高职院校档案管理的信息化建设研究

朱晓丽

(甘肃建筑职业技术学院 甘肃 兰州 730050)

0 引言

国内外学术界对于档案信息化建设,通过文献查阅,发现相关文献比较多,这方面的研究也一直是学术界比较热门的一个领域,研究发现过去所开发的管理软件也主要针对的是档案的录入并主要是进行统计,而今天是以电子形成的档案在载体上保存,同时在局域网和互联网上运行的模式。

1 大数据时代档案管理信息化建设的意义

1.1 大数据时代的便利性凸显

不同于传统数据,云时代环境下,数据的统计和管理变得快捷。充斥在生活各个方面的大数据便利性得以彰显,无法否认大数据在当今社会不可或缺的作用,这对于高校档案管理大有裨益。

1.2 高职院校档案管理亟待信息化建设

对于高职院校来说,传统档案管理模式已经无法适应高度信息化的今天,传统档案管理方式落后、多种类档案的保管存在检索效率低下,准确性较差、不安全等问题。不符合国家档案及电子文件管理的相关标准,继续沿用将严重影响档案的规范性和管理效率。基于此当下高职院校的档案管理亟待改革。

1.3 新技术带来新契机

随着各行各业信息化技术的深入发展,档案管理工作也必将随之进入一个新的历史发展阶段,具有了与过去不同的新含义。大数据背景下,数据挖掘和处理技术为档案管理工作的创新带来契机,档案管理的信息化建设可以实现永久保存档案信息、资源透明可视化管理、快捷共享并进行类别区分、归纳汇总、大幅简化流程,提升整合水平,达到节省空间、减少差错、方便检索查阅,有效提升档案工作效率的目的。毋庸置疑,档案管理信息化建设对于高职院校的发展有着举足轻重的作用[3]。

2 高职院校档案管理信息化建设的现状分析

2.1 信息化观念意识不深入

人工智能、云计算、云存储以及5G 等新兴概念虽然正在进入人们的视野,但是并不够深入人心。信息转型、创新信息技术也面临着很多的障碍。目前高职院校存在不能够熟知大数据的概念和背景,对于科技信息只是以偏概全或者人云亦云,这严重影响了现实工作实践。

2.2 管理不全面

网络从来不是法外之地,互联网信息化的建设都需要建立在政策制度完善的基础之上。而映射在现实高职院校中的管理中,信息时代的管理体系不充分、监管制度不完善、监管力度不足以及评价体系不健全等问题也日益显著。不全面的信息管理就是不容忽视的安全隐患,这不利于信息化建设的实现。

2.3 设备不完善

物质基础是高职院校“上层建设”的保障,因此开展信息化建设也需要硬件设备的支持。实际上,档案管理的内容细致而琐碎,那么具体落实在设备上,种类也是多样的,包含计算机、打印机、扫描仪、传真机等在内的设备都需要跟得上信息化建设的步伐。设备不完善,那么信息化建设就是空谈。

2.4 档案信息收集与归档流程不规范

目前虽然各个高职院校已经积极开展了对传统档案进行数字化的工作,但“陈年旧帐”“残破不全”,有些纸质档案材料甚至是手写字体,字迹潦草、模糊不清,扫描仪无法识别,工作人员不严格按照电子档案采集归档流程,对于本身存在缺失的档案、扫描后信息乱码无法进行使用的,不负责任,不做说明。

3 建设高职院校信息化档案管理策略

3.1 一改固有思维,摒弃落后理念

电子档案信息化建设发展的关键是观念的转变,应去僵化改变观念,去偏见信任信息,去错乱改变认识上的错误。高职院校应通过转变思想、扩大资金支持以及队伍全成员共同参与等途径为高职档案管理的信息化建设提供有利环境,积极迎接信息化管理时代的到来,以乐观向上的心态翻开信息时代的档案管理新篇章。

3.2 构建完整的信息化建设体系

构建完整的信息化建设体系,落实精准化运营。制度和人员的保证是构建完备、稳固体系的“螺丝钉”,具体应从制度层面给予信息化建设坚实的保障,此外,还需完善资金链、设立法律顾问、加强信息团队管理等。

3.3 加强信息技术队伍建设

人才具有绝对的竞争力,加强人才队伍建设、大量培养或引进技术型人才将是信息化建设进程的“催化剂”。对于信息技术人才,必须素质到位,专业到位,提升素质,不仅在于态度端正,恪守章程、维护信息的安全,也在于力谋发展,争取发挥自己最大的力量为高职院校做出贡献。而专业技术方面,凝结在云收集、云计算及云分析技术中的知识都需要人才的努力学习和扎实掌握。

3.4 优化相关信息技术

利用高速的网络技术,能够显著提高档案管理的速率和效率,加快信息化建设进程。首先,技术人员搭建合规、开放统一的平台。对于所有档案信息进行收集、汇总,进而统一编码,统一数据口径,优化不同格式文件的排序,最大限度地整合资源。其次,优化信息的存储技术,使得大数据环境更加和谐,信息化进程更加流畅。再之,加强信息的检索和处理技术,使信息“流动有活力”。最后优化隐私安全管理技术,加强隐私安全管理的层级。将信息数据和资料、不同密级的档案信息置于安全的生态体系中,大力降低风险等级。

3.5 规范档案管理信息化建设的流程

电子档案管理信息化建设流程包括采集,归档,移交、登记、转换、迁移几个步骤,如图1所示:特别注意授权用户对电子文件的保管期限分类进行审核确认,电子档案保管期限一般分为永久,定期30年,定期10年有其他规定的要重启规定可参考。最后在系统中完成双轨制下纸质文件保管期限划分整理的基础上为电子档案,纸质档案赋予档号,用账号或唯一标识符作为要素为电子档案,从命名转入正式库之后,就可对正式库中的档案进行利用统计处置等管理活动,电子档案信息化管理过程中,管理人员要以国家规定的数字化规范标准为主要参照依据,不能得随意篡改流程。

图1 电子档案信息化管理流程

4 未来高职院校档案管理信息化建设的技术路径及发展趋势

档案管理的信息化,就是基于档案工作的基本原理,对信息系统中形成的电子文件,数据进行归档存储和管理,并能够提供有效的全文档案信息化网络化服务的新型的档案管理模式,未来信息化的持续推进将形成一种区别于传统档案工作的管理理念,管理方法、管理技术、管理规则、管理流程的全面工作模式,[4]如图2所示:

图2 档案管理信息化技术路径发展趋势

综上所述,进入大数据时代,无论是纸质还是电子数据,无论是非结构化数据还是半结构化数据,存储分析工作都是繁重的。高职院校电子档案管理的信息化建设过程中,还应该加强双轨制管理模式[5]包括对电子档案和纸质档案同步编目,排序,编制账号等功能,静态数字图像双层OFT 或双层PDF等自动采集数字化元数据等。诚然,大数据背景下,科技的进步给高职档案管理带来了新的机遇,档案管理逐步以“电子化、信息化”主要方式,未来高职院校应基于先进“云计算+大数据+人工智能技术”形成一个有序结构的档案信息库,使得更符合现代化档案管理要求。呼吁院校管理层、辅导员教师、网络技术人员以及档案管理人员等全民参与其中,为信息化档案管理添砖加瓦。