如何召开高效会议，而非制造虚假繁忙？

陈春花

近年，由于疫情的缘故，很多企业开启了线上办公模式，员工迅速转变成为数字个体。为了激活员工的积极性，保证线上办公与协同效率，很多管理者都会通过线上会议，进行日常工作的沟通。但很多管理者并不知道如何开好一个会。

本文给大家简单介绍高效会议的五个原则，让会议真正有价值而非虚假繁忙。

主题一定要明确，会议不是来讨论问题的，而是需要解决问题。

如果你有了解决方案，希望大家表达意见才适合开会；方案确定以后要通知大家也可以开会，除此之外不需要开会。开会是达成共识，而不是讨论问题，因为开会讨论问题是不会有结果的。

因此，会议必须有一个很明确的主题，而且所有围绕这个主题的资料要提前准备，没有准备的会议是没有意义的，这是一个非常明确的要求。

会议的工作方法决定了公司的两个结果，一个是效率，一个是品质。如果这个方法论不做好的话，公司的效率会十分低下，所以一定不要小看会议的方法论。

开会谁来做主持人？一般来说解决问题的负责人适合来做主持人，因为只有他才会想尽办法让这个会议有结果。

如果不是对这个问题负责的人来主持，他可能就会按流程把会议主持完，但是他绝对不关心会议的结果。这在方法论上是一个极大的错误。

很多公司开会喜欢让老板来主持，我建议除了战略会之外，老板都不要主持，因为只有战略会是老板的责任，其他会议都是别人的责任，应该让别人来主持。

比如说产品会、经营会，其实都不需要老板来主持，应该由主负责人来主持。

会议的所有时间都要约定清楚，这包括以下四个时间：

1. 开始和结束的时间；

2. 发言的时间；

3. 与会者决议达成共识的时间；

4. 行动方案确定的时间。

很多时候，大家开工作会议只会做出一个决定。这样远远不够，一定要把行动方案也确定下来，就是做什么不做什么。

还有一个特別需要大家注意的，就是一个有效的会议建议不要超过30分钟，最长就是40分钟。

为什么要这么短？两个原因：

第一，来开会的人基本都在重要岗位上，开得越长，公司的成本越高。

第二，解决问题的会议跟时间长短没关系，跟前期准备有关系。前期准备得越充分，会议效率就会越高，所以日常会议一定要短。

开会的目的是要解决具体问题。因此，开会的核心主要是谈行动方案，不是谈观点，也不是谈问题。

在管理工作中，我们遇到最大的问题是大家陷在问题里。如果你仔细观察，会发现很多公司的会议都是问题导向的——只要有问题，就召开会议，也正因为如此，企业内部的会议非常多。另外，问题也会层出不穷。

正确的做法是，会议是行动方案导向的。也就是有问题不需要开会，而是明确行动方案才开会。因为以问题为导向的会议，往往很难达成共识，同时会耗费时间，需要多人参与，这对解决问题而言，不是最好的方式。

要知道，理解和判断问题应该是回到问题发生地，而不是在会议室。

会议开完了，一定要下结论。如果议而不决，甚至经常无法把会议进行下去，经常跑题，经常争论并坚持各自的见解，恐怕就无法进行有效的决策了。

建议大家调整成这个样子：日常会议开完，大家都清楚要做什么，然后就去做。

会议工作法是管理者常用的工作方法，但是开会只能证明你比较忙碌，不代表开会是有价值的。如果开会不能产生价值，它就没有意义，我们称之为虚假繁忙。

所以，希望本文通过高效会议五个原则的介绍，帮助大家去开一个好会，通过开好会与团队形成共同的工作方法，真正发挥会议的价值。

本文来自公众号春暖花开