事业单位档案管理创新与服务模式改革研究

张威

摘要：新时代发展背景下，信息化已经渗透到社会的各行各业中，事业单位也应当顺应时代发展，提升自身的各项工作职能和能力，这样才能够迎合新形势下的各项发展需求。事业单位的档案管理要求整洁有序，才能够有效提升单位的服务质量;事业单位的内部资料要进行有效整合，才能够提升整体工作效率，为各部门的后续工作打下坚实基础。因此事业单位档案管理与服务模式需要进行创新与改革。

关键词：事业单位;档案管理;创新

引言

事业单位的日常经营管理离不开档案管理工作。要想进一步推动事业单位实现自身的可持续发展，就要建立有效、科学、合理、系统化的档案管理体系，根据事业单位的自身发展情况来创新档案管理模式，推动事业单位持续、稳定、有序地发展运行。

1事业单位档案管理服务的要求

其一，高效性。事业单位档案管理工作开展，必须做到高效性，能够及时进行档案存储、更新，及时提供档案信息，保证档案信息与实际之间的有效对接，这样才能有利于管理工作开展，强化实际服务效果。其二，优质性。事业单位档案管理工作开展，必须注重质量，这样才能保证其使用价值的提升。主要体现在档案信息的真实性、安全性、内容明晰而全面等，否则将会导致档案信息失去使用价值。其三，动态性。事业单位档案信息管理必须体现动态性特证，能够根据工作人员的现状及时进行档案完善，保证档案信息真实可靠。其四，创新性。事业单位档案信息管理工作开展，为了提升其效能，应有效使用新技术，提升管理水平，例如，使用智能化的档案管理系统、电子档案制作等，能够实现档案的在线管理，从而规避时间和地点对档案管理带来的限制。整体而言，事业单位档案管理必须进行思想、制度、方法等方面的创新，不断提升服务效能，实现价值最大化。

2事业单位档案管理服务存在的问题

2.1管理机制不健全

事业单位虽然已经认识到档案管理工作的重要性，但是在实际工作中，管理机制还是比较落后，特别是在一些偏远、经济比较落后的地区，因为预算不足、资金不到位，部分公共基础设施没有具体落实到实际工作之中，致使档案管理信息化发展更为落后，在对其进行创新的过程中，专业的人员比较稀缺，会忽视档案管理工作，导致很多档案管理机制只是流于表面形式，执行力度较低。而且事业单位档案管理信息化方面也比较落后，没有建立和社会发展相适应的档案管理机制，在一定程度上会限制事业单位的社会经济发展。

2.2管理理念滞后

虽然多年的人事档案建设使事业单位人事档案管理者、职工对人事档案的重要价值产生了一定认识，但是人事档案管理仍然停留在一般的档案接收、保存层面。部分管理者甚至认为人事档案管理服务与现实业务不相关，没有将档案建设纳入年度规划，只有在单位需核查人员档案信息、人员任免时才开启档案管理服务，导致多数人事档案管理工作无法主动化开展。

2.3传统管理模式效率低下

传统档案管理模式中的纸质档案材料需要定期维护和保养，进行保养的设备和外界条件都较为苛刻。纸质档案所占空间较大，不易保管和统计，查阅时易造成人为的损坏和丢失，甚至出现篡改的情况。耗时长、人力消耗较大、外界影响因素较多，这些都会对档案造成各种程度的伤害。随着信息数据的不断增加，传统的档案管理模式已经无法满足日新月异的新时代社会的发展了，事业单位必须要改变传统的管理模式，才能紧跟时代发展的步伐。

2.4管理制度有待完善

具体表现在绩效考核制度不完善、评价制度缺失、维护制度不健全三个方面。事业单位在档案管理过程中，对于服务效能提升方面缺乏针对性的考核制度，从而导致其难以通过绩效考核提升服务效能。例如，在考核指标设置方面，仅注重安全性、真实性的指标，缺乏对效能方面指标的设置。在档案管理服务效能评价方面，缺乏有效的制度体系，难以及时准确地进行服务效能评价，不利于问题发现和解决。在维护制度方面，事业单位对于实体的档案和信息化的档案维护制度不健全，存在档案损坏、丢失等风险，需要在有关方面加强管理投入。例如，一些纸质档案的存放环境不满足要求，过于潮湿，影响档案寿命。

3事业单位档案管理服务效能提升的策略

3.1加大对档案管理工作的认知

新形势下，档案管理工作想要创新，就需要对事业单位的内部管理进行改革，让更多的人意识到档案管理工作的重要性。做到能够按部就班地对日常工作产生的信息、数据、文件进行有意识地归类和结构化分配。提升工作人员对档案工作管理的认知，按照档案管理工作的内容进行具体的财务、人事等部门安排协调，辅助档案管理部门对文件信息数据进行及时收集和整理并最终归档。转变工作态度，建立起完善的档案管理服务体系，积极推进档案管理的创新和改革，开展全新的档案管理模式，这样才能够提升档案管理的工作效率和质量。

3.2提高现代化管理水平

事业单位人事档案的手工管理流程，不仅包括职工干部档案材料收集、分类，而且涉及拆钉、裁剪、打孔、标页码、目录打印、裱糊、贴分类角、排序等多个环节，整体过程较为复杂琐碎，且耗时较长。因此，在档案管理过程中，事业单位人事档案管理部门可以引入现代化整理手段，免除档案手工整理的加工、裱糊、打孔等程序。即以“人事檔案数字化”为主题，结合统一的数字化标准要求，进行规范扫描。同时以业务协同为主导，结合单位与上级部门、单位与基层之间信息资源交互需求，开放公共服务的信息共享、数据校验、收集审核端口，逐步形成网络办公、现场办公双轨道并行模式。进而以互联网为载体，以部门为中心，进行现有流程的整合、优化。在优化后的流程中，需指派专门人员负责网络、线下渠道，依据材料有效性、真实性原则，进行人员入党时间、出生年月、工作经历、学习经历、任免情况的重点审核，保证人事档案前后无偏差[3]。在进入网络审核尾端，职工可以从窗口取件或者享受邮寄服务、电子传递打印服务，保证人事档案管理层级的简便性、合理性。

3.3更新自身的工作观念

作为领导人员，要转变档案管理的工作观念，意识到档案管理工作创新对于事业单位发展的重要性。要在事业单位内部大幅度宣传档案管理的重要性，动员每一位工作人员为档案管理的发展建言献策，增强档案管理工作人员的工作积极性。除此之外，管理人员要增强档案管理的认知，为其注入更多的财政资金，营造轻松、有趣的管理氛围，实现档案管理工作效率的全面提升。对于管理工作中存在的不足之处，一定要设置多方面的措施进行解决，不断引进外来的经验、技术，根据事业单位实际发展情况，取其精华，去其糟粕、推陈出新、革故鼎新，进而实现事业单位档案管理的创新和发展。

3.4合理进行档案管理方法创新

建立智能化、信息化的档案管理系统。事业单位可以与高校、软件研发公司等合作，设置档案管理方面的智能化、信息化的系统，提高档案管理效率。例如，管理人员只要登录档案管理的网络平台，便可以查阅、修改相关的电子版档案。为了体现便捷性，还可以设置扫码服务模式，即管理人员只要扫码，便可以获取档案的存储位置、信息等内容。其

结束语

综上所述，事业单位档案管理工作必须要创新思路和方法。同时，借助互联网信息技术手段开拓档案管理的新模式，为事业单位的其他管理部门提供一定的数据参考。因为档案管理本身涉及的内容比较繁琐，需要相关档案管理人员加强重视，全面认识到档案管理的重要性，充分发挥好档案管理工作的真正作用和价值，从根本上推动事业单位的高质量发展。

参考文献

[1]李艳.事业单位档案管理问题与优化路径探究[J].国际公关，2019

[2]苏蔚迎.事业单位干部人事档案管理现状及对策研究[J].兰台内外，2019

[3]王晓燕.新时期事业单位档案管理创新思路的思考[J].科技创新导报，2019

[4]吕晶.对事业单位人事档案管理的思考建议[J].管理观察，2019

[5]曲杰.事业单位人事档案管理现状分析[J].中外企业家，2019