重大活动档案收集利用工作浅析——以杨凌农高会为例

文/李孟娟 王 琳

本文以杨凌农高会档案收集利用情况为例，分析总结杨凌农高会活动档案收集的主要做法和经验，并基于杨凌农高会档案工作的特点，从管理制度化、权责清晰化、手段多样化、归档科学化、利用深入化五个方面对进一步做好重大活动档案收集利用工作进行了有益的探索与思考

重大活动是指在某一区域范围内所发生的有较大影响力的政治、经济、科技、文化、体育等活动，其涉及面广、关注度高，对本区域内的经济和社会发展等具有深远的影响。做好重大活动档案收集利用，是对活动过程中具有保存价值的文字、物品、声像的有效记录，真实反映重大活动开展的全过程，对于辅助决策、服务活动筹办、保存历史记录、传承活动经验等方面具有重要意义。

一、杨凌农高会档案收集情况

历年来，杨凌示范区档案局认真贯彻落实《重大活动和突发事件档案管理办法》，从提升档案工作质量入手，不断加大对农高会档案管理的工作力度，细化农高会档案收集范围、归档要求、移交程序等，重大活动档案管理工作取得了较好成效。截至目前，杨凌示范区档案馆共收集整理农高会档案资料219卷4878件，包含了各类文书、声像光盘、照片、实物等，涵盖了1994年至今每一届农高会从筹备到组织实施、会后总结的全过程。

二、杨凌农高会档案收集利用的主要实践

（一）健全机制、夯实责任，为档案收集提供制度保障

为了完全准确收集农高会筹办工作中形成的各种文字、图表、音频、视频等不同载体的信息资料，杨凌示范区档案局联合农高会筹委会办公室严格落实重大活动档案管理工作规定，制定印发了《杨凌农高会档案收集范围和程序》，明确规定档案工作采取“统筹安排、分头办理”的工作原则，夯实了各责任单位工作职责，明确了档案收集的主要范围、程序和期限。在农高会筹备阶段，专门下发《关于进一步加强农高会档案工作的通知》，就规范化做好档案管理工作提出了明确要求，制定和下发档案收集目录，对活动组织方案、人员接待情况、外宣情况、决议决定等各类档案收集要求都进行了明确，并且要求各有关单位必须安排专人负责档案工作和日常工作资料的收集，为农高会档案顺利完成归档打下基础。

（二）专人负责、提前介入，为档案收集提供人员保障

杨凌示范区档案局加强与农高会筹委会办公室的联系沟通，在活动的筹备阶段提前介入，每年选派1-2名专职档案工作人员直接进驻筹委会办公室，设置档案收集专项小组，专门负责对各部门在筹办和组织过程中形成的各类文字、音视频资料进行收集整理。各工作组配置专人负责档案收集整理的全过程，通过“档案局分管领导—档案馆专职档案员—工作小组组长—工作小组档案责任人”四级人员联动机制，形成了全面覆盖、持续推进的档案工作网格化队伍，确保档案能够与活动开展同步产生、同步收集。

（三）强化监督、严格把关，为档案收集提供纪律保障

档案专项工作小组在活动开展期间开展档案检查，通过随机抽查的形式加大对农高会档案工作的督查，在检查中，提出了“三要”的检查标准：资料要全、鉴定要细、分类要准，确保移交档案的内容齐全、真实准确、整理规范。

1.把好制度执行关。为了防止工作制度流于形式，杨凌示范区对档案管理部门充分授权，要求档案部门直接介入活动全过程，活动责任部门必须协助和支持档案工作开展。活动开始之前，筹委会办公室编制《农高会工作指南》，将档案收集直接纳入工作实施方案，活动期间，坚持每天发布《农高会要情通报》，对当日重大活动进展情况，成交量、签约量等进行公布，档案管理部门可以及时掌握活动进展情况，并对档案收集范围和项目进行适时调整优化。

2.把好材料完整关。由于重大活动存在主题多元化、载体多样化、过程多变化的特点，为了保证材料的完整性，档案行政管理部门要求每个职能小组必须对每个子活动、临时性活动进行全面收集，档案工作人员必须在档案移交完毕后方能解散离岗，对于未按照规定期限收集、整理和移交档案的承办单位进行通报并责令期限予以整改。

3.把好案卷质量关。从档案工作小组建立之初，档案管理部门对农高会的各主体开展活动进行提前控制，由档案馆牵头，积极跟进了解档案管理工作进展情况，针对薄弱环节进行业务指导和培训，对档案的收集、立卷、归档、移交的全过程进行监督、检查和指导，以保证档案收集质量。

（四）及时编研、开发利用，为活动提供服务保障

农高会筹委会办公室在活动举办期间精心收集整理各参展企业基本情况和参展项目，整理汇编形成《农高会会刊》，多方位对参展企业和项目进行宣传、推介，切实提升活动的宣传效果和影响力。同时，筹委会办公室在互联网上开通杨凌农高会官网，由档案馆整理筛选历届农高会档案信息，通过“云上农高会”“云上逛展会”等场景应用，对农高会参展情况、展团展品、取得成就等信息在网上发布，全面提升服务农高会信息化、智能化水平，扩大农高会知晓度，切实发挥了档案利用服务作用。同时，杨凌示范区档案局不断加大农高会档案编研开发力度，利用馆存档案资源，编纂印刷了30余万字的《杨凌农高会专卷》，对农高会历年来的实施方案、重要会议精神、成果公告、工作总结、重要媒体报道、图片等重要资料进行收录，为后续办会提供了珍贵的资料借鉴。

三、做好重大活动档案收集利用工作的几点思考

（一）管理制度化：确定档案收集的基本方向

1.明确档案部门的地位和作用。新修订的《档案法》中明确档案收集的基本原则是“统一领导，分级管理”，对标重大活动档案工作，首先必须从制度层面赋予重大活动中档案部门的地位和权限，档案主管部门和业务部门需要对档案工作进行统一部署，协助开展档案收集并提供指导和监督。

2.明确档案收集的主要范围。通过制度规范档案收集的各个门类及要求，对各类材料要利用清单式管理办法尽量进行穷尽式列举，在内容上做到全纳入，确定档案工作的目标任务、时限规定，以确保重大活动档案归档完整齐全。

3.明确档案收集的标准和要求。重大活动所形成的档案资源主要包括文书档案、声像档案、电子档案以及实物档案等，档案主管部门需要在活动前对移交的内容、数量、时间等方面进行规范，从而确保档案资料收集的规范完整。

（二）权责清晰化：界定档案收集主体的分工

档案主管部门：要发挥档案收集指挥棒作用，加强活动的前端控制，为档案收集提供制度保障，明确档案收集管理的基本准则和权责范围。在活动过程中要认真做好档案业务部门与活动组织部门之间的统筹协调作用，建立起高效的收集工作网络。事后要对档案收集情况进行评价，及时跟进并做好监督检查。

档案业务部门：是档案收集的最重要主体，贯穿档案的接收、征集、保管、编研和利用全过程，在活动前期必须要对活动的重要节点、活动的主要形式和内容、重点文件资料等进行充分掌握，对档案收集的主要范围、框架、类别、格式等进行设计，对活动责任部门进行档案收集的业务培训，以便于活动组织部门按照流程和规范做好档案整理。在活动中对档案收集工作人员进行及时跟进和指导。事后要第一时间做好档案接收工作，并及时向社会征集档案线索。

活动责任部门：具体负责对档案资料的收集和整理工作，作为活动组织部门必须要充分配合档案业务部门，在活动前期做好沟通，严格按照档案收集的规范和要求做好收集，并在事后第一时间主动对收集的资料进行整理和移交。

重大活动档案收集主体及权责范围

（三）手段多样化：创新档案收集方法

在纵向维度，要建立以承办单位收集为主要渠道，以档案部门为补充的档案收集思路。建立重大活动提前备案和活动组织部门主动告知制度，活动组织方需要把档案部门主动纳入到活动协调小组并支持档案部门参与活动全过程，以帮助档案部门确定收集范围和制定处置方案。档案部门要建立长效跟踪机制，除了确保对活动前的筹备档案、活动中各个环节中产生的即时档案进行完整收集外，还要对档案收集质量进行后续跟踪评估，并及时进行查漏补缺。

在横向维度，要积极拓宽档案收集的渠道和覆盖面。除了传统媒介所形成的档案资料外，还要加强对全媒体信息的收集，例如公众号文章、活动图文、影像资料等，把重大活动所产生的社会效应作为档案资源的延展和深化。同时，还可以向参展商、民众征集线索、社会化购买、开展调查走访等多种形式来拓宽信息渠道，以确保档案资料的全面性、立体性和鲜活性。例如，山东省档案馆建立了重大活动档案征集函制度，要求“重大活动立项与归档要求同步，活动进度与文件材料收集整理同步，活动结束与档案征集进馆同步”。

（四）归档科学化：确定档案归属流向

档案的归属和流向问题是整个重大活动整理和保管中需要解决的关键问题。对于大多数重大活动的形式和特点来说，各地的管理办法均要求独立设立全宗，但是这种界定并未清晰地确定档案的归属。对于全宗的划分，除了依据活动组织部门的数量、角色、属性来划分，还应该充分考虑活动的实际情况、保管利用的实际需要。对于只有一个主办单位的应当纳入承办单位进行全宗管理，对活动单设一个分类号。对于有多个相互有联系的承办单位的，应当设立联合全宗进行管理，由参与活动的各承办单位对各自业务领域的档案内容进行搜集管理。对于有多个单位联合举办，涉及的事项相对独立，活动不隶属于任何单位的职能范围内的，应该根据档案内容设置单独全宗进行管理。例如，杨凌农高会是由科技部、商务部等国家部委主办，由陕西省人民政府承办，支持单位、协办单位近20个，活动内容很难归入任何一个单位，如果对活动档案只按照文件形成的单位来进行划分，就会造成一项活动分散在不同的全宗的情况，因此杨凌农高会档案设立了单独全宗，由杨凌示范区档案局进行统筹管理，依据活动成员单位和单项活动内容划分卷号，保证了档案的完整性和查找利用的便捷性。

（五）利用深入化：保障档案作用发挥

对于活动档案工作来说，收集归档不应该是活动的终点，认真做好档案的开发利用，用好用活档案资源，才是档案工作的最后归宿和目标。首先，要对活动举办提供参考，通过对重大活动档案中所形成的活动典型经验进行总结和归纳，形成一些可复制可推广的思路和模式，以推动其他类似重大活动全面高质量开展。其次，档案部门要认真做好重大活动档案的价值鉴定和编研力度，通过汇编大事记、活动专题概要、整理论文、图文集等多种形式，对档案资源中的学术价值和应用价值进行提炼。例如：杨凌农高会中会进行上合组织现代农业发展圆桌会议、国家农高区发展论坛、乡村振兴论坛，这些活动中所形成的会议材料、交流发言材料等都具有较高的学术价值和推广价值，做好农高会活动档案资料的编研，对于服务现代农业发展和乡村振兴等具有重要的研究价值。最后，要把重大活动档案作为丰富文化内涵、提升群众文化自信的重要抓手。重大活动档案相较于其他类型的档案资源，社会关注度较高，具有天然的群众基础，因此在社会宣教方面具有天然的优势。可以通过策划重大活动档案系列展览等形式，用直观的照片、精简的文字再现重大活动的筹备过程、取得成就等，真正把重大活动融入城市记忆，向社会展示城市形象和文化魅力。