提升思想境界，创新管理手段，完善国有企业档案保密工作机制

苗青

摘 要：国有企业档案是企业的重要知识资产和核心信息资源，具有不可替代的凭证价值和参考价值，一旦丢失损坏、失密泄密，将会造成不可挽回的损失。国有企业档案部门要强化做好档案保密工作的责任感和使命感，完善工作机制，突出工作重点，狠抓工作落实，确保档案信息绝对安全。

关键词：国有企业;档案;保密;创新

一、树立三个理念，增强做好档案保密工作的责任感和使命感

国有企业档案信息，事关政治安全、经济发展、社会稳定和企业形象。档案部门是保密重地，档案人员要紧紧把握国有企业档案特点，提高思想认识，树立三个理念，增强做好档案保密工作的自觉性。

1.树立“国有企业档案是政治信息”理念，强化政治担当

国有企业是中国特色社会主义的重要支柱，是我党执政的重要基础，也是贯彻和实践党的基本理论的重要阵地。习近平总书记指出，要理直气壮地做强做优做大国有企业，提高核心竞争力和资源配置效率，不断增强国有经济活力、控制力、影响力、国际竞争力、抗风险能力;国有企业要成为党和国家最可信赖的依靠力量，成为坚决贯彻执行党中央决策部署的重要力量，成为贯彻新发展理念、全面深化改革的重要力量，成为实施“走出去”战略、“一带一路”建设等重大战略的重要力量，成为壮大综合国力、促进经济社会发展、保障和改善民生的重要力量，成为我们党赢得具有许多新的历史特点的伟大斗争胜利的重要力量。

档案工作是党的全部工作重要组成部分，“档案工作姓党、党要管档”是党和国家确定的档案工作原则，“为党管档、为国守史”是档案工作者的神圣职责。国有企业档案本身也包括大量党的档案和国家密级档案。因此，做强做优做大国有企业，是重要的政治任务，做好档案工作和档案保密工作，同样是重要的政治任务。国有企业档案人员要牢固树立“档案姓党、党要管档”的思想，提高政治站位，强化政治安全意识，切实肩负起档案保密的政治责任。

2.树立“国有企业档案是商业秘密”理念，强化经营意识

企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。企业档案内容一般包括党群管理、行政管理、经营管理、生产技术、基本建设、科研开发、设备仪器、产品生产、会计核算、职工管理、特殊載体等类别，涵盖企业生产经营管理的方方面面。特别是经营管理、生产技术、设计研发、知识产权、合同协议、发展战略等方面的档案，涉及企业核心商业秘密和核心竞争力，一旦丢失损坏或者失密泄密，将会造成无法挽回的损失。一纸档案能够救活一个企业，一纸档案也能毁灭一个企业。国有企业档案人员要增强商业秘密意识，强化档案保密风险管理，切实肩负起商业保密的千斤重担。

3.树立“国有企业档案是民生信息”的理念，强化为民情怀

“人人产生档案，档案服务人人。”档案是由个人或者个人组成的群体从事政治、经济、社会、文化等活动产生的历史记录，保存了大量的个人和群体信息。这些档案信息，关系到个人的学习就业、职称职务、医疗社保、收入薪酬、吃穿住行等等方面，与民生息息相关。这些档案信息一旦丢失或泄露，将会给个人带来巨大不便甚至重大损失。在经济快速发展的今天，个人产生的档案信息越来越多，个人档案利用频率越来越高，个人档案信息保密任务越来越重，个人信息失密、泄密现象有增多趋势，严重损害了个人合法权益。国有企业档案人员要增强档案是民生工作的意识，树立“人民至上、民生为本”思想，强化档案信息管理和服务，做好民生档案的提供利用和信息保密工作，切实肩负起服务职工的光荣使命。

二、建立四个体系，强化档案保密工作的支撑保障

档案保密工作是一项系统工程。要坚持系统思维、顶层设计，注重夯实基础、筑牢根基，健全完善保密责任、基础设施、制度规范、人才队伍四个体系，搭建支撑档案保密工作的“四梁八柱”。

1.建立保密责任体系

在贯彻落实企业保密责任制的前提下，国有企业档案部门要建立完善部门主要负责人、分管负责人和相关人员各负其责的保密责任体系。档案部门主要负责人要定期召开专题会议研究解决保密工作中的重大问题，定期听取保密工作汇报，了解掌握保密工作情况，为保密工作的开展提供人力、财务和物力保障。分管保密工作负责人要认真组织研究解决保密工作中的具体问题，组织开展保密宣传教育、保密检查、保密技术防护、泄密案件查处和考核表彰等工作。分管业务工作负责人要结合分管业务安排部署业务保密工作，并进行督促、指导和检查，为保密工作提供支持和保障。档案管理人员要切实把保密工作放在各项工作的首要位置，贯穿于档案收集、整理、查借阅、销毁等全过程，真正把保密责任制落到实处。

2.建立基础设施体系

库房管理是档案保密的基础。要按照安全保密、布局合理、科学适用的原则，认真落实《档案馆建筑设计规范》《档案馆建设标准》等国家有关规定，建设合乎规范、安全保密的企业档案馆库。档案馆库要合理分区，实行档案库房与业务技术用房、档案阅览用房、办公室、陈列室等分开设置。不具备建设档案馆库条件的单位，也要选择保管条件好、独立设置的房间建立专门的档案室。要按照防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染的“八防”要求，配备牢固耐用的档案柜架和温湿度监控设备、灭火器材、防盗门窗、除尘器、空气净化器、碎纸机等必要设施设备。对于重要的涉密档案和贵重实物档案，可以购置保密档案柜、指纹密保电子档案柜，进行单独保管。要积极运用信息化手段提高档案安全保密工作，有条件的可以建立治安联网报警、电气火灾监控报警、烟雾监控报警等自动化、信息化监控系统，以现代化信息技术确保档案实体和档案信息绝对安全。

3.建立制度规范体系

制度具有稳定性和长期性，能够管根本、管长远。要坚持用制度管理人员、用规范约束行为，着力建设涵盖广泛、要求明确、标准精细、衔接精准的档案保密制度规范体系。要认真落实《档案法》《保密法》等法律法规和上级有关规章制度，制定岗位责任制、档案保密制度、档案查询和借阅制度、档案鉴定销毁制度、档案库房管理制度等，严格档案管理各环节的保密措施;要制定安全管理、档案库房安全巡查等安全管理制度，严格档案库房安全保密管理;要建立监督检查、事项报告、考核奖惩、责任追究制度，加强对档案库房特别是安全保密工作的全过程管理;要加强对制度落地的管理和监督，严格督导、考核、奖惩，确保各项制度规范执行到位、有效实施。

4.建立人才队伍体系

做好档案保密工作，要注重发挥人的能动性，提高物防、技防、人防的联防效能。要按照政治可靠、忠诚担当、业务过硬、作风优良的原则，组建档案管理人员队伍。高度重视保密宣传教育培训工作，及时组织学习《保密法》等法律法规和企业《保护商业秘密规定》《关于进一步加强公文保密管理工作的通知》《公文保密管理“八不准”》《普通手机使用保密守则》等保密制度。采取“走出去”与“请进来”相结合、线上与线下相结合、理论与实践相结合的方式，组织档案人员业务培训，强化档案保密教育，提高档案工作人员的保密意识和保密技能。要积极利用“山东档案教育网”“微信工作群”“QQ工作群”等平台，开展网上学习、网上交流。创新培训方式，组织权属单位档案人员协作开展档案整理工作，以干代训、以干促学，在实践操作中交流业务、提高技能，实现业务技能与业务工作互相促进、同步提升。要完善激励机制，组织开展业务征文评比、技能大赛等活动，积极做好推先树优工作，培育一批档案工作领军人物，激发档案人员学习业务知识的积极性。

三、严格六项管理，推进档案保密工作全覆盖

保密是檔案管理的内在要求，保密工作贯穿于档案管理全过程。要树立“全链条”思维，突出档案保密工作重点，织密档案保密“防护网”，全过程做好档案保密工作。

1.严格定密解密管理

保密档案根据《保密法》规定分出不同等级。国有企业档案密级，一般分为绝密、机密、秘密三个级别，有的还标注“商业秘密”“内控”等，按照密级档案管理。密级档案大都有保密期限，随着时间的推移或秘密保管期限届满，大多数档案的密级会发生变化。在秘密档案保密期限届满时，组织档案密级鉴定，对失去保密价值的档案进行解密，对还需要继续保密的，根据档案涉密情况，重新定密。档案管理人员要严格执行《保密法》和企业《保护商业秘密规定》《关于进一步加强公文保密管理工作的通知》等有关规定，加强库存档案盘点，准确掌握库存密级档案保管情况。对需要解密、重新定密的档案，及时向部门负责人汇报，经部门负责人批准同意后，及时与档案形成部门联系，配合做好现场密级鉴定、定密工作。对需要按照原有密级管理的，继续按原有密级管理;对需要调整密级的，重新标注密级;对不再需要保密的，进行解密。

2.严格档案借阅管理

档案查借阅是档案保密管理的关键环节和薄弱环节。要严格档案查借阅人员身份核查，认真填写档案查借阅单，做好查借阅人员身份核对和登记。对非档案形成部门人员查借阅档案的，应要求其出示身份证和加盖单位公章的证明信。要严格查借阅利用权限和审批手续，对涉密档案必须有档案形成部门负责人和相关领导的审批意见。还要严肃查借阅纪律，档案人员必须执行两名档案人员共同办理制度，不得一人单独提供涉密档案查借阅利用，查借阅人员不经批准，不得擅自复印、摘抄涉密档案，密级档案原则上不得带出阅档室。档案查借阅完毕后，要全面清点、认真检查、及时入架，确保查借阅各个环节不出现任何差错。

3.严格档案信息系统管理

档案管理信息系统数字信息成为当前保密管理的重点。档案管理信息系统要采取符合国家保密规定和标准要求的身份鉴别、接入管控、安全审计、密码保护、边界安全防护等安全保密防护措施，且要保证持续有效。对使用档案管理信息系统的计算机和单独保管秘密档案的非联网计算机，都要安装正版杀毒软件，并及时升级。（1）要准确把握“涉密信息不上网、上网信息不涉密”原则，做好涉密档案的物理隔离。（2）要严格审查涉密计算机网络和计算机运行维护单位的资质和人员，并要签署保密承诺书。（3）要建立计算机和移动存储介质登记台账，对每一台计算机和每一个移动存储介质都要粘贴密级标识，标注责任人及设备编号。对涉密计算机要采取符合国家保密标准的身份鉴别、访问授权、违规外联监控、病毒查杀、移动存储介质管控等安全保密措施，不得安装使用具有无线功能的模块和外围设备。严格存储介质使用管理，严禁移动硬盘、U盘等移动存储介质在涉密计算机与非涉密计算机之间交叉使用。（4）要认真落实档案室设备设施管理办法，严格控制电脑、打印机、复印机、碎纸机等设备使用，杜绝失密泄密问题。

4.严格秘密载体管理

企业秘密载体是指以文字、数据、符号、图形、图像、声音等方式记载国家秘密、商业秘密和内控秘密信息的纸介质、磁介质（计算机硬盘、软盘和录音带、录像带）、光盘等各类物品。要严格执行《保密法》《保密法实施条例》《中共中央保密委员会办公室、国家保密局关于国家秘密载体保密管理的规定》《国家秘密载体出境保密管理规定》，全方位加强企业秘密载体管理。在编研档案、汇编资料时，原则上不汇编涉密档案，如确需汇编涉密档案的，必须报经制发机关批准。在档案库房日常管理中，要严格执行档案保密、查借阅、鉴定销毁等档案管理制度，严把档案收集移交、复制、保存、维修、销毁等每个环节，认真核对，仔细检查，坚决杜绝丢失损坏、失密泄密现象。企业秘密载体原则上不得出境，因跨境业务确需出境的，必须严格按照《国家秘密载体出境保密管理规定》办理，确保秘密档案安全。

5.严格涉密人员管理

做好档案保密工作，关键在人，难点也在人。涉密人员管理，是档案保密管理的重中之重。（1）要加强档案人员的思想教育，深入开展保密教育、法制教育，组织开展以案说法、以案说纪，提高档案人员的保密意识、法制意识、纪律意识，使档案人员思想上时刻绷紧安全保密弦。（2）要组织开展保密业务培训，深入学习保密业务知识，提高档案人员保密业务技能。（3）要严格档案人员的选拔和使用管理，把保密意识、保密能力作为考察档案人员的重要内容，确保档案人员“知保密、会保密、能保密”。涉密人员上岗前，必须通过组织人事部门和保密工作机构的审查和培训，了解相关保密法规制度，掌握相关保密知识技能，并签订保密承诺书。涉密人员离岗前，必须按照有关规定监督其清退涉密载体，采取脱密期管理措施，确保涉密人员全程可控。

6. 严格外包业务管理

随着经济社会快速发展，档案数量呈现爆炸式增长。部分企业由于人手不足等原因，在纸质档案整理、档案数字化、信息系统建设维护等工作中，采用服务外包的形式委托档案专业中介机构进行，给档案安全保密工作带来较大风险。（1）要高度重视档案服务外包的风险管理，把安全保密放在服务外包的头等位置。超前制定档案服务外包工作预案，提前拟定服务外包保密措施。（2）要优选外包服务机构，严格执行外包项目招投标程序，加强对承包团队的资质审查、信誉调查、财务状况考察，突出调查承包团队的保密工作情况，努力挑选资质齐全、业务精湛、信誉良好、业绩优异、安全可靠的承包团队。（3）要与选定的承包团队签订保密协议或保密条款，约定保密责任及约束措施。在外包项目实施过程中，要加强监督管理，委派专人与承包团队保持经常联系，动态巡查工作现场，加强服务质量检查，防止案卷损坏或信息泄露。（4）要坚持涉密档案原则上不进行服务外包，交由本企业档案人员、涉密人员进行整理归档或数字化，确保档案信息安全。

（作者单位：兖矿能源集团股份有限公司）