民生档案信息资源开发利用

陈继荣

（大同区社会救助服务中心，黑龙江 大庆 163515）

0 引言

国家档案局近年来提出了档案管理和利用的新理念：“人的档案最重要、最有价值”。各级档案部门应当积极响应该理念， 落实民生档案管理的相关工作，出台地方性的、 适合本地业务规范指导性的政策文件。许多地方的档案部门也做了有益尝试。民生档案就是人民群众在日常生活中的各种行为形成的档案内容，民生档案与民生问题密切相关，用好了民生档案，做好了政治领域、经济领域、精神领域、物质领域、生活领域老百姓的方方面面，将对群众、社会、国家的影响意义深远而重大。民生领域的档案信息资源开发主要包括了：第一，民生政务档案；第二，社会保障档案；第三，企业转制档案；第四，卫生教育档案；第五，工商管理档案；第六，司法民政档案；第七，住房信息档案。档案的种类繁多、涉及的领域宽广、覆盖的内容较多、影响意义重大，是当前阶段相当长时间需要重点开发和利用的内容。

1 民生档案信息发展的历程

20世纪末，随着信息化的发展，档案管理网站的推广，民生档案的信息化发展产生了萌芽。但是，当时的互联网并不普及，计算机也是高档设备，档案中多数为纸质材料，分散保管在各地的情况，使得群众对于档案信息的服务更多的是在单向的查询、查询档案所处的位置和状态。许多档案并不能实现真正的电子化、信息化、规范化以及远程共享、便捷利用。

随着互联网的发展、计算机的普及，许多地区的档案管理服务也在推陈出新。截至2017年，大庆全市的居委会实现了100%的建档率， 档案信息达标率98.6%。将档案工作中心从收集、保存向管理、服务转变，是档案管理新时期功能创新的特点。近年来，大庆市的档案馆藏利用率、接待率在全省档案服务中位居前列，民生档案的利用率高达90%，民生档案的信息发展迅猛、服务水平较高。

2 民生档案信息资源开发利用的技术基础

民生档案的信息资源开发利用所需要运用到的技术包括了远程通信服务、硬件设备、信息系统、数据资源，包含了互联网、计算机硬件、计算机软件等业务。大庆市的档案管理部门主要从三个维度来构建业务所需要的技术基础：

第一，对各个县区的档案馆数据平台进行统筹协调，依托民生服务平台实现远程协同。平台由档案部门基于政务内网的基础上，将各个区县的档案数据平台协同上网，并实现互联互通，数据共享。在此基础上进行了资源整合、在线浏览以及数据移交，便利了查询、调阅、利用等功能。

第二，逐步将民生档案的数据库接入市政服务大平台中。档案馆的数据和服务要从馆里走出来，接入市政服务平台中，这样就可以直接服务到有需要的民众。以社会救助为例，将救助信息接入市政服务平台中，普通市民、社会组织、救助站、福利站都可以看到这些档案信息，可以协同提供服务，减少了部门之间、不同组织之间的协调问题，提升了沟通的效率。将民生档案的查询和利用融入社区层面的服务平台，以实现档案馆与社区的功能协同、居民群众全市通办的技术基础。

第三，实现平台与系统的标准化建设。民生档案数量多、种类复杂、动态性强、归属性复杂、标准不一，要实现远程的协同， 就必须处理大量的数据和信息。依靠对多个管理部门、工作人员的协调，有一点很重要的就是，要对这些不同来源、不同时期的数据进行标准化规范，以确保数据之间的交互畅通无阻。所以，大庆市的档案管理部门在技术基础实现之前， 首先就必须规定好平台的参数、文本的格式，为未来的旧档案标准化转化、 新档案标准化收录打下坚实的技术基础。

3 馆藏资源开发类型

档案的信息资源开发的主体是档案馆的工作人员，随着时代的进步，信息技术、互联网技术和计算机技术日益蓬勃发展，有一些档案网站、数据库也在建设和开放给有需要的用户。在档案信息资源的开发过程中，技术逐渐迭代发展，更能够有效提升档案的信息利用效率、提升档案使用的效果。从宏观角度来说，档案信息资源的开发既是面向用户的，也是面向档案客体的。具体而言，可以分为以下几类：

3.1 面向档案资源客体开发

档案信息资源的主体通常是群众本身，客体则是已经存在档案信息资源主体的二次开发和利用。通常而言， 就是对档案信息资源的客体做分类、 排列、索引、标注、著录、转化、评价、总结等活动，这样可以对原始档案信息资源进行梳理，提升未来检索和使用的效率效果，从而提升档案资源的价值。

整理型开发：是对档案的信息资源建立各种索引工具。比如社会救助服务中心的案卷目录、文件目录进行汇总集合，再将这些案例进行分类目录、全宗指南和专题指南等工作。这样可以便于其他部门的查找，外地协同配合查找，也为档案的二次利用打下良好的基础。

转化型开发：指的是将不同类型、不同载体、不同形式、不同文种的档案信息资源转化为标准格式和计算机可以识别的格式，方便用户的索引、利用、开发。以社会救助服务中心的档案来讲，20世纪的档案多以纸质、录音为主，为了方便以后的管理，应当将这些纸质、录音的档案进行介质转化，转化成PDF、MP3 等格式。再将这些数字资源进行标注和索引，方便未来的查阅和检索，实现信息资源的多媒体化，方便了档案信息的传输和保存，也方便用户在多个环境下的充分利用。

主题汇总开发：是将档案馆里的各种分散保存的档案资源信息化并汇总整理，根据用户要求、场景、业务需求，运用一些技术手段来实现加工重组，汇编成新的档案信息服务。比如，对社会救助服务中心的大事记、组织沿革、专题概要进行总结，既可以是区社会救助服务中心的资源汇编整合，也可以是县市区的救助服务中心专题数据的整合汇总。

3.2 面向档案用户的开发

面向档案用户的关键点在于用户的需求、档案信息的服务，主要是档案馆与信息资源需求机构之间的互动行为，档案信息资源的开发和利用能够为用户的使用效率提升助力，提升档案管理的服务水平，平衡供需双方的交流。

共建共享型开发：面向档案用户最常见的一种开发方式，最主要的需求就是将散落在不同区域档案馆的资源进行有效的集中，实现不同类型档案信息资源的共享和互联互通， 破除档案馆之间的物理隔离，减少信息茧房、信息孤岛效应，实现对档案信息资源的整体利用。例如，建立档案全文数据库和档案目录数据库，并实现互联互通，方便用户对档案目录先进行查找，再进入到全文数据库进行二次检索、下载和利用，实现了各个数据库之间的互联和共享。

公布型开发：指的是根据档案馆客观需求，将档案原件制作成某个主题的文献物。比如，根据出版物的类型特点进行档案的汇编、丛编，汇总档案文集。

代理型开发：代理型开发就是在原有档案信息资源的条件基础上进行再开发、二次开发，这种开发的含金量高、附加值也高，同时也考验档案馆的综合能力和综合素质，是体现档案馆内功、业务能力和管理能力的标准，是未来需要大力发展和关注的空间。

针对档案馆信息资源客体的开发和针对用户的开发， 可以说是档案行业里一个问题的两个维度，根据不同目的、不同标准进行划分，两者相辅相成、不可分割。

4 民生档案信息资源开发利用的问题以及对策

4.1 民生档案信息资源开发利用存在的问题

在当前社会治理水平日益提高的大背景下，档案使用者对档案部门的服务质量要求日益增高， 不仅要求档案部门能够快速、高效、准确地提供出档案原件，而且还需要档案管理部门能提供出价值更高、含金量更高的二次整理、三次汇总的档案信息。当前，民生档案管理部门的开发利用工作依然存在着一些问题，尤其是在日新月异的互联网环境下，这种业务发展落后于现实需求、技术要求的情况更为突出。具体表现在：

第一，馆藏建设仍需要加强。当前，我国的档案管理部门采用的管理模式是条块化管理，这种管理性质导致了档案管理行政机构之间各自为政、互不干涉和往来，为了部门之间的利益不愿意移交数据，造成信息孤岛等情况，不同类型的民生档案信息资源的条块化分割，阻碍了信息资源的交互和整合利用。

第二，战略规划比较薄弱。当前的民生档案信息资源的总体规划应当促进信息资源的再开发再利用，最大限度地满足人民群众对于信息的需求。但是，目前的档案馆管理依然是以国家行政管理的理念为主体，馆藏资源的规划和有效利用并没有得到真正的重视。管理层面上，微观管理多、宏观指导少、执行力不足、缺乏顶层设计和长远考虑，这就造成了信息资源开发的专项规划不足。

第三，内容建设失衡。当前，我国的民生档案馆藏资源并未有效发挥其资政教育、 群众维权的价值，档案的开发利用手段、面向用户的个性档案信息资源的开发极其有限。关乎人民群众切身利益的民生档案数量和开发质量令人忧心忡忡，缺乏对民生档案信息资源的组织、加工，导致档案内容的深度不足、综合价值编研成果不多。民生档案馆藏资源的内容体系不平衡，机关档案多、民生档案少，实体档案多、网络档案少，综合档案多、专门档案少，建设方面不平衡，馆藏资源的收纳标准不统一， 有些馆藏资源重复建设，信息不分享不共享形成信息孤岛。

4.2 民生档案信息资源开发利用的对策

第一，改革传统管理机制，创新资源整合。有必要打破各个馆之间的行政隔离，从创新机制方面探讨出一条档案整合的管理体制和管理路径。应当对民生档案资源进行整合，逐步实现从目录级查询向文件级查询的转化，逐步落实全国民生档案数据库的大一统建设。不断强化信息资源的广度建设，构建实际利用和普遍利用的数量充分的信息资源体系，强化对地方特色、文化特色的民生档案的专题建设。在资源深度方面，要构建有学术特点、有质量特色的档案信息体系，重视档案资源的完整、深度，构建有特色的民生档案馆藏数据。例如，社会救助档案数据库、群众健康数据库、社会保障数据库等。

第二， 改进民生档案信息资源的开发利用手段。民生档案信息资源的开发以传统手段为主，包括对档案的外借、阅览、信息报道、陈列等传统服务方式。对于档案的二次利用、 再开发服务很少关注和提供，如定题跟踪、计算机检索、网上查阅、数据库开放下载等服务提供不多，对于档案的利用就不那么充分。所以，档案馆应当改变手工检索、速度慢、效率低、准确性不强的弊端。要从重视公众网络的利用出发，利用互联网技术、计算机技术、数据库技术进行开发，改变民生档案信息资源利用不足的情况，最大限度地从技术手段上提升信息档案的利用。

第三， 面向用户的个性化民生档案信息开发服务。在档案信息资源的整合中，面向用户的档案信息开发应当满足档案用户的个性化需求，从纵向和深度两个方面对民生档案的信息资源进行开发。首先，服务时空方面要有个性化，在用户所习惯的手机、电脑客户端提供24×365 的全方位多客户端的信息服务。其次，可以根据大数据不断迭代更新，推送用户所需要的信息资源， 提升用户和信息之间的自动化匹配。再次，通过人工智能的大数据算法，让系统比用户更了解自己，通过服务内容的个性化，推送针对性的专业内容到有需求的用户面前，实现需求和推送的高度匹配。最后，从技术角度上讲，要实现用户的个性化民生档案信息资源的各种需求，就应当基于网络技术和人工智能两个角度， 主动预测和评估用户的需求，挖掘用户的兴趣。个性化档案信息的开发主要由用户模型、兴趣、推送引擎等模块构成。基于用户的个性化，为用户提供个性化的服务模式提供定制服务，经过系统的大数据和算法，整合后推送给到用户。个性化服务可以大大减少人工检索，提高用户的体验以及信息资源的整合利用。

5 结语

民生档案信息资源的开发利用，有待档案部门的协同治理，挖掘各种信息技术工具，为公众提供更加快捷、主动推送、标准化、贴近群众需求的档案服务。总体而言，当前的民生档案信息资源利用的层次还比较低，要尽快打破这种各自为政、分头建设的信息孤岛情况，为了实现全面共享、积极开发而努力。