科技文献加工处理优化模式探析——以国家图书馆为例

谢庆恒

(国家图书馆，北京 100081)

科技文献是指报道科技领域原创实证研究与理论研究的文献，按载体性质可划分为印刷型、缩微型、数字型、实物型；按出版形式可划分为科技图书、科技期刊、专利文献、会议文献、科技报告、政府出版物、学位论文、标准文献、产品资料等类型。博士学位论文是一类重要的科技文献，大都反映学科前沿知识，内容专深、学科交叉渗透，是我国拥有自主知识产权的重要信息资源，具有重大的开发和利用价值。要想提高博士学位论文的利用率，扩大其影响力和使用价值，就需对其进行科学加工处理。近年来，我国博士教育事业蓬勃发展，博士毕业生人数逐年增长，从2011年的50,289人到2020年的66,176人，年均增长3.1%，2020年博士在校生466,549人，可以预见未来博士论文数量将稳定增长，这给科技文献的加工效率提出了更高要求。一般而言，生产效率的提高很大程度上取决于技术进步和制度创新，在既有技术条件下，效率的提升依赖于制度创新带来的流程再造和流程优化。福特式生产模式和细胞式生产模式都是在一定技术条件下提出的工业生产组织理论，在一定时期和范围内使生产效率得到大幅提升。科技文献的加工处理是图书馆工作的基础，传统加工处理模式在文献数量井喷的当下已难以为继，如何通过制度创新优化加工处理模式并提升文献加工处理效率，是当前图书馆界面临的现实命题。

1 两种生产模式的理论基础

1.1 福特式生产模式

福特式生产是1913年福特发明的、至今仍在使用的传送带式的流水线生产模式，又叫流水生产、流水作业，指劳动对象按一定的工艺路线和统一的生产速度，连续不断地通过各个工作地，按顺序加工生产出产品的一种生产组织形式，详见下页图1。该模式是对象专业化组织形式的进一步发展，是劳动分工较细、生产效率较高的一种生产组织形式。流水线生产的优点是能使产品的生产过程较好地符合连续性、平行性、比例性及均衡性等要求，由于是专业化生产，因而可以提高劳动生产率，缩短生产周期。但是，流水线生产劳动强度大、密集度高，把工人变成了机器的一部分，使其成为典型的“零件人”，挫伤了工人的生产积极性，甚至导致工人出现心理疾病。

图1 流水线生产模式

1.2 细胞式生产模式

细胞式生产模式是指由一个或者少数几个作业人员承担和完成细胞内所有工序的生产模式，是日本社会从工业经济向信息经济迈进的过渡时期，为适应市场条件的变化在1925年佛兰德斯提出成组技术的基础上创造的新型生产模式，主要体现为1人生产、流程分割生产和巡回生产等形式，详见图2。细胞式生产模式具有市场应对性好、生产效率高、空间利用率高、环境效益好、利于员工全面发展等特点，旨在培养多能工，把蓝领工人从传统大批量生产模式中解放出来成为“完整人”。该模式一经推出，即在日本国内的手机、电脑、复印机、印刷机、录像机、显微镜、医疗机械、汽车零部件、机械零部件、机车、木工、缝纫等行业得到广泛应用。

图2 细胞生产模式的3种形式[5]

1.3 相关研究

福特式生产模式和细胞式生产模式的比较和探讨一直是管理学界和经济学界关注的重要话题。例如，郑璞认为细胞式生产可提高生产柔性、优化人力资源管理水平，同时指出细胞式生产模式能够很好地补充传统流水线生产的不足，但不能完全取代流水线；姜春召认为，在市场需求开始向多样化、个性化方向转变的情况下，企业也应向灵活应对市场变化、更能满足顾客需求的细胞式生产模式转变；刘石磊则从校企合作层面探讨了细胞式生产模式的优势，提出运用细胞式课程解决校企合作中的时间和知识冲突问题；汪波提出细胞式形态是目前能够较好解决传统线性形态图书馆弊端的全新形态，对变革图书馆结构、提高图书馆工作效率、发挥图书馆员潜能大有裨益。已有研究主要是从管理学、经济学等视角分析探讨工业生产、企业管理等问题，而从图书加工处理视角对两种生产模式进行分析比较的不多。图书加工处理在一定程度上类似于工业化大生产，与工厂生产作业有许多共同之处，因此，笔者援引工业化生产中的福特式和细胞式生产组织理论，尝试对比两种模式下科技文献加工的处理效率，进而提出提高科技文献加工效率的建议，以期优化国家图书馆博士学位论文加工处理工作流程，促进博士学位论文的快速流通。

2 博士学位论文加工处理流程

2.1 基本流程

一般来说，一篇博士学位论文从入馆到上架大致要经历“记到—标引—著录—打标—装订—排架”流程。记到是登记论文的基本信息，内容包括标题、作者、导师、专业、页码、论文授予时间等，记到工作需要细心校对，避免由于信息登记错误造成信息检索点缺失。标引包括主题标引和分类标引，主题标引是将学位论文中具有检索识别意义的特征转换成相应的主题概念，再将其转换成情报检索语言标识的过程，最终形式是由3～5个主题词概括论文主要内容；分类标引则是依据论文主题内容，按照《中国图书馆分类法》的分类规则对其进行分类，给出分类号以便排架归类。标引是学位论文加工的核心，也是加工工作中技术复杂、难度较高的部分，标引人员需要具备一定的专业知识背景。著录是将论文标引信息录入系统的相应字段以补充第一步的记到数据，该步骤需要校对第一步骤的记到数据和本步骤录入的标引数据，著录人员要熟练掌握系统设置和字段意义，将论文完整信息准确无误地录入系统的相应字段，确保论文数据的完整性和准确性。在这一环节，著录人员对著录规则的熟悉程度将直接影响流程速度。打标是将分类号打印成标签，并将标签粘贴到论文书脊的适当位置以便排架，一般都是批量化打印处理，速度较快。

2.2 流程各环节的基本特点

国家图书馆的博士学位论文加工工作目前主要采用流水线方式，按照记到—标引—著录的加工流程依次进行，每个环节都有专职人员负责。依据流程环节难易程度，加工人员通常按照记到—著录—标引的顺序进行岗位培训和岗位晋升，时间分别为1年、3年、5年。经过日复一日的严格培训，每个工作环节的效率都能得到大幅提升，如：加工人员刚接触记到工作时每天只能完成10～20篇，1年后基本能达到每天120～150篇的速度，加工效率大幅提升。如果将上架的学位论文看作图书馆采访和编目处理的最终产品，那么其生产环节包括记到、标引、著录。记到环节主要关注论文标题、作者、导师、页码等基本信息，多数论文封面格式大致相同，寻找相关信息相对简单，方式基本固定；著录环节是在校对记到信息的基础上誊抄标引人员给出的主题词和分类号，格式也基本固定。在熟练掌握系统编码格式的情况下，这两个环节完全可以忽略论文正文信息的差异，可以看作标准化生产模式。而标引环节则需要关注论文的正文内容，标引人员需要在深度阅读并获取论文主要研究内容的基础上形成主观认识，再给出主题词和分类号，由于不同学科、不同研究方向的论文差异性较大，在目前纯人工标引的情况下难以进行标准化生产，详见表1。

表1 博士学位论文加工处理环节特点

3 两种生产模式下的效率对比

3.1 福特式生产效率

在福特式生产模式下，博士论文加工流程被切割为记到、标引、著录三个环节。根据工作难易程度，假定记到、标引、著录各环节工作时间分别为4分钟、12分钟、6分钟，三个环节的工作效率比为3∶1∶2，按照8小时工作制，记到每人每日完成在产品120篇，标引每人每日完成在产品40篇，著录每人每日完成在产品(成品)80篇。福特式生产模式的最大优势之一是减少在产品库存，为达到每日在产品零库存的目的，每日需完成240篇，而2人记到、6人标引、3人著录的工作组合形式能够保证上一环节的在产品正好满足下一环节的生产需要。当然，初始状态是记到人员先工作1天，第2天标引人员加入，著录人员在第3天加入。由此可见，福特式生产方式下加工处理完一篇博士论文需要22分钟(忽略各环节间切换对接花费的时间)，11人工作组合每日加工完成产成品240篇。

3.2 细胞式生产效率

在细胞式生产模式下，每人均完成记到、标引、著录三个环节，直接产出产成品。在格式化的记到过程中，由于工作人员掌握了论文的标题、专业等内容，对论文内容有了初步了解，有助于在标引环节尽快进入状态，提高标引效率，而在标引过程中根据阅读论文内容，结合中文主题词表给出的主题词可以直接著录到系统的相关字段，相较于福特式生产模式中被割裂的标引、著录环节，省去了标引中书写主题词和著录中校对记到环节信息的过程，因此标引、著录环节的效率均有所提升。但是，该种方式下记到环节的每日完成量远不如福特式方式，记到效率相对较低。因此，假定三个环节工作时间分别为5分钟、10分钟、5分钟，工作效率比为2∶1∶2，那么细胞式生产方式下加工处理一篇博士论文仅需20分钟，工作效率提高了9%，11人每日可完成产成品264篇。

3.3 结果分析

以上两种生产模式的产出量基本是实践中可实现的最大值，但如此高强度及重复性工作极易使加工人员产生职业倦怠。笔者通过调查采访了解到标引人员的职业倦怠现象较为突出，对每天深度阅读40余篇博士论文感到疲惫，普遍表示劳动强度偏大，希望能够减轻标引数量。然而，现实情况是博士论文文献数量逐年增加，而标引人员新生力量补充不足，减轻标引工作量的意愿难以实现。福特式生产模式下标引人员单日处理的论文数量是40篇，而细胞式生产模式下是24篇，虽然细胞式生产模式下标引人员需要进行记到和著录工作，但这两步相对简单，可以起到短时间缓解工作压力的作用，因而细胞式生产模式较福特式生产模式更受标引人员欢迎。

4 结论和建议

福特式生产模式以分工精细、生产效率高而著称，在产品品种稳定、标准的条件下，产品的生产过程能够较好地契合连续性、平行性、比例性及均衡性要求。细胞式生产模式则以灵活机巧、空间利用率高、培养全能员工为主要特点，逐渐成为制造业的主流生产模式。就国家图书馆博士学位论文加工工作而言，细胞式生产模式的效率比福特式高9%，且作为加工工作核心的标引环节在细胞式生产模式下可以大幅减少单日文献阅读量，一定程度上减轻了标引人员的工作压力和紧张情绪。从这个角度看，细胞式生产模式是现有条件下具有相对优势的论文加工处理模式。

国家图书馆自1909年建馆以来，在引领和推动中国近现代图书馆事业蓬勃发展以及传承文明、服务社会等方面发挥了重要的作用。文献加工作为图书馆的基本职能之一，也在国家图书馆百年历程中历经了发展演变。20世纪90年代以前，国家图书馆基本使用纸质卡片手工登记、编目；1991—1995年完成了电子计算机中、西、日、俄文联机采访、编目、检索系统的建设；2003年，ALEPH500业务管理集成系统上线服务，全面实现了采访、编目、加工、流通、连续出版物、规范控制、馆际互借等业务的自动化管理。博士学位论文的加工处理也从纸质卡片发展成为现在的ALEPH系统集成化管理，加工效率实现大幅攀升，但是，目前该项工作的各个环节还是以人工为主，没有实现真正的自动化，记到、著录等仍采用人工打字方式，标引需通过人工阅读理解分析，既定条件下效率难以得到进一步提升，亟须引入新一代信息技术，革新加工处理方式，改进加工处理流程，释放潜能，提升更大效率。