移动办公对写字楼办公模式的影响分析

聂浩宇，曹 勇，刘潇潇，罗大清

（中国石化集团经济技术研究院有限公司，北京 100029）

新冠疫情暴发后，众多企事业单位采用了移动办公模式。传统写字楼租赁市场持续承压，移动办公模式快速发展，对后疫情时代的写字楼办公模式产生深远影响。基于此，本文通过研究移动办公的驱动因素和发展现状，分析写字楼办公市场发展行情，推算移动办公和写字楼办公的企业成本，探究移动办公对写字楼办公模式的影响及其发展前景，剖析移动办公中的潜在问题，并立足石化企业提出应对策略。

1 移动办公概况

1.1 移动办公的驱动因素

移动办公产业在疫情期间被广泛应用，疫情使移动办公从“可选项”变成“必选项”，充当了移动办公取得突破的“催化剂”。从中长期看，移动办公产业的驱动因素可分为需求侧和供给侧2个层面。

1.1.1 需求侧：疫情、跨地区协同办公需求、信息行业需求

在全民抗击新冠疫情时期，为降低聚集感染风险，不受地理空间限制的移动办公成为大部分企业的刚需。尤其是新冠变异毒株的多点暴发进一步推动了公众对于移动办公的需求。这些趋势预示着移动办公可能成为未来职场的“新常态”。

截至2016年底，跨国公司贡献了世界生产总值的28%和出口贸易的64%，表明跨国公司及其外国子公司体系是当今全球经济中极为重要的参与者[1]。在国内市场中，80%的大中型企业主体都在至少2个地区设立办公室[2]。这些跨地区企业的日常沟通和协同，大都依靠OA系统完成，以提升办公效率，降低各类差旅费用。随着我国互联网、信息化建设的普及和完善，信息技术企业跨地区的部门配置十分普遍，并且有7×24小时的网络维护制度和移动OA工具，刺激企业对移动办公需求持续上涨。2018年，从移动办公需求企业看，信息技术行业占比最高，为24%；其次为制造业和零售、批发行业等[3]。

1.1.2 供给侧：网络设施及大数据和云计算的完善、智能设备的普及

我国互联网宽带接入端口的数量连年增长，市场趋于饱和，表明网络基础设施日趋完善，为移动办公产品进入市场奠定了网络基础。大数据、云计算等技术带动软件服务化发展，技术体系也已趋于成熟，正处于落地应用阶段。受我国大规模云计算中心基础资源建设投资驱动，移动办公软件底层基础设施逐渐成熟，推动移动办公产品规模化。同时，受益于手机迭代速度加快和国内手机厂商研发投入提高，中国智能手机用户数保持世界第一，为移动办公提供了必要条件。

1.2 移动办公的现状

在移动互联网发展大背景下，各行业机构的内部办公和业务应用系统越来越多地实现了移动化，从传统面向固定电脑端提供办公和业务应用服务扩展到了面向智能移动终端（便携式笔记本、手机和平板等）提供服务[4]，帮助用户摆脱时间和空间限制，随时随地按照需要处理工作。办公和业务应用的移动化，在移动端主要体现为通用性的移动办公应用（如移动OA、即时通讯、文件云盘等），以及体现各行业特点的移动业务应用（如政府的无纸化会议、房地产服务的移动经纪业务、能源电力行业的移动巡检和数据采集等）[5]。

2017年，中国移动办公市场规模达60亿元，2012-2017年的年均复合增速达95%。基于此预测，2020年我国的移动办公市场规模已达近450亿元，约为2017年市场规模的7.5倍[2]。这主要得益于近年来我国互联网数据中心（IDC）和云服务器等基础设施的不断完善，以及中国人力成本的日益高昂、企业亟需降本增效的社会现状。

2 移动办公对写字楼办公的影响

2.1 写字楼办公市场承压但尚能保持平稳

2021年新冠疫情防控常态化，经济活动持续恢复。虽然在下行趋势和疫情影响下，2020年写字楼物业出租率和租金整体有所下滑，但得益于2021年上半年整体形势的利好以及从业者积极的运营，全国写字楼市场投资、销售以及租赁等各项数据较2020年同期稳步回升。

在写字楼竣工面积（即新增供应）方面，2021年上半年的新增供应量与前2年基本持平，但在2021年经济恢复及写字楼需求加速释放的预期下，市场压力较上年有所缓解。2021年新开工面积较2020年同期下降15%，与2019年上半年相比，更是大幅下降，显示出市场未来供应将趋于退潮，行业未来几年内将进入稳定期。市场销售方面，2021年上半年全国写字楼销售面积较2020年同期增长10%，但与2019年上半年相比仍有差距。

2.2 成本优势和新冠疫情推动移动办公挤压写字楼办公空间

美国作为移动办公的先行者和实践者，在新冠疫情出现前，有14%的劳动力移动工作。然而，随着疫情持续，该比例扩大至约40%。在年收入超过10亿美元的公司中，68%的公司计划缩减写字楼办公空间以节约开支，即使新冠疫苗广泛接种，这些大型公司向移动工作模式转变的趋势也不会停止[6]。在国内，由于防疫和身体原因，2021年上半年有33%的办公室工作者长期“在家”移动办公[4]，这意味着企业可以相应减少写字楼办公面积。

以北京市为例，对员工采用写字楼办公模式时企业的租赁费用、部分员工采用移动办公模式时企业的移动办公支出费用、企业可退租办公面积比例、企业可节约成本比例进行分析和推算。甲级写字楼办公租赁费用主要包括租金、物业费、网络费；移动办公支出费用主要包括OA安装维护费、网络费、笔记本电脑购置费。用公式表达为：

式（1）～式（4）内各项定义和数据来源见表1。企业可退租办公面积比例最低为北京升级防疫管控措施时限制的一般企业人员到岗率；以北京就业居民人均日加班时间与8小时工作时间的比例为额外工作量，在额外工作量需要移动办公员工回到办公室完成的情况下，计算企业最高可退租办公面积比例，如式（5）、式（6）所示。

表1 写字楼办公和移动办公企业成本分析数据来源

根据写字楼办公年租赁费用、移动办公年支出费用以及企业可退租面积比例，企业可节约成本比例用式（7）和式（8）表达：

将表1各项数据分别代入式（1）～式（8），得到2021年一季度企业在北京甲级写字楼的年租赁费用为2.44万～5.59万元/人；若部分员工使用云OA进行移动办公，则企业移动办公支出费用仅为0.38万～1.38万元/人；企业可退租办公面积比例平均为25%～28%。2021年一季度北京甲级写字楼平均租金单价较疫情前2019年第四季度下跌20%[8]，与本文推算的企业可退租办公面积比例接近。因此，租金单价下跌引起的租赁费用减少可能在很大程度上达到了写字楼企业客户可通过退租办公面积节约的成本额度，从而在短期内降低了很多客户由于员工移动办公而退租部分办公面积的需求，对于稳定2021年上半年的写字楼空置率起重要作用。经推算，部分员工移动办公可以为企业节约的成本比例为11%～26%，说明移动办公模式在成本控制上具有明显优势，新冠疫情或将持续推动移动办公挤压写字楼办公空间。

2.3 移动办公促进写字楼办公变革

疫情的常态化对企业工作和员工生活带来持续影响，写字楼是否完善地配备移动办公所需设备、软件和IT基础设施，越来越成为客户们所关注的重点。要求写字楼加快数字化运营改造，包括提高互联网设备质量和通量、升级软件设施和配备云平台工具等，以应对疫情带来的移动办公变化，提高对企业客户的吸引力。而写字楼数字化运营改造，必然增加商业地产公司对写字楼的支出费用，在北京的甲级写字楼企业客户中，互联网和金融企业使用的写字楼占这两地总吸纳面积的54%[8]，是写字楼最大租户。因此，写字楼可以与数字化程度高、有OA系统需求的互联网、金融企业展开合作，借助企业客户的技术与资金优势，加快数字化运营改造，从而为企业客户提供更加优质的服务，实现双赢。

此外，移动办公无法取代面对面办公带来的近距离感和协作感，居家工作对于常年坐办公室的员工需要时间适应。居家工作的人也可能会感到压力，因为居家办公的代价是长时间的工作，更多的在线会议，以及工作和个人生活之间界限模糊。因此，大多数公司未来或将采用“现场＋移动”的混合办公模式。这意味着办公室将进行改造，为团队会议创造更多空间。

3 移动办公中的潜在问题及石化企业应对策略

3.1 IDC算力供给严重不足：升级数据中心

IDC是移动办公产业的核心，但目前国内IDC算力供给严重不足，制约着移动办公流量和效率的提升。工业和信息化部数据显示，2018年北京可用数据中心机架规模为17.2万架，同比增长12.4%，而移动流量同比增长1.8倍，两者增速严重不匹配。基于此背景，2021年7月，工业和信息化部印发《新型数据中心发展三年行动计划（2021-2023年）》，明确用3年时间，基本形成布局合理、技术先进、绿色低碳、算力规模与数字经济增长相适应的新型数据中心发展格局。我国一些大型石化企业，尤其是能源化工领域的龙头企业，一直在开展智慧石化的建设，应当把握机遇，积极配合国家升级建设新型数据中心的行动，推动石化建设从信息化向智能化的转型发展，提高移动办公能力和数字化生产效率。

3.2 信息壁垒导致沟通困难：促进职能增效

企业OA的应用为移动办公过程中跨组织和跨部门的协助沟通提供了渠道，不同部门的员工在任何时间地点都可以围绕同一个事项实现快速协助，是统筹办公的“大脑”。对于自动化办公起步较早的大型石化企业，因早期受限于技术和费用等客观现实，没能建设统一的大型OA，各公司各自建立了中小型OA。这导致了集团内部信息壁垒的产生，集团总部和内部各公司之间沟通不畅，各公司获取集团内信息的时间和人力成本高昂，降低了工作效率及移动办公的灵活性。应尽快推进信息和数字化管理体系建设，理顺总部、板块、企业的信息化管理界面和权责，细化信息化工作流程，强化信息统筹管理，使信息能够在集团内部更加快速有效地流转，杜绝信息孤岛。

3.3 风险威胁和监管收紧：巩固网络防线

移动业务场景不仅面临着分布在云端的多种安全威胁和风险，而且也面临着国家和行业的网络安全监管合规要求。对网络安全风险进行有效控制，并且确保符合监管合规的要求，是企业在业务移动化过程中普遍关注的焦点议题。石化企业应按照移动应用场景的需要制定并执行细化安全策略，以实现风险控制和监管合规为双重目标，构建具备综合管控能力的网络安全运营中心，完善安全技防体系和工控安全防护系统建设，提升主动防御能力，并为移动应用提供安全保障，兼顾安全控制与用户体验的平衡，履行网络安全监管合规的职责和义务，为石化企业工业数字化生态建设提供有力支撑。

3.4 部分业务需要现场办公：考虑工作属性

移动办公人员的工作时间普遍高于的平均水平，并且易产生孤独感，面临更大的工作强度和压力[4]。2017年3月，IBM要求美国和加拿大的一些移动工作人员回到地区办公室上班，因为IBM通过实践发现，对于部分岗位，充分沟通是开展工作的前提，而移动办公效率过低。可见，移动办公并非对任何公司、任何职位适用，企业是否采用，要综合考虑公司属性、职位属性、管理机制、招聘流程等多方因素。就石化企业而言，移动办公更适合固定流程和工作职责的岗位，对于需要大量现场试验、团队协作的设计施工、科研生产类岗位，则需要更切合实际需要的定制化工具才能更好地实现移动办公。

3.5 企业为移动办公效率担忧：树立目标导向

员工在移动办公期间的自律性和效率是企业最大的担忧，驱动着云OA新功能的开发。第一步，可以通过在OA中设立“目标管理”与“计划报告”的功能来建立目标导向，增强员工的责任感。第二步，为了标记关键成果，推进目标达成，可结合云技术进一步发展OA的“项目”和“任务”功能。涉及多人员、跨部门（甚至可以是石化企业外部人员）、长周期工作时，可以选择“项目”展开；而“任务”更多的是用来管理个人每天的工作内容，每天可能有几个具体任务支撑本月工作目标的达成。第三步，加入向领导和负责人进行“反馈”的功能，可以打通OA效率管理的闭环。做到设定工作目标、计划目标达成、反馈达成过程这3个关键点，即使移动办公，也可以保证工作效率和成果。

4 结语

移动办公以较为成熟的技术设备、应用终端及其链接为依托，在新冠疫情暴发背景下迎来较快发展。在后疫情时代，移动办公的普及将促进写字楼数字化运行，“现场＋移动”的混合办公模式将受到欢迎。石化企业应用移动办公面临着算力、沟通、安全、场景、效率等方面的潜在问题，需积极应对，使移动办公高质量地服务于石化企业发展。