文书档案管理中存在的问题及对策探究

崔艳美

摘 要：文书档案真实记录了企业日常发生的所有事情以及企业发展的历史，也是后续管理工作进行的基础和保障。虽然文书档案管理工作在企业日常运作中起到了非常重要的作用，但目前仍存在对文书档案管理重视度不够、难以区分文书和档案工作、缺乏专业管理人员、检索体系不健全等问题。本文从文书档案管理工作的特点出发，探究得出提升管理层对文书档案管理工作的统一意识;区分文书与档案，加强衔接环节;培养相关人才，提升管理人员素质;完善管理制度，细化工作环节;建立电子化文书档案体系五项解决方案。

关键词：档案工作;专业素质;工作程序

随着社会经济市场化的发展，越来越多的企事业单位出现在市场中，文书档案管理工作作为记录单位日常生活和管理工作的重要环节，已经成为企业运作的关键部分。文书档案记录了企业从发展之初到现阶段的历史和重要事件，所有的文书资料都要归于档案，最后再将档案整理成册，并进行后续的管理工作。但是，目前企业对文书档案管理工作的重視程度还有待提高，在后续管理工作中也有待进一步改进和规范。

一、文书档案管理特点

1.政策性较强

文书档案主要用来记录企业在生产、经营、销售、管理等各个时期和各个方面发生的事件，文书档案管理就是将这些日积月累发生的事件整理成册，有规律地放置并进行管理。从管理内容来看，文书档案的记载和管理工作必须与国家法律法规相一致，不能违背国家的规定，文书档案工作也是企业日常经营管理是否符合国家法规的据实记载。另外，文书档案记载的格式要求也与公文材料格式要求相类似，这对相关人员的记载工作起到一定约束作用并且也能增强文书档案的权威性。例如，重大事项的决议、重大会议记录等。

2.文体多样性

文书档案记录了企业经营管理的具体内容，其中记载了重要人物在特定事项中发生的活动和所做的决定，这对所有企业都适用。作为具有法定效力的文书材料，文书档案的信息文体表现形式根据记载内容的不同而不同，具体而言有决定、指示、命令、请示、报告、批复、通知等。这样做的目的在于采用适合内容的方法解决企业在日常生产经营和管理活动中不同类型的问题，以体现文书档案的有效性和及时性。

3.内容的丰富性

企业的日常经营、管理工作本身就复杂多样，因此作为记录企业活动的文书档案内容就更加丰富了。一方面，文书档案中记载了企业从最初创立、组织结构到后续发展等过程中发生的相关大事件和概况，这些都真实反映了企业发展的历史和面貌。另一方面，文书档案从收集、记载、整理、再到后来的验证、利用、销毁，在企业发展中起到了非常重要地提供凭证的作用，并且内容丰富，形式多样。

二、文书档案管理中存在的问题

1.对文书档案管理的重视度不够

相比于其他文件，文书档案记载管理工作往往会被管理人员所忽略，没有真正意识到文书档案管理工作在企业经营管理中的重要性，对文书档案管理的认识也不够全面和深刻。因此，也没有做好企业文书档案管理的实践工作。管理人员普遍存在的想法是文书档案管理并不能给企业带来相关利益，反而需要管理人员花费大量的时间和精力去整理这些材料。因此，目前档案管理工作存在的一个问题就是，管理人员对企业发展的历史记载不完善、不细致，对企业发生的重要事件的记载也不具体，文书档案整理工作懈怠疏忽，在各种因素的影响下，档案内容不具有及时性和有效性。

2.难以区分文书与档案工作

一般而言，很多企业中的管理人员都没有认识到文书与档案工作的不同，难以区分这两者，而笼统将这两项工作当成一项工作去管理。其实，文书工作和档案工作是有一定区别的，前者是整个文书档案管理工作的前提，负责记录企业日常经营和管理事项，后者是对文书资料进行整理排序，是对资料的进一步完善。目前，许多企业的这两项工作都非常混乱，并没有统筹安排文书和档案工作，他们之间的协调工作也没有顺利进行。总之，企业中的文书档案工作存在脱节问题，彼此之间缺乏连接性，并且工作出现重复，降低了文书档案管理效率，影响了整个管理中文件整理的质量和速率。

3.缺乏专业管理人才

目前，许多企业中的文书档案管理人员都是由其他管理人员兼任的，管理体系中非常缺乏文书档案管理方面的专业人才。文书档案管理专业人才不仅具备文书档案管理方面的专业知识，而且接受的是当下比较先进的管理方式和理念，聘用这样的专业人才不仅可以提高工作质量和效率，还可以及时更新档案管理方法，避免传统管理方式中存在的漏洞。传统管理方法不仅耗费大量的人力、物力，而且对企业整个运行的贡献也有限。但是，现在普遍存在的状况是，公司会选择一些年龄比较大的或者即将退休的人员从事文书档案管理工作，这些人员一方面专业知识有限，另一方面管理理念缺乏创新，不利于企业文书档案管理工作发展。

4.检索体系不健全

现阶段的文书管理工作依然采用的是传统的文件档案检索方法，这种传统的方法效率低，质量不高，而且需要耗费大量的人力。随着互联网技术的发展，运用现代技术进行文件检索不仅速度快，而且只要有一台计算机就可以。另外，文书档案的编制工作标准目前还没有统一，不同公司有不同的编制标准，不利于公司之间的对比，并且检索工具的利用价值也会大打折扣。因此，对现代技术应用不足是导致检索体系不健全的一个非常重要的原因。

三、完善文书档案管理的对策

1.提升管理层对文书档案管理工作的统一意识

要想完善文书档案管理工作，提升管理层对文书档案管理工作的统一意识是首要前提，公司要组织相关学习活动，领导定期参加相关学习活动，了解文书档案管理工作的重要性和基础管理知识，提升管理人员对文书档案管理工作的重视。在相关活动中引入管理者对当前成功案例和先进管理理念的学习以及加强对这方面的宣传工作，以统一对文书档案管理工作的认识。另外，要增加一定的资金投入文书管理工作，以支持相关工作的有序展开，并建设文书档案管理办公室和档案放置室。另外，领导要时刻强调文书档案管理工作中要点，将文书档案管理学习与工作绩效挂钩，激发员工的工作积极性和主动性。张贴与文书档案管理工作相关的宣传标语，使学习文书档案管理工作相关知识和技能成为工作人员认真对待的事项。B112CC55-18E6-44A4-B536-5D859A531B97

总之，文书档案管理工作在企业日常活动中非常重要，管理层和公司内人员都要时刻重视并学习，管理层要形成对文书档案管理工作的统一认识，摆正公司对文书档案管理工作的态度。只有这样才能实现做好文书档案管理工作的第一步，为公司更长久的发展打下良好基础，文书档案管理工作的各项事务才会有更强约束力，公司才会在遵循国家法律法规的基础上健康发展。

2.区分文书与档案，加强衔接环节

完善文书档案管理工作要区分文书和档案工作，文书和档案是不同环节形成的资料，文书是前期阶段对事项的记载，档案是将资料整理成册并按一定的顺序摆放。文书档案管理工作周期中的各个环节都离不开文书和档案。因此，区分文书和档案，加强这两个环节的衔接对文书档案管理工作的展开非常重要。首先，文书工作要按照一定的标准和国家规定的格式进行，不同的内容根据事件的性质采用不同格式，以加强文书档案资料的参考性和有效性。

其次，在进行文书整理工作时，要按照一定顺序和标准进行，并按时间顺序进行摆放，以便后续查找。同时，在有关工作人员查阅其中的档案时，要通过一定环节的审核，确保要查阅资料的人没有不正当目的。档案查阅过程中也要有监督人员在场。最后，文书档案的销毁工作也要遵循一定的程序和标准。总之，文书与档案是两个不同的工作内容，两者的统一配合和相互衔接才能构成完整的文书档案管理工作。另外，这两者也是相互制约关系，如果文书工作不够细致完善，会影响后面的档案整理工作，如果档案工作出现纰漏，那就会浪费大量的文书资源。这两项工作相辅相成，在企业工作中占有同样重要的地位。因此，企业要打好基础，设定统一的标准和格式，才能确保文书档案管理工作的每一步都能有序进行。

3.培养相关人才，提升管理人员素质

目前，文书档案管理工作面临着缺乏专业人才的难题，因此公司不仅外部要聘用专业人才从事文书档案管理工作，内部也要加强对相关文书档案管理专业人才的培养，以提升管理人员的综合素质。首先，要减少企业中文书档案管理工作由其他人员兼任的情况，必须由专门人员专职从事文书档案管理工作。另外，在提升专业人员的知识与技能的同时，也要培养工作人員的专业素质，要对工作人员进行职业素养的培训，要求其必须遵循国家法律法规，不可徇私舞弊。同时，公司也要培养工作人员掌握现代科技知识，应用现代技术管理文书档案。总之，单位要注意培养文书档案管理工作方面的人才，不仅要提升其专业知识和技能，而且要使其学习现代科学技术，提升其专业素养。只有由专业人员从事文书档案管理工作，才会进一步提升企业文书档案管理工作的效率以及专业性。文书档案管理工作其实是一项非常复杂细致的工作，需要专业人员科学地整理冗杂的资料，才能紧跟企业发展的脚步，使企业能够快速找到日常事务中所需要的所有资料。只有前期打好文书档案管理工作的基础，才能在后续中稳步推进文书档案资料的整理、利用和销毁工作。

4.完善管理制度，细化工作环节

管理制度是对整个文书档案管理工作的标准化规定，对整个工作环节的统筹规划。完善文书档案管理工作，必须制定管理制度和工作细则，明确规定文书档案管理工作每一步环节中的操作标准。比如，如何分配工作器械、软硬件设施如何配备等，主要解决的是文书档案管理各环节的协调工作。

另外，在采用信息化手段进行文书档案管理工作时要确保信息的安全性和保密性，确保信息不会泄露。除此之外，要完善管理工作的奖惩机制和问责机制，实现事事有人做，事事有人负责，提升文书管理工作的有效性。细化工作环节，应该做好以下四个方面，一是转变观念，做到事事有人负责，使每一位工作人员都有事可做，并且有明确的工作安排;二是转变作风，管理人员靠前指挥，使每一项工作都有领导人员进行指挥安排，统筹兼顾，确保工作人员不会自乱阵脚;三是完善工作，事事有标准，工作人员应该在标准规定下行事，增强文书档案管理工作的规范性和约束力;四是严格奖惩，事事有考核，考核要真实有效，从实际出发。总之，完善管理制度，细化工作环节是完善文书档案管理工作的制度保障，只有在标准化制度下，文书档案管理工作才更加具有权威性。文书档案管理工作从开始记录到最后结束，都要事事有人负责，工作环节一环扣一环，以加强文书档案管理工作的严谨性。

5.建立电子化文书档案体系

随着现代科技的发展，文书档案管理工作也应该与时俱进，建立电子化文书档案体系。现阶段的文书档案管理工作依然采用传统方式记载和管理，但传统方法不仅效率低而且耗费人力、物力。应用现代化技术开展文书档案管理工作不仅可以同时进行批量化整理资料，节省大量时间，而且强大的大数据整理功能可以提供更加多样的数据检索功能，能够在短时间内找到需要的材料。

另外，智能化存储系统可以实时更新档案资料，提醒工作人员到期需要核实和销毁的文书档案资料，这些工作只要操作计算机就可以完成，可以节省大量人力和物力，提升文书档案管理工作效率。

首先，要完善技术体系，引进先进的管理设备，开发先进的电子信息管理系统;其次，提升电子化性能与安全水平，及时更新系统和建设设备，如果发现信息泄露问题要及时解决。

最后，管理理念和管理方式也要结合现代化信息管理系统进行，结合先进理念和大数据功能对工作人员进行管理，使文书档案管理工作时刻保持与现代科技同时进步。

四、结语

随着社会的不断发展，文书档案管理工作已经成为企业中必不可少的部分，越来越多的管理者已经开始意识到文书档案管理工作在企业日常生产管理活动中的重要性。总体来说目前文书档案管理工作普遍存在工作人员意识不统一、管理方式落后等问题。要推进文书档案管理工作的进一步发展，公司不仅要培养和聘用相关的专业人员从事文书档案管理工作，还要学习现代科学技术，将其应用于文书档案管理工作，建立电子文书档案管理系统。除此之外，公司应该完善文书档案管理工作，标准化工作细节。只有从这些方面入手，使文书档案管理工作得到进一步发展，提高文书档案管理工作的约束性、权威性和工作效率。

参考文献：

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[5]周 磊.信息时代文书档案管理工作面临的问题与对策分析[J].科技创新导报，2020

（作者单位：太原市农业技术推广服务中心）B112CC55-18E6-44A4-B536-5D859A531B97