供应-加工-配送管理模式在低值医用耗材库房管理中的应用效果

张丙淑

1 中国科学院大学附属肿瘤医院·浙江省肿瘤医院 （浙江杭州 310022）；2 中国科学院基础医学与肿瘤研究所 （浙江杭州 310022）

随着医疗技术的不断发展、医院规模的不断扩大，医用耗材的需求量越来越大，医用耗材的种类、规格也越来越繁杂，这无疑增加了库房管理员的工作压力。虽然医院在低值医用耗材库房管理方面付出大量的人力、精力，但是仍然存在大量的问题，如库存积压、配送服务不及时、耗材的安全性和可靠性欠缺、盘库困难系数大、供应商众多、耗材种类复杂、不能做到对耗材的追溯管理等。为进一步规范和加强医用耗材的精细化管理，提高医院的服务水平，国内已有多家大型三甲医院成功上线供应-加工-配送（supply processing and distribution，SPD）管理模式[1]。SPD管理模式是一种以保证院内医用耗材质量安全、满足临床需求为宗旨，以物流信息技术为支撑，以环节专业化管理为手段，强化医院医用耗材管理部门的全程监管，通过以协调外部与内部需求为主导，为全院医用耗材在院内供应、加工、配送等物流提供一元化运营服务模式。本研究主要结合中国科学院大学附属肿瘤医院库房管理工作的实际情况，分析低值医用耗材库房传统管理模式与SPD管理模式的优缺点，探讨管理中存在的问题，以促进低值医用耗材的精细化管理，提高医院医用耗材的管理水平。

1 低值医用耗材库房传统管理模式

目前，低值医用耗材库房管理主要包括验收入库、领用出库、月末盘点及库存管理3个方面，全过程使用信息系统对医用耗材进行管理。

1.1 入库管理

常规耗材入库方式为货票同行，库房管理员按照采购员制定的采购订单进行验收入库。入库时，先检查总数，后看包装，见异拆验，认真核对耗材的名称、规格型号、数量、生产批号和有效期等有效信息，验收合格后方可入库，验收不合格的作退货处理；完成数量清点和质量检查后，库房管理员在供应商平台入库界面扫描送货单号，如图1所示，验收单中的耗材名称、规格型号、数量、生产批号、有效期、生产厂家、发票号码等基本信息由系统自动生成，验收员在验收系统中录入经办人、经收人、采购科室、经费名称，并核对发票明细信息，签字确认后交由采购员和库房会计审核、记账入库，建立一卡一物制，在材料卡上做好登记即可完成入库[2]。

图1 传统管理模式下低值医用耗材的入库系统

针对货票不能同行的耗材，如异地供货方、缺货需调货、临床上突发事件或手术急需货物随时送达等特殊情况，会出现送货单和发票到但货未到、货到但送货单和发票滞后。对于上述情况，库房管理员进行预入库登记管理，即认真核对耗材的名称、规格型号、数量、生产批号、有效期、价格、供货商等信息，货单和发票送达后进行核对，方便入库。

随着医院规模不断扩大，医院低值耗材规格型号繁多，使用量大，然而库房空间和库房管理人员数量有限，导致耗材发货量急剧增加，若发货不及时，容易出现混乱、错发货的现象。鉴于上述情况，若为临床科室唯一定制、需求量比较大的一次性医用耗材，供货商可以直接送到临床科室，临床科室核对无误后入库，并在送货单上签字验收，供货商将送货单和发票送到库房，库房管理员确认无误后再交由采购员和库房会计审核、记账入库。

1.2 出库管理

为规范医用耗材的管理，提高临床科室医用耗材的领用效率，避免出现重复申领情况，临床科室根据需求在医疗耗材供应链管理系统中申请当周所需常用耗材或者急用、抢救用耗材，申领时间截止到每周二下午，库房会计根据科室系统请领单打印领用出库单，包括科室及耗材名称、规格型号、数量、单价、金额、出库日期、制单人、接收人等信息，库房管理员于每周三、四对申领订单进行发放，周二以后申领的耗材统一于下周发放，出库顺序按照“先进先出、易坏先出、近效期先出”的原则，经一人发货、一人点货，逐一核对领用出库单上面的相关信息无误后发放，并在材料卡上面进行登记，出库单为“三联单”，库房妥善留存一份，以便追溯和查询，领用人一份，领用科室一份。如遇到特殊急需情况，可与库房管理员联系，临时填制领用出库单（由库房管理员发放）。除每周的发货时间，其他时间为库房补充进货、整理时间。

1.3 盘点及库存管理

由于库房耗材出入量比较大，为规范医用耗材的盘点工作，保证医用耗材账物一致，库房管理员要定期（每个月1次）对库存耗材进行清点盘查，一般安排在每个月月末。每次盘点前，应确保在库房会计记账的情况下，打印出医用耗材的库存清单，不得将盘货期间所到的医用耗材列入盘点范围，应停止收发耗材，同时不得随意转移耗材，这样才能保证医用耗材盘点的准确性。盘库时，采用人工的方式，两人一组，对库房中实际存放的耗材逐一清点，认真核对实际数量与库存数量是否吻合，如果出现账物不符，则核对领用出库单和材料卡，及时查找原因，如错领、错发货、入库及出库手续未办理等情况，纠正并进行盘存盈亏登记，使其账物相符，并将每个月的库存清单打印、签字确认、归档保存，以备上级审核。盘库期间，库房会计也要参与其中，辅助并监督库房管理员完成盘库工作。

2 低值医用耗材库房传统管理模式存在的问题

2.1 人工成本

采供部共计5人，主要负责医用耗材采购、库房管理及发放。而医院的库房管理系统只有简单的出入库、记账、盘点功能，其余大部分管理工作都需要大量的人力、时间和精力，这样传统的人工管理模式工作极其烦琐，存在数据不准确、不完整，医用耗材漏入库、多发、少发、漏发等问题，库房管理人员为了纠错需要花费大量的人力、时间去追踪正确的出入库信息[3]。

2.2 医院成本

验收合格入库后的医用耗材即归入医院的成本中，中心库及科室二级库极易出现囤货过多，占用医院大量库房空间和资金成本，尤其是国庆、春节前，医院要囤储大量的备用医用耗材供临床科室使用，这样无形中增加了医院的运营成本，容易出现近效期医用耗材增加、医用耗材结算数据大、人工管理失误等问题。

2.3 医疗时间成本

申购医用耗材的具体操作流程：医护人员先将医用耗材加入购物车，提交后由科室负责人审核，到达采供部的采购系统，由采购员将订单提交给供应商，到货验收入库后，电话通知科室领用。临床科室医用耗材管理主要采取人工盘点、人工申领，极易出现漏申领、多申领、少申领，需电话联系中心库直至解决问题，占用医护人员的医疗工作时间，影响临床的工作效率[4]。

3 低值医用耗材库房SPD 管理模式

基于SPD 管理模式建立医用耗材库房信息化管理，对低值医用耗材采购入库、存储管理和出库配送的生命周期进行实时跟踪和监控，将供应商、临床科室、物流中心有效、有序地串联起来，见图2。其中，中心库是根据医院管理规定进行改造并建立在院外的医用耗材存储区域，利用智能化设备能够主动获取医院各二级消耗点定数包耗材的消耗数据，实现库内的拣货、加工、科室推送、上架、盘库服务，同时实现库存降低后自动向供应商生成补货计划的物流服务中心。

图2 低值医用耗材库房SPD 管理模式运行图

3.1 入库上架

SPD管理模式在实际运行中，供应商接收到订单通知后，确定订单并制作销售清单，将销售清单及耗材一并配送到院外中心库，院方验收员与中心库验收员共同认真核对耗材名称、规格型号、数量、配送厂家、生产批号、有效期等基本信息并签字确认，验收合格的医用耗材在办理入库单的同时打印二维条码标签（耗材的基本信息），在手持枪上选择“中心库系统指示上架”，扫描赋码条码，显示库位，将耗材整齐放入库位，扫描库位条码确认，该耗材上架完成（注意，应区分管理低值医用耗材和高值医用耗材的标签颜色）。在此过程中心库验收员要严格把关，有以下情况时可拒绝验收或入库：（1）未经院领导或部门主管批准的；（2）不属于该科室采购范围的；（3）与采购计划或配送单不相符的；（4）与耗材质量包装要求不相符的；（5）与采购计划生产批号、有效期等信息不相符的。

3.2 拣货

手持无线数据采集器，按科室合并拣货单，选择“中心库系统指示出库”，扫描拣货标签，扫描周转箱，显示耗材库位及补货数量，找到该库位，检查耗材规格、生产批号、有效期等信息无误后，扫描二维条码进行下架，将耗材放入周转箱中，该单个耗材拣货完成，按此操作步骤，一物一箱，直至将该科室所有耗材拣完。拣货员在拣货时必须严格按照先进先出、近效期的耗材优先使用的原则，避免出现医用耗材存在失效、过期，保证耗材效期安全，当天拣货任务完成后，将剩余耗材上架到拆零区指定库位上。

3.3 加工

将该科室拣货完成的所有周转箱推到对应加工台，准备加工，在SPD系统“加工包装”界面中选择“配送箱号”，扫描枪扫描配送箱条码，光标自动转入“拣货箱号”，用扫描枪依次扫描所有周转箱条码，每扫描1次周转箱，条码打印机即打印出该周转箱内耗材的加工标签，扫描完成后，“未加工品种明细”显示为“0”，加工标签全部打印完成后，点击“保存”“打印”后打印出该科室推送单，将周转箱内的耗材根据加工标签上相应的数量进行加工包装，并贴上该加工标签，要求不遮挡耗材名称、规格、有效期，待全部加工完成后将耗材整齐放入之前扫描的配送箱内，并将推送单放入配送箱内。

3.4 科室推送

将配送箱推送至目的科室，在手持枪上选择“科室库指示上架”，显示“推送单号”“耗材标签”两栏，用手持枪先扫描推送单上推送条码，再扫描定数包标签，显示耗材库位，找到库位将该耗材放在里面、将原有库存耗材放在外面，再扫描该库位条码确认，该定数包上架完成，直至全部定数包上架完成后，手持枪上“推送单号”消失，通知科室库管理员上架确认，在SPD系统中依次选择“科室库管理”“上架确认”，点击“确认”，上架完成。

当科室库耗材不足或无库存时，配送员应及时通知科室库管理员提交采购计划，并由医院采购员发出采购计划。当科室部分耗材漏消耗导致科室无货可用时，配送员应及时与科室沟通，为其紧急配送所需耗材。

3.5 盘库

SPD 系统可根据设置提醒近效期的耗材，实时提供耗材在库、出入库监测数据报表。SPD 仓库管理人员定期对中心库进行手持扫码枪扫码盘点管理，对实际盘点数据进行盘盈、盘亏处理，确保账物相符。SPD 中心库每季度至少全库冻结盘存1次，如图3所示，定期做好医用耗材的盘点，确保做到账物相符。

图3 SPD 管理模式盘库系统

4 SPD 管理模式的效果分析

4.1 降低人力成本

SPD 管理模式下临床科室人员不再需要人工请领、上架、盘点二级库存[5]。科室消耗至库存补货点，自动生成补货计划，由SPD 第三方配送人员主动配送，扫描条形码消耗，操作方便，且耗材使用记录实时跟踪，无需工作人员花费大量的时间反复清点，提高医务人员工作效率及患者就医满意度。另外，SPD 管理合理规划二级库房布局，对常规使用耗材进行分类整理，节约库房空间。

4.2 实现精细化管理

医院的SPD系统、医院信息系统（hospital information system，HIS）、病历系统等无缝对接，能够提取、核对和分析每个月医用耗材的使用和收费情况，有效防止“跑、冒、滴、漏”的情况发生。SPD管理模式与传统管理模式最大的区别是以领代销，通过扫码消耗，出库后计入医院成本，可以真实地掌握库存情况，且定数包形式可有效减少耗材浪费、降低耗材积压风险、提高库存周转率[6]。

4.3 降低医院运营成本

为满足临床科室的需求，系统管理中中心库必须具备较大的库存量，占据较大的空间和资金，人力、物力在一定程度上造成了浪费。SPD系统基于数据分析预测需求，设置合理的补货点、最大库存、安全库存，根据消耗主动配送，急需时立即配送，可以有效管理临床的耗材用量，解决临床“囤货”问题，实现“零库存”[7]，并实现耗材“代管”模式，降低医院医用耗材的运营成本，提高资金周转率。

5 总结

我院以满足临床科室的需求为中心，通过引进SPD 管理模式实现了医用耗材扫码消耗的精细化管理、信息化管理，使得医护人员从烦琐的耗材管理工作中脱离出来，提升了医用耗材的流通性，减少了医院库存的存储和资金占用率，优化了中心库的采购流程。随着医用耗材的种类与数量不断增加，医用耗材的管理成本也逐步提高，因此，更需要发挥SPD 管理模式具有的便捷、精细、提高工作效率的优势作用。