信息化时代下文书档案的管理

文/刘 通

随着信息化时代的全面到来，协同办公平台的普及，新形势下的文书档案管理面临着新的挑战和问题。本文根据笔者工作的实际情况，简要分析了当前企业文书档案管理存在的问题和挑战

文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。随着信息化时代到来，传统的文书档案管理也面临着新的挑战。本人结合日常的工作，认为文书档案管理仍有进一步改进的空间，以下是分析及措施。

一、信息化时代文书档案管理的问题

1.文书档案管理工作的重视度

文书档案管理工作是档案管理工作的重要组成部分，文书档案管理涉及多个方面，如党工管理、行政管理、会计凭证、生产和经营材料等，因此文书档案管理也需要各个部门的配合。然而很多企业的文书档案工作得不到有关部门的重视，认为文书档案工作不是特别重要，涉及文件归档部门的相关人员也常常缺乏相关的档案知识和常识。这样的情形会导致文书档案归档不规范、文件资料不健全等问题。文书档案至关重要，文书档案包含了企业重大事情的完整记录，也囊括了企业所有制度的变化发展等重要资料。要解决信息化时代文书档案管理存在的问题，首先要从提高站位，重视文书档案开始。

2.信息化时代文书档案的流程制度

在信息化时代来临之前，文书档案在归档前后都是纸质形式存在，信息化时代后许多文书档案以电子化的形式呈现，但是相应的制度和流程还有待进一步完善。一是所有与文书档案相关的部门要以最有效率的方式完成文件的收集、立卷工作，以前是纸质文件直接整理立卷，文件电子化后，文书档案的整理需要有适应协同办公相应的流程。二是文书档案归档不够规范，不同部门归档的文书档案质量参差不齐，有甚至出现资料不全的现象，需要制定相应完善的流程和制度来规范相应情况。

3.信息化时代下文书档案的安全性

随着企业电子办公平台办公模式的开启，各类文件更多地在信息平台及网络上留痕及传播。电子文书档案本身也具有不稳定性，电子文书档案容易被人为改动，文书档案管理人员对于借阅时是否设置有相应的安全性流程都应该具有相应的安全意识以及安全知识，严格按照操作流程和档案管理制度实施管理。再者在信息化网络时代，计算机的安全也直接决定着文书档案的安全，处理文书档案的电脑是否连接外网、是否有相应的硬件和软件的安全措施也都变得格外重要。

二、信息化时代文书档案管理的几点措施

1.增强对文书档案的重视

信息化时代下，不仅档案管理部门需要重视文书档案的管理，与文件归档相关的各个部门都需要重视文书档案管理。企事业单位的各个部门需要充分认识到文书档案管理的价值。做好文书档案工作的宣传和动员，增强对各类文书档案管理部门人员的培训和考核，优化激励机制，强化档案人员队伍的建设，从思想上重视文书档案，从根源上减少文书档案不规范的可能性。这样同时也可以增强档案管理人员的自主性和价值感，让文书档案管理人员更好地服务于档案事业。

2.加强对文书档案信息化建设的投入

信息化时代的步伐不可阻挡，企业应该加大对文书档案信息化的投入。首先是在硬件部分的投入，不论是文书档案管理人员的配置，文书档案管理需要的网络硬件设备的资金，还是文书档案后期维护的网络升级等等，都需要相应人力与资金等各方面的投入。配置可以胜任相应岗位的文书档案人员，可以使文书档案在管理过程中规范有效，投入了相应的信息化资金，有利于现代文书档案的保存，也便于文书档案充分发挥其为民服务的作用。

3.制定完善的文书档案管理流程制度

新时代就应该有新模式，企业应紧跟时代步伐，在电子化信息化的时代，根据企业自身的实际情况，及时更新档案规范和知识，编制出一套行之有效的文书档案管理流程制度。完善的流程制度可以在最大程度上保障文书档案在收集、传阅、审批、归档、保存每一个流程中都合法合规，并且制度的制定和实施也确保了文书档案在每个环节的安全性，可以最大限度上使文书档案发挥其每个阶段的作用，更好地为党管档、为国守史、为民服务。

信息化时代下的档案管理面临着新的机遇和挑战，文书档案管理作为档案管理的很重要的一部分，也见证着企业一步步的发展变化。只有加强思想上对文书档案的重视，加大对文书档案管理的人力和资金投入，制定符合国家规范且适应企业发展的新的文书档案制度，唯有此，新时代下文书档案才可以更好地服务于企业、服务于社会，发挥其重要的作用。