需求导向与有效供给：新时代高校档案服务能力提升路径

文/广西师范大学档案馆 曾凡丽

“工欲善其事，必先利其器”。知识经济时代，我国档案事业转型发展新形势下，高校档案馆作为永久保管高校教育教学、科学研究、文化传承等档案史料的基地，必先提升自身服务能力：以社会各行各业的信息需求为导向，及时调整档案资源结构、创新档案信息的社会价值、转变服务策略和方法、拓展服务领域和方向；将潜藏、静态的优质特色档案资源开发成系统、动态的吸睛公共服务产品；有效供给社会各领域，多功能、全方位满足用户需求。

一、高校档案服务能力研究现状与问题

1790年法国颁布的《国家档案馆条例》和1794年6月的《穑月七日档案法令》，规定所有公共档案馆实行开放原则。拉开了档案服务社会的帷幕，我国对“档案服务”的研究最早可追溯至20世纪80年代初，国家档案局发布《关于开放历史档案的几点意见》使档案馆开放服务成为可能。1996年，国家档案局局长王刚同志在讲到“九五”档案事业奋斗目标时曾经指出：“开发档案信息资源，实现档案价值，最大限度地满足社会各方面利用档案的要求。”以需求为导向提升档案服务能力，已逐渐成为高校档案馆的价值取向。

截至2022年3月10日，中国知网高级检索“高校档案服务能力”结果显示：研究文献有24篇（其中核心期刊论文3篇）；对高校档案服务能力研究主题做了简单统计分析，相关研究成果甚少，从2012年至2022年，平均每年发表相关文章不到2篇，说明学者们对高校档案服务能力关注程度不够。相关研究可归纳为三个方面：一是高校档案服务能力的基本内涵研究。高校档案服务能力包含三个层面：服务育人能力、服务社会能力、服务校园文化建设能力。二是高校档案服务能力的影响因子，包括：信息化建设、人员队伍建设及服务平台选择等。三是高校档案服务能力提升的途径研究。学者们建议通过改善服务手段、优化人力结构、提高管理效率、创新服务内容等手段来提升高校档案服务能力。

简而言之，高校档案服务能力研究不深刻，忽略了供求互动问题。高校档案服务主体（高校档案机构及工作者）并没有清晰界定档案服务对象（社会用户）来源，了解谁是高校档案资源的需求者，也未明晰用户利用范围，即高校档案服务内容（高校办学过程所形成的教学、科研、党群、行政、基建、设备、产品、外事、出版、财会十大类档案），知道利用者需求的内容是什么。同时不注重需求驱动信息研究，用户的实际利用动机和利用行为是为什么以及有什么社会需求。

二、高校档案服务能力提升路径

2021年7月6日，中国第一历史档案馆新馆开馆之际，习近平总书记批示指出，档案工作存史资政育人，是一项利国利民、惠及千秋万代的崇高事业，将档案工作提升到了前所未有的高度。把高校档案保管好，利用好，更好地服务党和国家工作大局、服务人民群众是新时代高校档案人的责任与使命。

（一）以需求为导向，提升高校档案存史能力。根据动态经济学原理，需求分为现实需求和潜在需求。目前高校档案服务绝大部分时间都只静候师生员工、校友及其他社会用户来馆进行查阅借阅、问讯咨询、检索复制、转递传送、翻译证明、定题查新等现实需求。高校档案工作人员要在短时间内从学校十大类档案资料中，精准找到所需材料，满足用户的需求，则可称之为有效供给。高校档案服务者不仅应着眼显性需求，更要捕捉用户的潜在需求，从创新、完善高校档案资料的构建获取、组织归档、整理存储、传递利用等工作入手，采取行之有效的措施，编研开发现有馆藏资料。

1.“优化”传统资源。收集汇编反映高校自身特色档案，梳理高校形成、变迁及发展的脉络，将各个历史时期留存的体现文化传承、历史延续、教育价值、精神体现的目录信息、载体档案等，按照利用频率、濒危等级、珍贵程度，分时段按批次通过电子扫描、数字成像等技术，以电子文件形式统一存储。把原本静止庞杂、零散无序、良莠不齐的各种载体信息进行整理优化，变成简捷凝缩、集成有序、易于检索的高校档案数据。从物理实体蜕变为虚拟数据，将馆藏档案实体资源转化成电子信息资源，构建高校档案信息资源库。通过信息化转化而成的高校档案资源是系统化、有序化且可用化的各种信息集合，由软硬件设施、信息内容和技术人员等协作构建的高校档案资源系统，在区块链安全技术管理下，通过可共用共享的软硬件设施设备和报刊、互联网、公众号等各类渠道，提供各种形式的利用方式或服务平台对外传输。使档案信息由“潜在”转为“活化”的过程可称为高校档案信息资源优化。

2.“序化”网络资源。利用率高的历史档案数字化、现行文件电子化，使高校网络资源信息量急剧增加。尽量缩短高校档案用户检索信息的时间、加大档案信息资源的序化管理势在必行。“序化”资源是围绕高校档案用户的信息需求状态及其变化特征，高校档案馆征集挖掘史料，历经甄别筛选、去芜存精、整理分类、著录标引，再编纂存储为完整体系的信息资料的过程。高校档案管理对象由纸质媒介嬗变成虚拟数据，空间环境由实体库房变迁为电脑网络。注重需求满足成本收益对称的原则，精心选材、组织构架、加工编写成能吸引用户兴趣的图文并茂的电子书、微视频、微视听等，使高校档案信息资源最优化利用得以实现。

3.“美化”信息环境。“活化”和“序化”的高校档案信息资源，仍只是“养在深闺人未识”。如何打破“信息孤岛”实现高效共享？信息环境（IE）是维持档案信息资源共享得以运行和开展的条件，“美化”高校档案信息环境需创新、完善组织管理机制、完备运行保障机制。要冲破高校各部门之间、各学院之间各行其是、相互封闭的壁垒，要打破各高校系统之间条块分割、缺少联通的格局，要突破高校与政府、社会企事业单位等之间各自为政、时空限制的藩篱。建立本校与其他各高校档案管理部门的局域网、与政府、企事业单位档案系统联通政务网、与互联网连接的公众网，构建高校档案管理区块链；实行“四网”物理隔离，保障各自独立安全的同时，又能够相对联通共享。

提升高校档案存史能力，增强档案资源开发能力、增大信息存储能力、提高网络资源调度能力、加强高校档案协调宣传能力。

（二）以善治为目标，强化高校档案资政能力。存史目的之一是资政。妥善管理、科学利用高校档案信息资源，充分发挥档案资政作用是高校档案部门的重要职责。高校档案服务是独特而完整的一个体系，由服务主体、服务客体、服务方式和服务平台组成。满足新时代社会用户（档案治理客体）对高校档案信息资源（档案治理对象）的需求是档案行政管理部门、教育行政管理部门、档案研究学会（协会）和高校档案管理部门（档案治理主体）的服务目标。

1.档案治理机制改革，网络化协同创新。新时代社会用户对高校档案信息资源的需求，很大部分来自本单位或上级管理部门。仅仅只有高校档案馆自身提升服务能力，并不能完全满足社会用户的现实需求和潜在需求。这就要求上级档案行政管理部门、上级教育行政管理部门、各级档案研究学会（协会）纵横协同、齐抓共管；为党治档，各级档案局统揽，协调各级教育行政管理部门、各级档案研究学会。制定切实可行的管理制度和激励机制，合理调配人力和财力资源，让高校档案管理者和利用者都有利益驱动。各高校档案管理部门和各片区高校档案工作研究会相互协作，成功经验和挫折教训共建共享。高校各档案接收部门和立档单位及档案利用者一起民主协商，良性互动，采取丰富多样的形式，拓宽沟通渠道，共同决策、互相监督，协商治理高校档案信息资源。发动全校师生甚至社会用户做学校档案馆的志愿者，健全高校档案志愿服务体系。充分发挥全校师生、校友及社会各界的主观能动性，让大家献力献计献策，同心协力参与高校档案治理。

2.档案治理内容革新，实现个性化定制。坚持用户至上原则，提供和做好与之匹配的服务。提升服务意识和理念，鼓励社会用户捐献自己珍藏的、或参与征集相关声像或文字内容，可提供思路、介入某个档案产品的生产过程，可选择现场或远程接受服务。探析高校档案用户的个性化行为规律，收集相关用户需求信息，如单位考查政审、晋升出国补档取证、校友同学查找、名人名师宣传展览、旧楼修复改建扩建、院史原址检索编研、科研项目选题定题和学历学位学籍证明等服务，用微信、QQ或者邮箱等通过远程服务将用户需求快捷送上门。创新服务内容和形式、拓宽服务领域和受众，通过图谱组织、叙事可视等方式提升高校档案服务资政能力。

3.档案治理成效拓展，促进服务化延伸。高校档案材料，除了师生员工及校友日常意义上的借阅、复印、翻译、证明等人工服务，还需信息服务延伸。将高校特有的史料学术资源和精神文化资源等优秀教学成果及科研专利档案资源制作成短音频、微视频、电子书等，将名人名师等个性化档案进行实时动态宣传，或将档案成品陈列、展览到特色区域如校史馆、博物馆、社区专栏、网络媒体、公众平台等。个性化档案实时动态宣传和定期将档案成品展览、陈列服务等，将服务内容主动推向社会。通过微信公众号、抖音、快手、微视、微听等网络平台，将档案资源创新产品推送到社会大众面前，将文化产品服务内容主动推向社会。

提升高校档案管理的科学决策能力、统筹协调能力和应变创新能力，提升了用户需求的办事效率，更好地服务党和国家工作大局、服务人民群众。多措并举，高校档案得以善治，使其从满足需求到创造需求的转变，实现资政目的。

（三）以传承致匠心，拓展高校档案育人能力。资源由“潜在”转为“活化”的目的除了资政还有育人。高校本是育人的主阵地，高校档案馆作为教辅部门，要做好存史资政的本职，要以传承致匠心，让高校档案育人于无形。

1.高校档案辅助育人。充分利用高校档案特殊的历史学术资源、道德理论资源、思想文化资源特点，辅助高校学科育人时知识的传授解惑、能力的培养拓展、三观的形成塑造。除了校史教育，高校档案馆可借助各类新媒体平台，将杰出校友名师资料、重大事件的史料、各种突出贡献获奖的事迹材料等，利用校史馆、档案馆宣传窗、学校宣传专栏，举办风采秀、图文展。增设网络点播课程、科学普及教程、专业技术线上培训、线上直播点播、线上法律援助等各种网络服务模式，拓展高校档案育人范围。

2.学生档案见证育人。高校学生人事档案是人生中最重要、最关键的组成部分。学生档案内容能够见证高校育人的过程，越是优秀的学生，档案材料会越多，每一次获奖都有相关证明材料见证其成长。高校学工部门可以从学生入学开始，建立学生成长档案数据库，奖励惩处材料都将入档。告知高校学生，他们的档案可证明其学习经历，政治生涯、确认其身份；在报考事业单位或公务员、出国、升学（如报考硕士博士）、入伍、户籍办理时都需要查看高校期间的档案材料。工作后计算工龄、评定职称、转正定级、工作调动和办理及领取养老保险时都需要查阅。档案可以督促学生自律学习，自我育人。

3.业务档案促使育人。高校档案和高校档案工作都具有时代特色。高校档案的馆藏建设、全宗介绍、价值鉴定、文件生命周期确定、数字化实体、如何开放利用等业务都需要档案学、信息管理学等专业理论培训，这就要求高校档案人才素养也要与时俱进。信息时代，高校档案工作不能停留在传统的手工工作阶段。高校档案信息资源的不断增量，5G、大数据、区块链等技术的应用亟待普及，逐渐深刻影响和改变高校档案的接收、保管、利用的理念、内容、方法、模式等，这些都对高校档案工作人员提出了更高要求。着力培育集档案学、情报学、信息管理学和公共管理学等知识于一身、精通档案工作全流程的复合型人才，迫在眉睫。

档案育人是高校档案服务能力提升的价值体现。“独具匠心”，寓意高校提升档案服务能力的专注与坚持。

三、结语

《“十四五”全国档案事业发展规划》要求，档案利用服务达到新水平。以人民为中心的档案服务理念深入人心，档案开放力度明显加大、共享程度显著提高、利用手段更加便捷，档案资政服务、公共服务、文化教育能力明显提升。以需求为导向，让高校党建引领、行政效能、人才培育、外树形象、内聚人心等方面的档案资源，有效供给师生、校友、国家单位和社会大众。