高校社团档案的构成及其功能和作用

李兴

摘要：不同类型的高校社团因活动方式和内容不同而产生不同的档案材料，对高校社团自身发展及高校文化建设有着不可替代的参考作用和情报价值。本文从高校社团类型入手，分析了高校社团档案的构成、性质和内涵，存在的问题及解决对策，就其在高校育人、管理及文化建设等方面的功能和作用进行了分析和探讨。

关键词：档案 高校社团 档案作用 档案管理

高校学生社团是在校大学生根据共同的兴趣爱好和心理倾向自愿组成的，按照一定的宗旨和章程自主活动、自主发展、自我服务的非官方的群众性组织。它涉及学校教育和学生生活的各个领域、各个方面，以特有的组织形式和活动特点发挥着其他教育形式不可替代的作用，是大学生成长成才以及校园文化建设的重要平台。社团档案是伴随着社团实践活动形成的有关社团创建、发展、活动过程和内容的原始记录，在高校社团建设和文化育人过程中发挥着重要作用。

一、高校社团的类型及其档案构成形态

近年来，随着高校对学生活动的支持和引领，学生社团数量和规模不断增加和扩大。按照创办宗旨和活动性质，可以将其分成以下几种基本类型。各类型社团档案构成内容同中有异，除审批管理手续等共同内容外，还因其活动方式和服务对象不同而呈现出不同的形态。

1.思想政治类

思想政治类社团以学习、研讨、宣传党的思想理论为基本宗旨。这类社团的档案构成内容包括：社团成立申请报告，主管部门批复材料；社团组织结构材料，社团活动经费筹集及财务管理材料；举办各类讲座报告会的策划书、总结报告等；举办各类政策宣讲、理论学习的策划书、活动过程、反响总结等材料；内部出版的报纸和刊物等实物材料。各类活动照片、影像资料等实物和电子文档。

2.文学艺术类

文学艺术类社团历史悠久，群众基础雄厚，最具人文气息。如文学社、诗社、普通话协会、话剧协会、书法协会、摄影协会、棋艺协会、足球爱好者协会、武术协会、DV协会、动漫协会等。此类社团档案构成内容：自办文学艺术类报纸、刊物等实物材料；各类展览的展品，如书法作品、摄影作品、动漫模型作品实物等；各类演出的音像作品，如话剧演出、诗歌朗诵、武术表演、动漫演出、足球、棋类比赛、DV展播等制作的电子光盘等；各类讲座、报告会等活动的策划总结等文字材料和电子文档。

3.科技学习类

学习类社团具有很强的专业性，以某一专业的特定人群为服务对象，以辅助专业学习，提高专业技能为宗旨。如，外语学习方面的英语协会、日语协会、俄语沙龙等。科技类社团侧重科技的应用和推广，如电脑网络协会、计算机协会、数学建模、广告协会等；这类社团的档案构成内容：各类培训学习、报告会、义务服务等的策划、开展和总结材料及电子文档；各社团自办学习交流性刊物和印发文字材料。计算机网络应用和数学建模等科技创新项目的项目组材料和项目成果材料。各类活动的照片、录像光盘等实物等。各类相关赛事的获奖证书复印件等。

4.社会服务类

社会服务类社团，以提供某一方面义务服务的方式，参与校内外的各类实践活动。如，法律援助中心、植物保护协会、雷锋爱心社、环保协会、家教服务中心等。社团成员具有较强的社会参与意识和自我奉献精神，注重加强自身的公共道德修养。这类社团以自我参与和社会实践为主要方式，档案构成内容主要是：各类服务活动的照片、录像材料；服务活动社会影响和效益材料，如服务对象赠送的锦旗，感谢信和表扬信等；服务活动成果的统计数据，如义务支教人次，效果；提供勤工助学的人次，效果等；

5.就业服务类

为应对就业形势，缓解就业压力，响应“大众创业、万众创新”的倡议，近年来出现了很多与就业相关的学生社团。如，大学生创业中心、模拟招聘协会、面试礼仪协会、金牌营销协会、自主创业协会等；这类社团贴近学生最关心的自身问题，具有较强的自我发展和自我提升性质，其档案构成内容有以下特点：有关就业形式政策和“双创”活动政策的宣讲活动材料，如文件、报告、照片等；社团服务的社会效益，历年自主创业成功案例材料和典型应聘成功案例材料；在社团指导下出现的典型“创客”材料。

二、社团档案的功能和作用

一方面，社团档案有助于社团建设的创新发展，保障社团建设的可持续性和稳定性。高校社团的建立和发展有其历史继承性和延续性。每一个社团的创建和发展都有其独特性和规律性。社团开展的每一项具体活动都会留下积极的成果和经验教训[ 1 ]。从活动策划、实施方案、实施过程到总结汇报，每一步骤都留下了大量文字或实物材料。这些材料以社团档案的形式被保存下来，为下一次开展同类活动提供借鉴和参考。社团档案成为社团延续和发展的精神纽带，使社团建设有章可循有史可鉴，不断改进和完善，实现创新发展。同时，老社团因组织完善运作灵活以及经验的积累而日益成熟；新社团可以学习和借鉴老社团成功模式和经验，尽快地进入角色开展活动；不同社团之间在规章制度、运作模式、活动范围和方式等方面可以互相借鉴、互相学习。这一切都有赖于社团档案建立和有效使用。

另一方面，社团档案为社团活动提供具体的咨询服务，有助于开展富有创意的社团活动，丰富校園文化，提升高校文化育人水平。文化育人是大学人才培养的重要方面。一个合格的大学生不但要掌握过硬的专业技能，还要具备丰厚的人文素养。而大学的课堂教学注重书本知识的传授，专业性强；教学方法侧重讲授，实践环节薄弱；无法满足每个学生成长过程中存在价值、情感、认知方面的不同需要，不利于人文精神养成和人格的健康成长。而丰富的学生社团活动不同程度地弥补了专业教学的不足，为大学生的个性化成长开辟了新的途径，使他们在自我管理、团队意识、人际关系等方面得到良好的训练。然而社团的每一次活动都有其特殊性，既有成功的经验又有失败的教训；既有组织自身的问题又有参与者个体的因素。社团档案忠实记录了社团组织和个人的成长历史，可以为社团活动提供具体的借鉴和参考。这样才能把活动开展得更好，更富有创意，全地提升大学生的个人素养，实现高校文化育人的目标。

三、社团档案管理的问题及对策

高校社团在性质上是高校学生自我管理和自我发展的民间组织，处于高校行政管理的边缘地带。因此，各高校在社团管理上都侧重于组织形式和活动指导方面，而对社团档案的建立和保存则没有明确的要求和清晰的认识。

1.社团档案管理的主要问题

首先，对社团档案的重要性认识不足。档案的作用具有非即时性、渐进性和长期性，很容易被快节奏的现代生活所忽视。高校学生社团活动丰富多彩，需要处理的日常事务很多。工作人员人手少精力有限，往往把档案资源的管理任务交代给没有经验的学生处理，造成档案管理混乱，不能发挥应有的作用。其次，社团档案建设缺乏制度保障。高校管理侧重于学生的日常教学纪律和思想意识，制定了《高等学校学生行为准则》《普通高等学校学生管理规定》等。但对于社团管理，尤其是社团档案建设，几乎没有专门的制度规范。这导致社团档案建设缺乏系统性和规范性，社团档案的质量无法保证[ 2 ]。第三，归档材料粗放而混乱，缺乏统一的标准和要求。由于相应规范和指导，社团档案的很多文件制作不规范，格式混乱，信息不完整，给档案的利用带来很多后续问题，也降低了档案的社会价值。

2.社团档案管理的基本对策

针对当前社团档案管理中存在的主要问题，高校学生管理部门应从以下几个方面制定相应对策，采取有力措施，改善和加强高校社团档案管理和建设。

首先，加强组织建设，提高社团工作人员专业素质。高校职能部门应切实认识到社团及社团档案对大学生成长的重要性，给予足够的人力物力支持。根据实际需要，配备专门的社团工作人员，并定期对其進行业务培训，指导和监督社团档案从立档、归档到开发利用的各个环节，从而保证这一工作健康稳定地开展。

其次，加强制度建设，使社团档案管理有章可循。制度是人类社会活动的法规范式，具有一定约定性和强制性。高校管理部门针对学生社团的实际情况制定发布社团档案管理的规范性文件，对社团档案进行规范管理和强制约束，从根本上改善社团档案工作的不力状态，使社团档案管理和建设制度化和科学化。

第三，制定统一标准，使社团档案建设科学化。档案工作标准和标准化，是档案工作现代化建设的基本要求[ 3 ]。为保证高校社团档案建设的系统性和连贯性，应制定与之相适应的专业化标准。各高校可以参照国家档案局的《中国档案分类法》和《档案著录规则》等相关文件，制定简便易行的社团档案分类和登记规则以及相应的借阅和使用章程。

综上所述，高校社团档案作为高校重要的人文资源，在提高学生综合素质，促进学生身心健康，丰富校园文化，优化育人环境等方面发挥着重要的作用。因此，高校应根据国家档案政策和法规，加强相关制度建设和政策扶持，使社团档案得以合理开发和利用，为高校社团建设和资政育人服务。

【参？考？文？献】

[1] 王洪凯，张晓瑛.高校学生社团档案的价值实现路径探讨[J].兰台世界，2014，（10）：9-10

[2] 李霞.浅析学生社团档案管理存在的问题及对策[J].科技信息，2011，（7）：463.

[3] 冯慧玲，张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2001：169-170.

（责任编辑：刘占行）