规范化建设背景下民主党派基层组织档案管理工作探析

摘 要：档案工作是民主党派基层组织建设中的一个薄弱环节。用好民主党派基层组织规范化建设的契机，提高民主党派基层组织档案工作水平的重要性和必要性日益凸显。文章论述了档案工作具有完整保存民主党派的组织记忆、推进民主党派基层组织规范化建设和宣传教育的重要作用，分析了目前广泛存在的党派基层组织成员档案意识薄弱、相关领导部门对民主党派档案重视程度不足、信息化管理水平较低的问题，在此基础上提出将档案工作纳入民主党派组织建设规范化建设标准、加强所在单位和民主党派上级组织对档案工作的指导、加强民主党派档案工作制度建设、做好兼职档案员的培养、推进民主党派基层组织党务资料管理信息化、重视民主党派重要人物档案收集等具体策略。

关键词：民主党派;基层组织;规范化;档案管理

中共十八大以来，以习近平同志为核心的中共中央大力推进多党合作理论、政策和实践创新，加强对多党合作事业的全面领导，推进多党合作制度建设，召开中央统一战线工作会议、中央政协工作会议，明确提出中国共产党领导的多党合作和政治协商制度是新型政党制度，是国家治理体系的重要组成部分，是对人类政治文明的重大贡献。

推动多党合作事业发展进入新阶段;提出各民主党派是中国特色社会主义参政党，明确民主党派的基本职能是参政议政、民主监督、参加中国共产党领导的政治协商，为参政党更好发挥作用提供了广阔空间;发布《加强社会主义协商民主建设的意见》《加强人民政协协商民主建设的实施意见》《加强政党协商的实施意见》《加强中国特色社会主义参政党建设的意见》《新时代加强和改进人民政协工作的意见》等一系列重要文件和《中国共产党统一战线工作条例》，进一步提升了多党合作制度化规范化水平;提出中国特色社会主义进入新时代，多党合作要有新气象、思想共识要有新提高、履职尽责要有新作为、参政党要有新面貌，为新时代多党合作事业发展提供了根本遵循。

推进民主党派基层组织规范化、标准化建设，是加强民主党派自身建设、实现统战工作高质量发展的有效抓手和加强新时代参政党建设的重要途径，包括强化、固化党派成员的政党意识等价值性要素，制度规范健全及执行等制度性要素，基层组织、党派成员等主体性要素，党派成员的教育、管理、监督等载体性要素，经费、场地、外部支持等保障性要素所规定的规范要求，最终达到进一步增强民主党派基层组织活力，提升履职能力的目标。

民主党派档案是国家档案的重要组成部分和宝贵资源，基层民主党派档案工作在民主党派工作中占有重要地位，是民主党派开展各项履职工作与活动的重要见证，对习近平新时代中国特色社会主义多党合作和政治协商制度的进一步完善与发展发挥着重要促进作用。市级以上民主党派组织的档案参照机关档案管理已引起应有的重视，地方档案馆已将民主党派档案纳入收集范围。然而，广泛分布于各基层单位的民主党派基层委员会、支部的档案管理工作不完善，仍然是民主党派档案工作的薄弱环节。在基层组织规范化建设过程中，做好基層民主党派档案工作具有重要的价值。

一、民主党派基层组织档案工作的现实意义

1.保存较完整的民主党派组织记忆

民主党派基层组织掌握党派组织发展与履职的第一手资料，包括民主党派基层组织机构基本资料、人事信息，以及开展参政议政、民主监督、社会服务等重要活动资料，是各基层民主党派工作的真实记载和客观反映，也是各民主党派进行自身建设和全面发展的重要依据，为中国特色社会主义下的多党合作制度和民主协商制度保存了珍贵的历史遗产。民主党派的档案文化传播作用、辅助决策作用、社会调解作用等，可以为习近平新时代中国特色社会主义服务，这些功能的实现，都要以档案资料的完整性保存为基础。

2.具有重要的宣传教育价值

中国各民主党派是中国共产党领导的爱国统一战线的重要组成部分。党的十九大报告指出：“要高举爱国主义、社会主义旗帜，牢牢把握团结大联合的主题，找到最大公约数，画出最大同心圆”。民主党派是中国特色社会主义的亲历者、实践者、维护者和捍卫者，改革开放以来我国社会主义现代化建设取得的辉煌成就当中，包含着各民主党派广大成员的重要贡献，这些宝贵的历史记录就记录在民主党派基层组织档案之中，是广泛开展爱国主义教育、推动实现中华民族伟大复兴的中国梦的生动素材。依托这些档案材料可以广泛开展宣传报道，有利于团结一切可以团结的力量，为完成党和国家建设的宏伟蓝图提供强大力量支持。

3.有助于推进民主党派基层组织规范化建设

民主党派基层组织规范化，是对民主党派工作从工作条件、组织建设和工作履职等各方面进行全面规范，包括了民主党派工作的办公条件、组织建设、日常工作和干部管理等各个方面。组织规范化和相关工作拓展了民主党派工作的内容，产生了更多有价值的文书档案、声像档案、实物档案等，系统记录民主党派基础条件规范化、组织建设规范化、履职要求规范化、专职干部管理规范化等方面的成功做法。加强对基层组织档案工作资料的规范化管理，建立健全科学、系统的档案库资料，是对党派历史的回顾和基层组织规范化建设成功经验的全面总结，是推广基层组织规范化建设成功经验的必备条件。

二、民主党派基层组织档案工作存在的问题

1.基层组织成员档案意识薄弱

民主党派基层组织由于成员分散、工作繁忙等原因，一些基层组织生活十分松散，而档案管理任务重、人员少，资料繁杂。由于档案意识不足，少有党派基层组织安排专门人员去负责档案工作，致使很多日常职能活动中形成的有重要保存利用价值的文字、声像等记录都没能及时完整地收集保管。在组织会议、开展调研活动和社会服务活动时，也普遍没有意识留存这些活动记录，甚至没有意识去拍摄照片留存。即使有些档案资料保存下来，也常常散落于不同参与的成员手中，在需要调用时也无法收集完整，给档案工作造成被动和损失。

2.上级主管部门对民主党派基层组织档案重视程度不足

基层单位党委和民主党派上级机关一起承担着支持和指导民主党派基层组织开展工作的任务，但长期以来，仍存在着对档案工作重视程度不够，对档案工作的职责与意义认识不足的问题。

比如，在日常工作中缺乏对档案工作的要求和指导、未予配备相应的工作条件等。基层单位党委统战部的档案工作与民主党派组织的档案有重复交叉，也是民主党派档案工作被忽视的一个原因。一方面，部分民主党派基层组织档案可以通过党委统战部的档案得以保留，但是这也在一定程度上使民主党派基层组织产生了一定的依赖性，认为在统战部门要求范围之外的资料不重要，可以不用保存。造成民主党派基层组织对自身的其他档案的关注力度不足。

另一方面，所在单位档案室对民主党派基层组织的档案也不够重视。单位档案室的收集往往以部门为单位，民主党派组织作为一个在基层单位中的横向组织，并没有直接的隶属部门。如果没有专门把民主党派基层组织档案明确写入正式的收集范围，就形成了档案工作的盲区。

3.档案规章制度不健全

首先，民主党派基层组织缺乏适用的档案工作规章制度。例如，没有制订收录标准、移交接收、分类办法、立卷归档等应有的规章制度，基层组织无章可循，对档案工作无法进行安排和落实。其次，已经收集的资料缺乏规范的管理标准，平时的管理具有很强的随意性，没有按归档要求进行整理，导致档案的利用困难，以后一旦换人管理，现存有哪些资料都难以清查。最后，保密、制约方面的制度措施不足，可能会产生抛弃损毁、违规调档，甚至随意删改等问题。

4.信息化管理程度低

在目前办公自动化程度越来越高的背景下，应归档的电子资料在所有资料中的比例也逐步升高。相比纸质资料，电子资料仍面临保存不当而丢失的风险，如不按要求备份资料、人为误删除、管理混乱导致找不到资料，各类存储盘丢失、老化损坏等，这就要求档案工作具有完善的信息化管理方案，如可靠的数据库管理系统和妥善的硬件保存条件等。当前，虽然文件资料的电子化程度提高了，但民主党派基层组织工作的信息化程度仍然较低，人员、统计数据等信息的管理长期停留在电子表格阶段。成员参加的学习活动和公益活动、撰写的参政议政的社情民意信息、成员和组织的荣誉资料等很多其他资料也没有统一的管理系统，历年资料更是保存散乱无法集中，使数据之间无法形成联系，调取某一成员各方面的信息和履职表现非常困难，管理数据效率低下。文档管理也非常容易产生很多内容不同的副本，结果就是造成数据的混乱。

可见，由于较低的信息管理能力，电子资料的增加不仅没有缓解民主党派基层组织保存档案的困难，反而更增加了收集和利用档案的难度。

三、民主党派基层组织档案建设思路

1.加强所在单位和民主党派上级组织对档案工作的指导

民主党派基层组织在所在单位党委和地方民主党派机关的领导下开展工作，在档案工作方面，需要由所在单位党委统战部门和上级民主党派机关共同加强对档案工作的支持力度。首先，应将党派档案工作纳入自身建设的一部分，成立档案工作领导小组，明确分管副主委及具体责任人，落实档案工作责任制，确保档案工作有人抓、抓到位。 其次，要建立党派基层组织在单位与上级各民主党派机关的沟通机制，明确各方指导责任范围和对档案工作的具体要求，对于管理内容有交叉的要通过协调统一标准，避免要求不一致導致的重复劳动，形成双方共同推进民主党派基层组织档案工作的合力。同时，要协助民主党派基层组织建立与相关单位的有效沟通机制，畅通民主党派基层组织获取资料的渠道。比如，与所在单位的人事部门建立沟通机制，可以定期调取自身党派成员的人事信息，及时了解人员在岗情况、职称变动、奖惩情况等;协助与所在单位档案室建立协调机制，明确档案室对民主党派基层组织的指导职责，在档案收集与日常管理等方面及时获取档案部门专业人员的指导，提升档案工作的意识和工作水平。

2.用好民主党派组织建设规范化建设的契机

规范化建设是对民主党派组织建设在思想引领、履职工作、自身建设等各方面的一次全面的规范，可以从多个方面对档案工作给予保障和提升，是档案工作规范化的一次重要契机。

（1）加强台账和文书工作的规范化。在民主党派基本情况资料、班子成员花名册及分工、成员花名册等在内的传统台账的基础上，进一步规范民主党派组织的台账和文书工作。应该成文的重要事项，如请示、汇报要按照行文的规范正式成文，会议要有正式的会议记录、签到表，计划总结等材料要详细、规范，开展活动要撰写新闻报道，成员参加上级民主党派组织或者单位组织的统一战线活动，以及撰写的提案、建议、社情民意获得批示、获得本职工作和统一战线方面的荣誉，要留照片、存台账等。平时的工作记录完善了，才有档可存，未来才有档案可用。

（2）完善档案相关工作制度。工作制度是在具体执行方面对工作的规范，具有强制性和约束性。档案工作制度的建立，有利于改变存在于民主党派基层组织档案工作的误区，改变“档案工作是档案员的事情，与普通成员无关”的错误观念，提升每一名党派成员对档案工作的意识。

民主党派基层组织的档案工作规范化的起步阶段，更加需要制订具体完善的规范作为指导，使档案员在工作中有章可循。要明确每名成员妥善保存和及时移交自己经手的组织工作资料的责任和义务，按照《档案法》等相关法律法规的要求，在上级民主党派机关和所在单位档案室的指导下，制订明确的《民主党派基层组织档案管理办法》等基层民主党派档案管理制度，明确收录范围及档案保管期限、收录标准、移交接收、分类办法、立卷归档、利用的标准和程序，实现档案工作的制度化管理。对本支部或基层委员会的工作内容、形成哪些资料、哪些资料应该归档、具体保管期限要逻辑清晰、目标明确，在具体实施上通过单位档案室给予指导，归档工作有了可以依靠的规范，减少了工作对具体人员的依赖，从而加强档案工作的稳定性。

（3）提升档案工作基础条件保障。做好档案工作，需要安全、稳定的存放空间和较大容量存储设备等基础条件，民主党派基层组织规范化建设对办公条件和活动场所的重视，客观上也为档案工作的提升创造了条件。绍兴柯桥区的民主党派基层组织规范化建设明确提出“落实一处办公场所，党派服务中心在统战部集中办公，办公用房按照机关办公用房标准落实，而且明确支持各党派至少建设一个活动场所，并落实一笔专项经费，将民主党派专项经费列入财政预算，实行集中统一管理，保障日常活动所需”，这些都是做好档案工作的重要保障。要为民主党派基层组织的档案工作给予充分的经费支持，在落实办公条件的基础上，统一为各民主党派基层组织购置文件柜、档案盒、移动硬盘等办公家具和用品，安排好存放空间，为存储实体和电子档案提供安全的保存条件。

（4）加强对档案的收集和管理。进一步扩大档案的收集范围，把基层组织的机构沿革等基本情况资料、活动记录、财务资料，以及党派成员政治学习、获得荣誉、参加民主监督、参政议政、社会服务等各类履职活动等方面的资料纳入档案工作范围，同时把档案工作是否规范、是否配备兼职档案员纳入考核民主党派组织建设规范化建设是否合格的指标，确保档案工作在规范化建设中可以顺利推进，实现党派基层组织档案管理规范化的目标。

3.做好兼职档案员的培养

兼职档案员承担着所在基层委员会的档案收集、整理、鉴定、保管、利用等环节的重要工作，是做好民主党派基层组织档案工作的重要一环，要从职业素质、知识储备、业务能力等方面入手做好兼职档案员的培养。

（1）开展档案法律法规的学习。依法管理档案是档案工作的重要原则，这一原则体现在档案工作的每一个细节当中，要求档案相关工作人员具备较强的档案法律法规意识，学法、知法、懂法、守法。档案工作的性质以及社会的飞速发展都要求档案工作者必须加强和注重档案法律法规的学习，遵循国家相关法律规定实施管理，因此要着重培养兼职档案员的法律意识。在兼职档案员上岗前要安排学习《档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《机关档案管理规定》等，并引导兼职档案员积极学习其他有关档案管理的法律法规，着重提升对档案的保护意识和保密意识，提高依法履行档案管理职责的能力。

（2）加强兼职档案员业务技能的培养。档案工作是一项专业性、技术性很强的工作，在多年的实践中已形成了一整套专门的理论、技术和工作方法，档案工作人员需要掌握本专业的理论与业务技能，并能熟练运用到实际工作中。在档案能力培养方面，要每年定期开展档案业务培训，聘请档案专业人员介绍最新的档案收集整理要求，传授档案工作尤其是电子档案收集和管理的知识和技能，改善他们的知识结构和储备，提升档案人员信息素养。要把所在单位在用的档案管理系统操作方法列入培训内容，使兼职档案员具备独立完成归档档案系统录入能力。档案系统的熟练使用也可使档案员掌握档案利用的技能，在需要查询档案时可以随时调用。

（3）制定相应激励政策。所在单位、民主党派机关应当在落实档案责任制的基础上制订兼职档案员的绩效管理办法，对兼职档案员进行工作能力、工作成效的考核，对于出色完成归档工作的兼职档案员进行表彰。为了充分调动兼职档案员的工作积极性，可以探索将兼职档案员等民主党派党务工作纳入职务职称晋升的评价体系和年终考评，从而使兼职档案员的工作引起应有的重视，保证兼职档案员队伍的稳定性。

4.推进民主党派基层组织党务资料管理信息化

信息化背景下，网络数据库是存储信息的主流方式，具有数据资源共享范围大、易于进行分布式处理、数据资源使用形式灵活、便于数据传输交流等优势。开发民主党派党务信息集成管理系统，有利于实时将重要资料和信息进行有效整合，提高了日常工作效率，也为归档提供了真实、完整、可用、安全的数据来源，可以较好地解决民主党派基层组织档案信息汇总收集和管理的难题。

在高校、医院等民主党派成员集中的单位，适合由所在单位统战部门牵头，为各民主党派基层组织建设统一的、网络化的数据管理系统，管理好民主党派成员信息、参政议政等成果和获奖信息、参加各类会议学习培训等活动信息，有效减轻工作量，数据也可以根据需要实时共享。

在具体实施上，要通过数据库系统实现各类资料的信息化、集成化的管理，实现不同的信息整合。管理系统要包括民主党派成员信息管理、会议活动管理、参政议政成果管理、获奖资料管理等功能模块，发挥数据库系统的数据关联优势，将会议活动资料、参政议政成果、获奖情况信息、参与民主监督工作情况、担任党派与人大、政协职务情况等与具体成员基本信息进行挂接，同时提供会议记录、提案建议全文、获奖证书等资料的上传等功能，使各类资料形成一个系统，可以提供多种查询方式对数据资料进行利用。管理系统要有自动归档功能，可以实现分门别类自动化导出上一年度的数据报表和文件资料，大大减轻档案员的工作压力。

5.重视民主党派重要人物档案的收集和利用

民主党派领导干部拥有较强参政议政能力，是党外代表人士队伍的重要来源，具有模范性和典型性。做好这些重点人物档案的收集，保留他们的生平事迹、重要手稿和实物等资料，对展示统一战线人物的时代精神，不断扩大党外人士的社会影响力，激励和引导更多的党外人士成为社会主义核心价值观的积极宣传者和努力实践者具有重要的作用。应把各民主党派基层组织内现任或曾任省级以上人大代表、政协委员或民主党派省委会委员以上职务的成员纳入人物档案的收集范围，从中筛选出代表性强、事迹突出的人物重点收集。按照人物档案的收集要求，在内容上重点收集在长期的工作、学习、生活中，尤其是作为党外代表人士在履职过程中对国家和社会具有保存利用价值的各种文字、声像、图片和实物等。在利用方面，可以组织开展统战人物档案的专题资料汇编，举办统一战线人物的专题展览，并利用媒体、橱窗等进行宣传，扩大统战人物社会影响力。

参考文献：

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[3]李志辉，李鸿基.新时代民主党派基层组织建设规范化研究[J].四川省社会主义学院学报，2020

[4]马 雁.略论高校统战人物的档案建设[J].重庆文理学院学报（社会科学版），2011

（作者单位：温州医科大学）

基金项目：温州医科大学党建与思政工作研究课题（统战专项）“加强和改进高校民主党派基层组织建设研究”阶段性成果（课题编号：17DJSZTZ1）。

作者简介：于建峰（1983—），男，回族，山东临清人，硕士，助理馆员，研究方向：为档案管理。