关于风电科技档案验收分析与探讨

菅爱爱

摘 要：随着社会发展，风电快速崛起，规模逐渐扩大，基建项目相继增加，科技档案也逐日增多。档案验收是整个风电基建工程验收中的重要组成部分，怎样提高风电科技档案验收规范化、科学化、信息化，是当前值得思考的问题。基于此，本文将结合风电科技档案验收的基本原则、验收中存在的问题与解决措施、纸质档案与数字化档案验收方式、档案验收的意义进行分析与探讨，为做好档案验收工作提供参考与指导。

关键词：风电;科技档案;档案验收

档案验收是风电基建工程验收中一个重要环节，根据国家档案局和国家发改委联合发布的《重大建设项目档案验收办法》（档发〔2006〕2号）规定，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。可见，档案验收在整个工程中属于重要地位。

一、风电科技档案验收的基本原则

1.认真落实规范、严格贯彻执行制度标准

制度是档案验收的首要原则，也是基本要求。基建工程首先要按照《风力发电企业科技文件归档与整理规范》（NB/T 31021-2012）和《风力发电工程达标投产验收规程》（NBT31022-2012）作为档案整理及验收的依据，这两部行业标准对风电科技档案的收集、整理和验收都提出了相关要求。风电企业的业主单位应根据项目实际情况，制定项目档案验收的具体细则，形成对项目档案验收工作切实有效、可操作性强的业务指导。

2.档案要具备真实性、完整性、可用性、安全性

科技档案是整个风电基建工程的原始记录，档案中的信息具有很强的参考價值。档案员在进行归档环节时，不可盲目进行收集整理工作，严格按照实际情况与归档范围，明确工程参建单位分阶段进行收集整理，做到应归尽归，确保档案的完整性。

对工程项目归档资料原件上记录的时间、地点、概算、数量、规模、签章是否合规进行审查，确保档案的真实性。根据归档制度及相关规定，规范科技档案的立卷整理工作，为日后的档案可用性奠定基础。切实做好档案载体的保密工作，对于重要文件的利用，借阅及签字手续必须完整，保证档案的安全性。只有做好档案的真实性、完整性、可用性、安全性，才能保障档案验收的顺利开展。

3.重视档案实质

科技档案具有很强的凭证参考作用，是基建工程的全过程记录，要加强重视档案实质，建立成套性和系统性原则，文件之间形成有机联系。

4.档案验收是专项验收的重要组成部分

风电基建工程专项验收有安全设施竣工验收、消防竣工验收、职业病危害控制竣工验收、水土保持竣工验收、环境保护竣工验收、劳动保障等专项验收合格后，才可进行档案验收。

5.档案验收是风电基建工程中的闭环工作

档案验收是对风电基建工程从立项到投产发电前的资料进行验收，在基建中属于最后一个环节，也是最重要的环节，属于闭环工作。档案验收不通过，无法开展竣工验收。只有对其项目的科技档案验收合格后，才可以开展项目竣工验收。

二、风电科技档案验收中存在的问题

1.重基建、轻档案

风电科技档案整体来源于工程上形成的资料，是整个工程的全过程记录。由于社会资源的逐渐减少以及国家对于风电企业建设规模的政策变更，风电基建项目为了完成指标任务，避免考核，忽视了对档案管理及验收工作的重视。抢资源，抓基建，赶工期，保投产，大量人员被抽调到基建干项目，工作量的急剧增加以及在失衡状态的管理下，导致了各个业务部门岗位和档案管理岗位出现了严重的人员不足，无法满足日常的工作需要。长期性的“重基建、轻档案”管理模式，造成了公司档案整体意识薄弱，思想观念落后，为科技档案验收工作开展增加了难度。

2.档案验收法规及标准不健全、不协调

风电企业在科技档案验收及管理中，只参照国家、行业的标准及法规政策执行。未深入与基建项目的发展情况及实际需求相结合，没有建立企业项目档案验收及管理制度，没有做到具体问题具体分析，无法提出专项解决方案，造成了档案验收法规及标准不健全、不协调。

3.未纳入企业整体建设发展规划中

2020年12月16日至18日，中央经济工作会议举行。会议将做好碳达峰、碳中和工作作为2021年八大重点任务之一，要求抓紧制定2030年前碳排放达峰行动方案，支持有条件的地方率先达峰。要加快调整优化产业结构、能源结构，推动煤炭消费尽早达峰，大力发展新能源，加快建设全国用能权、碳排放权交易市场，完善能源消费双控制度。风电企业迎来了巨大的发展时机，大力发展基建，又加上基建工程为企业带来了巨大的经济及其发展空间，大量吸引了人们的关注度，企业将其列入整体建设发展规划中。风电科技档案只作为工程的记录性凭证，无法产生巨大的影响力，未被列入企业整体建设发展规划中，强化发展基建的同时，弱化了档案的管理，长期的缺乏协同发展，档案管理出现了滞后。

4.档案验收工作责任不明确

风电企业在长期的“重基建、轻档案”管理模式下，造成了全员只注重基建发展，不管档案的思想意识。大力发展基建的同时，档案资料也随之增多，因人员不足，未及时整理。遇到档案验收工作，其自身环境条件与能力不足，业主单位、监理单位、各参建单位与施工单位相互推诿，档案验收工作责任不明确。

5.基建部与项目部缺乏参与档案验收

由于风电企业大力注重基建发展，向生产、基建一线倾斜，为加快基建建设，突破百万装机，完成更高的指标任务，实行大项目部管理模式，管理权限的变更，造成基建部与项目部高于管理层的权限，档案管理部门的权限被弱化，转变成辅助服务部门，优越感及环境因素造成了基建部与项目部参与档案验收不积极。

6.档案员个人能力有限

有的风电企业科技档案思想落后，意识薄弱。由于管理模式缺乏先进性，沉溺于过去的思想认识，认为档案管理只是档案员个人的工作，不是企业整体发展的需要。档案观念未与时俱进，档案员个人能力有限，难以支撑整个企业的档案发展。

7.档案收集难度大

风电企业基建工程因工期紧、任务重、人员不足、复杂性高、工作量大、自然条件及其环境的多种因素结合下，造成了档案收集难度大，难以开展验收工作。

三、风电科技档案验收中的解决措施

1.加强档案验收意识

风电企业应与时俱进，树立新科技档案观念，企业自上而下全员加强档案验收意识，通过组织验收的管理模式，督促基建项目部整改资料，在过程中加强收集归档能力，提高档案的完整性、准确性。

2.健全档案验收制度

风电企业在档案验收过程中，应与国家档案制度及基建项目的实际进展情况相结合，建立健全档案验收制度，做到具体问题具体分析，对于疑难解决的项目，提出专项解决方案。

3.档案验收纳入企业整体建设发展规划中

在实现碳达峰、碳中和任务要求之下，能源结构开始调整，风电企业加快基建建设步伐的同时，应同步将档案验收纳入企业整体建设发展规划中。建立长效机制，实现数字化档案转型的结构，通过数字化档案馆开展云端验收工作，做到基建与档案，相辅相成，协同发展，共同进步。

4.明确档案验收责任，全员参与

风电企业应提高科技档案验收思想认识，认清档案管理不是档案员个人工作的思想状态，做到全员参与。业主单位、档案管理部门、基建部、项目部、监理单位、参建单位、施工单位应明确档案验收责任，共同参与验收。

5.提高档案员验收的专业能力

风电企业科技档案在验收的管理过程中，应注重选人、用人、人才的培养。按以德为先，任人唯贤原则，建立人才培养方案，为公司档案发展储备人才，做到自己的人才自己用。加強档案员验收的培训工作，定期开展年度学习计划及会议研讨。做到区域公司之间问题的相互探讨，建立有机联系。下基层，赴现场，深入一线，开展档案实地验收工作，增强档案员的验收专业能力。

6.加强档案验收过程管控

风电企业在档案验收中应加强基建项目的过程管控。制订年度档案验收计划，确保公司整体档案验收进度，建立过程性指导、预验收、最终验收三个阶段。从项目初期收集资料阶段，建立“随办随归”习惯，做到前期性资料及时归档，避免因在最终验收时期，造成因时间过长而产生的遗失。制定“谁形成、谁负责、谁整理”原则，做到责任明确，文件归档有章可循，有据可依。过程性指导、预验收、最终验收三个阶段相互配合。在过程性指导阶段督促基建项目档案资料查漏补缺，积极整改。预验收阶段对过程性整理的档案资料进行二次检查，确保档案验收的整体进度，顺利完成最终档案验收工作。

四、传统纸质档案验收

1.纸质档案验收的概念

在社会发展初期阶段，信息化技术没有被广泛应用，风电基建工程立项、核准、可行性研究、项目评估、设计、项目准备、项目管理、风电施工、监理、试运调试、竣工及验收、设备仪器等文件是以纸张为载体所形成的原始资料。档案员按照档案管理要求，对其进行收集整理，归档完毕后组织档案验收。纸质档案验收是对整个工程形成的纸质载体记录的资料及档案管理体系进行验收。

2.纸质档案验收的优点

一方面，纸质载体形成的档案保存时间长，保存的信息不易被篡改，保证了档案的原始记录性。人们对于传统纸质档案验收模式，认为其更具有真实性、可用性、安全性。现阶段社会发展，数字化档案验收刚进入初期，甚至是尝试、探索、试验收阶段，并没有被广泛应用。传统纸质档案验收方式，更易于被人们选择。在传统经验管理模式下，更易于开展档案验收工作。另一方面，国家发布了《电子档案单套管理一般要求（征求意见稿）》，目前尚处于征求意见状态中，并没有正式下发。部分企业权宜之举，仍以纸质载体保留重要的档案，基于此，仍需要进行纸质档案验收。

3.纸质档案验收的缺点

其一，传统的纸质档案验收易因外部环境和人为不可控因素而引起突发情况，造成档案验收专家组无法及时到场，档案验收延迟或者中断。

其二，纸质载体的档案因受到高湿、高温、强光、有害气体的影响，字迹发生模糊。档案产生了氧化、发霉反应，转变为档案砖，其需要在正规场所，采用专业的修复技术进行长时间复杂的修复，滞后了档案的验收时间，不利于档案验收工作的开展。

其三，档案验收环境因处于偏远地区，档案资料来回搬送，易产生遗失，为纸质档案验收带来了阻碍。

其四，在信息化技术的发展下，纸质档案验收无法实现互联网的资源共享，传统手工查找模式低于数字化档案验收的提取方便。以上种种情况，不仅引发了混乱状况，还浪费了大量财力、人力、物力，为档案验收带来了严重负担。

4.纸质档案验收环境

纸质档案验收不依托于计算机与互联网线上进行，相对独立，其是在固定的办公场所，集中所有需要验收的资料，统一验收标准。公司档案分管领导、档案主管部门、基建部、项目部、参建单位、监理单位、施工单位等作为被验收的单位共同到场参与，专家组在现场开展对实体档案的验收方式。纸质档案验收的环境采取线下开展，不会受到网络病毒与黑客攻击，造成系统瘫痪，相对于稳定，保障了档案验收的顺利进行。

5.纸质档案验收的特征

纸质档案验收是对在没有进行数字化的发展下，基于社会生产力水平以及原始环境等其他条件因素，不能达到更高要求的发展，选择以纸质为载体保存形成的档案进行验收。其特征是不需要借助计算机来将数字、文字、图像等进行格式转化查阅，直接作用于纸质进行查找利用及档案验收。

6.纸质档案验收的工作现状及发展趋势

在社会的初期发展阶段，早期形成的档案是以纸质为载体形成的原始凭证。档案验收的方式简单，结构也比较单一。人们在传统模式下选择纸质档案验收，虽具有唯一性及真实性等优势，但在当今信息化技术的发展下，数字化档案验收方式所带来的巨大优势，严重冲击了传统纸质档案验收方式。传统纸质档案验收方式在信息化发展下逐渐产生了各种弊端，不易于解决，难以适应社会发展转型，逐渐处于弱势地位。早期形成的纸质档案被定义为存量档案，通过扫描、OCR识别等信息化技术方式，转型为数字化档案，开展数字化档案验收。人们对数字化档案验收方式的认知逐渐提高，风电企业应尽早选择数字化档案验收方式对工程进行档案验收，完成档案的转型发展。

五、数字化档案验收

1.数字化档案验收的概念

随着信息化技术的快速发展和应用普及，档案验收方式也发生了转变。数字化的档案验收方式冲击了传统的纸质档案验收方式，逐步改变了人们对于档案验收方式的观念，为档案验收带来了选择性。数字化档案验收是将传统的纸质档案通过现代化信息技术及应用设备，全面采集信息，转型为数字结构的形式。专家组成员通过档案系统服务平台，实现在线验收档案。风电企业应紧跟国家发展形势，开展风电科技数字化档案验收方式，为档案管理及验收工作带来了高效便捷。

2.数字化档案验收的优点

风电科技档案从工程立项、施工、竣工等若干个工作环节，提前采用数字化方式进行信息录入、编目、审核、归档。从而实现了档案永久保存的价值，为档案验收奠定了基础。采用数字化方式进行档案验收，利用大数据搜索，云存储技术和档案系统服务平台，三者有效结合。系统上提交档案验收资料，在线验收。实现了验收组专家跨地区、跨时间，就地进行验收，为建设单位节约了档案验收所产生的人力、财力、物力成本，以及解决了因外部环境和人为不可控因素而引发的突发状况，保障了档案验收的顺利进行。

3.数字化档案验收的缺点

信息技术未被普遍应用，仅在部分具有先进思想观念、经济充足，以及高层领导支持的企业中发展，造成了人们对于数字化档案验收方式认识不足，甚至还停留在概念设计中，未被实现。又加上传统观念的影响，人们往往更相信纸质档案记录的信息不容易被篡改，档案验收具有真实性、合规性。数字化档案验收由于是现代社会数字转型下所衍生出来的新型档案验收方式，没有经验可以借鉴与参考，完全是摸着石头过河。加上资金投入力度不足，人员不到位，高层领导不支持，短期不能为企业带来经济提升以及发展需求，造成了数字化档案验收系统不足以支撑当下档案验收的稳定性，不利于风电企业数字化档案验收方式的开展。

4.数字化档案验收环境

风电基建项目因建设条件处于偏远地区，档案验收条件极为艰苦，实体环境中专家组不能及时到场、会议延迟、临时变更验收时间等多种因素，给纸质档案验收带来极大阻碍。数字化档案验收相对于传统的纸质档案验不用采取实体的办公环境，数字化档案验收的环境依附于档案系统平台进行验收。要用独立的内网专线连接，不与外网共连，这样即防止了档案验收泄密事件发生，保障了安全性，还保证了验收时网络的畅通性，采用纵向连接方式，上级公司直接登录档案系统平台，对下级公司档案验收的文件进行审查，验收结果直接线上显示，减少了因环境因素而引发的各种情况，为风电企业档案验收带来了高效便利。

5.数字化档案验收的特征

数字化档案验收的特征在于对纸质、照片、实物、电子、声像等形成的档案，通过信息化技术手段，转化为数字化形态模式，通过档案系统中的验收模块，进行在线档案验收。其不用进行传统的纸质档案实地验收，避免各种突发情况引起的档案验收问题。广泛应用计算机操作，其先进性替代人工性。

6.建立数字化档案验收及各种检查接口

风电企业在生产经营管理过程中经常面临着纪检审计、会计审查、档案局验收、涉及工程建设的电网公司及其他政府部门调取文件、上级公司到下级公司检查、同级公司互查、公司自查等各种查找档案的情况。纪检审计要对人员任职及工作往来进行审查;会计审查要检查整个公司生产经营管理的财务情况;电网公司及其他政府部门要对工程涉及的电价及接入系统及其他审核工作调取文件，批复工程的进展狀况;上级公司到下级公司进行巡视整改回头看工作;同级公司互查开展基建项目管理质量的提升;公司自查，针对重点问题设置专项解决方案，这些检查都与科技档案有着密切联系。档案系统要根据检查的来源和验收情况设置内部接口、外部接口、专项接口和临时接口。内部接口仅供上级公司和同级公司登录;外部接口仅供涉及工程建设的电网公司及其他政府部门登录;专项接口仅供纪检审计、会计审查、档案局验收登录;临时接口仅供外来单位临时登录。数字化档案验收及各种检查要设置文件阅览、下载权限及次数与文件加密措施，在限定的时间内进行系统平台登录验收及检查，超期无法登录及无法在线审查文件。这样既保证了档案的安全性，又提高了风电企业档案验收及检查效率。

7.数字化档案验收的工作现状及发展趋势

在社会资源紧张的状态下，信息化技术得到了有效发展，进入了数字转型阶段。传统的纸质档案已不能满足社会生产力发展需求，档案进入了数字化转型状态，在数字化档案形态的基础上衍生出了数字化档案验收方式。数字化档案验收方式的高效便捷严重影响了人们对于传统纸质档案验收的选择性。在目前数字化发展的初期阶段，传统的纸质档案验收与数字化档案验收方式优势互补，处于共存状态。在未来的社会资源与条件成熟及科学技术的发展下，数字化档案验收将占据验收的主导方式，成为各行各业验收的首选项。

六、档案验收的意义

1.档案验收的作用

风电科技档案是记录整个工程建设的重要历史凭证，具有不可替代的价值。档案验收加强了档案的完整性及真实性，减少了在项目阶段出现的文件缺失以及整理中缺乏规范管理，提高了企业注重档案验收的意识，为工作中产生的其他验收及检查奠定了良好基础。加强了档案部门与基建及项目部门的共同合作。提高了档案管理的主动性，推进了档案验收工作体系规范化的建立，实现了档案验收与科技信息化的同步发展。

2.档案验收的重要性

一方面项目档案验收是建设项目全过程进行“达标投产”与“创优质工程”必不可少的管理环节。档案质量是工程质量的重要组成部分，档案的质量能够充分体现工程质量水平。另一方面，档案验收是工程竣工验收的专项验收条件之一。档案验收不通过，无法进行工程竣工验收。

七、结语

综上所述，基于社会发展阶段及人文环境与建设环境等条件因素，风电科技档案验收是一项复杂且长期性的建设工作，要持之以恒，全面提高思想意识，全员参与，各司其职，基建与档案协同发展，共同进步。

参考文献：

[1]李丹妹.从风电项目文档管理看档案竣工验收[J].魅力中国，2018.

[2]张雪霏.风电工程档案的收集与归档整理[J].陕西档案，2020.

（作者单位：华能新能源股份有限公司河北分公司）