立足本职优化创新

刘燕

摘 要：事业单位的主要职责是为公众提供公共服务，随着社会经济的发展，公众对公共服务的需求越来越多样化。因此，事业单位需要不断加强公共服务能力，全面分析自身工作的成绩和不足，结合以往的工作经验，在继承的基础上创新工作方法，优化档案工作管理模式。作为事业单位，档案管理的重要性不言而喻，做好自身工作是事业单位的必要内容。新时代对事业单位档案管理提出了更高要求，档案管理模式的创新需要提上事业单位改革的议程。本文就如何创新事业单位档案管理模式进行了分析和探讨，以推动事业单位档案管理，完成改革目标。

关键词：事业单位;档案管理;全面提升策略

随着事业单位的发展，档案逐渐增多，档案整理难度加大，工作效率和质量较低，不能满足时代发展的需要。据调查，目前事业单位初步建立档案管理系统，建立数字化档案数据库，但系统功能不完善，管理人员的信息素养有待提高，阻碍事业单位信息化建设进程，影响事业单位的发展质量。

因此，如何创新档案管理理念，提高档案管理质量，已成为档案管理改革的关键。作为事业单位的一项重要工作内容，在档案管理过程中，要加强规范化管理，这样不仅可以提高档案管理有效性，还可以为事业单位提供更高质量的人力支持。

因此，事业单位在开展人员工作时，需要加强这方面工作水平的优化和提高，并结合现阶段存在的管理问题，采取有针对性的措施进行调整和改进，从而促进档案在工作中发挥其价值作用，为事业单位提供更高质量的人员管理效率。

一、事业单位档案管理优化创新的必要性

1.顺应时代新潮流

在快节奏时代背景下，事业单位强调质量和效率，但传统的档案管理模式落后、质量差，无法支撑事业单位的稳定发展。因此，以信息技术为基础，开展档案管理信息化建设，创建专业的档案数据库，设置档案查询、登录等功能，提高档案管理的便捷性。这样既可以优化档案管理环境，跟上信息时代步伐，又可以创新档案管理模式，为事业单位发展奠定基础。

2.满足事业单位发展需求

档案是事业单位管理的核心内容。随着事业单位的发展，档案管理越来越复杂，管理要求不断提高。传统的理念和模式过于落后，无法满足事业单位发展要求。因此，在事业单位发展中，积极开展信息化建设，构建多功能档案管理系统，从档案数据存储、档案整理查询到系统安全、环境保护，确保档案管理的信息安全，助力事业单位的发展。

3.档案管理信息化建設的发展趋势

事业单位档案管理信息化建设是现阶段社会发展的基本趋势，也是满足各方面实际需要的基本措施。城市化进程的加快推动了科技水平的快速提高，信息化建设的不断发展，互联网逐渐融入人们的日常工作和生活，计算机应用在各行各业有着很高的应用频率。事业单位作为政府国有资产组建的社会服务机构，近年来具有独特的发展优势，加上人们对事业单位的热情，工作人员队伍逐渐庞大。在这样的社会背景下，档案数量的快速增长导致档案管理中的各种问题。要解决这些问题，需要提高档案管理信息化建设水平。传统的档案管理方式是手工进行工作，这就需要手工对档案进行收集、分类和整理。这种工作方式质量低，效率低，在工作过程中容易因主观因素而出错。档案管理信息化建设是事业单位现阶段开展档案管理的最佳选择，减少在档案管理上的人力、物力、财力投入，尽量减少人员主观因素造成的工作漏洞，最大限度地提高检索档案的快速性。

二、事业单位档案管理存在的问题

1.标准化管理意识薄弱

在时代发展的进步中，事业单位不断提升其生产力、规模等。但是，在人事档案管理方面，现阶段人事档案管理水平和规范性还没有得到有效提高。作为管理执行者，它是决定管理效率停滞和发展的直接因素，因此由于缺乏一定的标准化管理意识，在管理中没有得到更多重视。不仅在人员管理方面没有及时进行相应培训，而且在新科技时代的装备和制度上缺乏及时更新和优化，总体表现是管理思想和管理意识薄弱。

2.管理模式受到传统模式的影响

档案管理是事业单位发展中长期实施的结果。传统的管理模式，逐步形成一个固定的思维习惯和方法，导致管理现状仍深深受到之前的管理方法影响，没有更先进和科学的管理模式，手工管理过程中的遗漏没有得到有效改善，甚至在档案的安全、保密、借阅、备份等方面也没有统一、有序的标准，难以有效规范管理流程。

3.管理人员的专业水平有待提高

目前，现阶段人事档案管理工作者大多不是职业经理人，或为内部选拔调用，或人员的聘用条件比较宽泛，再加上现阶段专业人才短缺，在管理过程中难以有效实现规范化。此外，随着事业单位的不断发展和当前社会的发展，员工的流动性不断增加，导致档案管理难度加大。

4.档案管理形式传统与混乱

人事档案管理的发展不是一个短期的、间歇性的过程，而是需要大量的时间。然而，很多事业单位在进行人事档案管理时，会受到档案管理传统思想的影响，导致管理形式落后，基本上需要大量人力资源的支持。尽管传统的管理形式给工作人员带来了诸多不便，但结合当前的时代背景，一些事业单位仍然没有重视现代信息技术的应用。与现代信息技术管理相比，传统档案的管理效率会很低，容易出现管理混乱问题。一旦管理混乱，人事档案的准确性就无法保证，保密性也会产生问题。

5.档案管理人员的专业素质较低

如果管理人员对人事管理的特点有深刻的认识，那么管理人员就能清楚了解人事管理的复杂性和专业性。根据人事档案管理的要求，管理人员应具备相应的能力和素质，其能力和素质有待提高。然而，在一些公共机构，人事档案管理人员的业务素质水平非常低，这使得信息不能被合理分类和管理，人员责任心不强，也会影响整个公共机构的管理能力。

三、提高事业单位人事档案规范化管理的主要价值

在事业单位的发展进步中，人事档案管理一直是必不可少的一步。在新时代背景下，要使人事档案工作发挥更大作用，事业单位必须实现人事档案管理的规范化。A7132FC9-3C78-4DFB-BCFA-2A992F4A2A73

1.有利于提高事业单位的工作效率

目前，事业单位在招聘人才时，一般采用合同制方式。在公共事业单位使用这种方法容易频繁调动人员，为了简化转岗流程，事业单位需要认识到人事档案管理的重要作用。只有当人事档案内容呈现有序结果时，相关人员才能了解本单位内部人员情况，缩短人事调动时查找数据的时间，提高人事档案管理服务的有效性、权威性。

2.有助于反映事业单位的发展趋势

人事档案一般记录事业单位内部的具体人事流动情况，人事档案的合理化可以深入分析事业单位未来的发展趋势。内部专业人员是无形的人力资源，单位可以借助对专业人员的考核来提升人员的专业素质，并在培养人才的基础上，促进自身的可持续发展。

四、提升事业单位发展中档案管理信息化的策略

1.完善档案管理信息系统的设计

随着事业单位的发展，档案管理的内容和要求也随之增加。在设计档案管理信息系统时，必须结合事业单位的管理需求，完善系统功能，简化系统操作，构建一个完整的档案管理系统，营造良好的档案管理环境。例如，在设计档案管理系统功能时，可以结合单位的发展规划设计档案查询、档案变更、档案存储等基本功能。还可以增加档案自动归档、数据分析等功能，构建一站式服务模式，提高档案系统的智能化水平。

同时，事业单位在设计档案管理信息系统时，应进行讨论、收集档案部门和管理部门的意见和建议，将这些意见和建议反映到系统中，构建“基础+个性”的系统功能，既能满足基本的档案管理操作，又能满足事业单位档案管理的需要。这样既可以保证档案系统功能的完善，保证档案管理工作有序开展，又可以优化档案管理信息环境，提高档案管理质量。

2.重视宣传教育，加强管理意识

意识形态是行动的先导。因此，在有效提高档案管理规范化的同时，先要注意相关人员思想观念的优化和提高，从根本上促进管理规范化的顺利发展，促使相关管理工作者逐步增强精细化、规范化管理意识。在这一过程中，有必要加强对这部分工作宣传教育，从而逐步增强内部人员的思想意识，使其提高对工作的关注度和认知度。在这个过程中，有必要加强对该工作的宣传教育，以逐步提高内部人员的思想意识，提高他们的注意力和对档案管理的认知，进一步提高管理效率，不断优化加强对相关数据的收集和利用，提高人事工作职能的有效性。

在此过程中，一方面可以全面拓展信息收集渠道，建立相应的收集制度，使各部门有效配合，完善人事档案信息的收集整理工作。另一方面需要进一步建立联动机制，将员工基本信息和企业发展信息纳入档案，包括但不限于工作、教育、奖惩、工作经历等，从而有效完善档案信息。此外，为了有效提高档案管理的标准化有效实施，还需要将这部分工作融入绩效考核和年度考核，以提高管理者的关注，促进档案管理的有效标准化水平。

3.明确人事档案管理的重要作用

在社会经济不断发展的过程中，人才培养是事业单位需要负责的重要内容。事业单位领导要顺应时代潮流，提高思想認识，清楚认识人事档案管理的重要作用。领导可以把这一工作内容放到更高的位置上，注重对人事档案管理的规范化和完善的宣传，并将一些小细节渗透进去，充分发挥人事档案管理的作用。作为公共机构，网络舆论中心的领导人需要转变传统思想，利用宣传和教育，加强内部成员关注整个事业单位人事档案管理，并配合人事档案管理部门，减轻人事管理人员的负担，促使其他人员积极配合，顺利收集、整合人事档案信息。

4.优化人事档案管理制度

为明确事业单位人事档案规范化和实效性的提高，事业单位需要优化人事档案管理制度，使管理者充分意识到自己的责任，并为完善人事档案管理制度提供基本保障。因此，事业单位需要不断探索管理机制。在制定网络舆情中心人事档案管理制度的过程中，要明确和分类岗位职责，注意单位和部门之间的配合和组织。事业单位建立人事档案管理制度后，可以组织召开人事档案标准化会议，落实各单位职责。各单位还应根据自身职责落实人事档案管理要求，明确制度和规范管理是一切落实的基本保障。针对目前管理机制的不完善，单位需要从工作内容、岗位职责等方面加以落实和完善。在此基础上，有必要对制度进行公布和学习，使管理者和内部员工能够明确管理内容，从而有效实施规范化管理，提高对工作的监督管理。同时，要组织召开相关会议，确保制度的有效实施。在此期间，在机制设置过程中，还需要注意档案的安全性、准确性、便利性和全面性，从而细化、清晰制定系统，使管理者能够更好优化和提高管理水平。

5.提高档案信息的准确性

档案管理的基础工作在于对信息的基本收集和整理。因此，在实施管理的过程中，要从根本上保证管理过程的规范化。针对档案长期应用的特点，相关人员需要更加注重数据采集和整理的规范化。在这个过程中，不仅需要严格审查数据，确保数据的准确性和真实性，也应注意扩大数据收集渠道，尽可能多地收集数据，以便于后期的补充和完善。此外，在分拣方面，要提高分拣效率，对资料进行分类整合，并放在相应的位置，便于查找和使用。现阶段，人事制度进行了相应的调整，市场竞争机制逐步融入事业单位，职工转为用工制，进一步扩大人员的流动性。人事档案管理人员，有必要加强实时监控本单位人员的流动，充分把握人才的具体情况，包括他们转岗、辞职等一系列活动，需要及时跟进，并更新文件信息，确保信息的及时性和准确性。此外，人员与档案分离、无头档案等存在问题的档案需要及时处理，其工作重点是要仔细分类，或转交当事人，或纳入新档案，对无效信息和重要信息进行合理处理，提高信息的有效性和管理的及时性。同时，要注意信息的保密性，在通过审核后，可以集中销毁无效信息。

6.提升档案管理信息化水平

在信息和数据时代的发展环境下，优化管理需要与时俱进，建立无纸化办公环境，建立单位内部人事档案管理制度，充分录入人事信息，从而提高管理的规范性，提高其使用效率。信息管理的优点体现在各个方面，包括使用更系统化、规范化、方便，使用过程更高效，在短时间内获取相关资料更快捷。因此，各单位应积极引进网络化管理模式，进一步优化档案信息的规范化、标准化。在此过程中，一方面需要引入相应的基础设备，如计算机、数据处理器等硬件资源设备，为信息管理建立基础条件。另一方面，可以建立内部档案信息管理系统，或者引入合适的档案管理系统，从而有效建立其系统，进一步推动电子信息化的使用。此外，为确保信息化管理应用的规范化实施，单位还需要制定相应的规章制度，进一步落实其建设过程和应用的高效化、科学化、规范化。

五、结语

人事档案管理工作对事业单位的成长和进步有着重要影响。在时代变化和发展的新形势下，各事业单位应明确人事档案管理的意义，提高对人事档案管理的认识，在财务、人才、系统和信息层面提供相应的支持。在改进这项工作的基础上，事业单位需要提高人事档案信息整理质量，使其能够做好资源信息的存储和整合工作，不断加强人事档案管理的规范化水平，促进事业单位工作效率和工作质量的可持续发展，为事业单位的稳定发展奠定坚实基础，为事业单位人才的培养提供坚实保障。

参考文献：

[1]罗利红，刘明辉.行政事业单位政府采购内部控制管理研究[J].会计师，2020

[2]吉 颖.事业单位如何做好涉密档案管理[J].兰台世界，2020

（作者单位：中共济宁市兖州区委党校）A7132FC9-3C78-4DFB-BCFA-2A992F4A2A73