基于财务共享模式下的电子发票应用探索和实践

文/高粉孝 刘学鹏 郝 璐 康凌蓉

数字化和智能化环境下电子会计档案应用最主要的价值就是通过无纸化来体现。随着延长石油财务共享服务及电子会计档案系统的建设及推广，会计凭证无纸化势在必行。延长石油开展增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点是基于财务共享模式下的一次成功尝试，不仅是对传统纸质档案管理模式的改变，对未来财务监督检查方式以及财务数字化应用也会产生深远影响

陕西延长石油（集团）有限责任公司（简称“延长石油”）是集石油、天然气、煤炭、化工、装备制造、工程建设、技术研发等多种资源高效开发、综合利用、深度转化为一体的大型能源化工企业，是国内拥有石油和天然气勘探开发资质的四家企业之一，隶属于陕西省人民政府。主要覆盖油气探采、加工、储运、销售，石油炼制、煤油气综合化工，煤炭与电力，工程设计与施工、技术研发与中试、新能源、装备制造、金融服务等领域。作为大型能源企业，体量大、产业多、链条长，业务发展的需求对财务管理转型提出了更高的要求。

一、科技+业务双重驱动，使会计档案电子化成为必然趋势

随着云计算、云存储、大数据等新技术在财务管理领域的不断深入与发展，电子发票及电子会计档案的应用是大势所趋。延长石油作为省属重点国有企业，在2015年率先进行了财务信息化转型工作，2018年全面推进业财税三位一体的财务共享服务建设，基本实现“母公司”财务业务电子化、智能化、流程化以及资金管控一体化的财务共享模式，并在2021年，被纳入增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点单位，取得了经济、管理、环保和推广的多重效益，为电子会计档案的推广实施起到了助推作用。

二、试点先行，切实解决电子发票的应用痛点

根据《国家税务总局关于推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告》(国家税务总局公告2015年第84号)有关规定，增值税电子普通发票的开票方和受票方需要纸质发票的，可以自行打印增值税电子普通发票的版式文件，其法律效力、基本用途、使用规定等与税务机关监制的增值税普通发票相同。试点前，延长石油一直通过纸质发票的方式对电子发票进行管理，此种方式在实际运用中主要存在以下痛点：1.电子发票打印报销，存在监管风险；2.经济和管理效益低下。打印纸质发票的成本，以及报销过程的人工扫描输入产生了大量的不必要损耗；3.纸质电子发票等原始凭证难以满足会计档案电子化的需求，企业利用数据分析、挖掘等手段对会计数据和档案的利用也难以高效开展。

三、基于财务共享模式，推动企业财务数字化转型

延长石油增值税电子发票电子化报销、入账、归档是在现有会计核算平台、财务共享报账平台、增值税管理平台和电子影像系统的成熟运行的基础上，增值税电子发票电子化与电子会计档案系统统一规划、同步实施，深入开展电子影像、OCR识别等新技术的创新应用，完善与财务公司、银行、税务等外部系统的数据接口，实现发票、银行回单等全部会计凭证附件和会计档案的电子化、流程化、网络化管理，持续深化增值税电子发票、电子会计档案系统在企业内部的推广应用，形成可复制的经验和做法，推动集团公司财务数字化转型发展。

四、增值税电子发票电子化试点建设过程

（一）明确目标，确定思路，统筹规划。依据陕西省档案局等四部门试点工作联合领导小组确定的“总体规划、分布实施”的总体思路，严格对照相关文件要求，从业务、技术、安全、合规等层面，通过系统改造、模块升级、流程优化等手段进行提升，并制定了《电子发票电子化报销入账归档试点实施方案》《电子会计档案管理平台实施方案》《电子会计档案功能优化》等方案，并经过反复论证，以保证方案的合理性、可落地性。建设完成后，出具了《电子发票及电子会计档案功能测试报告》和《电子会计档案功能及优化确认报告》，确保方案完整落地。

（二）加速推进财务共享平台建设。依据国家相关政策，结合延长石油财务信息化总体建设规划，2018年全面推进业财税三位一体的财务共享服务建设，基本实现全业务电子化、智能化报账以及资金收支的全电子化过程。2019年在下属3家试点单位建设实施了电子会计档案系统。2020年完成财税一体化平台建设，对金税开票、认证、电子发票、税金计算与纳税申报等业务按照共享理论进行流程优化，将发票信息与核算信息共享，实现“核算、认证、申报”自动化，达到财务共享模式下业务、财务、税务三位一体的管理目标。2021年，被纳入电子发票电子化试点单位后，进行了系统功能优化提升，8月份在财务共享服务各单位上线试运行。

（电子会计档案业务流程图）

（三）建立长效机制，确保财务数据安全。2020年，延长石油启动建设完成了电子会计档案证据固化项目，将财务系统与电子会计档案系统之间的数据传输进行了第三方电子认证服务，由相关权威机构提供CA数字证书作为会计档案证据固化手段，通过调用国家授时中心时间源，采用PKI/CA、电子签名、电子签章、时间戳等技术，将所有电子会计档案文件实现防篡改、验真等功能，以此保障数据完整性、安全性、真实性、有效性。与此同时，在西安与延安两地建设骨干节点标准化机房，通过访问控制策略、实时监控、本地备份、异地灾备等多重手段对财务信息系统的应用及数据安全提供保障。

五、增值税电子发票电子化报销、入账、归档的技术应对

通过上传电子发票版式文件至电子影像平台，与报销单据关联，实现电子发票版式文件的归集。运用OCR识别引擎将发票信息写入发票管理系统的发票池进行验真，确保发票的真实性。在共享会计人员审核单据的同时完成自动校验，对重复报销的情况予以拦截。完成报销后，该报销单据在共享系统中自动生成电子会计凭证入账。对于归档环节，可根据实物档案装订情况对电子会计档案进行装册归档，已归档的电子会计档案调用第三方电子认证服务进行证据固化，按照《会计档案管理办法》要求在系统中进行存储，从而实现会计档案制、存、查全流程电子化。

六、效益分析

（一）经济效益。延长石油纳入共享服务单位每年的会计凭证总量约41万笔，附件张数45万张，合计重量超过4.54吨，包括账簿报表0.24吨，实行电子会计档案后，可节省80%的纸张打印，每年至少节约6平方米的档案存储面积综合测算打印、装订、整理、存储以及人员管理等成本，每年节约85.26万元。

（二）管理效益。电子发票的报销监管进一步加强，减少了涉税风险。在报销过程中简化了流程，同时电子会计档案支持全流程线上管理，借助在线档案检索功能，可以及时快速地获取所需要的档案文件；能够实现电子档案的线上、异地借阅查询，强化了电子会计档案应用的自动化、可追溯性、高效性、安全性和持久性等价值特征，为下一步会计数据的分析、挖掘、利用奠定了基础。

（三）环保效益。随着我国能源损耗、环境污染等问题日益突出，以及“碳中和”“碳达峰”目标提出，延长石油作为省重点企业，同样肩负着低碳减排的社会责任。根据资料显示，生产一吨纸需要砍伐20棵左右的成年大树。一棵成年大树平均每年吸收二氧化碳465千克，我们按照现有共享年处理会计凭证总量约41万笔，附件张数45万张，合计重量超过4.54吨计算，相当于排放了二氧化碳约42吨。与此同时，打印过程的碳排放量=耗电量＊0.785，按照连续打印计算，1度电可打印1000张，那么按照45万张附件计算，打印过程的碳排放可达353.25千克。通过电子会计档案的试点成功推行，我们将有效减少80%的纸张打印，实现每年减排二氧化碳约34吨。

（四）推广效益。延长石油增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点的成功，为陕西省全面推行发票电子化、会计档案电子化的工作积累了宝贵的实践经验，同时也对财务档案无纸化管理的探索和应用起到了引领助推的作用。

增值税电子发票电子化试点后，不仅能够优化内部管理，更重要的是能够扩展内部数据的采集渠道，结合新兴技术促使会计资料从原先的纸制形式分散管理，向集中化、数字化、自动化、智能化方向逐步跃进。试点期间，延长石油共形成各类报销单据25729张，入账凭证25077张，电子发票归集6730张。各单位实实在在地感受到了电子会计档案系统和电子发票电子化入账带来的方便和实惠。下一步，延长石油仍将在财务信息化方面大力探索，积极承担国省有关财务信息化项目和课题，分享财务信息化建设和实践的经验，助力财务信息化发展。