基于PDCA持续改进的高校固定资产账实精细化管理

杨 梅 蓉

(泉州医学高等专科学校 后勤管理处， 福建 泉州 362000)

0 引 言

近年来,随着国家财政对高校投入力度不断加大，高校资产规模增长迅猛且结构与类别极其复杂，高校固定资产账目与实物管理难度急剧增加[1]。2016年国家财政部统一部署开展全国高校资产清查,根据有关资料显示,固定资产账目与实物100%相符的高校占比很低。2018年结合工作实践，用PDCA循环管理理论成功实现了固定资产资产账与财务账100%相符的工作目标，但固定资产账与实物相符率只达到99.6%[2]。为实现固定资产账实相符率达到或尽量接近100%，尝试用PDCA循环持续改进理论打磨固定资产账实管理中的每一个细节，实现高校固定资产账实精细化管理，这是个值得深入研究的课题。

1 相关理论及研究现状

PDCA是管理工作推动与改善的一个基本方法，被国际ISO组织纳入使用，由美国管理专家戴明博士提出，把质量工作管理分为四个阶段，即计划(plan)、实施(do)、检查(check)、行动(action)[3]。PDCA理论在中国早期主要被企业管理应用，这几年被医疗机构的各种管理广泛应用，并逐渐被其他管理领域拓展应用[4]。在 PDCA循环持续改进中,这四个程序循环推进，成功的措施纳入标准，不成功的保留至下一循环去解决， PDCA循环每一次循环，都会有所提高和前进，都能达到一个新的水平，犹如爬楼梯一样逐步上升[5-6](见图1)。

图1 PDCA循环推进

以“资产管理”与“PDCA循环”两个关键词在CNKI期刊数据库查询近10年有关文献，PDCA循环理论在高校资产管理领域的应用研究很少，主要有4篇(包含本人2019年发表的1篇)，相对于医疗系统大量的应用PDCA循环理论的论文及研究成果，PDCA循环理论在高校资产管理领域的体系建设尚待加强。在另外的3篇文章中，杨明[5](2009)论述了PDCA循环原理对提升高校大型仪器设备管理水平的现实意义和具体应用；高峰等[6](2018)运用PDCA循环对高校大型仪器设备定期清查进行制度化探索；刘杰[7](2020)探讨了以PDCA循环为基础进行高校固定资产投资项目管理流程模式研究。 几位学者探讨PDCA循环理论在高校资产不同管理领域的应用，但在高校资产账实精细化管理方面尚无人涉及。

2 基于PDCA循环持续改进的固定资产帐实精细化管理研究

2.1 P(计划)阶段

分析现状，找出产生问题的原因。确定最佳解决方案，设定目标。

尽管目前绝大多数高校建立了较完备的资产管理体系，也出台一系列的资产管理制度，甚至都引进了先进的资产管理软件，资产管理现状虽有改善，但固定资产账实管理中最基础最关键的精细化管理无法到位，资产账实相符率依然较低。

2.1.1 资产管理责任主体落实不到位，管理意识淡薄

高校资产主要由国家财政拨款购置，即使固定资产入了账纳入资产监管体系，但资产直接管理责任没有落实到具体人员，法不罚众，资产赔偿制度无法真正落实，广大教职员工资产管理意识淡薄，极易造成国有资产流失，账实不符[7-8]。

2.1.2 固定资产实物状况不清楚，管理无法及时到位

高校资产体量庞大，资产实物均在使用部门，资产管理部门对于各个使用部门的固定资产实物状况并不清楚，无法依照固定资产实物现状实行有效的管理，资产管理无法及时到位，很容易造成账实不符。

2.1.3 固定资产建账与管理账目过程不严格

(1) 前期固定资产建账信息完整性与精准度不够。虽然目前大多数的高校都通过资产管理软件辅助资产管理，但在前期的固定资产建账阶段，不少老师只是把资产入账当成资产采购费用报销的一个手续，资产建账信息能到财务部门报销就行，没有考虑到资产管理的后续问题，各种资产信息填写不规范。资产没有规范的名称、型号规格、使用人、存放地等基础信息，由于前期资产建账信息完整度与精准度不够，若干年后，形成这个资产不知道在哪里、谁在使用、找谁负责的混乱局面，导致后期资产账实管理无法到位。

(2) 中期固定资产动态管理不及时。高校资产管理周期长，如办公家具可使用期较长，且固定资产的实际使用状况又时常处于动态，资产的使用人与存放地随时发生变化，资产使用人的岗位调整、离职、退休及教学办公场所的改造与搬迁，甚至是学校合并都将导致资产信息与前期建账时发生变化，这时候如果不及时根据固定资产实际情况的变动而修改资产信息，即使资产前期建账再详尽，也会导致账实不符，促使固定资产管理脱节，到后期固定资产账实管理还是无法到位。

(3) 后期固定资产销账环节把控不严实。已经建账纳入固定资产管理体系的高校资产，常用的处置销账途径有退库、报废、报失、捐赠等，资产处置方式众多，每种处置方式又有不同的要求，且固定资产经过长期使用，实物状况复杂，很容易把控不严实，国有资产流失而不知情,或是资产处置程序错误，从而导致固定资产账目管理混乱。

针对上述几种现实情况,应先落实固定资产管理具体责任主体,提高资产管理意识。然后，开展全校固定资产账实一对一核查工作，摸清全校实物现状，结合核查结果彻底解决历史遗留问题。接着，每年开展固定资产使用部门自查与资产管理部门抽查相结合的资产实物检查方式，时时掌握全校固定资产实物状况。最后，加强固定资产账目全生命周期精细化管理。通过以上固定资产账实精细化管理措施，以期固定资产账实相符率达到或尽量接近100%。

2. 2 D(实施)阶段

根据前期分析和设定的方案，执行管理。

2.2.1 落实固定资产管理具体责任主体

(1) 学校完善资产管理制度，明确规定部门负责人是部门资产的主要负责人，资产管理人是资产直接责任人，在部门负责人离任审计中，把资产管理情况作为审查的主要内容，这大大提高了各部门负责人和资产管理人的资产管理意识。

(2) 落实每一个固定资产的管理人。在固定资产建账初期就必须落实资产管理人(历史遗留问题则根据资产使用现状修改管理人)，个人使用资产如办公电脑等则使用人为资产管理人，公共资产如办公室空调等则部门资产管理员为资产管理人，实验室资产则实验室管理员为资产管理人。每一个固定资产建账都必须由资产管理人签字确认，并在资产管理系统记录。在资产管理中期，固定资产每一次管理人变动都必须在资产管理系统调拨，并由原管理人与现管理人签字确定。资产管理后期报废等销账工作也必须由资产管理人申请并签字确认。资产管理人是资产直接责任人，配合国有资产赔偿制度(资产管理人承担赔偿责任)，资产管理责任落实到位，促成“人人管资产，资产时时管”的良好氛围，化被动管理为主动管理，极大提高广大在职教职员工的资产管理意识[9]。

2.2.2 开展资产核查工作，掌握全校资产实物现状

(1) 资产管理部门开展以某个时间为节点全校性的固定资产账实一对一核查工作。这项工作工作量巨大，可以聘请第三方单位(如会计师事务所)完成，也可以学校成立核查工作专班，抽调各部门兼职资产管理员交叉完成，我校则采取资产管理部门在2年内分时段逐个部门展开形式完成。无论何种方式进行，最终以全校固定资产账实核查结果中实物现状为基础，彻底解决历史遗留问题：盘亏资产实物依据制度赔偿，账目报失销账；盘盈资产实物估价建账入库；在账资产信息则根据实物真实状况在资产管理系统修改至完整、规范，实现某个时间节点全校固定资产账实100%相符，资产管理系统在账资产信息准确规范[10]。以此才能彻底摆脱各种历史遗留问题，打好开展下一步账实管理工作的基础。

(2) 在实现全校固定资产某个时间节点账实100%相符的基础上出台资产清查制度，规定各资产使用部门每年必须开展一次固定资产自查工作。学校要求各部门每年4月份开展固定资产自查工作，资产自查结果需由各部门负责人签字确认，提交校级资产管理部门存档。资产管理部门则每年抽查一定数量的固定资产，了解实物状况，如华侨大学专门设计软件，每年对全校固定资产任意抽取100台件，通过抽取结果了解学校固定资产实物真实情况。无论采用何种方式，资产管理部门要时时掌握全校固定资产实物现状。

以上两项工作难度巨大，但却是固定资产账实管理中的基础环节、重要环节、必要环节[11]。

2.2.3 加强固定资产账目全生命周期精细化管理

2.2.3.1 前期规范固定资产建账信息

现在绝大多数高校引用网络版资产管理系统辅助资产管理，这类管理软件一般由二级学院资产管理员录入资产信息提交，由校级资产管理部门审核，在固定资产建账方面也是如此，大量的工作由各使用部门承担，这就为资产前期建立详尽建账信息提供了可能。

首先资产管理部门在资产管理系统明确设置资产建账必填项：资产名称、型号规格、领用人、存放地、供货商、出厂号、金额、数量、经费科目、厂家都必须设置为必填项目。

其次要规范每个必填项目细节(见表1)。

表1

扣好资产账目管理的第一扣，规范资产前期建账信息细节管理是加强资产账目全生命周期管理的基础。

2.2.3.2 中期捕捉固定资产实物动态变化

高校资产管理周期长，且处于流动状态，所以中期管理是固定资产账目管理最难掌控的一环。只有捉住固定资产实物的每一次动态变化，并及时在资产管理系统修改相应账目信息，才能使资产账目始终准确真实记录实物状况。

(1) 抓住固定资产使用人的变更情况，并及时更改，在资产管理中期，资产管理人变动是最常见的变化，因为资产管理人是资产的直接责任人，这一环节没有管理到位，资产管理工作将会落空。资产管理人变动主要是2种情况，① 因为学校内部职位调整等人事变动，② 学校工作人员退休或离职等人员离校。要使固定资产时时管理到位，就要与人事部门实时对接，并把资产管理环节嵌入人事调动程序，学校人事变动需在资产管理信息系统完成资产管理人等调拨手续工作，并由原资产使用单位负责人、资产管理人、校资产管理部门三方签字确认资产调拨完毕才能开具调令或办理离校手续[12]。

(2) 涉及资产大搬迁，资产管理部门及时介入。高校因管理机构改革、部门合并、校区搬迁等原因经常会出现大量固定资产账目转移，实物搬迁的现象。这时，资产管理部门应该尽早介入，与资产使用部门根据实际情况，提出可行的资产处置方案，确保固定资产在大搬迁过后依然账实相符。我校中职部历经2次搬迁，部处及时介入管理，尚在未搬迁前就对固定资产每条账目的处理，每一个实物的去留规划清楚：有使用价值且部门有需求固定资产账目留在使用部门，实物搬至使用部门新工作场所[13]；有使用价值但部门已不需要的固定资产作为闲置资产，首先在学校内部调剂使用，如仍为闲置资产，经上级部门同意后打包至产权中心拍卖，资产账目报废实物卖给中标商。闲置固定资产也可以经上级部门批准无偿划拨给其他有需求的合作办学国有单位，资产账目报废或调拨给国有单位，资产实物赠送给国有单位[14]，无使用价值的固定资产账目报废处置、实物残值回收；这样固定资产账目清楚，资产实物不积压，历经大搬迁后固定资产账实依然相符。

2.2.3.3 后期严格把关固定资产处置环节

严把资产处置环节是固定资产的后期管理重点。严把每一个固定资产处置环节，让每一个固定资产销账有凭有据，才能确保国有资产安全，增强资产管理意识，加强资产账目管理。

固定资产处置销账主要有报废、报失(资产盘亏)、捐赠、对外调拨、退库等方式，每种固定资产处置方式都必须执行严格的既定程序，由资产产管理人在资产管理系统提交处置申请，并由部门负责人签字同意处置，并提交校资产管理部门方能进行。同时，采用报废方式销账的固定资产必须一一核对实物，型号与数量等均准确吻合并符合报废标准与程序方能销账；采用报失方式销账需落实固定资产赔偿程序，赔偿金额尽数缴入国库方能销账；采用捐赠、对外调拨方式销账的固定资产需经学校和上级主管部门同意，并由对方出具收到资产实物凭证方能销账。采用退库方式销账的固定资产，如是因历史原因重复入库的必须由财务部门查询转账记录出具证明方能销账，如是因每年固定资产账与财务账对账，资产账已录完，但财务部门年终关账，尚未到财务报账，为实现资产账与财务账账账相符，需来年入库的，则需财务部门出具通知方才能销账。这样，确保每个固定资产的销账有凭有据，杜绝了资产管理人出现固定资产流失情况想要浑水摸鱼的侥幸心理，增强全校教职员工的资产管理意识规范，有效的加强与规范了高校固定资产账实管理[15]。

2. 3 C(检查)阶段

通过检查等方式，确认先前实施方案是否达到了预期目标，并及时提出解决方案。

资产管理部门督促各使用部门认真开展固定资产自查，并在此基础上开展固定资产抽查工作，同时，结合检查结果判断是否达到预期的目标，如未达到目标则与资产使用部门详细分析存在问题，倾听其意见与建议，并根据实际情况改善方案。

2. 4 A(行动)阶段

对于方案的效果进行总结，成功的策略标准化，尚待解决的问题自动转入下一个PDCA循环，如此，周而复始，螺旋上升。

2.4.1 成效确认

最终实现2020年我处对护理学院、检验预防学院等9个部门固定资产的账实一对一检查，检查结果为固定资产资产帐与实物相符达到99.97%。2021年上半年我处对教务处、党务工作部等3个部门固定资产账实一对一检查工作中，检查结果为固定资产资产帐与实物相符达到100%。同时，总结有效的策略并标准化，修改至固定资产管理流程，成为今后工作的依据。

2.4.2 存在问题

部分早期固定资产资产标签脱落，同类的几个固定资产无法具体一一对应出厂号与资产编码，只能就账目与实物总量进行核对。校企合作项目中的国有资产放置于企业，资产实物状况常处于监管盲区。

2.4.3 持续改进

加强资产标签的管理工作，认真核查固定资产实况，补缺补漏，确保每个固定资产粘贴对应的标签。高校资产管理是个动态的过程，继续开展固定资产自查与抽查工作，尽力掌握全校固定资产的真实状况，持续加强对固定资产账目全生命周期严格管理，更进一步加强固定资产帐实管理工作[16]。

3 结 语

PDCA循环持续改进，分别从落实固定资产责任主体、资产账目、资产实物三个方面同时着力，精工细作，通过对固定资产账实精细化管理，使高校固定资产账实相符率得到明显提升，补齐高校账实管理短板，提升高校资产管理水平，促进高校不断发展。