高职院校档案资源服务能力供给侧改革探析

文/王 灿 赵振羽

档案资源的开发与利用是档案工作的重要组成部分。在信息化背景下，基于供给侧视野对高职院校档案资源服务能力进行分析探究，找到档案资源服务供给与需求矛盾点并提供解决对策建议，从而提升高职院校档案资源的服务管理水平

高职院校档案资源是学校内部运行管理的重要记录，具有重要的价值。对这些档案资料进行信息化和网络化的管理与开发，能为学校的运行管理提供更多的支持保障。在新时代，随着互联网和大数据技术的不断发展以及档案相关法律法规和制度的不断完善，档案资源不仅仅只是保存记录历史，其服务与利用能力更是一个学校的管理和服务水平的具体体现。

一、“供给侧改革”视野下高职院校档案服务能力现状

世界步入新时期，随着整个社会信息化和网络化进程加快，高职院校档案资源服务能力面临着转型的压力，从供给侧角度分析，主要面临以下情况：一是从管理型向服务型的转变，二是从被动服务向主动服务的转变，三是从传统劳动密集型服务向技术密集型服务的转变，四是从线下服务为主向线上服务为主的转变。

从“新供给创造新需求”理论分析高职院校档案资源现状，其意义在于一是更清晰认识高职院校档案资源服务能力提升过程中存在的结构矛盾，二是为高职院校档案资源服务学校建设发展提供保障，为服务能力提升提供明确的改进策略和思路。

二、“供给侧改革”视野下档案资源服务的矛盾分析

根据供给侧改革理论分析当前高职院校档案资源服务能力面临的主要矛盾是高职院校档案资源所供给的服务与各类利用主体的需求不匹配。通过文献分析和走访调查，笔者发现主要表现在资源、人力、管理、技术四个要素上，具体分析如下：

1.档案资源供给不足

当前高职院校档案资源主要由学校内部的档案馆进行统一管理。档案资源主要由学校的党政公文、干部人事档案资料、教学与学生档案资料、科研社会服务档案资料、财务会计凭证资料、基建与设备仪器资料等组成。档案资源利用者主要是在校和已毕业学生，在岗和离退休教职工，学校内设机构的工作人员和少量社会人员组成。

档案利用数量和频率具有一定周期性规律。具体呈现以下态势：一是高职院校档案资源中教学类档案利用的数量较大，利用频次较高，二是高职院校档案服务对象利用行为具有一定的周期性。每年毕业季会为即将毕业的学生提供党团组织关系、学历和成绩单等证明材料；干部在职务变化和退休时，干部人事档案查阅的利用数量和利用频率增加。专业技术人员职务晋升和专项成果奖励时，查阅教学、科研等档案材料机会也会增大；学校财务和审计部门查询会计凭证档案有一定的规律性。一般在季末年末的财务预决算和内部审计检查督察工作中，会计凭证档案调阅的数量和频率会有明显激增。高职院校党政档案随着政务信息的公开和办公自动化系统运行，档案查阅频次明显减少。

笔者发现目前高职院校档案资源供给主要是呈现碎片化，零散化，难以最大程度发挥其作用，难以满足利用者的个性化系统化要求。因此要把握各类档案利用的周期性和规律规律，运用信息化手段整合资源供给，建立高职院校档案的特色服务资源。

2.人力资源供给缺乏

党的十八大以来，“创新、协调、绿色、开放、共享”五大发展理念也是推动新时期高职院校档案事业发展应遵循的工作方向。高职院校特别是“双高”建设院校，面临自身高水平发展的内外环境变化机遇期的到来，在信息化时代，以用户为中心，树立开放理念，馆员主动服务意识亟需变革。

近年来，在档案信息化建设向深层次推进的关键期，在高职院校档案馆服务业务拓展过程中，要实现数字化档案建设和管理，需要一批复合型业务人才。而当前高职院校档案管理水平和档案工作人员业务能力并不强，对文档一体化的管理思路不清，对档案管理系统与OA系统运转不顺畅，规范和高效的信息化管理技术手段欠缺，制约了学校档案资源服务的能力。因此，提升高职院校档案资源管理水平和工作人员业务能力是档案建设的重要任务之一。

3.管理能力供给疲软

当前高职院校的档案资源管理理念仍然是宏观管理的“档案馆中心式”模式。即用户到馆，上班时间手工查阅。管理方式单一，档案资源利用管理能力和理念相对滞后。参考国内外的大数据时代的“用户中心”理念下的档案服务模型建立欠缺。构建基于档案大数据的全生命周期管理模型，建立“人”“事”“时间”三位立体档案模型和大数据技术运用为支撑的智能服务体系非常薄弱。因此，高职院校档案资源宏微观管理顶层设计、馆藏资源融合、全生命周期管理，是有效提高档案服务管理供给的一项重要任务。

4.技术供给能力老化

目前高职院校档案服务的主要形式仍是档案利用者实地到档案馆查阅档案信息的方式，这种传统的方式对于校师生在工作日进行档案查询较为方便，但对于其他人群以及非工作日来说，利用仍不便利。

信息技术利用方面，在大数据时代绝大多数高职院校的档案资源没有利用微信小程序和公众号、微博等互联网技术开展档案资源共享与服务，尤其是在新冠疫情的社会大背景下，加强移动互联网技术为高职院校档案资源使用对象提供远程档案信息服务的方式，是对传统单一线下服务平台的有益补充和扩展，也是对学校社会影响力的重要体现。

三、高职院校档案资源服务供给侧改革策略与建议

笔者从“新供给创造新需求”这一理论出发，认为高职院校档案资源服务能力的提升要通过改善档案资源供给体系、优化人力供给结构、提高管理供给效率、改善技术供给方式这四大策略，才能得以提高。

1.改善资源供给体系，提升资源服务能力

在信息化程度不断提升与档案法律法规日趋健全的大背景下，高职院校档案资源服务与利用是服务学校建设发展改革的重要保障措施。各个学校根据自身特点，建立特色档案资源结构管理模式，提升特色档案服务能力，服务特定利用对象，构建参与式档案资源供给体系。

高职院校通过各种渠道收集整理的档案材料，需要学校档案工作者和相关专家研究梳理和利用开发，才能发挥其深层次的文化功能和效用。例如在党和学校的重大历史时期，收集整理相关工作的档案资料，举办特色档案展、档案节，展示办学成果以及学校历史积淀与文化传承，利用互联网技术，同时开办网络专题展。通过多种形式，改善学校档案资源供给体系，提升档案资源服务能力和水平，提升学校知名度和影响力。

2.优化人力供给结构，提升人员服务能力

高职院校档案馆馆员是学校档案服务的中坚力量。运用“互联网思维”来开放档案资源，树立用户中心、简约思维，平台迭代、大数据流量和跨界社会化的互联网新型思维方式，需要合理配置结构年龄、专业合理的管理人员，保证人力足量供给是一项档案管理人才队伍的长期任务。

重视档案人员业务技能提升，树立在信息化、数字化的背景下的管理思维方式改变，配置合理的专兼职档案队伍，积极开展学校档案专业技术人员技能业务培训，设立支持一定的档案类科学研究项目，是保证管理人力有效供给的一项重要任务。在条件允许的情况下，特聘档案类技能专业人才或招聘档案学专业的大学毕业生进校工作，也是补充人力资源供给的重要渠道。

3.提高管理供给效率，提升管理服务能力

《国家信息化发展纲要》指出“各个部门要运用互联网开展档案服务模式创新，提高档案管理服务水平”。国家档案局在年度工作报告中也提出要加快推进档案公共服务进程。为此高职院校档案管理服务要树立“以用户为中心”理念。在档案的宏观管理服务有清晰定位，树立为师生服务，为校园文化建设服务，满足一定的社会研究需要的管理理念。树立品牌意识，前瞻意识。微观管理行为规范与制度完善。部门立卷制度，沟通与反馈机制，异地校区管理制度。对于实体档案创新实现新技术查档服务。

4.改善技术供给方式，提升技术服务能力

高职院校要顺应时代要求和广大师生需求，在互联网平台发布学校档案信息资讯和文化成果，扩大学校信息服务的传播范围。高职院校档案利用要以个性化凸显特色服务模式的供给。与学校网络中心联系，积极融入数字校园平台。着力改善学校档案网站技术供给，力推微信小程序和公众号技术供给，优化实体管理与服务技术供给，真正实现档案资源的互联互通、整合与共享。

实现闭环式档案远程利用服务系统的供给。实现身份信息确认、信息调取审查和反馈、网上自主缴费、调档制作材料、加盖印信、远程传送给利用者的整个操作程序。加快推进高校档案馆与学校OA办公系统互联互通，提高电子档案的接收效率，减少日后档案资料数字化扫描的工作量。

创新档案新媒体移动互联网技术供给。当前各个高职院校普遍重视新媒体工作，微信、微博、抖音等移动互联网平台的公众号客户端应用广泛。我们要将档案资源与新媒体移动互联网技术有机结合，开发档案公众号、小程序、APP，开设微信、微博、抖音专题栏目，利用新媒体移动互联网独特的传播优势，深度开发高校档案信息资源，提高档案资源服务的便利化，也能提高学校的知名度和社会影响力。

不言而喻，档案资源服务能力供给侧改革是一项长期系统性的工作，需要各个方面的通力配合才能完成。对于高职院校，特别是“双高”建设院校来说，学校的档案资源服务学校自身发展，在人才培养、文化传承和提高治理水平和治理能力现代化方面有着更为重要的意义。通过改善档案资源供给体系，优化人力供给结构，提高管理供给效率，改善技术供给方式，从而提高档案服务质量和各类利用者的满意度，从而为院校建设提供良好的服务与有力的支撑。