做好新时代档案解密与开放审核工作浅论

文/代清华

档案开放利用，是社会开放与文明进步的一大重要标志。2021年新修订的《档案法》提出，将各级综合档案馆馆藏档案开放的期限从三十年缩短为二十五年。尽快落实这项工作，实为各级档案馆的重要任务。可见，做好新时期档案解密与开放审核工作，是各级档案馆自身发展的一项重要工作，值得认真研究与思考

档案开放既是社会开放和文明程度的标志之一，更是各级综合档案馆自身发展的一项重大举措。2021年新修订的《中华人民共和国档案法》将各级综合档案馆馆藏档案开放的期限从三十年缩短为二十五年，尽快完成新增加的五年到期档案解密与开放审核工作，是各级综合档案馆面临的紧迫任务。为加快工作进度，真正实现“应开尽开”，我们坚持的理念是“努力加办法”，主要抓好以下三个方面：

一、明确制度、规范流程

目前，各地的档案解密和开放审核工作主要依据是《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》等政策法规,具有很强的原则性和宏观指导性，是做好这项工作的指南。但在具体落实过程中，由于各地工作基础不同，加之档案的内容及其背景信息往往又涉及到各方面知识，而档案工作者也不可能都是全能型的人才，这就导致在确定“开放”“控制”范围时，会因为个人理解差异出现标准不一、无所适从的情况。我们坚持制度规则先行，制定工作细则，细化工作流程、根据实际明确划分控制使用范围，切实增强实操性。

2021年，陕西省档案馆根据工作需要，制定了馆藏档案解密与开放审核《工作细则（试行）》和《工作流程（试行）》，明确了责任主体、工作职责和工作要求。开放审核工作实行三级审核机制，由省档案馆会同档案形成（移交）单位协同联动、共同负责。陕西省档案馆与档案形成（移交）单位商定并成立开放审核工作组，下设初审组、复审组。初审组逐卷逐件逐页审阅到开放期限档案，提出控制或开放的初审具体意见。复审组根据初审具体意见进行二次审核，研究形成复审意见。领导小组研究复审意见，并提出拟作出的决定，陕西省档案局馆务会审核通过后，由陕西省档案馆馆长签署最终意见。经馆长签署同意公布意见后，定期在门户网站发布开放公告，公布开放档案目录。

经审核确定为开放的档案，按规范编制《馆藏开放档案目录》。经审核确定为控制的档案，陕西省档案馆严格按照《控制使用档案查阅制度》规定，明确控制使用档案利用的审批权限和审批手续，不得擅自开放或扩大利用、接触范围。

二、把握规律、有迹可循

《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》对应控制使用的规定有20项，涵盖方方面面，有的条文内涵和外延很宽泛，“仁者见仁，智者见智”，会因不同的理解产生开放或控制的不同结论。为防止判断失误，从个人角度讲，“能控尽控”成为最优选择，但从档案服务来讲，会导致档案开放不及预期，给利用者带来了诸多不便，也无形中给查阅接待的工作人员增加了很多负担。

陕西省档案馆在参照国家标准的基础上，引入“负面清单”的工作理念，对控制什么怎么控制，在反复论证的基础上进行了明确，在控制范围以外的“能开尽开”。控制使用档案的范围主要包括涉及党和国家领导人，厅、局级或相当于厅、局级以上领导干部、著名人物个人政治、历史等方面评述结论的档案；涉及党和国家领导人、原省委、省革委会主要负责人亲笔文稿、讲话、批示的档案；涉及陕西党组织内有争议的历史问题、涉及“ 镇 反 ”“ 三 反 ”“ 五 反 ”“ 肃 反 ”“ 四 清 ”“ 文革”等方面不宜公开的档案；涉及外事接待、民族宗教、统战工作的档案；涉及个人政历审查、阶级成分审查、甄别平反、干部履历与组织鉴定、人事处分的档案；涉及国防、军事、科研、知识产权和个人隐私的档案；各种重要会议记录和尚未解密的档案等。

这里重点探讨的是“对社会开放会损害个人声誉和权益的档案”以及“个人隐私”，这个度应该怎么把控，是我们这个工作团队一直在完善的问题。审核过程中我们明确政治审查和党纪政纪处分材料（包括自我交待材料、调查证明材料、揭发材料和处理意见、对个人的政治和信仰观点进行考察的材料等）、刑事和犯罪处理材料（包括案件调查材料、供认材料、检举材料等，刑事和处分决定除外）、公民个人和家庭的自然及经济状况材料（包括健康状况、婚姻状况、社会关系、财产收入、经济实力等方面调查的材料）、干部人事档案等不宜对外公开，这些都还有迹可循。随着时代发展，人们的档案意识越来越强，对“个人隐私”的关注更加细致敏感，那么问题来了，劳模、先进个人、烈士、伤残军人等档案能不能对外开放？从弘扬社会正能量、大力宣传模范先进典型的角度，他们都应该被广泛宣传；但从“个人隐私”的角度，他们的档案又应该控制使用，因为这些所有的评定材料中都有很详细的社会关系、婚姻关系、政治审查信息等，从源头上解决这类问题，还有很长的路要走。

三、打破传统、顺时应势

改革创新有力度，事业发展才有动力，这对档案工作来说也是一样的。2021年7月6日，习近平总书记作出重要批示：“希望你们以此为新起点，加强党对档案工作的领导，贯彻实施好新修订的档案法，推动档案事业创新发展”，这为做好新时代档案工作指明了前进方向，提供了根本遵循。

随着信息时代的到来，传统载体档案全部实现数字化后，实体卷封存，特殊情况除外，原则上只提供数字化成果供公众查阅利用。陕西省档案馆此次的开放审核工作就以现有的数字化成果为基础，打破“以卷为单位，一份案卷中只要有一件档案内容不宜开放，则整卷不开放”的传统标准，突出“以件为单位，逐页审核”，开放审核结果清晰标注于文件级目录数据后，更加精准规范，方便查阅利用。不仅如此，工作程序上我们还打破了“先解密审核后开放审核”的串联模式，创新采用并联模式，由档案形成（移交）单位开展解密审核、省档案馆开展开放审核，解密和开放审核工作同步进行，极大地提高了工作效率，既有效减轻了档案馆的工作压力，又能更好地把握“保密”与“开放”之度。在开放审核之前，省档案馆筛选出馆藏涉密档案（数据库暂标为“控制”，待解密工作完成后再做开放审核），将涉密档案目录以全宗为单位刻录成涉密光盘，函告档案形成（移交）单位，书面提醒其开展解密审核工作，并为其提供工作场所和内网计算机等必要设备，配合其完成解密工作。

根据反馈的解密意见和开放审核结论，数据库及时更新信息，加盖“已解密”水印，标注“开放”或“控制”标识，不断健全档案资源体系和档案利用体系，并通过档案资源共建共享、互联网在线服务等方式，加快推进档案利用便捷化、智能化，真正实现“让数据多跑路，群众少跑腿”。在下一步工作中，我们还将尝试引进人工智能，在全文识别的基础上通过关键语义分析得出更为精确的结论，带动开放审核工作迈上新台阶。