社保档案管理信息化建设分析

文/安慧娟

人社部公布的相关数据显示，截至2021年末，我国就业人员7.4652亿，其中，城镇就业人员4.6773亿。社保覆盖面不断扩大，我国基本养老保险覆盖人数超过了10亿人。截至2021年末，全国参加基本养老保险人数10.2871亿人，较2020年末增加了3007万人，全年基本养老保险基金收入65793亿元，支出60197亿元。社保卡覆盖95.7%人口。随着社保事业的发展，社会保险管理、社会保险费征缴、养老保险待遇、医疗保险待遇、失业保险待遇、工伤保险待遇、生育保险待遇、社会保险稽核监管等各类社保档案数量呈现出大了较大幅度的增长。为适应社保档案数量的快速增长以及社保档案查询利用的现实需要，各级社保部门纷纷搭建档案管理信息系统平台，逐步实现了社保档案资源、档案服务信息化管理。

新修订的《档案法》专门增加“档案信息化建设”规定，体现了档案信息化建设的重要性和必要性。社保档案信息化是在社保档案管理活动中全面应用现代信息技术，对社保档案信息资源进行数字化管理和提供服务利用。社保档案管理模式从传统的以社保档案实体保管、利用为重点，逐渐转向以社保档案信息数字化存储、服务利用为重点，推动社保档案工作更加规范化、数字化、网络化和社会化，推动社保事业发展。

1 社保档案及档案信息化现状

1993年，我国开始实施缴纳社保金制度。当年在部分国企试行养老保险制度，由单位及个人共同缴纳。1996年开始，由国有企业逐步扩大到集体企业和民营企业。目前，我国已基本建立基本养老保险、基本医疗保险和工伤保险等社会保险制度。2009年，为规范社保档案管理，人力资源社会保障部与国家档案局联合制定《社会保险业务档案管理规定（试行）》，成为社保档案管理的重要守则。根据该规定，社保档案归档范围主要包括社会保险、费征缴类、养老保险待遇、医疗保险待遇、失业保险待遇、工伤保险待遇、生育保险待遇、统计报表类和稽核监管类，并详细规定了不同类型社保档案的保管期限。

随着社保事业的快速发展，社保档案信息成为国家重要数据信息、民生信息的组成部分。通过对社保档案信息进行分析、研究，可以准确把握不同领域社保缴纳人员数量、社保费用支出等重要信息。要充分发挥社保档案信息价值和作用，使之成为服务经济社会可持续发展，保障民生民利的重要载体和媒介。只有管好社保信息才能使用好社保信息，承载着海量社保信息的档案信息化建设是新时代社会发展的必然要求。

目前，国家及地方政府及相关职能部门陆续制定颁布多项规划、纲要、指南等纲领性文件，用于指导和推动全国和地方及行业系统档案信息化建设。2015年，在全国推动数字档案馆系统建设。经过多年发展，截至2021年末，我国已经陆续建成58家全国示范数字档案馆（室）。浙江、广东、江苏等发达省份陆续将数字档案资源纳入政府数字化转型建设总体规划。苏州市、张家口市、哈尔滨市、日照市、清远市等人社部门纷纷立足本地实际，加快推动社保档案信息化建设，从经费、人员、场地等方面加大投入，有力促进了社保档案信息化建设进程。例如，苏州市社保中心搭建由社保档案新增、社保档案信息查询、社保档案维护和社保档案系统管理四个部分组成的档案信息系统平台，前期已完成300万页社保业务档案扫描和验收。目前，已经有95万页案卷内容全部成功导入档案管理信息系统。从保管的方式看，有纸质、相片等载体形式的模拟档案，也有磁带、光盘、硬盘等存储模式的数字档案。

总之，随着计算机信息技术、物联网、互联网，以及软件技术的迭代升级，及其在社保档案信息化建设领域中的应用，社保档案信息化建设不断取得发展和进步，也使得社保档案信息实现了高效管理、深度应用和安全保管。

2 社保档案信息化建设做法

近年来，随着信息技术和社保事业的发展，社保档案部门加大信息技术应用力度，改革创新，大胆探索，逐渐从传统纸质社保档案保管为主迈向依靠信息技术应用管理和开发社保档案。信息技术在社保档案收集、整理、统计等领域均得到了广泛应用，有效提升了社保档案利用效率，丰富了社保档案服务功能，为社保事业发展发挥出积极作用。

2.1 完善档案制度，推动信息化工作

标准规范是社保档案信息化建设的重要基础和保障。社保部门在开展社保档案信息化建设前要认真梳理社保档案信息化业务特点、业务标准、技术标准等，编制《社保档案技术规范标准》 《社保档案信息化政策法规汇编》等，将其作为社保档案信息化建设的基础性依据。并根据《档案法》 《社会保险业务档案管理规定》 《档案信息系统安全保护基本要求》 《电子档案移交与接收办法》 《电子文件归档与电子档案管理规范》等相关规定，不断完善社保档案信息化技术标准和规范。

2.2 开发管理系统，做好系统化整合

社保档案具有很强的专业性和保密性，通常档案系统应在内网运行，不对外公开。根据《电子档案系统基本功能规定》的要求，社保档案信息化建设应按照全生命周期要求，系统应用应涵盖社保档案信息收集、存储、管理、利用等全过程。系统研制应本着简便易行、功能齐全、扩展性好、安全可靠、便于维护等原则，根据社保档案业务管理特点，开发社保档案信息化管理应用系统（见下图），系统包括应用层、平台层、数据资源层和支撑环境层四个方面。应用层又包括社保档案数字化加工系统、社保档案业务管理系统、社保档案虚拟库房管理系统、社保档案分发管理系统、社保档案汇交系统、社保档案数据安全存储系统，以及影响社保档案数据管理系统。平台层主要包括社保业务平台和社保工作流引擎。前者主要包括社保档案数据服务、社保档案管理服务和社保档案虚拟库房服务，以及社保档案查询业务审批、社保档案统计分析、社保档案数据查询等；后者主要是社保档案管理人员的日常管理，包括社保档案信息化管理人员登录身份认证，以及社保档案业务运营维护管理中心等。数据资源层则是整个社保档案信息化平台系统的核心，包括数据整理工具管理系统和社保档案数据综合管理系统两个部分。前者包括影像数据库、业务扩展库等，后者则包括社保档案库、社保成果库、社保业务流程库、库房管理库等社保档案若干数据库。支撑环境层则主要指支持社保档案信息化运营、维护和管理所需的计算、存储和网络资源，需要互联网、局域网等。根据社保档案及档案信息化管理的需要，应建立标准统一、界面友好、易于操作的社保档案信息化管理和服务系统，切实提升存档资源管理信息化能力和水平。

2.3 加强业务培训，确保熟练化应用

社保档案信息化建设成果的检验来自一线档案人员的熟练操作和应用，切实将信息化建设成果转化成实际应用效果。针对搭建好的社保档案信息化平台系统，要积极做好业务培训，确保操作人员能够做到熟练化应用。首先是做好宣传引导。社保部门领导带头营造档案信息化建设氛围，引导全体人员从思想认识上转变观念，打破传统思维定式，重视和参与到社保档案信息化建设及管理。积极参与并推动社保档案在机关内部运用，尽早实现社保档案信息化管理，从而推动整个社保事业信息化进程。其次要加强内部培训。社保档案管理部门、信息技术部门应率先做好社保档案信息化应用知识的学习，并定期组织其他科室人员进行档案信息化业务知识轮训，规范社保部门各个业务科室档案归档工作，助其准确理解社保档案信息化工作实质。再次是要掌握基本功能。社保档案信息化建设需要应用到互联网技术、信息技术、数据分析技术和文本操作技术等，要有针对性地加强社保人员Word、Excel以及各种操作软件的应用，尤其是开发的社保档案信息化管理系统的应用。

3 社保档案信息化建设思考

新修订的《档案法》以及《“十四五”全国档案事业发展规划》，都对档案信息化建设和管理做出了战略部署。社保档案信息化作为我国档案信息化建设的重要组成部分，应不断地在档案信息化建设过程中总结成效、推广经验，为社保档案信息化建设提供理论支持，不断开创社保档案事业发展新局面。

3.1 明确目标：服务社保管理数字化

《人力资源和社会保障事业发展“十四五”规划》明确将“健全多层次社会保障体系”作为六大主要任务之一，提出“数字人社”建设，并将规划实施情况纳入政府综合考核体系，作为考核政府解决民生问题的重要依据。因此，社保档案信息化建设应服务于社保管理数字化，推动数字社保建设作为最终目标。首先是社保档案信息化在数字社保中的准确定位。数字社保是社保领域全方位的数字化，社保数字化的核心在于社保工具数字化，引入新型管理工具，改善社保环境，推动社保模式观念转变，主动配合社保工作数字化转型。社保档案工作既是社保工作的重要组成部分，也是推动社保数字化转型的应有之义。社保档案信息化是数字社保的核心内容之一，在推动社保数字化转型进程中，应将社保档案信息化作为重要抓手，深度挖掘社保档案信息潜力，为服务民生做贡献。其次是对社保档案进行信息化认识。新时代社保档案信息化建设要融入数字社保，前提是要夯实社保档案工作基础，转变工作理念，完善工作制度，强化人员素质，夯实技术基础，稳步推进社保档案信息化，并最终融入到数字社保生态，循序渐进推动社保工作转型升级。

3.2 把握方式：注重信息建设全过程

随着计算机信息技术的发展及其在档案管理领域的应用，社保档案信息化建设已经拉开序幕。经过多年来的实践和发展，一方面，社保档案信息基础得到极大提升，社保档案工作平台搭建、局域网设施建设取得显著进展。另一方面，社保档案信息化工作缺少顶层设计和协调统筹。信息化、数字化尚未贯穿于社保工作的全过程、各环节。为此：首先要做好信息化规划设计。立体全面推进社保档案信息化建设，应改变部门化、模式化、片面化发展思路，就社保档案信息化建设加强顶层规划设计，具体应包括社保档案信息化指导思想、目标任务、主要内容、保障措施。要立足“十四五”档案工作和“十四五”社保工作规划，立足社保档案信息化工作实际，逐步形成具有高度可执行性、针对性的社保档案信息化规划方案。

3.3 注重要素：关注重点档案信息化

根据新修订的《档案法》第五章“档案信息化建设”的具体规定和要求，突出将信息化设备配置、数字档案资源建设和应用系统搭建作为重点要素。一是配置信息化设备设施。根据社保档案信息化工作的现实，配备相应的计算机、扫描仪、监控设备、数字存储设备、照相机、刻录机，以及添置必要的社保档案专业管理软件、杀毒软件等。二是开展社保档案数字资源建设。严格按照“存量数字化、增量电子化、利用网络化”的原则和要求，推动社保档案信息采集加工，将传统介质载体的社保档案进行信息化加工转化。按照单轨制的要求，做好新增社保档案信息电子化同步归档。三是搭建社保档案应用系统。立足社保档案工作实际，搭建社保档案信息利用网络平台，实现社保档案跨部门之间信息共享，推动社保档案信息化成果惠及更多民生领域。

3.4 强化保障：档案信息化安全管理

随着信息技术的快速发展及其与社保档案深度融合，社保档案数据信息泄露风险、信息系统风险、大数据分析平台等集成风险、云存储数据丢失风险，以及非法访问风险等等，都需要引起重视。既要确保社保实体档案安全，按照“八防”标准和要求，改善实体社保档案保管条件。也要做好社保档案信息安全。运用备份技术、电子密钥、身份认证、水印、时间戳、区块链等先进技术手段，定期升级软件系统，更新系统配置，夯实社保档案信息化技术安全基础，确保社保档案信息安全。