智慧城市档案管理研究

摘 要：在智慧城市建设过程中，市容事务服务中心积极参与，由此产生大量具有保存价值的档案资料，既是智慧城市建设的历史见证，也是智慧城市建设的助推器。本文立足于智慧城市建设背景下传统档案管理模式呈现出的新变化，分析了适应智慧城市建设档案管理的内外部动因，提出将档案管理嵌入智慧城市运维体系，明确了智慧城市嵌入式档案管理平台搭建、功能及其实现途径和方法。

关键词：智慧城市;档案管理;档案信息化

智慧城市（Smart City），是新一代信息技术支撑及知识社会下一代创新（创新2.0）环境下的城市形态。随着经济社会的快速发展，我国城市发展已经从工业型、经济型逐步朝着数字化演进，迈入向智慧化可持续方向发展的新阶段。据统计，全国所有一线城市、50%以上二线城市和部分三、四线城市提出要加快创建“智慧城市”。2013年，首批90个国家级智慧城市试点启动，迄今为止，全国开展智慧城市建设的总数超过200个，投资规模超过了万亿元。智慧城市建设，档案管理发挥着重要作用。将档案管理嵌入智慧城市运维体系，可为全面提升城市管理能力和水平贡献档案力量[1 ]。

近年来，随着经济社会的快速发展，以及城市化进程的加快，南宁等全国一批城市加快新型智慧城市建设步伐，着力打造城市级公共服务移动应用平台，如“爱南宁APP”，建成统一“用户中心、信用中心、支付中心”，实现用户身份统一认证，有效地促进了智慧城市建设。在智慧城市建设过程中，市容事务服务中心积极参与，由此产生大量具有保存价值的档案资料，既是智慧城市建设的历史见证，也是智慧城市建设的助推器。研究并管好用好智慧城市档案，势所必然。

1 智慧城市下传统档案管理模式面临的新变化

1.1 由重纸质档案向重电子档案转变

传统模式下，城市档案管理以纸质档案管理为主，电子化、数字化档案管理为辅。随着城市发展理念的转变，在智慧城市建设的背景下，城市管理者纷纷提出“打通服务群众最后一公里”“最多跑一次”“云上审批”等改革措施。这些“放管服”改革，依赖的是现代电子信息技术的应用，而在此过程中，从文件的起草、审批、传输、办理、归档均在电子化环境中完成，有的还实行单轨制，电子档案可直接归档，无需再打印成纸质档案。智慧城市背景下电子档案的数量和规模成大幅增长态势，难以回避。

1.2 由重文书档案向重专业档案转变

传统档案管理模式下，文书档案的受重视程度较高，行政审批、行政执行、食品药品监督、建设项目等涉及公共利益或个人利益的专业档案，由于是单一的线性管理或业务开展而分散于各个行政主管部门，不同主管部门对于档案管理的重视程度不同、管理的能力和水平也参差不齐，且传统档案管理模式下，各行政主管部门与档案管理系统之间业务无法互联互通，行政主管部门的档案管理往往落后于其业务工作。智慧城市背景下，档案管理成为行政主管部门业务管理的重要组成部分，在行政审批、行政执法等环节中，生成的电子档案会实现自动生成、自动保存，专业档案实现自动化管理，管理能力和管理水平显著提升[2 ]。

1.3 由重档案数量向重档案质量转变

传统档案管理模式下，档案部门常常从档案收集的广度上更加用力，重视档案资料收集的数量和规模，确保所有归档资料收集齐全。在此背景下，由于行政部门档案管理能力的差异化，分散于各个行政主管部门的档案注重将其收集到的档案资料全面归档。智慧城市背景下，交通、医疗、市容管理等行政主管部门的便民利民业务都在计算机信息系统中完成，事先设置相应的主要业务电子档案保管范围，实现档案自动化存储、归档，档案管理质量显著提升。

1.4 由重档案收集向重档案利用转变

传统管理模式下，档案管理主要对象为传统形态的档案，如纸质档案、视音频资料等，管理的手段主要依靠手工操作与计算机管理相结合，注重的是行政主管部门档案资料的收集，满足行政主管部门档案门类的完整收集，在档案开发利用上常止步于窗口查档。而在智慧城市管理模式下，计算机信息技术、物联网技术的应用，实现了万物互联互通，行政主管部门和服务对象对于信息需求的多样化、多元化，更加注重档案数据信息的挖掘、分析和利用，以满足行政机关的现代化管理和公众办事需要[3 ]。

2 智慧城市档案管理动因分析

在智慧城市建设背景下，大数据、信息技术的发展应用，使得无论是社会管理、社会生活，还是行政机关企事业单位日常管理、运营管理方式逐步电子化，电子文件归档，电子档案管理、查询和利用都是适应这种智慧化发展趋势的需要。从智慧城市建设背景下，大力强化智慧档案建设有其明确的内部动因和外部动因，是内外部动因共同作用的结果[4 ]。

2.1 内部动因

经过数年来发展，计算机信息技术、互联网、物联网、大数据、区块链技术都进一步提升了我国档案信息化发展水平。尤其是在大数据、云计算先进技术的推动下，进一步加快了我国档案信息化发展步伐，与之相关的档案法律法规制度陆续出台，且越发成熟。如《电子公文归档管理暂行办法》《电子档案移交与接收办法》《数字档案馆建设指南》《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》《电子文件归档与电子档案管理规范》等。这些规章制度、规范标准的出台，为以档案信息网站为主体的多渠道、多形式、立体化档案社会化服务模式提供了根本制度保障。在智慧城市建设背景下，档案管理理念、方式、要求都与传统模式有着巨大差异，传统档案管理模式已经无法适应智慧城市建设的需要，且档案服务方式和输出方式已经难以满足社会各界现实需要，迫切需要行政管理部门从其档案管理自身的内容、形式进行多元化、智慧化变革和创新，以满足日益增长的、个性化档案信息需求[5 ]。

2.2 外部动因

智慧城市与档案智慧化管理密切相关。“智慧城市”最早于1990年美国旧金山国际会议上首次提出。作为一种系统性、复杂性和综合性工程建設，智慧城市建设需要城市各个子系统智慧化建设和管理相配合。作为社会活动的历史见证和重要基础，智慧城市档案来自各个子系统，也是支撑各个子系统正常、良性运行的重要因素。“智慧档案”无论其概念的提出，还是后期的模式发展，都深受“智慧城市”建设的影响，需要在智慧城市建设背景下对其子系统管理智慧化，使其自觉融入到“智慧城市”建设的宏伟工程之中，这是时代发展的大势所趋。正是在这种外部趋势背景推动下，智慧档案管理的内涵和外延得到了极大的丰富和拓展，并围绕智慧档案管理的认知和实现路径，提出了相应的管理理念和建设方案。如，上海市民生档案公共服务平台;珠海市档案管理融入“全城通办”“一证通办”平台，将馆藏档案与智慧珠海政务云平台实现共享;张家港建立基于智慧城市“数字底座”的档案管理平台，等等。这些成功范例为档案管理适应智慧城市建设提供了外部经验和路径。CB31317D-015D-4C8D-80CB-C8B1A73711DC

3 智慧城市嵌入式档案管理平台搭建

整合资源与封装资源是智慧城市公共信息服务平台的基础功能。其中，整合资源就是将智慧城市建设模式下分散于不同领域、不同行业分散、无序、杂乱的原始信息收集，并使之集中、有序、标准化，规范信息资源建构统一。封装资源则是以件、组为单位，向社会大众、行政层、管理层、领导层等不同对象人群提供海量信息，满足各个群体的信息服务需要。可见，应将档案应用系统嵌入智慧城市建设公共信息系统之中，实现二者的有机融合。所谓嵌入式档案管理平台，就是利用云计算、人工智能、互联网、区块链、大数据技术，将档案管理服务嵌入政府公共信息服务体系，实现需求的智慧感知和服务的便民化[6 ]。具体来看，基于智慧城市建设的嵌入式档案管理平台示意图如图1。

图1 基于智慧城市建设的嵌入式档案管理平台示意图

在“互联网+政务服务”，以及“一网通办”的背景下，市容、交通、医疗卫生等业务系统整合于智慧应用平台，平台中相关业务由具体职能部门负责，由此建立基于智慧城市的档案管理应用平台，平台整体分为前端、中端和末端三个部分，而且每个部分平台之间边界既清晰，又相互融合，在计算机信息技术和互联网技术的支持下，实现信息互联共享。前端，为市容、卫生、教育、交通、医保等涉及政务服务、公共服务、监管和公共安全等领域的各类业务平台，在这些业务平台中由各职能部门负责建立相应的预归档模块。中端，是智慧城市建设的大数据信息收集系统，除了智慧城市提供的基础性服务，还包括了智慧城市背景下数据档案信息的真实性、完整性、可用性、安全性“四性”检测、档案数据信息接收接口能力等。包括分配于不同业务平台的身份认证、数字证书、OCR服务、数据能力、AI能力等先进技术应用。末端，主要是智慧城市档案行政管理部门，主要负责智慧城市建设背景下各个主要业务部门的电子文件接收系统、移交接收系统、档案馆业务系统。其中，流程管控平台负责数据收集，主要包括电子文件接收处理系统、数字档案室系统、电子档案移交接收系统、电子文件保真系统。同时，做好“四性”检测，利用电子档案移交接收系统，将电子档案通过移交接收系统传输至数字档案馆管理系统，通过物理隔离、四性检测，实现电子档案长久保存[7 ]。

4 智慧城市嵌入式档案管理平台功能及实现

4.1 智能感知：精准识别用户需求

实时精准感知受众需求，是智慧城市建设中的基本职能要求，也是嵌入式档案管理服务平台建设的主要目标之一。通过嵌入式档案管理平台搭建，将智慧城市建设过程中各业务部门的档案管理嵌入到智慧城市大平台系统之中，实现精确化管理服务，借助前沿搜索技术、智能感知技术的应用，依据智慧城市建设中系统环境、语言习惯、访问频率等数据信息分析，细分用户，实现精准建档管理及利用。通过智慧城市建设过程中各职能部门业务办理，以及关键词搜索记录的动态变化等大数据分析，能够帮助档案管理人员准确感知档案需求热点，为档案管理部门有针对性搜索专业档案提供更加优质服务。此外，智慧档案管理能够在整理搜集相关业务档案数据基础上，发现相关职能部门的档案管理利用规律，提供精准预测，从而有针对性地提供档案需求服务。

4.2 智能推送：优化平台响应能力

在智慧城市建设背景下，档案管理部门应借助相应管理平台和技术，采取一些措施，通过用户需求感知实现精准推送服务，增强服务的主动性，保障公众能够借助智能化技术手段，方便、快捷地获取相关档案信息资源。一是优化搜索引擎的可见性。搜索引擎已经成为智慧城市建设中政务服务信息及智能推送服务的重要技术手段，为档案利用者提供在线搜索引擎服务，使在线服务更具可预见性，提升政务服务的效力和效果。利用者可通过嵌入式档案管理平台，及时查找所需的档案信息。二是增强用户终端访问的可见性。政府行政职能部门承担的行政职责不同，查询的档案信息资源也有本质差异，利用档案在线终端访问服务，打通服务群众最后一公里。随着移动终端智能手机的普及应用，根据服务器后台可以实时监控显示用户的访问量、访问时段，从而通过改善终端服务的时间、渠道等，满足更多用户需求。三是充分利用互联网资源优势。各级行政主管部门档案管理机构应积极与新闻门户网站、导航网站等前沿新信息资源平台有机结合，协同合作，不断扩大档案资源的辐射范围，切实提升室（馆）藏档案资源的利用率，更好地发挥档案管理在智慧城市建设中的应用价值和功能。

4.3 智能体验：提供可视场景服务

从智慧城市建设的背景和要求来看，要整合分散于各个职能部门的档案管理，通过网站及平台建设，实现档案数据及运行的集成化管理，实现城市建设过程中各类档案资源的完整呈现。利用虚拟现实技术，积极搭建可视化云平台，增强档案资源用户体验，进一步改进档案服务功能。例如，将馆藏的档案资源，利用大屏幕形式展示于平台中，采用虚拟现实技术，以及AI人工智能技术，打造可视化档案查询应用场景，提升档案利用体验感。此外，将收集到的海量数据信息进行可视化分析，为档案门户决策咨询提供现实依据，使政府相关职能部门的档案管理向智慧转型。

随着智慧城市建设产生的大量珍贵档案既需要安全保管，更需要充分加以利用。在构建智慧城市嵌入式档案管理平台基础上，还需要随着技术进步、智慧城市发展而不断地对平台进行评估和优化，通过建立智慧城市档案管理服务平台测评体系、建立智慧城市档案管理服务绩效智能评估等，不断提升档案管理现代化水平，助力智慧城市建设。

参考文献：

[1]李姝熹，李潼，王建祥.论智慧城市框架下的档案管理服务平台建设[J].档案管理，2021（1）：53—54.

[2]蒋建峰.与智慧城市“数字底座”融合的档案管理平台构建[J].档案与建设，2020（11）：56—59.

[3]刘永，赵旺，任妍.跨界融合模式創新驱动档案信息化建设探讨——以智慧城市档案管理云平台体系建设为例[J].档案管理，2017（3）：4—9.

[4]雷国雅.智慧城市时空大数据平台下自然资源档案管理系统的升级与改造[J].城建档案，2021（10）：54—55.

[5]檀竹茂.智慧城市背景下档案管理范式的转换——以青岛市智慧档案馆为例[J].档案，2014（3）：15—17.

[6]张大齐.智慧城市建设环境下档案管理信息化建设发展思考[J].理论观察，2018（7）：159—161.

[7]朱琦.大数据技术在档案管理中的应用研究[J].科技资讯，2018（2）：8—9.

作者简介：姚莹，在职研究生，广西壮族自治区南宁市容事务服务中心馆员，主要从事档案管理研究。CB31317D-015D-4C8D-80CB-C8B1A73711DC