中小企业档案工作水平提升路径

文/吉林省四平市梨树县中小企业服务中心 孟影

中小企业档案工作是企业发展的基础。档案工作不仅涉及资料存放工作，也需要通过优化信息资源来保证企业的正常运转，通过档案工作水平提升为企业发展提供有效的数据应用服务，加强档案工作和其他工作的密切结合，让企业根据自身的特点，完善档案管理体系，保证档案工作的质量和档案利用率，帮助企业规避风险，提高效益。网络信息技术的迅速发展对于中小企业发展造成较大的冲击，中小企业要想获得长足发展需不断优化档案管理模式，从传统人工管理模式逐渐向信息化和智能化方向转变。

一、中小企业档案工作水平提升的重要性

中小企业的档案工作水平对于企业发展发挥着不可替代的作用。一方面，中小企业档案工作水平能够直接体现企业的发展水平和管理水平，毕竟在企业各项工作中会产生大量的历史档案等，比如：包括中小企业的市场开拓情况、驰名商标或专利申请情况、产品优化情况、上下游企业发展情况、取得业绩成果情况、人力资源情况等，都会为中小企业后续发展提供保证，只有档案管理人员认识到档案工作水平提升的重要性，深入了解企业的发展现状，才能更好地服务企业，促进企业健康发展。尤其是在经济发展新常态下，中小企业发展更需要积极地创新档案管理的理念，优化档案工作方式，保证档案设置的真实性和有效性。另一方面，档案资料也是企业经营成果的体现，只有档案资料详细真实记录企业各项经营管理活动，才能为管理人员的后续工作开展起到良好的辅助作用。中小企业档案人员只有积极加强档案资料积累，加强对以往工作经验的总结，方可发现档案工作中存在的不足并及时改正，有针对性地为企业的发展制定科学规划，方可为其他部门工作的开展提供便利，保证中小企业各个部门有序开展相关业务。因此，档案工作与企业的发展文化息息相关。一个企业的发展离不开文化建设，档案工作能够详细记录企业文化的建设过程，确保企业各项资料信息资源在传承过程中不会流失，保证企业的生命力。由此可见，提升中小企业档案工作水平意义重大。

二、中小企业档案工作中存在的问题

（一）档案运营管理模式落后。现阶段，部分中小企业档案工作中，档案信息的采集和管理工作水平不高，一部分单位对企业的信息资料识别与分类都需要依靠手动输入，大量的归档管理工作都是依靠人工完成。为科学实现对档案类型的区分，员工要按类型区分档案的文献标识。但是在实际工作中，各中小企业档案工作管理人员流动性大，新上岗的员工往往无法尽快熟悉相关标识的含义，这就导致档案分类工作出现连续性交接问题，导致档案工作中经常出现信息检索丢失现象。不少企业发展中往往忽视了现代管理体系和运行机制的创新，在信息保障制度工作方面不够重视，无形中增加了档案工作的困难，不利于中小企业的信息化档案发展机制的完善。

（二）机构设置不合理。部分企业档案工作中，档案管理工作没有设置统一的领导和管理标准，未设置专门的档案管理机构，多数档案工作开展责任没有落实到人，也就无法有效评估档案管理权限和执行功能，无法有效地引入档案管理系统。因此，要保证档案工作的合理开展，就要保证结构设置的科学性，根据企业部门设计构架，科学进行档案管理分类。

（三）档案管理人员素质不高。部分中小企业对档案工作不够重视，依旧沿用较为落后的传统工作管理模式，档案人员的信息化工作能力不强，不利于企业的档案工作水平提升。部分中小企业缺乏专业的档案管理员，在职人员往往对档案管理软件掌握不够熟练。因此，当前中小企业亟须提高档案管理人员职业素养，加强对档案管理人员的职业培训，使其能娴熟掌握数字信息化操作，提高档案管理信息化实践水平。

三、中小企业档案工作水平的提升路径

（一）加强档案管理人员职业培训。优化中小企业档案工作水平，就要加强对档案管理人员的职业培训。档案管理工作的内容相对较为繁琐，对档案人员的能力和保密性要求较高，因此档案工作人员必须加强档案工作培训，通过计算机知识学习和专业能力提升实现档案工作水平的提升。首先，在培训过程中，需要让档案工作人员在理念上认识到档案工作的重要性，让其掌握有效的档案工作操作方式，促进档案人员专业素质提升；其次，要加强档案管理人员行为和道德素养培养，增强其保密意识，促使其严守职业操守和规范；最后，通过为档案管理人员制定完善的考核制度，激励其努力工作，对于档案工作完成质量较高的员工，要给予适当的奖金或者职称奖励，以激励档案工作人员工作积极性，为档案工作水平提升奠定基础。

（二）提升中小企业档案工作地位。档案工作信息化水平是企业长足发展的基石，良好的档案管理理念和创新方式是企业可持续发展的动力。在传统的中小企业发展中都存在“轻管理，重生产”的旧思维，导致企业档案工作无法满足信息化时代的发展需求，不利于档案工作水平提升。在大数据时代背景下，要想更好地促进档案工作水平提升，企业就要从领导层面需要加强对档案工作的重视，充分认识到档案工作的重要性，积极利用信息化手段建设档案工作。只有从上层领导到全体员工都能认识到档案工作的重要性，方可为档案工作的开展提供足够的动力，促进企业档案工作水平的提升。提高企业档案工作地位，要将文件生命周期理论思想和前端控制思想运用在档案工作中。所谓的前端控制，就是在档案工作中，让档案工作人员提前介入文件的形成和归档阶段，加强档案工作之间的联系，建立统一的档案工作标准，为档案工作开展提供相互保证，优化独立运行模式，建立完善的档案保证体系，尽可能将档案文件的周期不同阶段都设置在档案管理系统中，以此来保证档案文件的原始性和真实性，保证在企业档案工作中做好前端控制和全过程管理，实现档案工作的优化，让中小企业从文件管理、信息的产生，到运行、保管、使用和扩展，都要根据实际的理论和操作系统来完成档案管理，将档案工作落实在各种工作中，提升档案工作的价值，使档案工作的开展更加规范、完整和有效。

（三）合理创建中小企业档案。中小企业档案工作开展的关键就是创建档案，应从实际情况出发，根据企业发展实际对正在发生或者已经发生的事情进行记录，保证档案工作开展遵循精细化的特点，提升档案工作的准确性和合理性。只有这样才能保证在创建档案的基础上，将关注点落实到基础层面，通过调研方式的利用保证档案建设工作的科学性。在创建档案的时候，可以构建基础台账，做到一人一登记，在所记录的档案资料中，需要详细对事件发生的原因和事件经过等进行详细记录，然后分析事件的经过和结果，其中需要详细记录事件中的人物、时间和资金利用情况等。正常而言，传统的档案创建，都需要通过实地考察来完成，这种方式对于人力资源的浪费较大，记录的时间也比较长，工作效率十分低下。传统的档案创建方式已经不适合企业档案工作水平的提升，所以需要在原有档案工作开展的基础上，加强对信息化档案管理方式的利用，积极创建档案，运用新的管理模式，结合档案工作开展重点，根据中小企业实际档案工作情况和软件开发企业合作，实现对档案资料的优化管理。

（四）优化中小企业档案服务职能。为提升中小企业档案工作水平，要积极优化档案服务职能，提升企业档案工作的整体水平力度，实现对档案工作的集中统一管理，利用科学方式对档案进行搜集、整理等，强化各个部门的档案工作职能，让中小企业的档案工作开展发挥评审价值、维权价值、营销价值等，从而有效通过档案工作开展促进中小企业的可持续发展。优化档案服务职能包括：优化基础档案、整合行业信息、全面分析档案能力等，从不同方面为企业发展提供有效的信息，实现对档案资源的综合利用，提升中小档案资源利用率。比如，能够通过档案数据信息平台的利用，分析中小企业档案管理中不同指标信息的变化，分析档案管理形式通过动态数据分析，优化档案服务职能，为企业管理层的经营管理决策提供保证。有条件的企业还能够优化档案室、阅览室等资源，实现对各个部门档案资料的协调控制，加强对档案资源的充分利用，保证档案服务的职能落地。

（五）明确中小企业档案管理发展方向。为了促进中小企业各种生产和经营活动开展，要明确中小企业档案管理发展方向，这也是档案工作开展的目标。明确档案管理发展方向还需要从中小企业档案管理知识入手，增强档案管理工作人员的服务意识，让其更好地创造服务价值，解决档案工作中遇到的各种问题，实现对档案数据资源的再挖掘。在信息发展日新月异的背景下，企业档案管理工作开展需要积极地进行更新，将中小企业档案管理作为风向标，实现企业经营目标和档案工作的深度融合。因此，企业档案管理部门要积极地做好对档案信息的搜集工作，通过多渠道的档案信息搜集和分类挖掘，及时对无效档案信息进行筛选，保证档案信息管理的有效性。在档案工作水平提升中，要加强对有效方法的利用，在档案发展方向指导下，防止档案在管理过程中出现流失，增强档案管理人员的自身服务意识，让其熟悉档案管理中各类型档案信息，便于通过自身工作经历对身份进行确认，辅助企业和国家对档案信息进行把控。

以笔者所在服务中心为例，近年来在档案管理事业上不断探索实践，充分发挥档案社会价值，服务于企业发展。

1.规范细化档案管理，加快信息化建设步伐。一是规范档案管理归档工作。整理各类档案7750卷，其中文书类2486卷、企业类3511卷、业务类2753卷。接待查档1300人次3200卷。二是建立中小企业档案信息库。对县内营收200万元以上企业开展调查和信息采集，完成1700户企业档案信息入库工作。

2.服务直属企业职工权益，维护社会稳定和谐发展。一是接收合并直属企业档案。2015年单位合并后，接收了31家国有转制企业、28家集体企业档案资料、713名党员档案。二是发挥档案社会价值。为直属拆迁企业提供档案31次，挽回损失470万元；保障退役军人医保手续办理225人。

3.不断保障企业职工利益，服务企业发展需求，促进地区经济高质量发展。一是指导企业档案管理工作。指导域内企业215户、档案馆升级9次；编写《档案规范》《管理暂行办法》4次；下发档案业务文件4次、法规3次、培训5次。二是形成服务对象融资档案。对有融资需求的60户企业进行了实际调查，形成与银保信息对称的档案资料60份，减少了贷款周期，为县域经济发展做出贡献。

四、结语

中小企业要想提升档案工作水平，亟须规范细化档案管理工作，加快信息化建设步伐，优化档案管理人员的工作流程，提升档案工作人员的职业素养。要让档案管理人员从思想上加强对档案工作的重视。不断完善档案工作流程和管理规范，提升档案工作质量及利用率，发挥档案的应有价值，促进中小企业健康可持续发展。