导班子到档案人员，都没有真正从对历史负责、对企业负责的高度去重视档案工作，没有将档案工作与施工建设进行同步管理，常常遇到检查时突击补资料、临时“抱佛脚”。

二是观念陈旧落后。工程档案管理受传统观念制约，认为此项工作出不了政绩，投入大量人力、物力、财力，耗费时间去管理，是一件得不偿失的事情，更别提投入资金改善软、硬件设施与现代化管理接轨了。

三是档案人员频繁变动。工程档案在形成过程中由项目技术人员管理，多为临时兼任常被频繁调动，使工程档案资料缺乏持续有效的管理，不能及时、准确、规范、系统地做好档案资料的日常收集工作，给后续整编移交带来了很大挑战，无形延长了移交周期。

四是缺乏有效的考核机制。工程档案时间跨度大、数量繁多、专业性强，是一件清苦的工作，因缺乏有效的考核机制，使得档案人员工作积极性不高，严重影响编制进度。以上原因所造成的风险极易在管理力量相对薄弱的施工后期聚集暴发，形成档案工作无法创造价值，还无形中增加管理成本、造成项目利润流失的被动局面。

二、施工企业工程档案全生命周期监管措施及方法

（一）提前全盘策划，疏通档案管理“经络”

工程档案是项目管理过程中不可或缺的重要环节，它的管理贯穿项目全过程。工程档案管理必须站在对历史负责、对企业负责的高度去统筹安排，全盘策划，需具有一定的前瞻性。

一是签订承诺明确职责。在项目机构成立后，企业档案管理部门要下达《工程档案管理办法》《工程档案整编说明》等技术交底资料，并与项目尽快签订《工程档案移交归档承诺书》以明确职责，确保工程档案后期能全面、系统、安全、按时归档。

二是加强沟通了解需求（见图示）。整个施工过程中，项目档案人员要主动加强与建设方、城建档案馆、企业档案管理部门的沟通联系，积极参加各方培训，了解各方档案管理要求及标准格式，避免后期因为内容填写不规范或资料归集不全而反复更改，造成整编移交工作滞后。

三是做好档案工作同步纳入。项目档案工作与项目建设管理要同步开展，项目文件的收集、整理、归档移交与项目立项准备、施工进度、竣工验收同步进行，同时纳入项目建设计划、管理程序和岗位职责，做到全程有效管控，达到工程竣工时档案具备移交条件。

四是加强过程监督指导。各施工企业生产管理、档案管理等相关部门要定期、不定期对预归档资料和涉及项目的其他资料进行指导、检查、审查，通过节点控制强化项目资料规范性，为日后归档资料的整编移交提供有力的保障。

（二）推进信息化建设，创新档案管理方式

企业档案管理向信息化转型是必然趋势。“十四五”全国档案事业发展规划明确指出，加快推进档案信息化建设；新《档案法》新增了档案信息化建设，明确规定“电子档案与传统档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用”，为档案工作的变革转型、创新发展提供了法律保障。施工企业要做好“互联网+”档案管理，将网络平台快捷、高效、共享的优势有效应用起来，结合项目管理信息系统、档案管理信息系统等平台，实现从项目资料形成、流转到归档的全过程动态监管，使各类档案资料及时归档、随时归档、完整归档。项目要摒弃传统的管理方式，积极转变思想，在确保档案安全的前提下，做好档案管理的信息化建设，与现代管理接轨；要充分利用纸质档案与电子档案各自的优势，全面提升档案服务质量和档案管理整体水平。

（三）加强人才管理，确保档案队伍稳定

施工企业要建立健全档案管理网络，让各项目刚性设置分管领导、专兼职档案管理人员，明确工作职责，并监督落实到位；要加强档案业务培训，鼓励新从事档案工作人员积极参加省级档案干部初任培训班，达到持证上岗提升准入门槛；要进一步关心档案人员成长，拓宽成长渠道，为交流任职创造条件。项目领导要增强对档案工作重要性的认识，在档案人员设置和日常管理中给予政策支持，配好配齐档案管理人员，并保持档案人员稳定，为档案管理连续性提供保障。企业要尽量保持收尾项目人员稳定，确需调离时要通过职责界定和考核标准实现离岗不离责，兼顾好在建和收尾项目的管理工作。项目档案管理人员也要主动学习档案专业知识，努力成为复合型人才、专业型人才，以适应新时代工程档案管理需要。

（四）完善考核机制，确保全程动态监管

施工企业要在项目绩效考核体系中，增加档案管理的相关指标，将档案管理情况与项目领导班子考核结果挂钩，提高项目开展档案工作的积极性；要通过定期检查评比和岗位考核等措施，敦促有关人员积极主动开展档案工作，提高档案业务水平，促进档案工作发展；要建立起工程档案“前期策划、过程督导、后期指导”的监管制度，全生命周期掌控工程档案情况，确保工程档案的质量。项目部要落实档案分管领导和档案管理人员，并以能力和作用发挥为目标，建立项目档案人员考核激励措施，提升档案人员工作积极性和工作效率，促进档案管理的规范性和完整性，为档案价值发挥创造良好条件。

三、施工企业工程档案全生命周期监管效果及影响

工程档案管理是一个动态的过程，在全生命周期内，监管得当，可为项目和企业创造价值与效益。

一是通过提前策划，全过程监管卡控，能有效缩短档案收集整理周期，减少档案人员工资福利、房屋租赁、设施设备投入等经济支出，减少成本增加率。

二是工程档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，真实、完整、准确、系统的工程档案是工程通过竣工验收的必要条件，通过监管可以提升档案的规范性、时效性，为竣工验收提供强有力的保障。

三是工程档案是企业档案的重要组成部分，是工程进行维护、使用、改造的原始依据，可为项目管理、科研技改、经济纠纷、债务清欠等提供资源，创造价值。档案见证着企业的发展历程，凝聚着企业的核心力量，通过合理的开发、编研还能为企业创造不可估量的经济效益和社会效益。

毋容置疑，本文从如何提升施工企业工程档案管理工作，规避档案收集不全、整编移交滞后使企业资产效益无形流失的现象入手，围绕工程档案全生命周期监管进行了浅析，并结合新时代档案管理工作新要求，提出了具有可操作性的意见建议，实为全面夯实企业工程档案管理工作，做到精细管理，创造效益，助力企业高质量健康发展。