高校图书馆数据库政府采购流程优化管理研究

李培卓 高景祥

关键词：高校图书馆;数据库采购;绩效评价;优化管理

摘 要：数据库资源是高校图书馆馆藏资源的重要组成部分，文章针对高校图书馆数据库招标采购中存在的问题，提出了通过科学制定数据库采购原则、开展学科化数据库绩效评价、完善数据库审计文件及服务承诺等对策，提升高校图书馆数据库采购效能和建设质量。

中图分类号：G258.6 文献标识码：A 文章编号：1003-1588（2022）06-0057-04

以电子图书、电子期刊为代表的中外文数据库是高校图书馆馆藏资源的重要组成部分，其凭借内容完整、学科前沿性及匹配性强、使用方便等优势成为支撑高校师生开展教学科研工作的重要资源。随着电子资源种类和采购经费的大幅增加，电子资源的建设原则、经费使用及采购流程已成为高校图书馆关注的重点。随着大部分高校将数据库采购纳入政府招标采购范畴，与一般货物类项目相比，建设数据库经费申报与审批过程复杂、谈判话语权缺失[1]、技术参数与预算难以精准估定、售后服务无法保障等问题逐渐显现。因此，从数据库采购模式与流程出发，通过研究政府采购招标过程中的采购决策、项目论证、经费申请、校内审计、预算确定、服务保障等关键性问题，提出相应的对策建议，可以提高数据库建设质量、规范采购流程，以及保障经费预算的科学合理使用，提升学校学科建设与人才培养的资源支撑力度与效果[2]。

1 高校图书馆数据库招标采购存在的问题

1.1 数据库采购决策缺乏学科化绩效评价依据

为保证数据库资源与学校学科需求相匹配，高校图书馆一般以学科包、数据库包或学科大类专集的形式购买数据库的部分或全部内容，同时在每年的采购预算中依据经费、需求、使用效果等，对数据库种类或学科包（大类）做出调整，续订、删减或增订部分数据库或学科种类。不管是采用哪种购买方式，高校图书馆的决策依据基本上都是根据使用量评价数据库使用绩效，没有进行深入的学科内容分析与评价，缺少科学的评价数据与依据。

1.2 数据库采购审批流程长

当前，高校图书馆购买数据库的专项经费申报批复过程比較复杂。数据库采购一般属于服务类项目，超过一定经费额度后，需要专家论证、采购计划确定、公示、计划申报、审计、公开招标等流程，环节多、流程长，需要图书馆充分准备采购说明、论证报告、使用效果等大量文字材料，任何一个环节出现纰漏或材料不完整都会延长审批时间。

1.3 供应商售后服务质量难以保证

导致数据库售后服务难以保证的原因主要有两点：一是参加政府采购招标并签署合同的供应商并不是拥有数据库资源的出版社和服务商，一般是本地代理商参加招标过程，而由出版商提供服务。二是外文数据库出版社不具备在我国境内销售的资质，需由国内拥有销售权的相关机构负责招标、代理付费。供应商与服务商、出版社三方脱离，致使服务质量难以保证。

2 高校图书馆数据库政府采购流程优化策略

2.1 科学制定数据库采购原则

由于经费有限，高校图书馆不仅不能无限制地新购各类数据库，而且还需要对已购数据库进行评估和取舍。因此，高校图书馆需要通过科学客观的决策手段，科学制定数据库采购原则，在预算范围内建设符合学校战略发展要求以及满足本校用户阅读需求的数据库资源[3]。当前，国内外高校图书馆数据库采购原则主要包括“需求驱动、经费保障”和“质量为主”[4]，其中“需求驱动、经费保障”以用户需求为主，同时考虑资源订购方的经费预算和保障情况;“质量为主”则是将资源质量及内容视为订购决策的主要因素。例如，天津理工大学图书馆从学校高水平教学研究型大学建设定位出发，依据学校专业设置与学科建设情况，采用了“需求驱动、经费保障”采购原则，即符合学校学科分布特点，满足重点学科和专业教学、科研需求，以全文数据库为主，以摘要类、索引类数据库为辅，综合考虑使用（试用）效果、经费预算和篇（次）均成本等，在确保数据库专业权威性和高质量的前提下，综合考虑用户需求与经费保障。

此外，由于数据库资源包含不同类型文献资源，因此在学校财务处和国资处分属于不同项目，如：有些高校图书馆将电子图书归入货物类采购，与纸质图书同等对待并计入固定资产类，而将电子期刊列入服务类项目。项目不同经费来源就不同，因此审批流程也不同。高校图书馆应全面掌握数据库预算的申请和批复情况，准确了解不同经费来源、不同类型数据库的审批、采购程序和经费使用要求，做到合理规划数据库采购时间、精准把握价格浮动范围，确保政府采购招标的成功率，严格执行数据库采购计划与经费预算。

2.2 开展学科化数据库绩效评价

为获得客观数据，高校图书馆需对数据库的试用、采购、使用、续订及停订等阶段的使用绩效进行科学分析和评价。评价数据库使用绩效比较科学的方法是外文电子期刊分析与评估，包括电子期刊内容结构分析、专业核心期刊保障情况、学科资源保障情况、电子期刊下载情况、外文电子期刊引用情况等指标[5-7]，以ESI设置的22个学科为基础，统计相关学科的发文量及其引用量等情况，并对其进行评估，最终形成面向学科的数据驱动数据库采购决策机制。以天津理工大学图书馆为例，该馆订购了某外文期刊数据库（以下简称“W数据库”），为研判是否对该数据库进行续订，该馆基于ESI学科分布的发文量、被引次数、影响因子及分区等进行统计，以期得到数据库续订的综合大数据依据，统计数据均来源于《科学引文索引》（Science Citation Index，SCI）。经统计，2017—2020年天津理工大学共在SCI上发表论文2，890篇，其中在W数据库中的SCI期刊上发表260篇，占总发文量的9%，学科分布为化学114篇、材料科学86篇、工程学20篇、药理学与毒理学15篇，其他学科25篇，表明W数据库对该校的化学、材料科学、工程学等学科的支撑力度较大，具有较大的影响力，且这些论文都有较高的被引次数，完全契合天津理工大学的重点学科门类，详见表1。

260篇论文发表在W数据库中的76家SCI期刊上，其中发表10篇及以上论文的SCI期刊有7家。JCR分区按影响因子分为1区、2区、3区、4区，期刊质量也按此顺序递减，一般来说发表在1区、2区的文章质量较好，认可度也更高，因此高校通常将发表在1区、2区的文章数量作为衡量作者科研水平的一项参考指标。下页表2显示，2017—2020年天津理工大学共有174篇论文发表在影响力较高的1区、2区期刊上，占发文总量的67%，由此可见天津理工大学发表在W数据库SCI期刊上的文章具有较高的科研水平。

表3显示，在高发文、高影响力期刊发表的论文主要集中在化学、材料科学、工程学等学科，均是W数据库的优势学科，同时也是天津理工大学的重点学科。由此可见，天津理工大学图书馆购买的W数据库能够很好地匹配该校的学科发展，满足师生在科研、学习中的外文文献需求，该馆也以此作为重要依据完成了W数据库的续订工作。

2.3 充分准备数据库审计论证材料

高校图书馆数据库采购一般包括公开招标采购模式、单一来源招标采购模式及自主采购模式，无论哪种模式都需要进行前期资源论证和审计。一般服务类项目审计的重点内容是项目的真实性、合理性、有效性、效益性[8]，数据库采购的审计重点包含采购项目、采购价格、采购执行的真实性，即某一数据库采购项目实施、价格和执行流程是否真实存在，以及数据库服务采购的组织方式、采购方式是否符合国家和学校项目采购的相关规定，数据库采购需求、实施流程、合同签订和履行以及验收和付款等环节是否能够有效控制风险等。因此，高校图书馆在数据库审计论证说明中应详细说明项目预算、项目实施背景及具体服务内容等。其中，项目预算要真实合理，中文数据库价格应不高于上一年度，外文数据库应参照DRAA集團采购所确定的数据库年期方案及对应的外币价格，不高于相应的人民币价格（包含开票日汇率和代理商费用），同时合理体现学校的级别、学术水平和使用量等特点。此外，高校图书馆还应积极争取供应商、代理商和招标机构的支持，用足、用好价格优惠政策，如三年期协议比一年或两年期协议的优惠幅度更大;关注外币汇率、把握招标时间、节省代理费用;以大包形式一次性招标不同种类的数据库，以降低招标服务费等。在项目实施背景方面，审计论证材料应充分说明所购数据库与学校学科发展的相符合程度，从学科建设对文献需求的角度强调数据库采购的必要性。对具体服务内容的审计论证应包含数据库使用时间、数据总量和出版日期、日常培训、故障处理、活动支持、校外访问权限、数据永久保存和知识产权保护，以及师生在使用过程中的个性化需求等。

2.4 增强服务承诺

根据政府采购招标要求，供应商中标后需签订相关的采购合同，一般情况下招标机构提供的是面向所有货物或服务类项目的采购合同，内容包括基本的商品（货物）清单、服务时间、

服务内容等，不包含数据库作为知识内容服务的知识产权保护、师生投稿需求及网络服务的校外访问等保障。因此，高校图书馆应根据学校网络特点和师生具体需求补充知识产权保护、校外访问保障等条款，以增强数据库供应商的服务承诺。

3 结语

随着数字资源出版量和用户需求的不断增多，高校图书馆在经费不充裕的情况下，必须充分考虑师生的实际需求，在学科化数据库绩效评价基础上，结合学校学科发展目标，以资源的学术质量和使用效果为依据，科学制定数据库建设原则与标准，选用适合自身的数据库采购方式，最大限度地优化数据库资源建设，更好满足师生的文献资源需求。

参考文献：

[1] 魏辅轶，檀博.高校图书馆数字资源采购话语权的重建[J].图书馆论坛，2018（5）：103-111.

[2] 任淑红，刘婷婷，闫大波.文献资源招标采购问题与对策探析：以高等学校图书馆为例[J].沈阳农业大学学报（社会科学版），2020（1）：47-51.

[3] 漆月，石璐.基于动态规划的电子资源采购决策支持模型研究[J].数字图书馆论坛，2020（11）：27-32.

[4] 罗祺姗，翟爽，张静.电子资源订购决策评价的若干思考：以中国科学院电子资源集团采购为例[J].图书情报工作，2018（3）：39-44.

[5] 吴冠仪，申雅琪.致力于效能提升的高校期刊数据库单一来源采购“放管服”探索[J].图书馆学研究，2021（1）：31-35.

[6] 刘玉华.面向学科建设的数据驱动电子资源采购策略[J].信息系统工程，2020（12）：10-11.

[7] 张春燕，陈宏东，薛小婕.电子资源绩效评估的实践：以兰州大学图书馆外文电子期刊为例[J].河南图书馆学刊，2020（12）：63-65.

[8] 陈珍瑜.基层央行开展服务采购审计的策略[J].中国内部审计，2017（6）：56-57.

（编校：徐黎娟）