信息化时代下高校档案馆信息服务升级

王晓敬

（三峡大学）

高校档案在各级高校管理部门中占有重要地位，档案管理也成为高校各项管理工作的重要组成部分。在以计算机和网络技术为标志的信息时代，随着新《档案法》的颁布和“十四五”计划的开始，在高校档案馆职能定位转变的前提下，高校档案馆的信息服务面临着升级和扩容的问题。在阐述高校档案职能转变的前提下，提出了信息时代背景下高校档案信息服务的升级策略。

一、高校信息档案馆的应用前景

信息档案建设项目是信息化校园建设的重要内容，旨在引导学校相关教师、学生和员工通过相应的档案，在局域网内共享电子资源。在现实生活中，主要表现为：教务管理系统、办公自动化、图书馆等一系列校园内部网络资源，以及它们在长期过程中形成的历史数据，以合理应用为基本前提，最大限度地发挥知识的作用。对于高校信息档案而言，它将是校园文化建设过程中非常关键的一部分。通过将多样化的历史信息作为社会服务过程的关键窗口，我们可以在课堂之外为高校开辟新的宣传学习阵地，这也是大学生深入解读高校及其历史过程的重要途径。此外，高校信息档案工作模式将全面实施电子文件自动归档模式。进一步全面实现办公自动化与档案管理的全面对接，最大限度地避免不同单位之间工作造成的信息资源浪费，从根本上提高档案信息的实际管理效率和处理水平[1]。此外，对传统纸质档案进行信息资源备份，可以最大限度地保证档案信息的安全。同时，信息档案网站具有非常强大的检索功能。这种检索功能将为不同的教师、学生和员工在档案利用过程中带来极大的便利，因为信息档案完全开放了档案信息的目录级查询方式，并对所有开放档案进行全文识别和扫描。因此，相关用户无需通过应用网络进入图书馆查询所需文件。

二、高校信息档案馆建设的意义

（一）推动高校档案工作与时俱进的内在发展需求

对于高校的管理来说，档案管理一直是工作的核心内容。它不仅具有对现有工作进行梳理和总结经验的功能，而且对确定高校未来的发展方向具有重要的实用价值。一方面，随着整个人类社会进入“经济+信息”时代，档案数量也在不断增加，甚至呈现爆炸式增长。此时，如果仍然沿用传统的、陈旧的档案管控方案，就很难保证档案管理成果与时代发展步伐相一致。另一方面，结合当前高校档案管理的现状，构建信息化和信息化管理模式，不仅可以实现档案数据查询和管理的便利，而且与时代发展步伐保持高度一致。

（二）优化高校档案信息服务质量的关键途径

过去，在高校档案管理的发展过程中，工作人员在获取所需的档案信息时，往往需要根据大量数据库中的术语检索信息，但整个检索过程极其繁琐，档案管理人员的工作量大量增加。此时，围绕现有档案馆建设信息管理模式，可以为档案管理人员提供高效、系统的信息检索服务，根据检索需求得到的结果也能更好地满足检索需求。同时，全面推进高校信息档案工作，不仅可以提高高校学术研究和日常工作的效率，而且对提升高校中心服务水平具有重要作用[2]。

三、为提升高校档案信息服务水平，应采取以下有针对性的措施

（一）高校档案馆功能转型

《高校档案管理办法》规定了高校档案的职能，可概括为行政管理、业务管理、档案研究和档案利用四个方面。上述职能围绕学校工作开展，各具特色，服务于学校自身，体现了高校的特殊性。近年来，高校档案馆已成为爱国主义和热爱学校的教育基地。它不仅展示了学校的历史演变，还传播了学校的精神文化，展示了学校的公共属性，并在功能定位上正在发生转变。

（二）高校档案馆兼容性

高校档案记录着高校的办学历史，承载着深厚的校园文化，有着自己鲜明的特色，同时也体现了高校的特殊性。高校档案在向公众提供档案服务时，会受到排他性的限制，但其排他性和公开性必须同时存在，呈现出兼容的模式。高校档案工作的发展既要服务于“十四五”高校发展的需要，又要兼顾高校的社会化公共属性。在实地调查的基础上，宋朱从专业化、整合化、公开化三个方面提出了高校档案信息服务的策略。定制是个性化定制服务，是指高校档案馆为不同的个人需求创造专属的个性化服务。优势在于服务质量的显著提高，可能的影响是在一定程度上增加时间消耗。公共性既包括服务对象的拓展，也包括服务内容的拓展，使高校档案成为社会公共服务的一部分，促进社会公共服务的发展向服务型社会转型。

（三）个人需求与社会化增值的结合

档案利用服务既有共同的需求，也有个人的需求。高校档案馆在挖掘潜在用户群体的同时，应提前预测不同类型档案用户可能需要的相关服务，从数据中分析用户的个人习惯或档案需求方向，积极提出相关档案服务内容供用户自主选择。将个性化需求与社会化增值有效结合，改变传统的档案信息服务模式，不仅是高校档案工作的发展方向，也是未来档案服务业的主流模式。

四、提升高校档案信息服务水平的必要性

高校档案馆具有多元化的特点，集展览馆、资料室、研究室、仓库、文教、学生实习基地等功能于一体。高校信息公开立法进程相对落后，法律制度供给不足，导致高校信息形式化、非规范化、封闭化、不平等现象严重。2010年，我国颁布了《高校信息公开办法》，随后出台了一系列法规，以平衡高校信息的不平等地位。新《档案法》专门增加了“档案信息化建设”一章，对档案信息化转型具有指导作用。目前，我国高校档案显示，学校信息开发利用模式单一，校内、校外信息交流利用模式滞后，远程服务不能满足个性化需求的现状。高校档案信息服务的可行性和可操作性策略不多，大多停留在表面上。因此，迫切需要一种实用、高效、可操作的高校档案信息服务模式。

五、信息化背景下高校档案馆信息服务升级策略

高校档案是高校重要信息的聚集地。金昌等人认为，高校信息档案馆的档案信息服务是根据用户需求提供信息档案信息和档案信息服务业务的一种工作模式。因此，有效开发和利用高校信息，加深社会对高校的了解，激发师生参与校务活动的积极性，是高校档案信息服务的目标。

（一）为校园信息的开发和利用，完善高校专属信息服务

1.优化学校信息资源结构

高校档案馆在突出办学理念的基础上，以多种方式开展档案收集工作，优化整合海量档案资源，打破上下级之间的数据壁垒，提高馆藏档案利用率。为了展示高校的专属信息，高校档案馆除了收集学校各部门定时移交的部门档案外，还可以与招生就业部门共同进行毕业生照片和档案的收集，与科研学习和工程部共同收集高水平证书、奖杯和奖项，并与宣传部合作收集学校重大活动的影音照片和档案，与网管部门共享网络资源，将人事数据端口与人事部门连接，简化人事档案工作。

2.建设特色档案馆和学校历史博物馆

高校有丰富的实物档案，如光盘、证书、奖章、证书、印章、匾额、书画、纪念品等，它们的大小、形状、年代和储存条件各不相同。高校档案馆可以选择典型的实物档案，利用三维扫描技术，利用计算机技术制作相应的个人电子档案，并在互联网上公开展示。高校档案馆还可以利用3D扫描技术、VR技术、数据挖掘技术、5g技术、虚拟3D动画和视频、遥感技术等高新技术，打造特色展示，使档案信息保护更加多样化、立体化、持久化。

（二）全面开展文件编制工作

传统年鉴、学校历史和大事记的内容大多以文字和表格的形式展示。字数太长，让人疲惫不堪，无法把握重点，更不用说凸显学校的个性化特征了。在信息时代背景下，高校档案馆可以改变档案和文件的呈现方式，突破纸质档案的形式，利用计算机技术和互联网技术增加彩色图片、视频、音频等内容；还可以在网站上建立读者意见，及时获取公众反馈，督促提高档案编纂质量，扩大服务人群。

六、拓展校内外信息开发与利用的开放性信息服务

（一）高校信息档案馆建设

高校信息档案和校史档案的建设可以有序地对文化遗产进行分类，有效地保护高校信息资源，更有利于文化的传承和利用。“十四五”国家档案发展规划提出，加强大数据、人工智能等新一代信息技术在信息档案（室）建设中的应用，促进信息档案（室）建设的优化升级。高校信息档案建设不能盲目跟风。一是要认真梳理高校档案的种类和数量，结合平时档案资源利用率，合理规划设计高校信息档案的基本功能块，摒弃浮华的操作模块。只有以科技为载体，以档案资源为基础，以公众为对象，以开放式信息服务为目标，才能创建一个智能化的高校档案馆。程尧提出，随着科技的发展和漏洞的弥补，高校档案智能系统的建设将更加精细化、高效化、互联化、智能化和人性化。

（二）档案微媒体服务管理

“双微端”，即微信、微博和客户端微媒体服务，是一种全新的、高度可接受的、成熟的信息获取方式。微媒体参与档案服务可以调动档案用户的积极性，挖掘档案用户的潜在需求。目前，“双微端”微信公众号在高校档案中的使用比例较高。具有办理业务、发布公告、宣传教育、咨询互动、特色展示等功能，高校可以结合自身实际情况，充分挖掘高校档案馆藏资源，积极披露校内信息，变被动服务模式为主动推送模式。如不定期在网上推广校园档案展示、档案法规、档案知识、档案视频、档案专业术语、档案汇编和研究成果等，充分发挥档案的文化教育功能，在丰富校园文化的同时，促进高校档案利用[3]。

（三）搭建高校与校友会互动平台

高校的发展离不开校友的支持。毕业后，校友们从事不同的行业。如何有效地团结分散的个人力量，架起促进高校发展的桥梁，也将成为高校档案工作的主要任务之一。2015年，国务院发布《全面推进世界一流大学和一流学科建设总体规划》。罗志民表示，建设世界一流大学需要培养“支持性校友”。在信息时代背景下，如何为校友设计个性化的活动，增强校友之间的凝聚力，提高校友的参与度，扩大校友文化活动的覆盖面，不仅是校友会的工作，也是高校档案馆的工作。高校档案馆可以连接不同层次、不同类型的校友群体，不定期地向公众发布学校可以向公众披露的档案信息以及即将开展的学术或文化活动，激发他们对学校根深蒂固的热爱情结。高校档案馆协助校友会，为高校搭建互动平台，将是一项长期而艰巨的任务。

（四）组织编制学校信息披露目录

高校档案具有整合高校资源的优势。可与学校办公室等部门共同组织编制学校信息公开目录、年度信息公开报告、年度工作汇编等。高校档案馆可以根据信息内容制定披露范围和期限，消除敏感信息和涉密信息，扩大信息种类和数量，进一步方便公众获取学校相关信息。

（五）提升高校档案个性化

实现个性化需求的开发和个性化信息服务的远程服务。档案信息的网络呈现具有趣味性、交互性、美观性和易读性。信息的可视化可以从不同的角度展示档案的魅力。高校档案馆可以把握不同个人的需求开发项目，以用户的需求为业务核心内容，开展有针对性的服务[4]。例如，高校档案馆可以启动高校档案信息网络和门户网络，开发以学籍档案为主体的档案利用系统，建立以科研信息为主体或以校友信息为主体的数据库，建立实物档案和照片档案展示模块，并为不同的用户群体建立不同类型的数据库；它还可以与不同部门合作，连接其他部门的数据端口，实现信息共享，避免信息孤岛。此外，高校档案馆还应加强交流与合作，实现信息的交流与互补。在档案利用远程服务方面，除了满足个性化定制的需求外，高校档案馆还可以开展互动式档案信息服务，及时、准确地获取用户建议，以便快速回答问题，改进不足，并随时向用户推送档案服务的相关信息[5]。此外，高校档案馆还可以根据用户注册时的个人信息，如年龄、学历、毕业年份等，在服务栏目上进行个性化推荐。高校档案信息服务是社会服务的重要组成部分。随着信息技术的发展，要求高校档案管理部门建立多元化、立体化的服务体系，将“一站式”服务与个性化设置相结合，突出高校档案的服务特色，提高高校档案的社会服务水平，以满足公众的精神文化需求。

七、结语

如今，随着校园信息化建设进程的逐步深入，信息档案建设逐渐呈现出必然趋势。对于信息档案，它将依靠计算机网络技术和数据库技术的全面发展，通过应用网络远程获取相应信息电子档案的信息系统应运而生。在实践过程中，它可以将不同地理位置、不同载体等差异化的档案信息以信息化的方式存储起来，形成一个庞大的数据库，并以此数据库为服务基础，通过应用信息的形式，提供给不同类型的远程档案服务。信息档案是高校档案发展的必然趋势。高校档案工作者要严格遵守有关规定，以积极的态度迎接档案工作信息化带来的严峻挑战，不断提高自身素质，不断完善高校档案信息系统，从而为高校档案管理信息化做出积极贡献。