工程档案管理对促进建设工程质量的作用探究

赵建梅

（河北省水文工程地质勘查院 河北石家庄 050800）

人们在生活水平不断提高的同时，对工程质量也越来越重视。因为工程档案管理与建设工程质量有着直接的关系，所以档案管理人员要提高档案管理的科学性，监控整个建设工程，提高工程施工质量，最大程度地发挥档案管理工作对工程施工的作用。

1 工程档案管理和建设工程质量的关系

1.1 工程档案管理是工程的核心内容

实际上，在工程建设施工阶段就已经形成了很多的档案资料，这些资料与工程建设工作有着相当紧密的联系，需要档案管理人员统一归档并进行管理。施工之前的档案资料占据相当重要的地位，例如，工程施工时原材料的档案管理就需要及时做好质量关，而材料的进厂，除了需要相关人员出示材料出厂合格证之外，还必须进行试验检测，提高材料的质量性能，如此一来，各项资料文件就会为试验检测工作提供良好的借鉴作用。此外，使用材料时，同样需要管理人员做好相关记录，只有做好相关记录，才能为项目的建设提供良好的支撑。

1.2 工程档案管理真实反映了建设工程质量

科学技术快速发展的今天，工程项目施工管理工作更为合理，这对建设工程而言无疑对质量提出更为明确的要求。首先，需要建设工程的质量必须与建设方的要求相符，并严格按照设计方面的要求或者是合同要求施工，保证其适用性、安全性和经济性等。在经济快速发展的今天，我国大力提倡精细化管理，这就意味着人们对建设工程项目的质量要求更高，且推出了各种精准的评价体系。如此一来，评价体系就不再是单纯依赖工作人员的施工经验，评价体系主要以数据和图纸为主。对工程质量进行评价时，也不再是走过场，而是将建设工程相关的档案为依据，并以指标性的量化为分析手段，综合性地评价建设工程的整体质量。这从某种程度上来说，可以通过建设工程的档案了解到工程的质量。

除此之外，还可通过档案管理真实地了解隐蔽工程的实际情况。施期间比较常见的就是上一道工序被下一道工序掩盖的问题，并不利于管理人员了解隐蔽工程的实际情况。因此，档案管理人员可记录下当时的图片和录像，并将其当作评价的依据。由此可见，工程的档案文件在隐蔽工程中发挥相当重要的作用。

工程项目管理中，档案管理也是相当重要的一部分工作。这个过程中，工程档案管理人员的工作严谨性直接影响着管理人员的工作质量。因此，档案管理人员要提高对档案管理工作的重视，及时编制和收集工程档案，提高档案的完整性和真实性，保证建设工程的质量。

1.3 工程档案管理是保障建设工程质量的重要途径

工程档案管理是工程质量管理和控制工作中比较重要的一环。在施工组织和施工现场中，工程档案管理同样重要。其中，施工现场质量管理和施工组织管理体现了质量管理的内容，而质量管理会受到材料、施工人员、设备等多个因素的影响。在工程建设中，档案管理也是相当重要的手段之一。这就要求在初级施工阶段，建设项目单位要对工程档案管理人员提出明确的责任和要求，逐步增强其责任意识；全程跟踪工程项目档案，并安排专人管理；工程竣工后，及时做好档案的验收工作，保证质量过关后，及时组织竣工验收大会，并在验收合格后将档案上交相关部门。

2 工程档案管理对促进建设工程质量的作用

2.1 为工程建设奠定理论依据

工程建设档案将建设工程的真实信息准确无误地记录下来，其中包含了所有的工程资料，有利于提高建设工程的质量，为顺利开展工程提供良好的依据。因此，建设单位应高度重视工程档案的管理，且管理人员同样需要严格按照相关规范和要求编制工程的档案，并妥善管理工程完成后的档案。之后，结合具体的需要，为建设工程内部资料人员提供文件阅读和电子档案查阅的服务。此外，相关部门还应该设立专门的档案管理部门，并由专门的部门或员工统一管理项目档案。

档案管理工作人员应及时整理档案、分类并归档，提高档案管理工作的效率，并从中发现工程建设中普遍存在的问题，便于相关工作人员及时整改，实时监控工程质量。验收建设工程时还可能涉及工程档案的审核，虽然这个过程中和工程建设并无多大联系，但是却可以直接决定工程建设质量是否可以满足相关要求，甚至还关乎到工程是否可以投入使用。一旦审核环节出现问题，那么就需要耗费大量的物力和人力，必须及时排查路段、建设工程档案等，甚至还有可能重新整理档案。

2.2 优化了建筑工程质量

因为立项文件是建设工程档案项目中相当重要的一部分内容，所以要系统地将建设工程中的审批机制、项目决策、确立过程中的情况等详细地记录下来，除了为工程项目的落实提供经费落实依据之外，还是实施过程中相当重要的组成框架之一。这个过程中，项目概要设计、预算编制、投标结构等的处理都离不开数据的支撑，这同时也是优化设计及勘察策略的关键，需要相关技术人员立足实际需要进行综合管控并进行系统升级。这就意味着工程档案管理运行和建立的初级阶段需要详细地记录下施工准备工作和施工的过程，并将检测材料和具体文件当作工程项目质量验收的重要依据。但是，仍然需要注意，使用建筑材料时还必须以质量监督要求为基础，但这个过程中也需要合理利用工程档案。由此可见，建设工程中加强档案管理，有利于优化工程质量，需要提高重视。

2.3 升级建筑工程质量

工程档案是整个建设工程期间静态的模型之一，但是因为管理工作具有动态化的特点，这就要求管理人员细化处理档案时要立足实际情况，提高工程档案建设的系统化。因此，管理人员要在建设工程项目中将档案管理当做重要内容，从控制和监管工程质量方面宏观考量，有效处理并登记施工现场质量控制信息和施工组织。升级建设工程质量时，为了实现全面优化的目标，很有必要对相关基本要素进行协同管控，除了要保障工作人员的完整性之外，还必须统筹管控施工方法、机械和材料，这就要求工程管理人员实施记录并跟踪管控这些因素的动态化发展情况。首先，避免频繁更换档案人员。其次，工程档案管理者要统筹分析并加强管理材料及机械因素。此外，加强方法要素管理，系统地分析施工基础工艺、施工运行流程，综合登记并建立施工日志，促进整体施工项目质量框架安全性的提高。最后，信息整合施工环境，并在竣工后录像并集中拍下相关的参数，登记在案，及时将环境变化问题反映出来。

3 建设工程档案管理现状

3.1 缺乏完善的管理体系

我国建设工程档案管理和发达国家相比起步晚，且相关的档案管理体系仍然有待完善，无论法律、法规还是管理制度，都满足不了建设工程项目的需要，还未形成优秀的监督和管理机制，无法标准化、制度化和规范化地进行档案管理。

3.2 不够重视档案管理

建设工程项目大且复杂，施工人员多，管理人员对档案管理工作的认识不足，在实际的工作中，以提高工程质量为主，忽略了档案管理工作，甚至没有专门的档案管理人员。这些都是档案管理工作无法落实，且档案管理人员职责不明的关键影响因素。

3.3 档案管理水平有待提高

近年来，我国建设工程档案管理的整体水平还处于有待提高的状态，且缺乏规范性，加之建设工程项目大、分散性较强，离不开部门之间的合作。但是实际的工作中，建设工程档案管理中编号不科学，且没有分类及系统的整理，管理不科学的问题比较常见，最终就会导致建设工程中的档案管理归档不全、分布散乱的问题，档案管理质量不高，增加了管理人员建设审核及检验工程项目的难度。

3.4 专业化档案管理程度不够

工程施工之前就已经产生了档案，因此，档案管理工作也应该在工程开始之前就进行。但是受到工程前期管理和投入不足等问题的影响，基本上都是在建设工程后期匆忙整理档案，加之受到档案管理专业化不足等问题影响，档案质量不高，无法提高档案管理的信息化和规范化。

4 加强工程档案管理提高建设工程质量的策略

4.1 健全档案管理机制

档案管理人员在实际的工作中要立足项目实际情况，优化档案管理机制，提升档案管理效率，这对工程质量的提高起到有利的促进作用。因此，必须规范档案资料的利用和形成环节，并结合针对性的管理标准，直观地呈现档案资料，促进整体管理效率的提升。同时，健全监管机制，全面监管档案工作流程，提高资料数据的有效性和真实性，及时更新相关资料，便于发现管理活动中存在的问题，并完善并调整管理机制，提升整体档案管理效率。加大档案信息化管理力度，合理利用信息技术整合管理工作流程，共享并高效管理信息资料，并且合理利用先进技术数字化管理资料，提高数据分析的科学性，为质量管工作地提高起到促进作用。

4.2 提高档案资源的利用率

要想保障工程的建设质量，必须高效利用档案资源，这对提高工程建设质量起到促进作用。档案管理工作中很有必要进一步分析和处理资料数据，将关键的信息提取出来，并借助先进的信息技术健全管理模式，促进档案资料朝着数字化方向发展，提升资料的管理水平，构建更完善的档案资料数据库，科学分类数据资料后妥善管理，为日后利用档案提供依据。同时，加强档案和工程建设二者的对接，提升工程质量。加大力度分析档案资料，重点关注对工程质量产生影响的关键环节，深入地分析相关数据资料，提取异常数据，及时发现档案管理中的质量问题并及时解决，提高工程项目的质量。此外，发挥安全生产档案资料的作用，为高效开展安全工作奠定基础，准确定位安全隐患和问题，及时解决，提高建设工程施工质量。有效监管工程维护的关键环节，重点分析后期维护工程的关键环节，全面监管建筑设施中的质量问题，保障工程质量。

4.3 加强监督

档案管理人员在工程建设中应深入到施工现场中，加大力度宣传档案有关的法律、法规，对档案资料管理进行监督和检查，提高档案验收的重要性和严肃性。及时对建设工程施工文件和施工进度的形成情况进行了解，便于及时发现工程建设中的档案管理问题，采取相应的解决措施，对工程档案的取向和工程动态进行全面掌握，提高档案资料的完整性、准确性和齐全性。此外，档案管理人员还应该介入到工程项目的行政程序中，加大监督力度，完善法律法规方面的要求，加强档案的验收、监督和审查，验收合格后竣工，确保可以在提高建设工程质量的基础上提高整个工程的质量。

4.4 建设一支优秀的档案管理团队

人才是工程档案管理的核心，无论撰写、收集、分类，还是归档，都需要档案管理人员。因此，管理人员要想提高工程档案管理质量，就必须建设负责、专业的工程档案管理团队。因此，施工企业一方面可以积极引进社会上优秀的档案管理人员，为企业档案管理工作的开展注入新鲜血液；另一方面，加大对工程档案管理人员的培训力度，使其具备的专业技能及专业理论知识都能满足当今时代档案管理工作的需要。

5 结语

综上所述，建设工程质量控制中工程档案管理是相当重要的工作，是其他方法无法取代的。但是，目前建设工程档案管理仍然存在诸多问题，还需要深入地剖析并及时发现建设工程质量存在的问题，提高档案管理的合理性。因此，档案管理人员要提高对工程档案管理工作的重视，真实地记录下工程档案，为建设人员做好工程建设等提供良好的依据，推动整个行业的可持续发展。