大数据时代文书档案管理一体化研究

文/邵瑞萍

大数据特点主要包括大量、高速、多样、真实、有效，在大数据技术下，信息内容变得智能化、可用性强，作为一种可以高效进行数据整合的技术，大数据技术能够为文书档案管理一体化提供充分的技术支持，能够在档案管理中创建信息化的技术平台，优化文书档案的一体化建设和管理。下面就文书档案管理一体化的发展情况以及发展趋势，还有未来的相应发展策略展开相关讨论和说明。

1 大数据时代文书档案管理一体化发展趋势

文书档案管理一体化是指将文件通过处理生成档案的形式加以保管，再利用计算机技术将文书档案电子化，在电子化的管理方式下，实现对信息内容的智能化筛选与智能化查找。文档管理一体化强调了文书档案管理的整体性，要将文书档案中一些重要的档案内容做好档案存储与管理的整体考量，简单来说，就是实现文书内容生成到归档管理的一系列管理过程，由此强化文书档案中的整体管理内容，进而实现事业单位对文书资料与档案资料的统一管理。随着社会发展的进程加快，未来档案的一体化管理将更加凸显，只有整合信息，才能发挥信息优势，最大化地体现信息价值。而文书档案的管理一体化就是必经项。

2 大数据时代文书档案管理一体化的必要性

2.1 提高文书档案管理效率

结合文书档案管理一体化的出发点和要求来看，展开一体化管理最为重要的是能够提高文书档案管理效率。在文书档案管理中，运用现代化信息技术，打通文书工作阶段和档案工作阶段两个阶段的对接性。同时，增进档案管理的信息技术，强化文书档案的一体化管理。进行文档一体化的管理工作能够统一文件管理，将文档资源做到合理整合，实现文档一体化，在进行相关信息查找时就能获取更多有用资料，从而体现文书档案管理的实用性以及文书档案管理的信息智能化。还有，随着大数据技术的不断提升，信息技术的使用也能够加强文书档案管理一体化的信息使用效率，让文书档案管理的资源信息能够进行智能化筛选，提升信息的使用价值和信息使用的效率。

2.2 有利于文书档案实现信息化和智能化管理

如果文书档案管理未形成一体化，那么在文书与档案的信息使用中就不能够实现对资源搜索的智能化管理，反而会带来更多的数据冗余，让搜索变得更加复杂，搜索的信息往往要经过多次、反复才确认可以确保其真实性。只有将资源做好整合，展开对档案管理的一体化，在其中融入计算机信息技术，才能进一步保障信息技术的使用效果，体现并提高文书档案的信息化和智能化管理。

2.3 有利于实现文书档案的信息高度共享和高利用率

在创建后的文书档案管理一体化的结构中，通过加强信息技术的引进，可为文书档案的信息使用提供信息的高度共享，从而充分展示文书档案的信息技术，提高信息技术在文书档案中的使用效率。另外，文书档案管理实现一体化也意味着原有的文书信息资源开始得到整合，在融合了信息技术后，两者可以实现对资源信息的共享和利用。在一体化后的文档管理中融入现代化信息技术，开创网络共享的信息化平台，由此创建信息技术下档案文书管理的一体化新格局，在信息化的档案管理中还能加强文书档案信息资源的使用效率，最大化地发挥档案资源价值。

2.4 有利于文书档案管理的信息化管理体系建设

随着大数据时代的到来，未来信息技术势必会融入进档案管理的操作技术中，实现文书档案的一体化管理能够加快文书档案的技术转型，有利于之后的信息化管理体系建设，能够在信息化管理体系中提供大量的数据信息。另外，在搭建的档案信息平台上，文书档案管理的一体化实现了档案的信息整合，为开创信息共享平台也提供了一定的技术保障，可以说是为今后信息化管理体系的建设奠定基础，提供技术平台和资源渠道。

3 大数据时代文书档案管理一体化制约因素

3.1 文档实体生成部门出现断口

在文档实体生成中离不开文书档案做主要输出，随着大数据时代数据一体化的要求越来越高，如何加快文书档案的数据化转型也成为了一大难题。一般规模较小、档案内容较少的事业单位都不会单独设立文书档案数据化转型的单独部门，而档案资料稍多的单位会设置专门的信息转化管理人员。但各管理部门的文件草拟以及文件流转过程涉及的工作人员较多，存在一定的沟通难度。这也就导致了文档实体生成不够统一，出现工作上的断口。沟通上的缺乏，让很多档案材料在格式、用纸、附件、审批等方面难以统一。因此，也制约了文书档案管理一体化的整体执行。

3.2 文档管理前紧后松

文书工作与档案管理工作作为档案信息管理的前后两个关键环节，在实际工作中容易出现前紧后松的情况，尤其是文书工作作为一个单位的“门面”，单位的相关人员都会更加重视该部分的工作情况，会更加细致、用心。能够进行大量的财力、人力上的投入。而档案管理工作更偏向于幕后，在事业单位的表现往往不够突出。因此相对地人们会忽视档案管理所产生的价值，在档案管理工作中投入的资金与人力也就比较缺乏。这导致了对这两个关键环节的差别对待，使得其难以保持统一，难以保证文书档案管理一体化的最终成效。

3.3 文档信息利用率不够

在文档信息利用上面，文书工作阶段和档案工作阶段两部分环节还无法完整衔接在一起，进而也出现了文档数据使用上的局限，导致文档信息的利用率不够。应充分利用电子信息技术，利用公文处理过程中形成的数据信息进行档案数据之间的转换和使用，让公文与档案信息的使用和管理成为一个有序的整体，实现对档案信息查询的智能化、自动化，防止两个关键工作阶段之间的信息传递断层，加强对每个环节资源的认识，进而塑造出文件精练化、文档生成标准化、文档信息查询自动化的文档信息使用环境，加强文书档案的一体化管理。

3.4 文档规范化的双重标准

文书与文档管理两部分工作阶段相互独立又互相影响，有着紧密的联系，但又有各自的管理体制。因此在文档规范化的管理上，有双重标准。而双重标准会导致两者的档案信息管理内容不够一致，导致档案管理工作规范不够一致。在该情况下，往往需要人为进行第二次的信息资源再整理，无形中就耗费了大量的人力物力以及时间成本。因此，在形成文书档案管理一体化的研究过程中，应统一标准体制，强调一体化进展，实现两部分工作阶段的统一性，打通两部分工作阶段的衔接，由此保证后续工作的连续性，减少人力物力的再次浪费。

4 大数据时代文书档案管理一体化实施策略

4.1 树立正确的管理理念，强化“一体化”意识

首先，为了维护好文书档案管理一体化的整体效果，相关领导者要树立清楚正确的管理理念，充分认识到档案管理工作的重要性，能够在文书工作阶段和档案工作阶段中做到两者的平衡。同时，要注意对档案管理相关人员的工作能力提升，要求档案管理者能有较强的一体化意识，能够在日常工作中做到对两个工作阶段的衔接和融合。还要注意档案管理的细节质量，注意纸张、格式等多个方面的管理。在文档内容制作前做好检查，用统一的标准要求档案管理的每个环节，最终确保档案信息内容的整体性和一致性，以便优化档案管理一体化的信息建设，为一体化的档案内容提供有效的技术支持。

4.2 采用先进的管理方式，制定“一体化”制度

为了加强档案管理一体化的科学性和有效性，在管理方式中要注意将双重制度转化为适应性的先进管理方式，通过“一体化”的制度建设，确保档案管理工作的持久发展。比如可以从各个部门的职责分工开始，对每个档案管理环节都职责分工到人，防止有工作程序重复或者人员工作矛盾的情况。另外，建立统一的管理体制，用统一的工作流程以及规章制度保证工作的稳定性和及时性。只有简化制度内容，才能让更多人更好地按照制度执行任务。同样，在员工的制度化中可以加进奖惩模式，多组建培训活动，从而营造良好的组员培训氛围，激发各个组员的工作主动性。

4.3 建立健全的信息化平台，建立“一体化”流程

大数据时代下的信息技术能够让文书档案管理一体化变得更加简便、直观，因此，可以充分发挥技术优势，建立健全的信息化平台，在线上线下实现对档案管理信息的对接，通过一体化的流程设立，让更多人能够更加方便、简单地利用档案信息。同时，要注意信息化平台工作中的流程科学化。相关人员要注意做好档案信息的录入、编辑、整理。能够根据体制内容进行文档的转入，也能够结合信息技术进行文档输入输出的两部分监督。

4.4 提升员工的专业素质，培养“一体化”人才

对于在文书档案管理一体化的工作研究中，如何运用好大数据信息技术，提高数据一体化，促进文书工作阶段和档案工作阶段的数据技术衔接，提高文件流转过程的各个工作衔接性的问题，这需要在技术人才的培养上下功夫。为了提高各个工作阶段信息之间的互通性，可以培养“一体化”人才，在文书内容与档案管理中组建复合型人才，从而打破原始技术和信息技术之间的隔阂，加强技术转型后的紧密性。在一体化人才培养中，也能够减少事业单位在工作流程中存在的沟通无效性，提高相关人员的工作水平，从而增强工作的整体质量，更加有利于档案管理的一体化体现，也有利于档案管理工作的综合水平凸显，能够让档案管理人员得到更多锻炼和提升，有更多发展和进步的空间。

总结

综上所述，在大数据时代开展文书档案管理一体化能够有利于文书档案管理效果的提高，同时对文书档案实现信息化和智能化以及信息系统建设都有着十分重要的助推作用。从目前文书档案一体化管理中出现的数据量庞大、途径多样化的情况可以看出实现一体化管理不可缺少的就是大数据的信息化技术。在目前制约文书档案一体化发展的因素里，主要包括有文书管理上的缺陷、文档信息利用率问题以及文档生成部门出现的断层，还有管理体制中的双重标准。这些都导致了文书档案的一体化难以实现完整性和有效性。针对这些问题，本文提出了管理理念强化、管理方式优化、管理流程信息化等策略，期望能从体制等多个方面简化文书档案管理一体化的工作任务，从而能够进一步实现一体化的有效管理。另外，在大数据时代背景下，信息技术的优势也会逐渐得到显露，如何将该优势融入文档一体化管理中，加强管理的信息化，这也是我们今后致力的研究方向。为了突出文书档案在信息化研究中的智能化，在一体化的网络信息平台构建上也需要我们进一步做技术研究。今后针对这些方面的研究也会越来越深入，会提出更加科学有效的可行措施，从而做好大数据时代里文书档案管理一体化的整体工作，实现我国档案事业的再上一层楼。