档案信息化建设的必然趋势与实现路径

文/海南省疾病预防控制中心 王静

档案信息化建设是在档案管理部门的统一组织下，将现代信息技术应用到档案日常管理中的建设工程。随着信息化技术在社会生活及各领域中的推广，档案信息化已成为必然趋势。为更好地实现档案的数字化转型，2020年新修订的《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）新增了“信息化建设”这一专章，旨在通过信息网络技术，进行电子文件归档和电子档案管理，促进电子档案的共享和共用。

一、档案信息化建设已成为必然趋势

（一）档案信息化是档案工作新技术发展的必然结果。当前社会正处于云计算、大数据、物联网、人工智能普遍使用的时代，这类新技术在档案管理中的功能日益凸显，在面对急速增长的信息量、信息处理和信息传播需求时，传统的档案管理模式明显落伍，档案信息化管理以高速、高效、高量的优势应运而生。如今，档案信息化管理已经成为全社会的一种普遍需求与行为。

（二）信息化普遍渗透档案管理及档案服务的全过程。新修订的《档案法》增加的信息化建设章节，正是这种普遍渗透的结果，档案信息化已经成为档案工作中一个必然且需要常态化管理的环节。

（三）档案信息化是档案管理发展的一个阶段性历程。随着与档案管理有关的科技成果不断推陈出新，档案事业也历经了一系列发展过程，档案信息化是档案自产生至今发展过程中诸多技术变迁的一种，现阶段档案信息化建设的目标，即是档案信息的数字化，档案信息的管理标准化以及档案信息的网络化。

二、档案信息化建设的重要意义

档案信息包含了历史发展中的各类信息，可为现实工作提供依据。面向海量的档案信息，在现代信息技术普遍应用的前提下，应用信息化档案管理系统是未来档案管理的主要方向，基于此背景，档案信息化建设具有重要意义。

（一）档案信息化建设对档案管理工作的提质增效具有重要意义。档案管理工作量大、专业性强、使用频率高，传统的档案管理工作程序复杂且繁琐，且易产生错漏，需要耗费大量的人力物力进行查找与利用。档案信息化建设有效缓解了上述问题，利用计算机和网络，能够实现快速全面检索，提高档案查询、管理的效率和质量。

（二）档案信息化建设对党和国家的事业发展具有重要意义。档案形成于人们的社会活动，具有客观性、真实性、可靠性等特征，可作为历史依据，为党和国家决策、构建和谐社会提供重要参考。在实际工作中，无论是政府机构还是普通民众，对档案信息的需求量越来越大，档案利用频次逐年增加，利用领域不断扩大，档案信息化建设可适应多样化需求，充分发挥档案信息的服务性作用。

（三）档案信息化建设对档案事业的转型再发展具有重大意义。目前，我国信息化进程加快，档案事业呈现迅猛发展的势头，各地档案部门的管理理念也从单一保存式向档案的开发与利用等多元化方向转变，档案的信息化建设能够在档案的信息挖掘、归纳整理方面，丰富档案管理内涵，提升档案服务质量，在社会发展的过程中充分发挥档案的重要作用，促进档案事业的转型发展。

三、档案信息化建设现状及面临的主要问题

从目前档案管理的情况可以看出，档案信息化是大势所趋，新修订的《档案法》有所体现，一些有条件的单位已经逐步开始实施档案信息化，使用信息技术手段对档案进行管理和服务，然而一些地区的档案信息化建设情况却不容乐观。通过文献调研发现，档案信息化建设现状仍存在一系列问题。本文进行梳理，并在此基础上，针对存在问题提出优化档案信息化建设的举措。

（一）对档案信息化建设的认识不够全面。首先，档案信息化是指将社会、文化、经济、政治等信息整合，然后通过现代信息技术促进档案资源的共享和利用。具体来讲，就是将传统纸质档案转化为数字形式，结合信息化平台等手段，实现档案信息的共享，提升档案管理工作的效率及科学性。档案管理传统观念就是对档案进行整理和保存，如今信息资源的重要性越来越凸显，档案信息化管理的核心就是资源的“共享”和“利用”，而不仅仅局限于把档案保存好，方便查阅，部分档案工作者传统守旧，对于档案信息化缺乏全面认知，一定程度上影响了档案信息化的进程。

（二）档案信息化建设的资源分配不均。档案信息化最基础的工作就是将纸质、音频和视频等资料转化为信息化存储，扫描及记录的精度决定了信息化的质量，这些都少不了设施及设备的支撑。从目前档案信息化进程不难看出，基层档案部门在这一方面较为薄弱。档案信息化建设资金不足，导致基层档案部门软硬件基础设施购置不完善，缺乏专业的信息处理系统、扫描仪器、声像档案采集系统、磁盘阵列及微缩档案胶片采集机等软硬件。另一方面，一些档案部门虽然配备了一定仪器设施，但是由于思想重视程度不够或技术受限，没有真正发挥这些仪器的最大效用，造成一定程度上的资源浪费。对于档案陈列室、数字化用房等专门用于档案信息化的场所，在基层单位，尤其是高校和企业也很少见，对档案信息化造成了一定阻碍。

（三）档案信息化建设专门人才稀缺。档案管理工作有一定的复杂性，特别是档案信息化过程中需要大量档案管理、信息技术类专业人才。但目前大学档案专业属于冷门，档案相关部门工作强度大、难显成绩，薪资待遇一般，难以吸引优秀人才投入档案信息化事业中。现有的大多数人员工作结构固化，学习意识不强，难以适应飞速发展的现代信息技术，尽管通过一定的培训能够提高业务水平，但与专业人员相比，能力明显不足，在档案信息化大趋势下，显得较为被动。此外，档案人才队伍一般为劳务派遣或事业编制人员，一些能力突出的工作者通过遴选或考公务员等方式离开档案管理队伍，因此，信息化建设人才不断流失。从总体情况来看，专业人才缺乏是制约档案信息化建设的一个重要因素。

（四）相关管理制度存在缺陷。各项工作的顺利开展脱离不了科学规范的执行标准和制度。目前，随着档案信息化发展进入深水区，现行的档案管理制度难以适应新的管理需求，新的运行制度调整不及时，档案管理制度的制定不够及时、规范，缺乏一定的时效性和统一性。监督机制也有待完善，对于档案信息化管理过程中产生的新漏洞及新问题，不能及时发现和解决。此外，安全制度也是不可忽视的一部分，档案信息化涉及计算机、网络等技术，均具有一定的安全隐患，存在机密档案泄露和丢失等风险，科学完善的档案数据安全管理制度也亟待构建。

四、推进档案信息化建设的措施

（一）构建档案信息化建设资源及信息服务系统。档案管理水平的提升对推动党和国家事业发展具有重要作用。要切实增强档案信息化建设的有效性，提高档案信息化的效率和质量，有关部门需加大财政投入，购置建设所需的高质量扫描仪、计算机、信息化管理系统等基础软硬件，为档案信息化建设奠定基本的物质基础。在此基础上，按重要等级对档案进行分类管理，利用专业信息设备及系统，可实现对档案资源的采集、整理、存储、利用等，从而建立集成平台，即档案信息资源库，真正达到高效管理、共享和应用的要求。同时，可对管理流程进行科学优化，提升管理效率。

（二）提高档案管理人员的专业素养。人才是档案信息化建设的关键，因此，必须注重档案信息化专门人才的培养。一方面，要注重高层次档案信息化专门人才的引进，加大人才引进力度；另一方面，要转变现有档案工作人员的工作理念，档案管理人员要对档案信息化建设建立全面的认知，才能投入信息化建设中。相关部门可以通过组织学习、培训、专家讲座等方式，为档案管理人员普及知识，使档案管理人员理解信息化建设的重要性及实际效用，树立先进的档案管理观念。加强网络技术、计算机技术、大数据分析等知识的学习，提升档案信息化人才培养的针对性，打造一支专业信息化档案管理人才队伍，使档案信息化更好地为党和人民服务。

（三）完善档案数据科学管理制度。一是完善监督管理制度。完善的监督管理机制是档案信息化高效发展的前提，因此，在信息化过程中，针对新问题、新漏洞，需要及时调整完善管理流程，确保档案管理过程中的科学规范。此外，需利用信息技术手段对档案管理的全过程进行监督，及时应对，并形成长效管理和监督机制。二是完善安全保密制度。档案的安全性是档案管理的重要环节，要确保档案的安全性，首先要完善档案数据安全管理制度，制定档案数据安全工作规范，细化责任范围。在档案信息化建设中，要改善网络环境，加强网络安全防护体系建设，使用先进技术，抵御黑客等入侵，从而保障档案信息在传输及共享过程的安全。运行维护人员应定期实施运维，提升电子档案的管理效率和安全性。

五、总结

综上所述，档案信息化能够提升档案管理效率，提高服务水平，赋予档案资源更多的价值。档案相关部门应当认识到档案信息化的重要性以及管理服务工作中的不足之处，针对这些不足，早日制定改善的方案，推动档案事业不断发展。