水利科技档案智慧化管理初探

摘 要：水利科技档案实现信息化、智慧化管理，是水利档案工作的重点，要想实现水利档案管理智慧化，同时，更好地满足实际应用的需求，档案管理工作人员应从管理的理念、机制等各个方面实现战略转变，在本文中，笔者浅析了水利科技档案智慧化管理实践中存在的问题及我们应该如何有效地解决这些问题，以更好地推动水利档案管理工作的稳健开展。

关键词：水利科技;档案;智慧化;管理;

水利科技档案管理智慧化，是水利档案管理工作的发展大方向，对整个水利事业的发展有非常积极且重要的作用，但是，在开展水利科技档案智慧化管理工作时，也会遇到非常多的问题和挑战，鉴于此，笔者总结本文。

1.水利科技档案智慧化管理中遇到的问题

1.1存在一定的安全性问题

在开展档案智慧化的时候，水利科技档案涉及到的信息非常多，除了海量地理信息，还有很多保密性要求很高的信息，这些信息的安全性，是水利科技档案开发、使用、管理的工作难点，具体包括电子档案的安全和纸质档案的安全，纸质档案在进行人工整理、存储的时候，会面临火灾、虫害等危害，同时，还会有一些人为破坏的情况。对一些数字档案进行加工的时候，在装订、扫描等工作中，可能会损坏档案，有时候还可能会存在档案丢失的情况，这些情况的存在，极易导致信息泄露。另外，在调用电子信息时，还有遭受电子病毒窃取的风险。保存数字档案信息时，对载体寿命的依赖太大，如果介质的性能不稳或是遭受损坏，比如说电脑系统升级、光盘磁消等状况，会对信息的使用率产生极大的影响，更有甚者会遗失数据，上述这些危害因素，均会对档案智慧化管理的安全产生极大的威胁。

1.2对需求单位信息化建设能力有着一定的要求

一是，结合档案智慧化在人、物等方面的具体要求，就需求单位而言，需要有一定的承受能力，另外，如果实体档案的数量非常大，那么我们在规划智慧化流程的时候，一定要有预判力;二是，档案智慧化管理之后，需求单位要有一整套健全的档案管理系统，借助电子审批、电子申请等过程，实现档案智慧化管理，因此，需求单位应该积极营造和智慧化加工相匹配的条件和环境，配齐协调、高效的信息管理体系，，这些也是档案智慧化建设的工作重点。

1.3水利科技档案智慧化建设质量有待进一步提升

现在，各水利科技档案管理单位均在积极实施档案智慧化建设，但是，这一工作并不是一天两天就能见效的，需要我们有持之以恒的态度。一是，档案智慧化成果质量是整个智慧化建设工作的重点，主要包括：檔案是不是完整且清晰，是不是满足了使用的要求，假设档案成果的质量没有达到要求，那么整个档案智慧化工作就根基不稳。水利科技档案涉及的信息非常丰富，涉及的范围也很广泛，不但涉及水利工程设计标准、水利工程建设所用的技术，还囊括了海量的图纸，工程工期非常长，涉及的单位也非常多，因此，水利科技档案的周期也相对较长。所以，在实施水利科技档案智慧化管理的时候，要求也是更高。实施水利科技档案智慧化建设和管理，需有一个长期的、有效的方案，一些水利科技档案管理单位就是因为投入不足，致使档案管理不够精细，也就难以满足档案管理的基本需求，到最后，使得档案管理的质量难以保证。

2.水利科技档案智慧化管理途径

2.1做好水利科技档案的保密工作，确保档案的安全性

水利科技档案保密工作，是水利档案智慧化建设的核心和重点，在管理工作人员方面，必须要充分做好和保密相关的宣传工作，定期组织档案管理人员进行安全教育，涉密人员务必要获得相应的证件才能上岗工作，借助多方面、多形式、多内容的涉密教育，切实提高档案管理工作人员的思想意识。在对档案进行智慧化加工的时候，高度重视智慧化加工的软硬件设施完善工作，力争做到物理防护、网络防护相结合，涉密数据必须要用涉密电脑进行处理，严禁复制涉密数据。再就是要严密监控档案智慧化加工的现场，绝对不可以把涉密的设备、纸张等物料带离加工现场，加工现场派有专人值班，以第一时间解决遇到的问题，与此同时，必须要严格执行保密制度，在使用这些智慧化的档案数据的时候，必须要对数据使用人讲解涉密数据的使用流程及在使用过程中应该注意什么问题，同时，要签署保密协议书和承诺书，这样可以明确责任。

2.2积极建设配套设施，完善相应制度

为更有力地推动档案智慧化建设工作的开展，切实提升档案数据的使用率，档案管理职能部门要积极配置与管理工作相关先进的基础设施。同时，结合智慧化工作的具体特征，配齐相应的硬件、软件，让档案开发成果得到更好地保障。针对档案管理系统选用工作软件的时候，要优选稳定性的软件，从而能够更加快速地查找想要的数据，更好地实现多用户数据挂接。积极使用能够按照不同的要求统计图像、目录的多功能档案管理软件，这对于档案智慧化建设及建设成果的高效运用，都是非常重要的。

2.3重视建设智慧化档案室，以让档案智慧化成果的质量得到切实提高

档案智慧化工作实践中，应充分结合每个档案室的实际情况，对智慧化档案室进行合理规划，切实增加人力、物力等方面的投入。参照建设智慧化档案室的标准，对硬件设施和软件设施进行优化配置，借助使用涉密数据储存器、高清扫描设备等先进的设备，确保智慧化成果能够及时转化。明确档案智慧化成果验收工作的具体标准，相关工作人员必须要结合标准严格验收智慧化成果的数量和质量，认真检查实物档案的内容和数量、成果转化是否清晰，数据是不是完整等，若转化成果不合格，必须要及时返修，直至验收合格，方可进行交接。因为原始的实物档案，质量相差很大，且使用的纸张也相对较脆，有些还存在字迹模糊的状况，鉴于此，在扫描原件后应进行细致的加工和处理，把每个细节都细化，把影响降至最低，以让档案智慧化成果的质量得到切实提升。

3.总结

水利科技档案涉及的内容很多，具体包含水利数据、地理数据、建设经验等等，水利科技档案智慧化管理，可节省人力、物力和存储空间，还可切实提高水利档案数字化管理的实效性和整体水平，这对于更好地实现档案数据的共享是非常有利的，也可同时提升水利科技档案的管理水平。

参考文献

[1]刘迁.智慧时代档案信息安全的提升路径--以张家港市档案馆为例[J].档案与建设.2020，（5）.21-24.

[2]薛四新，卫化昱，杨艳.智慧档案馆研究思考[J].北京档案.2019，（5）.28-30.

作者简介：徐蓉  性别：女  民族：汉  学历：研究生  职称：工程师  研究方向：水利工程  单位及邮编：昌乐县水利事业发展中心262400