新时代高校档案管理体制研究

乌力吉巴图

摘要：在新世纪，随着计算机网络技术、大数据、云计算、人工智能等技术的飞速发展和应用，档案资源、工作模式、工作要求、思想观念等方面都在发生着巨大的变化。本文从高校档案工作的现状和问题出发，提出了高校档案工作应从制度、内部结构、制度规范、工作流程等方面进行改革和调整，使之与时代同步，更好地发挥其应有的作用。

关键词：新时代高校档案管理体制

引言：

高校档案管理系统是高校档案管理职能、制度和制度的統称。高校档案管理作为上层建筑的一部分，其管理体制并非一成不变，它的存在与社会生产力的发展程度有关。这意味着，随着我国经济、社会发展的不同，高校的管理体制也相应地发生了变化。随着我国经济的飞速发展，以及新的计算机网络技术的飞速发展，高校的档案管理系统也必须与之相适应。

1、高校档案工作的现状和不足

1.1.建立更加合理的文档结构。近几年，尤其是2008年出台的《高校档案管理措施》，使高校的档案工作得到了快速的发展和组织的建设。多数高校都有档案或综合档案，而多数高校则有校长负责、校长负责的档案管理制度。另外，很多高校都成立了高校档案馆。但也存在着人事档案、学生档案、教育档案、会计档案、学校档案（综合档案）并存、“割裂”的问题。

1.2.档案机构的内部结构，以线性功能体系为基础。当前，高校档案（室）的内部设置基本特点是：管理文件的人拥有多种职能部门，每一个部门（个人）承担的工作不止一项。各司其职，各自为政。这种设置是分工分明，可以让管理者获得更多的经验。第一个原因是，文件的各个职能之间的相互联系与分割，使整个文件的工作结构呈现出一种不系统化的状态。这对提高档案管理的整体效率是不利的。其次，它不利于不同层级的档案机构工作。第三，这样的设置不是以客户为中心，也不利于归档机构为高校和社会服务。大部分高校都有较为完备的文件制度和文件管理制度，使其在高校的发展中起到应有的作用。然而，目前高校存在着许多制度不完善、档案管理制度不规范、档案管理体系不能及时更新、复印、移植等问题。该系统的实施与实施难度较大。

1.3.档案设施不齐全，基本有经费保障。近年来，我省加大了对教育的投资力度，使高校的档案经费基本得到了保证，同时也增加了档案器材。

2、新时代高校档案管理体制的改革建议

2.1.建立文档。实践证明，在高校中，大部分高校的档案工作质量要比仅有综合档案的高校要高。综合档案馆除了积淀和人事等原因外，主要是由学校（党委）办负责，是它的二级单位。人员、财产、资料大都是有限的，工作缺乏自律。第二，综合档案室自身的管理水平也几乎低于其它管理机构，但是“备份法”却有责任对各个部门的存档进行监督和引导。这是一个典型的低级别监视和高级别的设备。显然，职责比权力更重要。权限与职责不相符。因此，大多数的监管职责并未被适当地执行。文件和难题，往往需要由上级来解决。同时，档案工作牵涉到各个领域，几乎涵盖了全校的各个部门，因此，在这方面，我们形成了一个以档案部门为主的组织架构。每个部门的这种结构基本上是一个矩阵结构，它几乎覆盖了整个学院的所有的文件。当然，好处是有，坏处也是显而易见的。因为各个部门的非专职建筑师都是独立的、分散的、更需要强大的监管。对他们而言，归档工作本来就枯燥乏味，而边缘工作则是临时工作。如果没有足够的监督力量，没有足够的投入，那么，档案的搜集和存档就会变得非常困难。因此，在条件许可的情况下，要对高校的档案进行更新，尽快将有关平等权利和义务的管理原则进行归档，以使高校内部的其它部门或相似的档案和相似的机构进行“划分”，真正做到了集中和统一的文件管理。

2.2.创建归档数据中心。一方面，随着电子档案单轨管理的推行，学校信息化进程的加快，现有的档案数字化，使大多数高校的档案资料都会被数字化。因此，建立档案资料中心是情理之中的事情;在信息资源比较丰富的院校，可以将其分为两类：一是独立设置，二是与计算机信息部门、图书馆、资产管理处相联系。学校设立了“大数据”（资源）中心，“档案数据中心”是“数据中心”。前者更适用于拥有大量档案资源、具备较强档案人员能力的院校，特别是具有较高计算机水平的大学;而在此基础上，则可以实现不同的资源与资源的共享，并通过数据（资源）中心的电脑人员，来降低档案管理的难度。

2.3.归档过程的工程。在传统的商务领域]文档归档流程，常常要求档案代理人员指导、培训、监督、沟通业务。工作效率低、工作效果不明确、文件代理和业务部门不满意。所以，理查德.泰勒提出了一个“行动”的概念，它可以通过设计一套程序来降低数据的日常自动备份，以及客观的主观需求次序代替人为的不确定性。保证了企业系统的直接链接，文件系统的标准，范围，条件和文件预先设计，文件的存档（主要是电子文档），文件系统能够顺畅的访问。档案工作人员的身份、类别、分类、存档，并由最大的机构主管核实、审批，减少了许多不必要的交流，减少培训、辅导、监督等工作，提高工作效率与准确性。

结语：

总之，归档是一种具有自身特色的管理行为，它要求有一个合适的管理体系来保护和管理它。我们必须采用正确的方式，档案管理才能更好地、更高校地发展。

参考文献：

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