基于精细化管理的公立医院干部人事档案优化路径探究

石 宇 石 慧 武政旭

巴彦淖尔市医院 内蒙古巴彦淖尔 015000

随我国医改政策的不断夯实落地，精细化管理理念逐渐深入到公立医院各层级管理的方方面面，成为医疗机构提质增效、推动医院发展的重要手段。按照公立医院高质量发展总体要求，亟需构建一套完整的可持续的精细化管理模式，用以支撑医疗机构人力资源管理的深度开发和利用。在传统人事档案管理过程中，管理制度不健全，管理流程精细化程度和职工的执行力度不能有效统一，造成档案应用的滞后，部分医疗机构对数字化档案建设认识不足，造成计算机信息技术引进不及时等，都对公立医院干部人事档案的精细化管理造成阻碍，并制约了人事档案在医疗卫生管理体制改革中的积极作用。以此次新型冠状病毒肺炎疫情(以下简称新冠肺炎)防控一线医护人员的选送，窥见一斑。

目前，境外输入不断、国内感染时发的疫情防控形势依然复杂严峻[1]806。面对此次疫情的“倒春寒”，各级各地公立医院依然是“战疫”的排头兵，各管理部门不仅需要快速集结专业的医护人员，而且要将工作任务分配到岗，责任到人，遇有外援任务还需要筛选出符合条件的专业医护队伍迅速奔赴“战场”。作为内蒙古西部区唯一的一所国家级三级甲等综合医院，我院肩负起内蒙古中西部地区(含：巴彦淖尔市及阿拉善盟)33.65万平方公里的疫情防控重责。自新冠肺炎疫情爆发以来，我院已派出近10批次500余人的专业医疗团队支援当地传染病院、武汉方舱医院、额济纳旗、呼和浩特白塔机场国际航班分检、呼伦贝尔满洲里市和今年2月呼和浩特市爆发的德尔塔新冠肺炎疫情的救治任务。在2月份的外派队伍中包含有医生、护士、感控、消毒等共计95名队员直接参与了新冠肺炎确诊患者的救助工作，部分人员不仅执行过2003年非典疾病的救治任务，而且还有第二次站上“抗疫一线”的医务人员。为此，利用我院HRP人力资源管理系统，再结合传统干部人事档案等基础信息内容，我院及时制定发布了一系列应急和支援预案文件，明确了作为后备定点医院启用后新冠疫情医疗救治成员名单，包括：ECMO成员、一至三梯队护理组、医疗组、新冠核酸检测组、肺泡灌洗团队、救治专家组等成员名单，名单内包含各临床、医技、麻醉等专业的主任医师、副主任医师、主治医师、主管护师、护师、医学影像技师等各层级专业人员信息，以便在疫情来临时能更直接、更精准地按照部署任务开展相应工作。如何在短时间内全面了解队员个人情况及业务能力，科学优化医疗队伍人员结构，获悉队员的家庭情况，做好后方支援等工作[2]32。涉及到管理部门对干部人事档案的优化筛选和信息技术的高效支撑，传统的人事档案管理模式在医院精细化运营进程中弊端已逐渐显露。所谓精细化管理是理念也是文化，要求将管理责任具体化、明确化，上级部门要切实把管理责任落实到位[3]。因此必须建立一套科学完整的档案信息管理体系，为优化公立医院干部人事档案的精细化管理工作提供具体的发展路径，从而为新时期我国医疗机构的长远发展以及相关人员的切身利益提供更加坚固的保障[4]13。

1 现代公立医院干部人事档案的管理特征

1.1 干部人事档案专业性高、利用率低

公立医院干部人事档案管理是医院人力资源管理部门工作的基础内容，对医院整体运营决策具有决定性作用。以此次新冠肺炎疫情的突然爆发为背景，如何快速集结专业医护人员队伍，对医院人事档案管理工作提出了新的要求。随现代医院发展规模的不断延展，科室结构也更加复杂，各岗位员工多元化配置不均，都增加了干部人事档案的管理难度，同时也制约着干部人事档案的更新换代。为此，在现代医院的运营和发展过程中，应该更加充分且全面地实现干部人事档案管理的信息化与精细化管理，积极借助于信息技术手段来改良和创新人事档案管理模式，更好地提升人力资源管理成效[5]4。目前，部分医院的档案管理水平还处在传统的手工治理阶段，信息化建设投入不足，档案整体利用率较低，没有形成可持续、完整的人事档案管理链条，在主观思想和客观现实的共同作用下，公立医院干部人事档案工作急需改革[6]197。

1.2 干部人事档案多元化程度高，管理水平低

在传统的公立医院人力资源管理过程中依然存在很多陈旧的管理思想，缺乏科学、规范的干部人事档案管理制度，部分员工管理意识薄弱，未能充分认识到干部人事档案管理的重要性，同时缺乏专业的档案管理人员。在干部人事档案管理过程中对于干部任用、人才梯队的建设和培养，主要表现在其材料类型的多元化程度上，在人事档案材料中记录着每位员工的基础信息内容，包括个人工作经历、学历学位、政治面貌、工资机制、业务能力、职称奖惩、道德素养等。在各类型材料的搜集、整理、运用过程中，存在归档不及时、信息掌握不准确、编制内与编制外职工分层管理等问题。

1.3 干部人事档案安全性、保密性环节较弱

公立医院干部人事档案管理工作的实施开展，离不开安全性、保密性管理原则，由于干部人事档案涉及个人隐私内容较多，对其管理具有较高的保密要求，特别是对非共享性的内容，需要采取封闭式管理模式，也对医院数字化档案建设的推进产生了较大影响[7]116。这就要求各档案管理专职人员从初期档案材料的搜集整理到终末期档案材料的保管和利用等，都需要严格遵守安全保密制度，方能为干部人事档案管理工作的有序开展奠定扎实基础。目前，部分医疗机构档案管理人员在入职初期缺乏系统性培训，未能构建好一套完整宏观的职业道德操守体系。部分医疗机构缺乏行之有效的安全保密制度，对涉密级别较高的人事档案信息，未能对应更加安全有效的监督管理机制和考核标准，坚决杜绝涉密信息外泄，这些都应引起管理部门的高度重视。另外，在保障档案材料物理安全等方面，对档案的防火、防潮、防虫、防水、防光、防磁等方面皆应予以重视。

2 公立医院干部人事档案管理优化价值分析

近几年随我国医改政策的不断夯实推进，精细化管理逐渐成为后疫情时代公立医院人力资源管理部门优化工作思路、创新工作方法的目标方向。各级各地医疗机构应充分发挥干部人事档案动态化管理特点，抓住机遇，统筹兼顾，不断优化和完善档案管理工作流程，按照《中华人民共和国档案法》关于建立健全档案管理部门应对突发事件活动中相关档案收集、整理、保护和利用等工作机制作出明确规定。如：面对此次新冠肺炎疫情爆发的突发公共事件，档案管理部门有责任和义务服务于公共危机的防范和治理[8]52。同时，利用《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》等法律文件指导，科学利用“十四五”规划纲要“以信息化带动工业化的发展目标”，合理应用精细化管理手段，如：HRP系统(hospital resource planning,医院资源规划)、PDCA戴明环等管理工具，不断提升医院信息系统的效率性，不断强调人才队伍建设的重要性，保障医院人力资源管理工作的合理性，凸显干部人事档案信息的时效性，以确保医院各项工作指标的可持续、高质量发展。

3 公立医院干部人事档案管理路径优化的对策与建议

3.1 构建数字化档案信息管理体系，保障人才甄选真实有效

公立医院人力资源管理部门应提高思想认识，根据中组部《关于印发〈2016—2020年全国组织系统信息化工作规范〉的通知》《关于贯彻实施〈干部人事档案数字化技术规范〉的通知》等文件要求，进一步加强干部人事档案数字化建设，构建数字化人事档案管理办法。具体包括：

3.1.1 构建数据库档案管理体系

建议有条件的医疗机构制定中长期发展规划，紧随数字化档案发展趋势，构建干部人事档案数据库管理体系，充分利用计算机信息技术对现有纸质版人事档案材料进行数字化扫描、存档，不断优化人事档案数据库内容，实现档案材料数字化管理模式，保障各类型材料的及时性、丰富性和完整性。

我院于2018年初上线启用HRP系统，将人力资源管理系统作为主要开发对象，从选人、用人、育人、留人、识人等方面进行全流程管理，通过系统性评估构建了一套5P人力模型(见图1)，形成战略性人力资源的闭环管理。

借助HRP系统能为医院管理层提供详实有效的在院职工全生命周期管理示图，实现对不同类型人员基础信息维护、人事日常事务处理等任务的监督管理，并提供方便简洁的关联性查询、统计、分类、预警、审批流等自定义功能的筛选，为其它业务模块提供强大完整的人员基础数据支持。同时，系统还支持人力资源各类型业务的在线办理，包括：入职、转正、调岗、调薪、奖励、处分、离职、反聘等，业务办理的结果会直接记录在人事档案中。

HRP作为医院综合管理系统，其目的在于对医院各类型资源进行整合优化，便于在需求发生时及时调动各类资源，提升医院综合管理水平[9]95。目前，我院人事档案管理对所有人员分为“在职”和“离职”两套数据库统一并行管理，本着对历史信息的完整记录原则，几乎涵盖了所有职工全职业周期的全部信息内容。同时，在系统内部预设了丰富的人事档案管理字段并支持不同字段的自定义。支持如：人员定额、党员干部、离退休人员、人事调动、职称评定、人才交流、岗位调动、社保福利等信息管理功能，也包括薪酬记录、考勤记录、考核记录、培训记录、社保记录、调岗记录、调薪记录、奖惩记录等常用数据子集。同时，系统内的人事档案数据支持分部门、跨科室管理，各部门可指定专人设立专用账号独立管理本部门人员信息，以便及时更新、维护人员基础信息内容。在员工数据查找等方面，可利用人员信息的属性方便快捷地进行组合查询，查询条件可以固定为查询模板，也可以将快捷查询与组合查询联合使用，直接利用系统内置报表平台设计出个性化的人事报表内容并支持导出Excel、CSV、PDF等常用报表格式，方便快速查阅。HRP的实施是建设智慧型医院的必备条件，也是医院服务能力、管理水平、整体效率的综合体现。同时，科学高效的HRP系统也是“互联网+”智慧医院运营的重要标志[10]121。

图1 人力5P模型

3.1.2 精细化管理，多维度挖掘人才信息

随干部人事档案材料数字化进程的发展，医院对各级干部职工的档案材料内容可进行二次精细化加工，做到全方位、多维度地展示全院各类型人才信息内容，便于在执行各类紧急任务中对所需人才快速甄选、辨别。筛选到的人员信息除了可以运用于人员聘用之外，还可以对内部人员的各类专业情况展开更加细化的分析，以便人力资源管理部门开展对应的培训和教育等工作[11]81。

3.1.3 协同合作提质增效

借助数字化档案内容的广泛性等特征，科学利用档案佐证材料的独特性，推动档案利用价值综合化管理模型。充分发挥“云数据”平台应用，利用各类型材料的传输和同享效能，在条件允许的情况下对音频、视频等不同信息介质进行储备管理，不断充实档案内容，强化援外工作人员对自身干部人事档案信息的有效补充与信息调整，对“收集完善化-利用多元化”的良性关联进行更多探索，强调各科室间的协同合作原则，打通干部人事档案管理工作的不同管理环节，提升管理效率，增强人事档案管理的服务属性[12]76。

3.2 构建专业的档案管理人才队伍，提升专业水平，树立服务意识

各级各地公立医院应重视档案管理人员的职业化培养，不断提高其专业化水平和职业道德素养。公立医院上级管理部门应充分认识到专业人才在干部人事档案建设中的作用，不断加强人才引进和培养，通过完善的人才评价体系和激励机制，更好地激发档案管理人员的主观能动性[13]196。对专职档案管理员的要求不能仅停留在能读懂部分临床医学档案信息内容，应要求具备能熟练使用数字化档案材料所涉及的软硬件技术等特点，并努力打造一支业务能力强、专业素质高的复合型档案管理队伍，为科学规范地实现公立医院干部人事档案管理提供有力保障[14]167。同时，建议采取开展继续教育、进修、集中授课、跟班学习等多种形式的培训学习，通过“老中青、传帮带”等活动分享介绍工作经验，树立人文服务理念，传承医院文化内涵，增强员工的归属感，强化各部门间的凝聚力[15]229，不断提高专业素养和管理能力，使其熟练运用现代信息技术进行档案管理和信息数据处理，以适应社会发展和医院进步对档案材料的精细化管理需求。

3.3 构建完整高效的人事档案质量管理体系

公立医院应按照我国现行干部人事档案管理标准文件，将精细化管理模型融汇贯通至档案管理制度和医院文化建设中，借鉴全行业优秀的管理模式和管理制度，制定完整的干部人事档案项目实施计划。从项目开展、数字化采集到纸质材料归档等各个环节精准管控，严格贯彻落实项目细则，以期达到档案管理的全流程质量保障。科学利用动态管理和动态建设原则，不断修订完善干部人事档案工作制度和保密制度，编制完整的员工岗位职责手册。同时，在日常档案管理过程中，鼓励档案管理员运用科学的管理方法来规范档案管理，如品管圈、PDCA法则等，用以促进档案管理效率、提升档案管理水平和管理创新能力[16]24。通过构建完整高效的人事档案质量管理体系，倒逼人力资源管理部门转变工作作风，将“档案管理”工作向“档案服务”工作转变，旨在使公立医院干部人事档案管理模式更具时代感和开放性[17]26。

4 结论

公立医院干部人事档案是医院管理的重要组成部分，在医院人才引进、科学发展等方面发挥了重要作用，在精细化管理的新形势下不断提高的公立医院管理和运营水平都对干部人事档案管理工作提出了更高的要求。随后疫情时期“少接触、高效率”等工作理念的转变也对公立医院干部人事档案管理路径的优化建设起到积极的推动作用。伴随着信息化建设的不断完善，公立医院人力资源管理部门应充分发挥主观能动性，履职尽责做好档案管理工作，进一步提升医院工作效率，推动公立医院高质量发展。